麦肯锡专家教你打造高效个体

当年的《零秒思考》出了姐妹篇《零秒工作》,听名字就知道这是一本讲述提高工作效率的书。

开篇通过发问工作效率为什么低下?工作为什么进展慢?来说明速度在白领工作中的重要性,一旦速度提升,可以解决很多效率的问题。当然,这里的速度是有质量保证的。

接着开始论述提升工作速度的8个原则,分别是:

1.首先形成整体印象;

2.工作不要过于细致;

3.掌握工作的要领;

4.形成良性循环;

5.对改善方法本身做改善;

6.凡事提前;

7.凡事先行一步;

8.尽量避免返工。

这八条宏观的指导原则非常清晰有效,同时环环相联。

在开始工作之前,对其形成一个具体要完成的整体任务印象,可以让我们更清晰地看到whole picture里的关键要素,不在细枝末节里纠结,同时要求我们在开始前熟悉整个流程,形成良性循环。正因为前面的功课做足了,才能保证结果上一步到位,避免返工。当然,保证工作的速度还有两个要点,就是提前和先行一步。(书里对提前的定义是工作在能完成的范围,全部提前完成;对先行一步的定义是自己在工作中先开始,这样便于在项目中处于领先位置,而人们往往更愿意追随领先者。)


后面的重要两部分,分别从思考速度和实际做事速度两个方面给了一些操作性强的tips,我选取了一些自己觉得比较受用的部分。

1.假设性思考。

没事的时候就对于工作的一些环节构建一些假设,并在实际中验证假设,修正假设并再去验证,通过这样反复的训练会让自己对于工作内容和流程更加熟悉,速度当让会更快。

2.零基础思考。

和上面一样,也是偏重于思维训练层面的。在某一个行业工作时间长了,难免会有一些思维定势,解决方法也比较单一,这样就很难对现有流程做出改善。零基础思考强调的是清零自己,放掉“这事本来就这么处理的”的想法,回归原点,列出当下的问题和条件以及要达成的结果,从根本上去想解决方案。

3.参加学习会、研讨会等的follow up工作。

作者关于这点在工作中的应用,对我很有启发。网络时代的发展,让我们参加各种线下线上的活动越来越便捷,很多时候我们参加完就算了,顶多加个组织者或主讲者或部分参与者的微信。但其实我们可以做两个方面的工作:一是跟新加上的朋友有个简单互动,告诉他你是谁,你们俩这次聊了什么很投缘,可以保持联系这样。另一方面,自己对于每次活动后都可以有个简短的总结及后续的action plan,放在一个特定的文件夹中。提升每次参与活动的质量,应该也是提升学习速度的法宝之一。

4.如何选择咨询对象。

作者的建议是和自己年龄相仿或比自己年龄大5岁、10岁或比自己小5岁左右的朋友,每个年龄段至少有两位。这真是个有趣的建议,应该是为了让自己有个全维度的视角吧。自己盘点了下身边的朋友,好像比自己大10岁的朋友比较少,可以在我的候选人圈子里多留意了。

5.英文学习。

作者在书中的有效搜集信息部分提到要学好英文,看国外网站的报道和看国外视频会议资料。这和李笑来老师今年的“天天用英语”项目的理念很一致,我自己也很受益,英文好了,很多书籍可以去看第一手的原版,尤其是一些经济和商业方面的书籍,不用等到有中文版了才能看到,关键是有些出版社的翻译让你看了很吐槽。

6.范本文件夹。

我自己比较讨厌一些文本工作,刚入行的时候,经常要给候选人和客户发短信和写邮件都很崩溃,不是不会写,而是觉得比较浪费时间了,那这个范本文件夹就对我比较有效,把经常用到的一些情境下的邮件内容一次编辑好,后面只要复制粘贴加少量修改即可,非常省时。

7.关于开会。

作者提出的几个建议都非常简单有效:减少会议的一半时间、减少会议的一半次数及减少会议的一半参与人数。这样的过程有点像生活中的断舍离,我们一开始觉得很多都不能少,真正减少部分发现反而可以更有效率地运转。开会是为了迅速解决问题或要点统一传达,而不是聊天叙旧的茶话会,浪费时间很可耻。

8.最后是关于如何消除沟通的障碍。

这点也可以很好地用在开会中。别人发言时,倾听别人的意见,然后总结自己的观点,重点概括成3-4点清晰表达。在后续推进工作时,可以用书面文件来共享节省时间,但复杂内容一定要当面表达。


所以,我发现,这些小tips不仅仅是帮助我们提高工作效率的,也是帮助我们成为一个更职业的职场人的。

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