笔记.番茄工作法图解.简单易行的时间管理方法

+++ 20161010 +++

因为对自己的时间管理状况不满意,所以最近仔细阅读了《番茄工作法图解-简单易行的时间管理方法》这本书,并有生以来第一次按照章节详细整理了第一版读书笔记。

按照章节详细整理笔记真是一件费力的事,不过做下来之后发现收获很多。

比如一开始并不理解为什么作者要给每章分出那么多的小标题,整理笔记的时候才意识到身为程序员的作者其实是采用了编程的方式来写这本书。

模块——类——方法,分解为多个小块,结构清晰且易于实现。

当然,这只是我个人的猜想。

另一个可能的原因就是分解后的小块恰恰可以在一个番茄内完成,所以,采用番茄工作法来书写关于番茄工作法的书籍,在作者看来也许是很自然的事情。

+++ 20170918 +++

我的番茄实践心得 生命不息,折腾不止——番茄工作法实践心得


本笔记混杂了原文摘录与我自己整理的文字

番茄工作法图解豆瓣链接

核心与亮点

番茄工作法是一套着重执行的方法,其核心思想就是立刻开始执行,在每个番茄钟(默认为25分钟)内专注做一件事,且在两个番茄钟之间必须休息(一般为3 ~ 5分钟,每4个番茄进行15 ~ 30分钟的阶段性休息)。

番茄钟内专注做事,番茄钟外总揽大局、统筹计划,保证始终做最重要的事情。

番茄工作法组成:

  • 一支笔
  • 一个计时器
  • 三张纸(活动清单表,今日待办表,记录表)

番茄工作者的5个阶段:

  • 计划
    从活动清单(平时积累的待办事项)中量力而行地挑选今日待办事项并根据重要性排序,这些内容就是当日的承诺。

  • 跟踪
    从第一项开始执行计划,并在每个番茄钟内收集过程指标(如中断次数)。

  • 记录
    一天结束时将采集的指标整理归档。

  • 处理
    从原始记录中提取有用信息,如平均中断次数。

  • 可视化
    将处理的数据进行组织与可视化,找出改进流程的思路。

如果番茄钟未结束当前工作已经完成,就用剩下的时间进行“过度学习”。

番茄工作法顺应生物节律,倡导有规律的、可持续的工作节拍,实现高品质工作与高品质的休息。

在番茄钟内,关键不在于当前活动是否能完成,而在于这一刻你尽了全力。

始终选择做最重要的事情。

不在番茄钟内切换活动,番茄钟不可分割,不宜频繁变化番茄钟的时长。

外部中断策略:告知,协商,计划,答复。

将工作量化分解,各个击破,逐步完成。

今日待办“可以激发动力,量力而行,专心投入,明确目标。

可视化技术(如思维导图)是理清联想脉络、服务长期记忆的极佳工具。

为了作出正确的决定,你需要简化问题,使其只包含重要事实和你有足够能力进行分析的领域。

通过预估与实际执行情况的对比分析来提高计划能力,合理安排工作负荷。

活动清单的升级版——进度表格。

专注工作的过程中只记录相关指标,定期的回顾用于分析与调整,从而进行自我与流程改进。

章节一览

  1. 一次只做一件事
  2. 背景
  3. 方法
  4. 中断
  5. 预估
  6. 应变
  7. 团队

1. 一次只做一件事

内容概要:使用番茄工作法的理由。

  • 黄瓜和洋蓟在酒吧相遇

以拟人的手法,通过黄瓜和洋蓟在酒吧相遇的谈话作为开场白,进入正题。

  • 开始之前

要想做到专注,就要坚决抛开各种杂念。
动手做练习,越早开始,越好理解。

  • 乘车时间

公车环境
公车上的读书时间相对固定,活动单一,目标单一。

  • 番茄计时器

介绍了番茄工作法创始人弗朗西斯科·西里洛创立番茄工作法的故事。
番茄钟可以让时间成为你的朋友,专注于手头的任务。
番茄钟想起而任务没有完成并不代表失败,而是在为你已经连续专注地工作了一整段时间而喝彩。
简单地介绍了番茄工作法=
今日待做 + 25分钟计时器 + 从第一件事开始 + 每日回顾 + 每日承诺 + 控制中断 + 预估番茄

  • 自己动手:为活动限定时间段

初始番茄工作法,设定一个10分钟的番茄,然后按照番茄工作法做一次尝试。

  • 我的太爷爷马克斯

马克思的座右铭:一双脚不能同时跳两场舞。即,一次只做一件事。

如何让自己只做最重要的事?
作者的方法:先分析“想达成什么结果”,然后专注于能带来该结果的行动。设定番茄钟,然后在完成一个番茄时重新考虑刚才所专注的活动是否仍然是重中之重。

  • 为何要用番茄工作法
  • 面对复杂,望而却步
    痛点:复杂的,在25分钟内完不成的任务往往会造成拖延。
    药效:别考虑任务有多复杂,重要的是开始动起来,开启番茄钟,迈出第一步,前进!

  • 无聊琐事,越拖越久
    痛点:很多无趣的事情不想花时间去做,总是往后拖。
    药效:不要总想着要完成整件事你还得费多少功夫,先完成一个番茄钟,你会得到回报。

  • 小事忙活一天,大事一样没办
    痛点:瞎忙。
    药效:每天做计划,分配可以完成的活动。每个番茄钟之前,重新评估活动的优先级,确保一直在做最重要的事。

  • 最后期限,步步紧逼
    痛点:截止日期越来越近,不断地加班。
    药效:番茄工作法以25分钟的短期迭代为节奏,建立可持续发展的步伐。休息时安心休息,工作时一心一意。

  • 从休息回到工作,心智调整不过来
    痛点:没心思工作。
    药效:番茄工作法以动作为导向,开启番茄钟、番茄钟响铃、填写“今日待办表”都是动作。习惯成自然,充分利用条件反射的力量。

  • 一错再错,不长记性
    痛点:重复过去的错误。
    药效:番茄工作法再一天的结束前要做三件事——记录、处理和可视化,这是改进个人流程的关键。认清自身工作习惯,形成自己专属方法。

  • 没想到一件事要做这么久
    痛点:事情超出预期。
    药效:将活动拆分为小项目。如果某项活动预估花费7个以上番茄,则应拆分它。通过对活动的“预估番茄数”和“实际所用番茄数”进行比较,可以得到即时反馈。

  • 没想到一件事越做越复杂
    痛点:事情节外生枝。
    药效:番茄工作法的“计划外紧急”一栏用于处理突发事项,节外生枝的事情都可以记录在此。

  • 头脑被各种想法占据
    痛点:难以集中注意力,想法不停地往外冒。
    药效:番茄工作法的“计划外紧急”一栏用于处理突发事项,各种想法可以记录在此。

  • 时间都用来学习适应复杂的工作方法了
    痛点:工作方法复杂,不易掌握实施。
    药效:番茄工作法很简单,且易于调整。

  • 只顾低头干活,忘了抬头看路
    痛点:迷失了方向。
    药效:大脑需要一点时间来巩固记忆、识别模式、做出结论。番茄工作法强调专注也强调休息。

  • 把预估当作承诺
    痛点:把预估值当成承诺,对自己和同事都造成了不必要的焦虑。
    药效:番茄工作法只计算番茄数。应与相关人进行及时沟通,报告进展。

  • 流程管理,纸上谈兵
    痛点:执行难。
    药效:跟踪数据,分析改进。番茄工作法可先从计算“中断数”和“完成番茄数”开始。

  • 牵着不走,打着倒退
    痛点:内心在“必须去做”和“我想要做”之间斗争。
    药效:每天早晨主动、量力而为地选择能完成的活动。

  • 完美主义,碍手碍脚
    痛点:总是追求更完美的方案是另一种形式的拖延。
    药效:不必惦记怎样才能做到“非常完美”,开启番茄钟前进,不给拖延任何机会。

  • 前怕狼,后怕虎,害怕失败和批评
    痛点:害怕别人的看法。
    药效:让番茄工作法成为你的工作指标,提升你的效率。


2.背景

内容概要:关于人脑的生理结构背景知识。

  • 黄瓜和洋蓟在动物园相遇

故事做引子,准备讲解大脑工作原理。

  • 基础

获得心流状态。
番茄工作法是顺应天性的方法,而不是对抗天性。

  • 大脑结构

人脑结构的四个层次:

  • 脑干
    提供了可靠的条件反射机制,无须意识参与。

  • 边缘系统
    帮助大脑进行长期记忆,功能涉及情感和社会关系。

  • 皮层
    认知和思考。

  • 额叶
    人类智能关键,创造力。

  • 大脑性能

人类大脑每小时消耗2克葡萄糖(相当于1块方糖)、150公升血流以及3公升氧气。大脑占体重2%,消耗20%的氧气。
人脑有一千亿个神经细胞,神经元细胞通过突触连接彼此沟通交流。

  • 生物节律

人体器官的运转各按其时。
脑干负责控制多种基本节律。
有规律有节奏的生活方式,最适合人类的大脑。节律的变更会导致头脑混乱,例如时差反应。
作息时间不规律的人容易迷茫和焦虑。

  • 是迷信还是专注的力量

通过执行一套相同的动作和准备程序,可以使大脑自我调整,进入执行某类事务的最佳状态。

  • 条件和非条件反射

诺贝尔奖得主巴甫洛夫的条件反射实验。
反射事建立一个特定行动的特定信号。
非条件反射与生俱来(如眨眼),条件反射可以后天训练。

  • 左脑与右脑

诺贝尔奖得主罗杰·斯佩里发现了大脑两个半球的智力分工。左脑倾向于匹配(有序,分析),右脑倾向于直觉(无序,灵光)。

  • 天才

约翰·朗顿对“白痴天才”(左脑损损或是连接两半球的神经缺陷)的研究。

  • 多动

多动症:难以在一项单一活动上全神贯注较长时间,容易生气或高兴,有冲动的行为表现。
巴多胺神经递质负责保持人的警觉性。有理论认为,多动的原因是因为巴多胺不足,大脑为了弥补从而增加了肾上腺素的生产。
作者为了让注意力处于最佳状态,要保证番茄间的休息,每周安排不超过40小时的工作计划。
采取可持续的步伐,是工作卓有成效的前提。

  • 工作记忆

阿兰·巴德利1974年创立的理论体系。
番茄工作法可以避免让有限的工作记忆成为瓶颈。

  • 联想机器

阿兰·巴德利认为短期记忆中信息通常以声音形式存储,而长期记忆中信息通常以语义形式存储。
长期记忆就像一台巨大的联想机器。
可视化技术(如思维导图)是理清联想脉络、服务长期记忆的极佳工具。

  • 交替和持续

时间的持续(起点到终点)与交替(发生顺序)。
从时间持续的角度看待工作,其不可预测性会导致焦虑从而降低生产力;而将工作视为一连串的事件各个击破,生产力将得以提高。

  • 做梦

瑟林司机和克莱特门再1953年发现了“快速眼动睡眠”。
快速眼动睡眠(有梦睡眠),每晚出现3 ~ 5次,每次持续5 ~ 15分钟。
短暂的定期休息能够促进融会贯通的能力。

  • 吸收

“相关记忆”能够综合概括个人原有知识,脱机状态(有梦睡眠,工作间的小憩)对它意义重大。

  • 吃饭睡觉钟

卡通海龟人物斯卡尔曼的吃饭睡觉钟。
重复的手势和惯例能帮助大脑适应现场情况。

  • 心流

心流是一种精神状态,其特点为:

  • 明确的目标
  • 集中
  • 专注
  • 自我意识消失
  • 时间感扭曲
  • 直接和即时反馈
  • 能力水平与面对挑战的平衡
  • 个人控制感
  • 工作本身的内在奖励
  • 行为与认知的合一

心流是一种创造性的状态。
心流状态下缺乏全局观念,创造力与统筹力难以并存。
心流状态与全局状态交替(专注之后,观察全局),这就是节奏。

  • 激励

激励是一种生理活动加剧的状态。
我不需要巅峰,更不想要低谷,我想保持一个可持续的步伐。

  • 拖延

拖延是一种焦虑应对机制。

导致拖延的常见原因:

  • 其他人强加给你一些事,违背你的意志
  • 你给自己压力,想要有完美的表现
  • 害怕犯错或受批评

拖延会暂缓你的压力,但真正的解决办法则是开始。

  • 英雄主义和内疚

作者加班工作的故事。
超时工作有损效率,可持续的步伐才是正解。

  • 调整过程

调节器用来维护指定的参数指标处在期望的水平。
专注工作的过程中只记录相关指标,定期的回顾用于分析与调整。

  • 薄片撷取

正确的决策是意识和直觉之间的平衡。为了作出正确的决定,你需要简化问题,使其只包含重要事实和你有足够能力进行分析的领域。
(作出正确决策的)真正的挑战在于建立一种简单、透明、具有支持性、自我完善、有灵活性的进程。

  • 拥抱变化

学会拥抱变化,尝试控制它的影响。

  • 选择的悖论

始终选择做最重要的事情。
把握节奏:选择——工作——休息;选择——工作——休息。


3.方法

内容概要:番茄工作法详解。

  • 黄瓜和洋蓟在图书馆相遇

故事引子,准备正式讲解番茄工作法。

  • 学习工作法

开场白。

  • 阶段

番茄工作者一天的5个阶段:

  • 计划
    一天的开始,从活动清单中挑选最重要的活动,填写到“今日待办”表格中。
    “今日待办”表格就是当天的自我承诺。

  • 跟踪
    确定当天活动后,开启番茄钟,从第一项活动开始进行。在每个番茄钟内收集过程指标(如中断次数)。

  • 记录
    一天结束时,将收集的过程指标归档,记入“记录”表格。

  • 处理
    从原始记录中提取有用信息,如平均中断次数。

  • 可视化
    将处理的数据进行组织与可视化,找出改进流程的思路。

  • 戴明循环

戴明循环,也称为品质管理循环或 PDCA 循环:

  • 计划(Plan)
    定义预期的结果以及所需流程。

  • 执行(Do)
    实施该流程

  • 评估(Check)
    对流程进行衡量,比较实际结果与预期结果的差距。

  • 应用(Act)
    分析差距,找出问题根源,以图改进。

番茄工作法是一套典型的 PDCA 流程。

  • 工具

简单易用的工具可以简化方法。

传统的番茄工作法所需工具:

  • 一支笔
  • 一个定时器
  • 三张纸

三张纸的用途:

  • “今日待办”表格
    包含今天日期,名字,打算在今天进行的活动。
    每天都有新的表格。

  • “活动清单”表格
    包含名字,最近要进行的活动。
    在使用中增加新的活动,划掉已完成的活动。

  • “记录”表格
    记录所采样的流程指标,以便改进流程。

  • 自己动手:做一张活动清单表格

开启一个短暂的(5分钟)番茄钟,马上练习所学的新方法。

  • 寻找起点

”现在就做“可以减少你”不得不做“的工作数量。
始终选择最重要的事情开始做,完成一个番茄后重新评估其重要性,判断是否继续做。
明确从哪里开始并走出一小步。

  • 早晨

量力而为地选择一定数量、今天能完成的活动,这是你的承诺。

  • 自己动手:做一张今日待办表格

开启一个短暂的(5分钟)番茄钟,马上练习所学的新方法。

  • 承诺

”今日待办“表格是在时间段限定内的承诺,写了就去做,否则就不写。
仅有”活动清单“并不够,”今日待办“可以激发动力,量力而行,专心投入,明确目标。

  • 直接和立即反馈

当人类心智能量(注意力)的投入获得成功的结果时,人们会感到满足。
番茄工作法可以为刚才的25分钟打个好评,让我们获得立即反馈。

  • 前瞻记忆

定期评估活动的重要性,保证始终在做重要的活动。
及时自我评估,扬长避短。
回溯记忆关注过去的事情,前瞻记忆关注未来的事情。
随着年龄增长,额叶活动及前瞻记忆逐渐减弱。
利用辅助手段(计划,流程,铃声信号)支持前瞻记忆。

  • 当下清单(当下事情更合理,因为清单内容只有一项,也就是当前正在做的事情)

海德薇·冯·雷斯托夫在1933年的记忆实验:在一组类似项目的清单中,视觉上孤立出来的项目更容易被记住。
可以将此刻正在做的活动明确地写到纸条上,放在眼前。
用荧光笔标注当前活动。

  • 休息

休息——站起来,走动、伸展一下。
休息后决定:继续进行前一项活动,还是切换另一项。

  • 放下

在休息期间:

  • 不要思考上一个或下一个番茄的工作
  • 不要打重要电话
  • 不要写重要邮件
  • 让大脑充分吸收过去25分钟的脑力激荡

如果压力系统一直工作,而不借助心智休闲进行调节,就会出现症状:

  • 脑干的思考会受影响
  • 会破坏生物节奏(如失眠)

长期的精神紧张会导致:

  • 记忆力下降
  • 集中力下降
  • 焦虑
  • 灵感变成敏感
  • 易怒
  • 阶段性休息

每4个番茄钟后进行阶段性休息,可以是15 ~ 30分钟的消遣。
休息期间不要写重要回信,这些事情应当列入”今日待办“或”活动清单“中。
休息意味着上一个番茄已经达成了目标。阶段性休息会使人一整天都会有良好的洞察力。
休息的主要目标是让大脑充电,并对之前吸收的知识进行后台处理。不要在休息时间阅读电子邮件、新闻、打电话以及做对下一个番茄钟会造成额外压力的任何事情。
休息时间可以睡觉、溜达、喝水、看窗外。
高品质工作与高品质休息。
多阶段睡眠。

  • 行程

空闲时间为大脑工作提供燃料。
我不会为了完成活动,在响铃之后又多花5分钟时间继续工作,那样会减慢我下一个番茄钟的进度。
番茄钟响起,写完现在的词,写速记纸条,标记当前思路。
有形的目标可以激励人完成工作。
努力通过一些较短的周期(番茄钟)来履行承诺,就是行程。
尊重行程,有助于持久地实现高效率。

  • 已完成的活动

不要在番茄钟内切换到其他活动,也不要在番茄钟内停下休息,这会破坏节奏,所跟踪的数据也无法与其他番茄钟进行匹配比较。
如果番茄钟未结束当前工作已经完成,就用剩下的时间进行“过度学习”——回顾所做的事、所学的知识,看看刚才的工作是否可以改进或发现新结论。
马尔科姆·格拉威尔认为,如果我们想要真正精通于某个领域,则必须进行国度学习。
精英的天分都不差,最后比拼的就是谁更稳定,而这取决于刻苦练习的程度。
顶级的演奏家们比其他人不只是更加努力,而是更加百倍努力。

  • 抽象时间单位

在番茄钟内,关键不在于当前活动是否能完成,而在于这一刻你尽了全力。

  • 记录和处理

“记录”表格:通常至少要记录日期,内容以及完成的番茄数。
处理与分析:每项活动花费的番茄数,每天执行的活动数(做了多少事),活动被记录在清单中开始至活动完成经历了多久时间。

  • 自己动手:记录

启动一个3分钟番茄钟进行记录练习。

  • 精益(精益求精)

精益是一种工作方法,是以改进为目标,对渐进变化的专注。

工作改进的方法:

  1. 将一个做法标准化。
  2. 以某种方式测量标准化的做法。
  3. 比较测量指标与实际需求,确定是否改变(改进)做法。
  4. 再次进行测量。
  5. 将改进后的方法标准化。
  • 此时此地

番茄钟内专注做事,番茄钟外总揽大局、统筹计划。


4.中断

内容概要:番茄钟遇到中断时的应对策略。

  • 黄瓜和洋蓟在图书馆相遇

故事引子

  • 学会坚持

开场白,内容过渡。

  • 注意力缺乏症候群

精神病学家爱德华·哈洛威尔创造名词“注意缺乏特征(ADT)”。
研究表明,并行处理和应对干扰的能力都有同样的瓶颈:工作记忆的容量有限。每一次干扰都会使我们的大脑工作台上的原始信息丢失。

  • 避免 LIFO 和 BPUF
  • LIFO
    Last-In-First-Out,后进先出。

  • BPUF
    Big-Plan-Up-Front,大计划先行。

  • 可持续发展的步伐

三顶帽子——休闲帽,工作帽,战略帽。
将专注、排序和休息时间段交错安排,获得一个可持续的步伐。

  • 中断策略

番茄钟期间中断的形式:

  • 内部中断
    自己不断冒出的想法。
  • 外部中断
    别人打断你。
  • 内部中断

内部中断的各种情况,为拖延找各种借口。

  • 接受、记录并继续

内部中断时采取的策略——接受它,记录它,然后立即继续手头的工作,避免真的被打断。
撇号(‘)代表一次内部中断,一天结束时计算撇好的数目,采取对策。
将中断事项写入“计划外紧急”或“活动清单”中(在活动清单中还要标记为“计划外事件”[unplanned,缩写为 U ]以及最后期限)。

  • 扭转依赖

对付内部中断的最佳策略是:可视化,接受,纳入计划或删除,不在番茄钟内切换活动。

  • 原子性

番茄钟具有原子性,不可分割。
如果任务被放下,则当前番茄钟必须作废。你可以开启一个新的番茄钟或先休息一下再开始。
不将几小段时间加起来算成一个番茄钟的原因是,这样会失去节奏,也容易屈服于中断的诱惑。
完成的番茄数不是用来衡量工作能力的,只是记录所付出的25分钟连续的努力。

  • 内部中断滚滚来

不同长度的番茄钟彼此不兼容。
如果发现番茄钟难以完成,可以通过缩小番茄钟来进行尝试。
通过记录跟踪来进行自我与流程改进。

  • 外部中断

别把番茄工作法当成拒绝帮助同事的理由。

  • 保护番茄钟

可以关闭电子邮件和电话来避免打扰。
如果事情不紧急,可以请求对方推迟进行。

  • 可视化然后强化

实事求是,弄清遇到中断的类型和数量。
将外部中断事项列入“今日待办”或“活动清单”中(标记 U),然后在当前活动右边画一个减号(-)。

  • 作废

遇到必须立刻处理的紧急的事,就作废当前番茄钟。

  • 外部中断策略
  • 告知
    我手头有事,正忙。

  • 协商
    周五再帮你做行吗?

  • 计划
    写下活动名称,计划未来实施。

  • 答复
    按照承诺回电或答复。

  • 中断标记

一个关于中断标记的实例。

  • 认清界限

通过观察“活动清单”表格中计划外(U)标记的数量以及“今日待办”表格中计划外紧急区活动的数量,评价自己的计划能力。这就是“定性预估”,计划外的活动过多,说明考虑的不全面。

如果经常发现今天所完成的活动大部分都不是早晨选的,那么计划阶段就不会有做出承诺的使命感,在每天结束总结时就会觉得只有苦劳没有功劳。“活动清单”与“今日待办”也就没有区别了。


5.预估

内容概要:通过预估与实际执行情况的对比分析来提高计划能力,合理安排工作负荷。

  • 黄瓜和洋蓟在赛马场相遇

故事引子。

  • 测量和猜测

跟踪和记录是番茄工作法中的测量方法。

  • 活动清单表格中的预估

承诺是番茄工作法的核心。“今日待办”表是每天的承诺。
虽然无法预言会出现什么新情况、新问题,但却可以通过训练和监控,积累做预估的经验和技巧。
预估活动的番茄钟数,并根据现实情况进行必要的调整。

  • 群体的智慧

詹姆斯·索罗维《百万大决定》中关于社区成员对一头公牛重量估测的平均数十分接近真实值的故事。
心理学家爱德华·福欧的实验:一个人做多次猜测的平均结果比单次猜测的结果更接近事实。
通过反复对情况进行重新评估,每个人都可以作出自己的“百万大决定”。

  • 活动的规模

如果一项活动预估不够一个番茄钟,则将其标为0,稍后可以将几项这样的活动合并到一起,当作一个活动来对待。

  • 选择

通过记录每天完成的番茄钟数目,可以对自己的“番茄钟日流量”心中有数。
清楚自己的番茄钟日流量,更利于选择今日待办事项。

  • 定量预估误差

如果三次预估后花费的番茄钟还不够完成活动,那么需要分析低估的原因,是否需要将活动拆分,降低复杂度。

  • 昨日的天气

如果每天的成果可以进行量化,它就大致相当于未来的处理能力。
通过测量每天的番茄钟数,以及对番茄钟数进行微调,来保持一个平均速度。

  • 记录表格中的预估

以长期的眼光来看,高估与低估的情况应互相抵消。今日完成全部事项的高估的番茄钟数(正数)与低估的番茄钟数(负数)总和应为0。

  • 鼓-缓冲区-绳子

鼓的节奏是每天所完成的番茄钟数。
缓冲区是在活动清单中所有活动的预估番茄钟总数。
绳子是约束信号,用来控制流程放慢或加快步伐。

避免极端情况:

  • 过剩
    活动太多,没有完成的陈年旧账会扰乱军心。

  • 萧条
    活动太少。


6.应变

内容概要:先坚持使用原版番茄工作法,待亲身经历后再慢慢改进调整,打造适合自己的方法。

  • 黄瓜和洋蓟在赛马场相遇

故事引子,故事中的洋蓟难以坚持原版的方法,太急于改变工作方法。

  • 灵活对待

请尝试坚持使用常规方法至少两周,亲身经历后才知道哪里适合、哪里不适合,然后再做决定。

  • 简单工具

尽量让工具简单,以便成功实施番茄工作法。
作者的活动清单表有25 ~ 30项活动。

  • 索引卡片

可以为每项活动使用单独的索引卡片。这样活动清单就变成了卡片叠,而今日待办则是从中挑选。

  • 事务番茄钟

为事务性工作安排特殊的番茄钟(与常规番茄钟不兼容)。

  • 声音和形状

一枚番茄钟只能控制一个人或一个双人组合,不要在多元化的团队里同步使用统一的番茄钟(某人要作废当前番茄钟怎么办?)。

  • 番茄钟的长短

亲自实践体验来找到自己的最佳步调(番茄钟时长),但不要频繁修改以免破坏节奏。

  • 休息的长短

休息时间过长会失去节奏,会让每个番茄钟跟从头开始的新活动一样。
休息过短会导致注意力下降。
控制休息时长是为了在精神上做好准备,以启动下一个番茄钟。

  • 进度表格

进度表格是另一种形式的活动清单。
通过进度表格可以清晰地看到每天安排了哪些工作,哪些完成了,哪些没完成。
如果空圈过多,则表示自己高估了所能兑现的承诺。如果某个活动空圈过多,则可能需要分解它。

  • 优先级淘汰赛

对活动的重要程度两两比较比在一长串活动中排出优先顺序要容易得多(人脑工作记忆容量有限)。

  • 收件箱清零

戴维·艾伦的 GTD。

  • 反复回顾

东尼·博赞的记忆力改善方法:学习期后,在短时间内做一次回顾或复习。一天后再次复习,一周后第三次复习,一个月后第四次复习,半年后第五次复习。
1-now
2-1d
3-7d
4-30d
5-180d

  • 思维导图日记

番茄工作法需要预留一点傍晚的时间做每日回顾。
不必花一整个番茄钟来回顾今天和计划明天的工作。
可以仅用10分钟来回想今天的工作,重点问自己今天得到的什么知识最有价值。

思维导图内容:

  • 我今天的主题是什么
  • 我今天跟同事沟通最多的是什么
  • 今天花费最多番茄钟的活动,它们的关键词是什么
  • 今天参加的会议有什么主题
  • 今天有没有使用一些新工具和新方法

将每日思维导图与每日待办表格放在一起,每月一次对上个月的思维导图进行回顾,对所收货的知识进行复习。

  • 守则和应变

番茄工作法是守则,提供简单而具体的最佳实践。
番茄工作法让我们把重点放在执行上。
番茄工作法只需要简单的表格。

  • 闻铃色变

建议人们尝试使用番茄工作法。


7.团队

内容概要:如何在双人组合、会议以及多人团队中使用番茄工作法。

  • 黄瓜和洋蓟在会议室相遇

故事引子。

  • 与他人共事

为了促进团队内部沟通,队友之间请教问题可以不计入外部中断。

  • 限制时间的会议

会议是最适合采用番茄工作法的场合之一。

  • 跟踪会议

一个简明扼要、不带复杂含义的衡量指标,更便于进行跟踪。
每次番茄钟响就画一个x是跟踪阶段的任务之一。

  • 匹配工作节奏

两人一组使用番茄钟,为了有助于匹配节奏,要彼此告诉对方:

  • 我休息时做什么
  • 估计需要多长时间
  • 这样彼此一开始就能对休息时间的长短心中有数
  • 授权番茄钟开始

只有两个人都进行授权委托,才能开始新的番茄钟。
授权的方式:

  • 大声询问等待响应
  • 摆放个人令牌(如毛绒玩具)
  • 匹配番茄钟长短

建议使用25分钟时长。如果不满意,可以换另一种长度并至少用一个星期(不要在几天内频繁更换频率)。

  • 临时单飞

有时候拆开配搭,各自独立进行一个番茄钟,更容易站在两个不同的角度观察问题。

  • 跟踪工作配搭

关于流程指标的不成文事实:

  • 你需要采集大量的样本,才能作出结论
  • 不要拿苹果与梨相比(和不同人共事很难仅仅根据番茄钟数比较得出正确结论)
  • 指标很少显出由好变坏的情况
  • 团队文化

文化是团队做事的方法。

番茄钟内允许的活动:

  • 今日待办表格中的活动
  • 与工作有关的团队内部沟通

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