时间管理工具(三):时间管理四象限法

低头伏案,被工作中各种琐事追赶;

加班苦干,忙碌似乎永远没有尽头;

紧盯电脑,沉浸在邮件和文案中无法自拔;

到处“救火”,有限的时间被切割成碎片,无法按照预期完成目标与计划……

“时间管理四象限”(又名时间管理矩阵),就是将要做的事情按照“重要”、“紧急”程度进行划分,引导我们将工作和生活中的事项归类至相应象限,然后依据该项事情处理优先级进行时间分配,帮助我们成为高效的时间管理者。

1、时间管理四象限法

第一象限(紧急,不重要):日常工作中,我们的大量的时间都在做紧急不重要的事情。突如其来的寒暄,参加一些无关紧要的会议,抑或是一直停留在低价值工作的重复中,时间久了,我们自己也就变得不重要了。

第二象限(紧急,重要):日常工作中,我们还把大量的时间投入到“救火”中。税务局到柜面查账,我们得及时出面应对;产品“踩雷”,客户要说法,需要及时处理;领导要个紧急方案,需要放下手中活赶稿。“救火”,打乱了我们的工作节奏,令我们手忙脚乱。

第三象限(重要,不紧急):这类工作,今天做可以,明天做也可以,我们的做法就是习惯性地拖着。想与思想有波动的下属谈话,聊一聊员工的职业发展,但总错过合适机会;想思考一下下阶段工作如何提升,但仿佛很难找到成块时间静下心来思考;想考一个职业证书,离考试时间貌似还远就先拖着不学。但是,这类工作和事情一直拖着,就变成了“重要,紧急”的事情,反过来又压迫我们,我们又开始“救火”。

第四象限(不重要,不紧急):鲜有人承认自己会把时间投入到这一象限,但如果我们用“时间日志”追踪我们的时间,就会发现,我们有大量的时间都在刷抖音、刷头条、追剧或者聊微信,这些“低头族现象”充斥在我们的工作和生活中的时时刻刻,影响了我们工作效率的同时也浪费了陪伴家人、享受欢乐的宝贵时光。

2、如何用好“时间管理四象限法”

第一步,用“时间日志”追踪时间,确定自己的时间都去哪儿了。利用时间日志记录下每天时间安排,然后将工作事项进行分类整理,也可以用Excel表将时间消耗做成百分比的图,看起来会更加直观。

第二步,寻找工作中的关键要务。首先,围绕工作目标,将与之相关的工作事项概括并罗列出来,可能是15项,也可能是20项。其次,需要思考这些事项“是否必须需要你做,别人可否代劳”、“这些事项是否可以授权给他人”、“这些事项是否必须花费这么长时间”等等,将相关事项划分成三个系列,无须身体力行的事项授权他人或直接略过。最后,将相关事项浓缩成最终浓缩成3-5项关键要务,要务与时间匹配。

第三步,时间管理四象限工作法则:对照事项所处区间,合理进行时间分配。

第一象限(紧急,不重要),自己有时间做当然好,但更要学会授权培养下属去做,或由他人代办,掌握进度即可。第二象限(重要,紧急),既要分配时间,集中处理,又要学会建立流程,做好沟通,在他人的协助下群策群力去做,力争达到最佳的工作效果。第三象限(重要,不紧急),投入碎片化时间,系统思考,明确工作方法,务必拉出时间进度表,紧盯过程,避免拖延,需要做到最优。第四象限(不重要,不紧急),属系列三,如果直接略过并不影响目标达成,应减少时间投入,尽量不去做。

时间管理四象限,告诉我们在什么阶段该做什么事,为我们提供正确做事之道。但是,此种方法需要在有效运用“时间日志”做好反思之后,才能做到最优。

正如乔西·戴维斯博士在其著作《每天最重要的2小时》中谈到,高效人士没有捷径,只是在每天最重要的2小时将身体调整至最佳状态,处理了最重要的事情。

时间管理的秘诀因人而异,不同时间管理方法的适应性也大不相同。

德鲁克说,浪费生命就是高效的去做不重要的事情。

只有高效合理地分配时间,处理最重要的事,才能成为时间的主人。

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