时间开销记录,用手写 or 专业软件?

96
发愤的草莓
2017.07.04 21:19* 字数 3267

原创|发愤的草莓

时间开销记录是我持续4年多的习惯,对我影响极其巨大。一直向朋友们推荐这种做法。不过,有的伙伴迟迟没有行动。

我一问,才知道他们纠结在记录工具上:到底是手写好呢,还是用专业的记录软件?

在纠结中,眼睁睁看着时间白花花跑掉,到最后心力交瘁,索性两手一摆,这事没了下文。

我也想帮帮这些朋友解决这个难题。

那么,问题来了:哪种形式更好呢?

1
遇到这样的问题,最好从黄金圈的思考模型开始,沿着“Why-What-How”的路径进行探索。

Why是最重要的,也是首先要问自己的。你需要明白为什么记录时间开销记录,才能知道什么样的形式更适合自己。

这个答案,每个人都不一样。在你心目中,它们原本是模糊的,弄明白就是让它们变得清晰。如同你站在迷雾环绕的峻峰之前,云雾拨开,才能看清山体的真面目。

找个时间静静想想,在一张纸上铺陈出你对这些问题的想法:“我尝试时间开销记录的目的是什么?想要达到什么样的效果?”

假设,有一名追求成长的伙伴“小D”,他将要尝试记录时间开销,心里可能会有多个想法想要同时满足,像这样:

自我监督

实时跳出自己, 记录执行感受、情绪状态,萃取做事经验,作为每日反思的先锋部队。

优化计划

记录结果容易与计划比对,回顾是否遵循了理想的花时间模式,为优化每日计划安排做准备。

快速启动

记录方式更加轻便快捷,能够长时间持续,有丰富的体验感,不是为了记录而记录。

方便统计

不费力地计算出一件事的毛时间和纯时间,和某个项目的总共耗时。

前2个偏向于记录的目的,后2个偏向于记录方式想要达到的效果。

2
不管是目的,还是想要达到的效果,小D写出来的这4个方面是他的需求。

那么,什么样的记录方式能满足这样的需求呢?

这时候可以比对两者的优势和劣势,看看它们都有什么特点?就是思考流程的第二步“What”。

难以取舍,说明二者都有当事人留恋之处。经过分析,写下这些内容——

【纸笔手写】

优势:

手写体自带温度,愿意回看
过程中漏记要点时,补写容易
避免被手机社交软件干扰和诱惑
记录结果呈“面”状展现,可多天摊开比对
可随时记感想、涂鸦或贴纸,增添记录乐趣

劣势:

纸质内容保存时间短
记录结果的耗时需要动手统计
不容易快速统计某项目在一年中的耗时

【专业软件】(以Timemeter为例)

优势:

即记即可见事件的持续时长,及时反馈
方便统计某项目在一段时间内的时长,如睡眠、运动、阅读等
不容易漏写分类,因为软件有继承功能
时长计算可以精确到秒
有各个类别的耗时柱状图
可导出结果到电脑中,用Excel统计
电子载体保存时间长

劣势:

过于自动化,缺少了思考的契机
详细的记录结果呈“线”状展示,不易比对
需要动用输入法,多耗精力,有时没耐心详细记录

写完两者的优势和劣势之后,第一感觉会认为两种方式都想要,但也有不能满足需求之处。这就像买房子一样,地理位置好的,价钱比较贵,价钱比较适合的,采光可能又不是太理想。

要是有一款工具能够把两者的优势结合起来,那真是太棒了!

天知道哪里会有这么完美的事情?

3
从Why到What,最后就要走到How:如何找到更适合自己的那种形式。

由上已知优势和劣势,而且二者只能取其一,那么首先需要思考:纸笔手写和专业软件的劣势、缺憾,哪些有可能弥补?下面括号内为思考的详情。

纸笔手写的劣势

纸质内容保存时间短(能解决,可以通过扫描成电子版后长时间保存)
记录结果的耗时需要动手统计(自问:这个能解决吗?)
不容易快速统计某项目在一年中的耗时(快速统计这个的意义大吗?这个不紧要。)

专业软件的劣势

过于自动化,缺少了思考契机(这点比较难接受,目前不能解决)
详细的记录结果是呈“线”状展示,不容易比对(由于软件的原因,这点难以改变,目前不能解决)
需要动用输入法,多耗精力,有时会没耐心记得详细一点 (能解决,用语音输入法减少打字的麻烦)

如此PK之后,纸笔手写更接近于的需求。

如果纸笔手写的形式能解决“记录结果的耗时需要动手统计”的问题,就可以很大程度上满足小D的需求(注意是小D的,可能不是你的)。

4
我想到办法去解决小D的困难,并且将它设计成一个表格。

这个表格将普通人清醒的时段以1小时为单位分布若干行,行与行之间以实线区分。每行以15分钟为单位划分成四列,列与列之间以虚线区分。

如此,时间由于有了刻度和形状而跃然纸上,仿佛是可以摸得到的实体。你将在此填上你经历的事件或任务。

这张表格可以每隔1~2小时记录一次,但不要拖的时间太长,不然很多细节记不清。

我更建议,你不仅记录任务或事件,对于其中重点的,顺手把过程中做事的状态、收获的经验、暴发的情绪也写进来,如此的记录既真实而饱满。对,它是一面如实反映的镜子,而不是美图秀秀。

记录时,虚线只是附助作用,如果某事件和任务持续1个小时,你可以在一行中不受阻隔地写满内容,忽略列与列之间的虚线。如果持续30分钟、45分钟这样的,你还可以在记录内容的前后打个小括号或中括号,以示与其它事件或任务的分隔。

记录下来的时长不必太精细,比如25分钟完成的事情记成30分钟,占用两个小格子,没关系。误差在15分钟以内,我认为是可以接受的。

这里有个有记录的表格,填完大概是这样子。可以对比较关注的任务格子打上背景色,比如对有产出的整块时间做标记:

这种方式,除了包含着纸笔手写记录的若干优势之外,还有三大亮点:

- 看见时间长度

以往,普通的纸笔记录只是写个事件、任务及持续的时长,记录结果的耗时还需要动手统计——不管事件、任务持续30分钟还是2个小时,你一眼看过去只是干巴巴的数字,是抽象的,难有直接触动。

而使用上面这个表格时,一小格的长度是15分钟,两小格的时长肯定比一小格的多,这样一目了然,大大减轻动手统计的负担,也让事件和任务的时间长度在纸上从“看不见”到“看见”

这是真实带来的力量,就好像你看到新闻上说地震受伤多少人,远不如一个人口述亲历过程更让你潸然泪下。

- 精细反馈机制

荷兰一个住宅开发商因为工程需要,将一部分房屋的电表安装在门口,另一部分房屋的电表安装在地下室。后来,他们发现,在没有其他区别的情况下,电表装在门口的家庭比装在地下室的用电量要少3成,差别仅仅在于电表的度数是否及时被看见。在这里,电表的度数能及时被看见,是一种“反馈机制”。及时的反馈,有助于当事时迅速地调整行动。

现在很多人普遍感到,移动互联网把时间切割成碎片,工作和生活很容易受到干扰。特别是有的时段几分钟就被社交软件卷走了注意力,不能自拔。难以及时回到“正轨”上,很大程度上的原因是,没有得到及时反馈。

而上面这个表格划分为15分钟颗粒度,不仅仅为了方便碎片化时间的记录。当你写了上一个15分钟的内容,如同亲手把它埋葬掉,于是你会开始想,下一个15分钟我得怎么做,要把精神集中在什么上?

在记录时,若你觉察上一个15分钟在刷微信,下个15分钟,你还愿意这样过吗?说不准你会立刻放下手机,及时止损,“悬崖勒马”。

记录时,你不断看着文字填满它,看到时间量一格格消减,这种及时的反馈让你难有拖延的想法。而且15分钟的颗粒度,方便和番茄工作法配合使用(常用番茄工作法的伙伴会知道怎么玩,此不赘述),在提升专注力上也能起到效果。

- 打造个性款式

这样的记录表格,你可以DIY成自己喜欢的模式。比如下方的那些简易回顾栏的内容,你可以改成符合个人情况的。然后打印出来,再用打孔器打几个小洞,就可以用“随意圈”把表格串在一起,不会散乱。

好了,这就是给大家介绍的一款草莓原创的时间开销记录模板,以及它的3个亮点——

  • 看见时间长度
  • 精细反馈机制
  • 打造个性款式

等你持续使用之后,渐渐能感受到,时间好像有了质感,如丝绸般从你身上流淌而过。

时间开销记录,你也可以更喜欢用专业记录软件,这完全没问题。总之,只要能让你持续记录时间开销,能帮你认识和感受时间,就是好工具。

因为你必须先去感受到时间,才可能和它做朋友。如果你连它都看不见,怎么可能坐在同一条友谊的小船中?

————
嗨!我是发愤的草莓,推崇“蜜蜂般学习工作,蝴蝶般感受生活”。
85后上班族双娃辣妈,三线小城活跃分子,爱手绘的个人管理达人。
5点码字助你省时、省力、省心,2015年至今创作干货类文章超过60万字。
文章入选LinkedIn领英的新书《你从未真正拼过》和橙子学院的新书。
自我管理干货+图文原创新书《现在就干》于2017年5月在各大网店热卖。

高效工具
Web note ad 1