如何提高设计效率(第1部分)

如果你想在自己的岗位上快速成长,你就需要超额完成任务,并表现出你已经为升职做好了准备。然而,依赖旧习惯有时可能会适得其反,因为我们发现自己没有时间。这看起来像是挺矛盾的,让自己承担更多的工作来超越目标,结果却发现自己的本职工作质量降低了?

—— 那么,如何找到平衡点呢?——

在这篇文章中,我们将讨论工作和生活的几个方面,将二者结合并产生化学反应。

1、管理你的能量—合理利用一天中你感到精力充沛的时间

2、腾出时间做深度工作—为工作规划时间段(TimeBox),在深度工作完成一个小目标后,休息一下再继续

3、在会议中占据主导地位—拿走电话,设定会议目标,分配非会议区域

4、计划你的工作—习惯性高估任务的复杂性并合理分配时间,多做自下而上的计划而不是自上而下的计划

5、分类—通过分类重新评估你工作内容的优先级

一、管理你的能量腾出时间做深度工作

我们有时会陷入这样的误区:把时间当作一个同等的单位来对待,比如把早上08:00-10:00的时间跨度等同于下午17:00-19:00的时间跨度。我们不是机器;我们的能量水平在一天中起起落落。一个不受干扰的1小时专注时间,与一天中分散的4个15分钟的时间天差地别。

我们的能量水平在一天中起起落落

1、找到你的能量基准线

为了了解你的能量水平以及它是如何受到影响的,首先要确定一个基准线。如果你熟悉抽样法,你可以在自己身上尝试下面的实验。在一天中,设置一个定时器(理想情况下可以是随机的4到6个定时器,然后记录下来:

日期和时间

你的(主观的)能量等级从1到10分

你当时在做什么

还有其他的笔记或想法吗

这个练习可能会很耗费时间,我建议你做一个星期就可以,看看你做得怎么样。一旦你有了一个清晰的基准线,知道了什么消耗或提升了你的精力,你就可以开始更有策略地考虑你的时间了。当我自己做这个练习时,我发现我在早上效率更高,下午很累,但在与其他设计师交谈后重新充满活力。

2、发现并优化自己的习惯

举个例子,在过去的几个月里,我已经为自己建立了好的习惯。在安静的早晨,通常是从7点到10点,或者8点到10点,我都会抽出时间来专注于一个问题,不受任何干扰。我是有意识地离开即时通讯软件的,这样我就不会被其他事情分心。大约9:50或者当会议即将开始的时候(10点),当我停下来的时候,我通常在一个项目上取得了不错的进展。

你的9点可能和我的9点不一样

你的日常生活可能会有所不同。通过花时间并尝试用不同的方法研究自己习惯,可以优化出最适合自己的节奏。

二、腾出时间做深度工作

时间就是你最宝贵的资产。你需要时间去思考、反思并想出解决方案。简而言之,你需要不被打扰的时间来做“深度工作”。这个概念来自于Cal Newport的同名书。这本书的核心思想是要有时间进行深度的(有时是耗费精力的)工作,同时进行有意义的休息。

创造性的工作在取得突破之前通常让人感觉几乎没有进展

设计的进程不是线性的。通常情况下,在早期阶段,在理解问题的时候会有很多的反复。输出很慢。但一旦基础和框架完善了,解决方案就会很快出现。为了实现这一目标,我们都需要经理前期的这个反复和磨人的阶段,并相应地计划我们的工作。

1、为工作规划时间段(TimeBox)

根据帕金森氏定律,工作会膨胀到将所有的可用时间填满。给一个任务没有规划性的4个小时!再加上被打断和打扰或者出于你的完美主义,4小时的任务很容易变成8小时。所以把工作进行拆分是很重要的。

那么,每个任务应该安排多少时间呢?我认为最合理的是用1.5到2个小时来解决一个问题。当单个任务超过4小时,你的工作效率就会下降。

安排自己的会议,把你的时间用在深度工作上

我通常用日历来管理这些时间块,本质上就是安排自己的会议。有时我只是把这些会议块作为“工作”,但当我对截止日期更有把握之后,我就把它们重命名为我想要完成的具体项目或关键目标,我会添加到事件的描述中。

2、无干扰工作区域

为了实现真正的深度工作,我有时会暂停通知或完全关闭即时通讯软件。这很容易做到,尤其是在大多数人还在起床准备开始新的一天的早晨。

3、设定小目标

很多时候,当你在做一个大项目时,你会花很长时间来取得突破。工作这么长时间却看不到进步,这可能会让人失去动力。要想让这个进展清晰可见,有一种方法是将深度专注时间进一步划分出来,并为每个时间段设定具体目标。

把你的工作分成一个个小“短跑”

距离:你可能需要花3个小时来进行竞争分析。打破这种局面的一个方法是在第一个小时内识别出主要的竞争对手和类似的对手。然后做一个45分钟的深度研究,休息一下,再用30分钟的时间回顾所学到的知识。

如何安排你的时间由你自己决定。为你的时间段制定明确的目标将帮助你看到进展,并将项目的大石头进一步移动,一次一块。即使你没有把握好时机——至少你现在在计划和实际执行之间有了一个清晰的增量。

4、利用休息来提高效率

持续高强度工作会让人筋疲力尽。您可能从一个简单的特性问题开始,并在此过程中迅速发现更多的问题。就像九头蛇一样,你在解决一个问题的同时,又会看到另外两个问题出现。

不要忽视休息的力量。

灵感通常在最不可能出现的地方突然出现。在淋浴的时候,我们会有一个顿悟的时刻。在朦胧的醒来状态下,我们可能会开始看到类似解决方案的东西。要实现这一突破,我们仍然需要提前投入大量的时间和工作。通常是在我们疲惫不堪、碰壁、远离问题之后,我们才开始看到解决问题的新视角和新机会。切换场景后,大脑神奇地将不同的想法连接起来,从而产生新的见解。

那么这一天是什么样子呢?就我个人而言,因为我在早上的工作效率最高,所以我通常会在中午花更长的时间(有时长达一个小时)来中断工作,然后带着新鲜的想法回来解决问题。我有时会把休息和散步混在一起,散步可以帮助我避免午餐后的倦怠。

——  如何保持高效率? ——

在接下来的第2部分中,我们将介绍如何:在会议中占主导地位,计划你的工作,以及通过分类重新评估你的优先级这三部分的内容。

您可能已经在您的工作中发现了其他非常有效的方法,也欢迎你分享出来。

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