像麦肯锡精英一样,将工作速度和工作效率提升到极致

零秒工作,速度解决一切的麦肯锡工作术

相信我们都曾经面临过这样的状况:在面对手头的工作时,不知道该从哪些工作开始下手,用什么顺序去完成;还有些工作一不留神就到了截止日期,想要完成这些工作就只好推迟其他工作,不知不觉地陷入了恶性循环……

这些问题的背后,是因为没有对工作的顺序作出合理的安排,以及无法提高工作速度、工作效率,最终导致工作整体无法进入良性循环的状态。但事实上,工作中可改进的点是无限的,我们并非对这些问题无计可施。

由后浪出版公司、江西人民出版社出版,赤羽雄二撰写的《零秒工作》一书,为我们解决这些问题提供了思路和方案。

在分析导致工作效率低下的几大原因的基础上,作者结合自己在麦肯锡的工作经验,总结得出提高工作效率的诸多方法,如短时间内完成资料制作的方法、高效会议的方法、写邮件的技巧等等,同时还有进一步提高思考速度的A4纸做笔记法,加强沟通能力的技巧等。掌握了这些方法,我们就可以提升思考速度、工作速度和效率,在工作中充满自信。

本书一共分为四章,第一章指出“速度能够解决一切问题”,第二章给我们讲述了提升工作速度的八个原则,第三章给我们提供了提升思考速度的方法,而重点的第四章,则给我们提供了最大限度提升工作速度和效率的技巧。

一、速度能够解决一切问题

工作速度慢,已经成为了常见的事:比如会议又多又冗长;每个项目都要求员工制作大量的文件,很多时候还要重新制作;上司下达的指示相当不明确,却又对员工的工作给予很高的要求,员工不得不反复工作;缺乏守时的观念,缺乏在某个时间点完成规定动作的意识……

作者认为,日本白领工作效率低下的三个原因是:1、众多管理层和部门领导人无法自己做决定和推进工作;2、部门内外协调后的再次协调;3、随之而来的庞杂冗繁的资料制作。而其中最重要的就是第一点。

提高工作效率的关键在于速度。工作效率较高也就意味着在短时间内能够取得较大的成果。一旦速度提升,就能迅速着手该做的工作,头脑就会越来越灵活,便能多次运用PCDA管理循环,便会充满干劲,才能发挥实力……

因为工作中可改进的点是无限的,所以,提升工作效度,是一件完全可以实现的事情。

二、提升工作速度的八个原则

要提升工作速度,就要掌握八个原则。

原则1  首先形成整体印象

所谓整体印象,是指最终的成果是什么,为了取得最终的成果,需要考虑怎样的要素,需要按照怎样的步骤和顺序才能取得成果,从什么地方着手才最有效等综合因素。

原则2 工作不要过于细致

作者认为,为了尽快推进工作,不应该过于细致。完美主义者,通常存在工作速度慢的问题。如果我们每一部分都用同样的细致程度来缓慢推进的话,那么不管有多少时间都是不够用的,从结果上来看,一旦超过截止时间,那么不管之前工作做得多么细致,都于事无补,我们应该明白,成功等于工作顺利完成。

原则3  掌握工作的要领

这是指把握完成工作所必需的要点,在减少时间浪费的同时推进工作,因为掌握了要点,心情相对比较放松,在把握工作的要素的整体平衡的同时,能够充分利用PDCA管理循环。要掌握这些要点我们,必须要通过现象看到本质,在每一次经验中总结提炼。

原则4  形成良性循环

所谓良性循环,是指在推进工作的时候,工作本身朝着良好的方向发展的情况,另外周围的相关人士会不断协助自己。

原则5  对改善方法本身做改善

持续的改善,包括对改善方法本身做改善,工作速度便会不断提升,工作质量也会相应提高,还能形成从整体上来判断事物的意识,通过与众不同的努力,积少成多,渐渐就会产生巨大的差异。

比如说为了提升工作速度,我们可能会从现有的资料中筛选出有用的部分归档,但有的人还会是先从公司内部的有关资料中选出可能经常用到的部分,然后贴上便利贴,制作一份简单的索引,这样便能在头脑中勾勒出整体流程,下次的归档工作速度便能大幅提升。这就是对于改善方法本身做改善。

原则6  凡事提前

在迅速推进工作方面,极其重要的一点,就是将能够完成的工作全部提前完成。

怎么样才能提前完成工作呢?作者指出,首先要掌握工作的整体流程;终止多余的工作和不必要不紧急的工作;如果能够委托给他人,就彻底委托给他人;专注于只有自己才能完成的工作,先把这些工作做好;一旦时间开始变得比较宽裕,就一点一点地提前完成其他工作;以3到6个月为基准,对工作整体安排做一次较大的调整。

原则7  凡事先行一步

凡事先行一步,是指比别人先行思考应当前行的方向,比别人先行调查应该调查的信息,主动设置会议内容等等。

在别人注意的问题并采取行动之前,你不知不觉就已经进入了先行一步的状态。你只需要比别人稍微早一些采取行动,便能充分发挥出领导能力。能够成功发挥出领导能力的人,愿意与之共事的伙伴也会不断增加,于是工作速度便得到进一步的提升。

原则8   尽量避免返工

返工不仅是花费多余的时间,还会导致团队的士气大幅下降,让工作重新回到正轨也不容易.

那么怎么样才能够避免返工呢?

如果我们是第一次做这项工作,我们可以先向他人请教,理解工作的整体流程,确认好哪个部分会出现遗漏。有一点需要注意,当人们意识到,一旦存在返工的可能,我们需要马上去处理,不要拖拉,否则以后要花的时间更多。

三、提升思考速度的方法

很多人之所以工作得比较慢,就是因为思考速度跟不上,那么怎样提升思考速度呢?

1、通过“A4纸做笔记”来实现零秒思考

作者进入麦肯锡公司以来,便一直采用A4纸做笔记的方法,“成功的除去了心中的烦恼、顾虑、不安和混乱,并充分发挥出了大脑也有的出色的思维能力。”

怎么样用A4纸来做笔记呢?

“将A4纸横着摆放,在左上方写上标题,右上方写上日期,正文写4到6行,每行20到30字,花一分钟的时间记完一页,从早上起床后到晚上睡觉前,写10页,那么你的大脑就会非常清晰。

我们还可以通过这种方法来记录我们的创意,以及解决我们的困扰,对于某些不太明白的问题,通过A4纸做笔记,可以让我们心里更明晰,这一过程如同流水一般不断改进,,也会让工作速度进一步提升。”

2、提高用于工作中的把握问题和解决问题的能力

提升工作速度在很大程度上和如何强化把握问题的能力与解决能力有所重叠。

迅速把握问题所在的重点在于,在平常的生活中去不断思考哪些事情可能导致问题发生。

只要把握问题的要点看透问题的本质,就能采取根本性的措施,迅速解决问题,避免拖延。

掌握理清自己的思路,对任何事情都具有细致,思考的能力,才是提高工作速度的关键。

3、带来超强工作速度的假设性思考

假设性思考,是指针对某个问题有一个大致的理解,或者是只希望建立起自身对于这件事的理解。

假设性思考包括构筑假设、验证、修正假设、验证的过程,通过这些假设性思考,才能够得出结论。

例如开发一款进寻找停车场的智能手机应用程序,我们就要思考,准备停车的人真正关心的是什么,只需要导航至停车场就足够了吗?如果有多个停车场,又该如何判断并导航到目的地呢?假设性思考,就像这站在驾驶人的角度去不断思考,只有这样做才能向消费者提供全面的服务。写一篇文章的时候,同样也是如此,我们要想我们读者到底关心什么等问题,只有这样,才能够写出更受读者欢迎的文章。

4、零基础思考

这种思考方式是指,对于“本来应该如何解决”或者是“本来必须如何解决”之类的问题,不要拘泥于先例和现状,而应该从根本上重新思考。

我们必须深刻理解现状并大胆构想,清晰地规划出理想的成果和达成目标的步骤。只要脱了思想桎梏,思维才能更加灵活。

5、通过“深入挖掘”探求真相

无论是以上哪种方式,最重要的是深入挖掘听到的内容、考虑的内容、感觉到的内容。对什么事都要抱有怀疑的态度,不经过自己思考便得出结论是非常危险的。比如说我们要去深入挖掘一件事的真相,就要谦和地向了解真相的人询问,即使对方不耐烦,我们也不要觉得不好意思。

6、制作工作框架的训练

所谓框架就是指用于整理工作的骨架,一通过2X2或3X3格子的形式来整理。将多个观点按这种方式来整理,便能清楚地划分观点和问题。在确认了优先顺序的基础上,能够更加有效地开始工作。

对于这一点,我觉得这是梳理思路、把观点和问题区分开来的一个好办法,不过在中国企业里用得比较少。

四、最大限度提升工作速度和效率的技巧

在第四章,作者提供了最大限度提高工作速度和效率的技巧,包括高效收集信息、制作文件和资料、举行会议、写邮件,以及清除沟通上的障碍等方面的技巧。

1、最有效率的收集信息的方法:

如果具有优秀的收集信息的能力,那么就可以准确地判断工作的现状并持续性地选择最佳对策。我觉得比较有用的是以下几项:

(1)每天早晚,各花30分钟收集信息。

在家里无干扰的早上和晚上,各花30分钟收集信息,相当于一天有1小时来放在收集信息上。当然这个时间还可以更长。在收集过程中,可以把“重要的新闻报道打印出来”。不过在国内,家庭一般没有打印机,建议可以把它存在云笔记里。

(2)利用通勤时间学习英语或读书。

上下班路上,我们可以去进行学习。学习哪方面内容,取决于个人。我一般会在上下班路上听“得到”APP的分享,或者“每天听见吴晓波”,上下班各40分钟,加起来一天也能在这个时间学习80分钟。这些都是我在通勤时间收集信息的方法。

(3)笔记本电脑和大屏幕使用方法

作者指出,在办公室、外出办公地点和自己家里的时候,尽量使用同一台笔记本电脑,并在自己家中加配大屏幕电脑,目的是提高工作效率。

不过,现在云技术发达,例如为知笔记、印象笔记、有道云笔记都可以在不同的地方储存在线上。我认为也可以在一定程度上解决这个问题。

作者还建议在自己家中减少使用智能手机和平板电脑,我觉得这个建议很好,不仅仅是因为这些设备的屏幕较小,还因为这些设备有可能对人的注意力造成干扰。

(4)参加学习会、研讨会和随后的交流会

可以每月参加一到两次这样的会议,以获得与行业、工作相关的信息。在现场要立刻和他人交换名片;

回家后再给他人发送邮件或短信;交流会后共进晚餐,要尽量两个半小时以内的交谈。

(5)先把对自己最有益的咨询对象

作者以自身为例,讲述了怎么找到自己的咨询对象。他从各个年龄段的朋友中分别选择6-7人。包括同一家公司的同事,以及公司以外、和自己立场完全不同的人,和这些人经常交流。邀请他们一起吃饭、聊天。通过这种方式来收集信息。

(6)通过主动演讲收集信息

要获得演讲机会,最好的方法是能够经常做文字输入,获得他人的关注,成为某领域受瞩目的人士。在这样的过程中,人脉会进一步扩张,我们也能够获取更多的有利信息。

2、短时间内完成制作文件和资料

(1)灵活使用A4纸做笔记法,高质量、快速地完成工作

对于想要制作的文件,先用30到50页的便笺全部写下来。每张纸先写一个题目,每行写下4~6行,每行20到30字的内容。在制作文件之前你把这些都写下来,就可以思路非常清晰,做起资料来也容易多了。

(2)跟上司确认整体印象,推进工作

作为接受指示的下属,比较聪明的应对方法是从一开始就向上司确认:“对这样的指示你是否能不用这样的流程推进工作呢?”然后在工作的过程中反复确认几次,最后完成工作。

(3)制作工作完成概要

如果你是一位上司,在让员工制作文件和资料的时候,从一开始就应该有尽量详细的工作完成概要(用来展示在工作结束的时候,应该形成怎样的成果)。如果比较熟悉了之后,那么大概只需要花费30分钟就能够写出一篇工作成果概要,然后让员工按照这个概要来完成工作。在这样的状态下才能够稳定地推动工作,避免发生偏差。

(4)盲打和快捷键

盲打的速度会快很多,建议大家使用打字的时候使用五笔字型。

另外要多使用快捷键,这对于提高工作速度来说是必不可少的。例如我们在关闭浏览器的时候,其实可以用Ctrl+W来迅速关闭,如果想撤回当前操作可以用Ctrl+Z。如果撤销过头了,都好可以使用CTRL+Y的反向撤销快捷键。在改文件名的时候可以使用F2键。有空的时候,我们可以先去熟悉一下这些快捷键。

(5)将能够反复使用的文件保存在专用文件夹里

我们要有模版的思维,把能够反复使用的文件保存在专用文件夹里。文件名可以设定为日期,加上资料名称,在一段时间以后,当我需要制作一个内容比较近似的资料的时候,我就在范本文件夹里找到这份文件,加上最新的日期,并对其作出必要的修改,然后将新制作的文件放入该工作专用的文件夹,再复制一份到范本文件夹里。

(6)频繁地保存文件,避免死机后文件丢失

必须有意识地频繁保存文件,按下Ctrl+S便能在瞬间保存。

(7)关掉网络,集中于编写工作

编写资料的时候要高度集中精神。要集中精力,最推荐的方法是关闭网络,专注于写作。

3、如何高效举行会议

(1)将所有的会议时间,减少一半

减少会议时间,简明地进行讨论,然后迅速地采取相应的对策,当你一旦习惯简短的会议之后,发言的长度和频率都会增加,于是讨论的速度也会有大幅度的提升。如果想进一步推进会议改革,可以安排一位会议高效推进负责人。

(2)将会议的次数和出席人数减少到一半

有些本来可以在决定后马上推进的事宜,却总是要举行多次的会议,这不仅仅是形式化,而且非常的浪费时间。其实完全可以将这些会议的数量减少到一半。出席会议的人员介绍,从积极的角度来看,大家的紧张感会增加,更能形成一次有意义的会议。

(3)迅速高效地推进会议中的议论

基本的方法是:让参会人员逐一发表自己的看法;对持有不同观点的人的发言要特别强调和引导;要从内容上判断,而不要认为发言人的声音越大就越好;尊重他人的发言;如果意见有冲突,确认相同点,整理不同点;如果讨论的主题发生了偏移,就引导大家回到同一个范围内讨论。

(4)白板可以让会议的效率提高数倍

只要会议中灵活使用白板,那么会议的速度就一定能加快好几倍。使用白板有以下要点:由会议负责人在白板上书写;不要自行随意归纳,尽量将发言的内容如实地记录下来;不大明白的时候,要坦率地再次确认,然后写下来;归纳要点,补充完善;用手指着记录下来的内容,向本人确认;整理议题和将要采取的行动;关于论点上的偏差,要当场通过图示的方式说明相同点和不同点。

4、掌握了写邮件的技巧,就掌握了时间

(1)收到邮件后必须立刻回信

(2)对于难以开口的邮件内容,也要迅速回复

(3)对于复杂的内容,应当直接沟通

5、清除沟通上的障碍

这有助于我们更快地工作。

(1)认真倾听他人的发言能够更快速地推进工作

人们往往喜欢插嘴,不能认真地倾听他人的发言,这将导致工作速度的降低。想要提升工作速度,就要认真倾听他人的发言。认真倾听还有更大的好处,那就是获取对方的信赖,让对方喜欢上自己。

(2)将你要传达的信息归纳成3~4个重点

如果能够提前归纳重点,这样正式发言前的时间也会比较宽裕。

(3)应该传达的信息,要直接传达

做到这一点,工作效率就能提升。要将自己的需求、要求和不满的地方全部都准确地传达给对方,这样便能减少多余的工作。

(4)通过书面形式共享意见一致的内容

要想快速推进工作,就必须将意见一致的内容当场写下来,再念一遍,向对方确认是否存在理解上的偏差。如果不这样确认的话,那么十之八九会存在偏差。

(5)不要“居高临下”

“居高临下”的态度是万恶的根源。有些人之所以“居高临下”,其实是不够自信。要彻底避免“居高临下”地和人接触,和“怎么做才能获取自信”是非常接近的。要让自己充满自信,那么需要明确:自己擅长什么?为什么自己没有自信?在什么时候感觉自己特别没有自信?在谁面前特别没有自信?身边总是自信满满的人是谁?为什么?

(6)积极地反馈

所谓积极反馈是指,在员工和团队成员获得出色的成果时,给予表扬和感谢,或者慰劳大家。不论是多么琐碎的事情,都要当场表扬他人。作者建议大家通过写“正”字的方式来记录自己每天做出了多少次积极反馈。

(7)避免和某类人打交道

我们每天要花许多时间在他人身上,但是要避免和以下几类人打交道:确实合不来的人,充满恶意的人,有些病态的人。人和人的确存在投缘这回事。合得来的人在一起工作,心情就会舒畅、快乐。合不来的人在一起,总觉得不舒服,每句话都会针锋相对,对同一件事情的判断也会有差异,无法在一起顺利地工作。

从这本书我们可以看出,提升工作速度的关键是“工作的速度能够无限地提升下去”以及“思考的速度能够无限地提升下去”。而这本书,为我们瞬间找到解决方案,瞬间提升思考速度,瞬间完成资料制作提供了有效的方案。

阅读这本书,并且掌握了书中所提供的技巧,我们就有望麦肯锡精英一样,将工作速度和工作效率提高到极致——这也是此书的最大价值。(文 游慧怡)

推荐阅读更多精彩内容