如何提高设计效率(第2部分)

在这篇文章的第1部分,我们讨论了如何管理你的能量,并通过深度工作来最大限度地利用我们的时间。下面我们接着来看看剩下的三个技巧:

1、主导会议——拿走电话,设定会议目标,分配非会议区域 

2、计划你的工作——习惯性高估任务的复杂性并合理分配时间,多做自下而上的计划而不是自上而下的计划 

3、分类——通过分类重新评估你工作内容的优先级

一、主导会议

对设计师而言,有足够的时间去做深度工作是很关键的。然而,获得足够的深度工作时间并没有那么简单。因为我们经常被各种通知、电子邮件和最糟糕的意外会议轰炸。

不是说所有的会议都是不好的,我们是无法把自己锁在一个洞穴里,逃避所有形式的交流。相反,你需要在沟通和能带来高质量产出的深度工作时间之间找到正确的平衡。

以下是如何平衡两者的方法。

你的日历是什么样的?

1、这能是一个5分钟的谈话吗?

一般情况下,一个会议最少要花15分钟。如果会议上超过两个人,这可能会占用每个人一个小时的时间。也就是说,给某人打电话,或者是走到他的办公桌旁进行一个简单的谈话,就足以让你跳过会议,同时避免被短信打断和混淆。

2、选择合适的时间段参加会议

即使会议有强制的时间限制,也不可避免地会有会议和项目的到来。在可以选择的情况下,我会尽量将会议推迟到中午,同时为自己在清晨和下午的时间预留时间。

3、退出没有价值的会议

同时,不要害怕在自己不觉得会增值的地方退出会议。必要时请与组织者联系,以了解他们希望您做出什么贡献。如果您的出勤是可选的,请考虑减少参加。

4、为每次会议设定目标和背景

我喜欢遵守的一条规则是,在没有明确议程的情况下,推迟甚至拒绝会议。这是双向的。当我安排一个会议时,我也会尝试加入一些内容,以便与会者能够跟上进度。如果没有目标,会议通常会按时结束,或者会因为目标而结束。相反,当会议有目标时,当目标完成则可以提前结束会议。

5、考虑实行“周三无会议”

为了确保团队中每个人都有足够的时间来完成深入的工作,可以约定一天,比如一周的中段周三,在这一天不召开任何会议。

二、计划你的工作

凡事怀最大希望,做最坏的打算。假设你会遇到的所有障碍。自下而上的计划可以帮助你预测路上的颠簸。

1、计划不足和过分预估

有时候,特别是当你刚开始工作的时候你不知道一个项目要花多长时间。甚至在你职业生涯的后期,当你开始工作的时候,看起来很简单的东西可能会隐藏很多复杂的东西。

要想成为一名有价值的贡献者,你必须善于管理自己的时间,并且总是能在截止日期前完成任务。随着你的进步,这种时间管理的技巧和给出准确的估计在管理别人的时候是非常宝贵的。

时间表是动态的、有余量的,可以随时可以往里面继续添加

制定一个可执行的时间表,即一个有足够缓冲的时间表。

在我以前的一份工作中,一个同事建议我总是把做某件事的时间加倍。起初,我认为这是懒惰。结果并不是我想的这样。因为在这个过程中,有很多不可预见的bug、突发事件、未知的硬件故障等等。这种“懒惰”似乎很有道理。它提供了足够的时间在处理特别问题的同时完成工作。

建立缓冲区是计划的一部分。如果事情不顺利,计划失败——不要责怪现实,学会更好地做计划。

2、自下而上的规划

自下而上的计划是一种企业计划战略,旨在在企业结构中充分利用员工的才能和能力,而不是主要依靠管理者和管理者来制定计划和管理项目。这种方法的目的是利用整个公司员工的经验和知识基础。

对大多数人来说,制定计划并不容易。需要经历多个项目,包括一些计划不周全的项目,才能充分理解一个可靠计划的力量。

一般来说,人们都有过度乐观的倾向。我们经常高估时间,因为我们从上到下抽象地思考。虽然在制定一周甚至几个月的计划时,拥有这种思维方式是有用的,但我们也需要制定一个稳健的计划,从下到上的计划来检查我们的乐观情绪。

一旦开始查看自己的行事历和团队其他成员的行事历时,你可能很快就会意识到,某个时间段是一个假期,因为大家需要一段时间。又或者还有另一个大型项目迫在眉睫。在团基层中进行评估将帮助您制定更灵活的计划。

三、分类

我们不能总是低头走路,有时候也要抬头看天,即使我们工作很深入,定期停下来退一步审视也很重要, 您痴迷的事情仍然重要吗?您是否正在花费80%的精力只是为了获得5%的改善?有时候,改变优先级是明智的,尤其是在其他项目更具影响力的情况下。

拒绝也是一门艺术

节省时间的最佳秘诀是对没有太大价值的项目或任务说“不”。现在这很难做到,尤其是当您刚开始工作并想证明自己的时候。

我们应该如何说不:

1、让上级权衡利弊——让你的设计(或产品)经理来决定你现在应该关注哪些项目和优先级。有时新的、不可预见的计划总是出现,这也没关系。但要确保你正在做的事情,可以让你的努力都得到了充分的考虑。

2、没问题,但要晚些时候——说Yes,但在这之前说,当你完成现有的一个或多个项目后,你就可以开始工作了。这表明你确实想接受挑战,但你也想先兑现现有的承诺。有时候,这意味着其他有能力的人会提前完成这项任务,但不管怎样,举手表示你不怕承担这项工作。

如果你真的想要成长,自己设定优先级并与你的上级确认是最好的方法。不要等着工作来找你,也不要等着别人告诉你该做什么,要积极主动地去寻找问题并解决它们。

花时间休息和恢复精力

管理者和员工都想要同样的东西,那就是一个能帮助员工成长的平台。达到这个目标需要时间,而且需要在工作与生活二者之间找到一个平衡点。

运动是一个很好的类比。当我们锻炼的时候,我们试图分解肌肉纤维并让它们重建,并随着时间的推移而变得强壮。但是重建需要时间和休息。如果我们不休息,我们只会受伤。

所以一定要调整自己的节奏。工作是无限的,不断扩展,它将永远在那里。筛选、优先排序和敢于说“不”应该是你完成任务和保持健康的工具。

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