搞不懂日程、任务与待办事项,还想做时间管理?!

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崔律美美哒 172e9df8 c44e 428e 8f48 a752af30bce6
0.4 2017.12.02 16:03* 字数 2875

关键词:时间管理,日程、任务与待办事项

01 缘起

说起时间管理,作为爱学习的小伙伴,谁还没看过几本时间管理的书呀。可是,有多少人真的时间管理方面提升了很多呢?为什么会这样呢?

有很多原因,我新发现的原因之一是大家对日程、任务与待办事项傻傻分不清

经典的时间管理书籍都来自国外,文化差异加之翻译的原因,每本书对这三个词都有不同的解释或用法。甚至在同一本书中都有数种不同的用法。

小伙伴们若不认真比较和总结的话,总是在“浅层学习”,似乎懂了,但因为难以把握时间管理的精髓,自然难以真正长进。

那么,我是如何发现这个问题的呢?

因为我最近入手了一本书《高效15法则》,其看点之一便是:

解密苹果公司创始人史蒂夫·乔布斯、Facebook首席运营官谢丽尔·桑德伯格、维珍集团创始人理查德·布兰森、福布斯全球亿万富豪马克·库班等全美200多名企业家、奥林匹克冠军、名校尖子生等都在用的15条深度工作法。

《高效15法则》.jpg

牛不牛?牛吧!

这本书的第三个法则便是:停!不要再做任务清单了!

word天!!!

上个月,我还在简书发表了一篇文章《用1个app做好日清单,每天节省两小时!| 时间管理》[http://www.jianshu.com/p/5335adc8fb7e],介绍了日清单——这个方法我实践了很多年,推荐给小伙伴们之后,大家都说很管用。现在竟然有人告诉我,停!不!要!再!做!了!!!

我的内心是崩溃的,于是,我赶紧阅读了书中这一章的内容。

02 高效法则

◎过日历上的生活
顶级成功人士没有任务清单,但是他们会有一个井井有条的日历。从我为这本书做的采访和研究中,我得到的最统一的信息是——如果你真的想完成一件事,为它按排出时间来。这就是为什么极度忙碌的政客、职场人士和名人们都有一个全天的日程表。

令人惊讶的是,将你的任务安排在日程表上这一简单的行为(而不是写一个任务清单)会解放你的大脑、减轻压力,同时增强认知表现。佛罗里达州大学的研究者表明,蔡格尼克记忆效应(紧张的有意识或无意识想法都是由未完成的任务造成的)可以仅仅通过制作一个完成任务的计划来克服——你并不真的需要完成任务本身。
——《高效15法则》

啊来来(柯南的口头禅,日语“アレレ”),把要做的事情列入日程表,这不就是我的日清单吗?!

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那为什么作者说“不要列任务清单”呢?继续侦探下去:

◎任务清单存在的问题
任务清单应该被称作烦人的愿望清单。你写下一系列你想要完成的任务,但是没有一个明确的计划说什么时候要把它们做好。你的任务清单上有多少任务是已经列了好几天的?好几周?甚至好几个月?

将任务记在任务行清单上的第一个问题就是它不能将任务进行区分,无论是需要几小时的还是只需要花几分钟的。所以当你随意看一眼那个单子,然后问:“嗯……我接下来应该做哪件呢?”你很有可能会去选那些快速、简单的任务,而不一定是最重要的任务。

任务清单会造成很多不要的压力。事实上,我们带着列满待办事项的清单是为了提醒自己。但是这也是种不断的提醒,一种不断的纠缠,告诉我们还有很多事情需要去处理。无疑,这会使我们感到喘不过气来。在夜晚的时候我们会身心俱疲,但是由于脑子还在想着这些要做的事,就陷入失眠。无疑,这会使我们因为压力崩溃。
——《高效15法则》

嗯,那路好多(日语“なるほど”,意为“原来如此”)。

作者和我都是英雄呀,我们“英雄所见略同”,哈哈!

没看过我之前的文章也不要紧,为大家重新梳理下我和作者的共同做法——为每天要处理的事情,制作一份清单。本书中称之为“日程表”,我称之为“日清单”。

具体来说:

1、这份清单中要根据紧急程度等进行排序

这个片段中没有展开讲。我补充两个建议:

(1) 不要每天三件事,即一口气把三件难事给处理掉,而是难事与容易事要穿插进行

例如,你花2小时处理完了第1件难事,接下来不要再处理困难任务了,可以处理些快递、复印等轻松的小事,给大脑恢复精力的时间。然后再做第2件难事,如此难易交替进行。

(2) 列日清单时要考虑每件事所需要的时间——这是日清单得以被执行的关键因素。例如,你的第一个任务在9点,需要1个小时。那么,第2个任务便是在10点,以此类推,直至把一日的时间填满(包括休息和娱乐)。

2、你要做的事,不要列入“待办事项”,而要放入前述的日程表/日清单。

列入待办清单的坏处,如作者文中所述,一来没有具体的执行日期,导致拖延。二来,带来烦躁。

而列入日程表/日清单中之后,便能化解这两个问题,迅速执行,且带来成就感。

真相只有一个!.png

03 真相

看到这里,大家有点感觉了吗?——之所以我会有最初的疑问,大家之所以分不清日程、任务与待办事项,便是因为彼此的定义不同。

在我看来,作者书中的“任务”,用“待办事项”来表述更恰当。而作者把任务与日程不同,虽然行动上可以列入“日程表”,但称呼上继续使用“日程表”,略有一丢丢不恰当。

为此,我为大家梳理下我理解的日程、任务与待办事项:

日程

“日程”是你必须要做的事,风雨也不能阻挡你的脚步的事。它同时具有两个条件:(1)有确定的时间点:于某年某月某日某时某刻。(2)这件事不是你一个人完成的,需要其他人或事等的配合。例如,你在周三下午3点约了A,这是个日程。你周四上午8点要乘火车,这也是日程。

之所以说日程是你必须要做的事,是因为一旦日程确定后,你轻易不能“毁约”,如违约要承担相应后果。例如,若你下午3点放了未如约见面,上午8点未赶上火车,呃……后果自负吧。

如果你想变动日程的话,最好与对方商量,例如,和A商量确定新时间,查看火车的其他车次时间。因此,日程也被称为“硬时间”——不能任意调整的时间。

任务

“任务”,广义上包括日程。狭义上,它是除了日程之外你需要做的事,有困难也要做的事。既包括基于工作、职责、义务等需要做的事,也包括自己非常想去做、务必要去做的事——对自己的承诺的事。

狭义的任务与日程的区别是,任务更有弹性:(1)时间上更有弹性。它可能有期间或期限,但不固定在一个时间点。例如,一个月内或8月15日之前,提交某份报告。(2)不一定需要他人或事等的配合,可能一个人完成,更容易调整时间。因此,任务属于“软时间”。

待办清单

“待办事项”从狭义上讲是你想要做的事,但是,目前缺条件,需要再等等的事。它有时是缺时间,例如“有空时,我就做的那些事”或“我不确定什么时候去做,总之先写下来的那些事”;有时缺地点,例如“下次到北京时做的事”;有时是缺钱,例如“等我有钱了,我就去环游世界”。待办事项也属于“软时间”。书中被称为“烦人的愿望清单”。

这三个概念,不仅是从文字上区分,更要从实际使用上进行区分。

举个看电影的例子:

  • 本周六晚20:00,看《XX电影》(已购票)——日程,记入日程表
  • 本周内要看一场电影——任务,暂时记入本周五的日清单(可以是专门的app,或使用日程表),待周四确认时间并买票。
  • 如果本周有空的话,去看一场电影吧——待办事项,记入待办事项app。不过,可能你永远都不会有空吧。

从上述解释又可知,任务和待办事项,真的非常相近,关键是你如何来落实,包括记入哪个app,如何管理等。

这是我对三者的区分。当我自己把这件事看清楚了之后,我在看时间管理书籍时,不论其他书中使用了哪个概念,我都会自动替换成自己所理解的概念,便能很好的吸收书籍中的理念咯。供大家参考。

(这是我新书中的部分内容哟,想了解更多吗?请期待我的新书~~)

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