时间管理—重要紧急四象限法则

很多时候我们都只知道四象限法则,却不知道“猴子法则”以及对第二象限进行任务分解。

一、什么是四象限法则

四象限法则(有别于数学函数象限)

究竟是什么占据了员工、企业的时间?

美国著名管理学家科维提出的一个时间管理的理论:时间“四象限”法,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

按处理顺序划分:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。

四象限的关系

第一象限和第四象限是相对立的,而且是壁垒分明的,很容易区分。

第一象限是紧急而重要的事情,每一个人包括每一个企业都会分析判断那些紧急而重要的事情,并把它优先解决。

第四象限是既不紧急,又不重要的事情,有志向而且勤奋的人断然不会去做。

第二象限和第三象限最难以区分,第三象限对人们的欺骗性是最大的,它很紧急的事实造成了它很重要的假象,耗费了人们大量的时间。

依据紧急与否是很难区分这两个象限的,要区分它们就必须借助另一标准,看这件事是否重要。也就是按照自己的人生目标和人生规划来衡量这件事的重要性。如果它重要就属于第二象限的内容;如果它不重要,就属于第三象限的内容。

投资第二象限

第一象限的事情重要而且紧急,由于时间原因人们往往不能做得很好。第二象限的事情很重要,而且会有充足的时间去准备,有充足的时间去做好。可见,投资第二象限,它的回报才是最大的。

走出毫无意义的第三象限,把有限的时间投入到最具收益的第二象限去,不要再在第三象限做那些紧急但是不重要的无聊事情了。

上面是一个普通人和高效能人士时间安排的一个比较图。高效能人士的时间安排是,把65%-80%的时间安排在重要但不紧急的工作,由于他们把大部分工作都提前统筹和规划好了,其余象限的工作自然而然就减少了。

第二象限重要但不紧急的工作包括问题的发掘与预防、持续学习、关于团队的建设、真正有效的授权、确定自己的个人使命、长期的职业生涯规划、个人使命等。

案例:一个价值2.5万美元的建议

曾经有位效率研究专家艾伊贝李,他给当时的美国史卡鲁钢铁公司的总裁查鲁斯一个时间管理的建议,结果查鲁斯因为这个建议给了艾伊贝李一张价值2.5万美元的支票,那是为了感激李给他的这个神奇的建议,那么这个建议是什么?让我们来揭开这个谜底。

原来,查鲁斯每天忙于公司中繁复的事务,他是一个追求完美的人,但是事无巨细,他一个人怎么可能管得过来,于是很多事情最后都不能有效地做下去。

而李的这个建议正是:

1.不要想把所有事情都做完。

2.手边的事情并不一定是最重要的事情。

3.每天晚上写出你明天必须做的事情,按照事情的重要性排列。

4.第二天先做最重要的事情,不必去顾及其他事情。第一件事做完后,再做第二件,依此类推。

5.到了晚上,如果你列出的事情没有做完也没关系,因为你已经把最重要的事情都做完了,剩下的事情明天再做。

于是,查鲁斯按照李给他的建议试了一段时间,谁知效果非常惊人。当然,你也可以试一下李的建议!

备注:

“四象限时间管理”的目标不是鼓励用户将日程安排的极其饱满,每天完成N多事情才觉得有成就感,而是要让您学会将时间、精力更多地分配到那些对于达成人生目标有重要价值的事情上,即关注那些“重要不紧急”象限里的任务。不同的价值观,对于同一件事情的事务象限划分也会不一致。

二、如何对事项进行四象限归类

既然是按照重要程度和紧急程度来进行区分,那如何评估一件事情的重要程度以及如何得知一件事情的紧急程度呢?

很多书在介绍完什么是四象限法则后,就开始说要减少第一象限和第三象限的时间,多把时间放在第二象限诸如此类。却不知道很多人在了解四象限概念后并不知道如何对事项进行四象限归类,虽然小强老师关于这方面的篇幅也不多,却给出了一个指导性意见。

评估一件事情时,重要程度的标准是按照职业价值观来判断的,紧急程度是按照时间底限来确定的。当我们手上的待办事项清单已经列好一堆事情时,大部分人并不知道如何对事项进行分类,小强老师给出的建议是:

1)给所有的待办事项后面增加两列,分别是“重要程度”和“紧急程度”;

2)先对事项进行“轻重”区分,给所有事项以职业价值观为标准区分为是重要还是不重要;

3)再对事项进行“缓急”区分,给所有事项以时间截止期限为标准区分是紧急还是不紧急。

如此简单几步,就基本可以把所有待办事项分类归集到对应四象限中。

三、处理四象限事务的法则

其实可以看出我们在优化清单时是按照先轻重再缓急的思路,所有我们在安排工作时应该把主要的精力放在重要的事项,首先重要且紧急的优先级肯定最高,对于重要不紧急或者紧急不重要的事情,我们应该把更多的精力放在重要不紧急的事项上。以我个人为例,同样一件事情,如果有时间截止日期的要求,处理起来的时候就会特别烦躁而且不能静下心来进行处理。

1、第一象限:立即去做

重要且紧急,立即去做,类似于孩子填报志愿、处理媒体对公司的负面报道等等,无可否认,肯定是第一优先级进行处理,否则后果非常严重,不过在立即去做的同时得思考真的有那么重要且紧急的事情吗。我们工作中的主要压力和生活的主要压力就是来自于第一象限的任务,但第一象限中80%的任务都是来自于第二象限中没有被很好处理的事务。

比如孩子填报志愿,如果把填报志愿前100天的时候,就是一项第二象限的工作,然后可以有计划的考虑,是否要了解孩子的兴趣,是否要听长辈的说法,是否要知道专业的发展情况,如果在填报志愿当天或者前两三天考虑,那就是第一象限的工作,然后你就会火急火燎的做出一个决定,很明显这个决定肯定不会比纳入第二象限时就开始处理来的周全。

2、第二象限:有计划的去做

重要但不紧急,有计划的去做。比如编写下个季度的工作计划、指定家庭投资理财策略。这些事情虽然看起来不紧急,但如果不处理的话随时都会发展成为重要而且紧急的事情。对于这类事情,也要制定一份时间计划表,持续推进,避免进入第一象限。作者在书中给出的方法如下:

1)对第二象限的事务进行目标描述和任务分解

如果是放在第二象限的事情,那基本上都可以称之为一个项目,需要对项目进行任务分解,然后给出项目及各个任务的目标,同时给出计划时间和负责人。这样做的好处:

当我们开始做的时候,就迫使我们将精力花在第二象限中,再小的一个动作也是一种开始;

有利于将一个项目做细,做的有计划,时刻知道下一步该做什么(这里面有个小提示,切忌进入无休止的计划时间)

明确任务完成的标准,当给任务设定标准时,就知道什么时候算达成任务;

分解后的小任务有利于进度控制,可以随时提醒自己截止日期,这也是避免进入第一象限的关键。

3、第三象限:交给别人去做,用“猴子法则”走出第三象限

不重要但紧急,比如客户的求救电话,临时电话会议,这个部分的精力开销是不可避免的,但是不能认为紧急的就是重要的,需要评估这件事情相对于手头其他事情的重要程度再做决定。作者提出的“猴子法则”是我上次看完这本书的最大收获,可能第二象限的工作方法需要长期修炼,那猴子法则应该是比较容易入手的。

大部分人发现时间不够的主要原因是将太多不属于自己的工作揽在自己身上。比如一个同事遇到一个麻烦,然后跑过来跟你抱怨,原本这个事情是在你同事身上,结果你开始关切的听他讲述,然后这个问题果然很麻烦,你没法直接给出答复,你就说“这个问题确实复杂,你需要仔细想想”,结果原本在你同事头上的猴子就跳到你身上,你同事就变成监督者,时不时都有可能会问你思考的怎么样。

虽然你可能会说你只是好心,但我们应该避免这种情况,让他们把你当做自己猴子的收容站,收的越多,他们给的就越多,最后你可以光顾着照顾别人的猴子,没有精力照顾自己的猴子。

上面主要是说不要做老好人,另一方面可以应用与在团队协作时不要让工作进度停留在自己身上。当你手上碰到的事情需要其他同事协助处理时,就需要在知道事情时尽早将事情转交给其他同事,你只是负责跟进进度,而不是一直将事项放在自己这边,等到最后时刻才想起转交给同事。这个习惯对我受益非常大,一方面给同事预留了充足的时间,另一方面基本上都是我去push别人而不是别人来push我,整个人的工作状态也会变好。

简单来说,就是甩掉自己身上的猴子,或者将猴子放回到他主人身上去。下面是书中给出的几个经典例子,如果看文字不好理解的话,可以结合下面的例子进行理解。

4、第四象限:尽量别去做

不重要而且不紧急,比如看无聊的电视节目、刷手机等。这个象限的事情用来当做前三个象限的调剂还差不多,可以通过做一些不重要且不紧急的事情来调整自己的心态和身体,但如果一直沉迷于第四象限,那我们的产出就会打折扣,就是在浪费生命。比如,当身心疲惫的时候,约上几个哥们一起吃饭喝酒,这叫劳逸结合,但如果每天都这么做,那就是不务正业了。

四、四象限法则小结

对以上的内容我们来做个简单的总结,先把事项分类然后放入四象限中,然后针对不同象限中的事情各个击破,具体如下:

1、根据自己的职业价值观判断事项的重要程度;

2、根据事项的时间截止期限判断其紧急程度;

3、将待办清单中所有事项归类放到四象限中;

4、对四象限中的不同象限的事项采取不同的处理原则和方式;

5、应该将主要的时间精力放在解决第二象限的事项,避免其变成第一象限,我们所谓的工作计划和任务目标是针对第二象限的事项来说的;

6、应该采用猴子法则走出第三象限;

7、第四象限的事情适当调剂即可,切不可长期沉迷。

推荐阅读更多精彩内容