时间开销的前世今生引发的分类思考

一、2014年最初的工作时间开销

1.1 工作时间开销诞生

写日记的第四个年头,JOBLOG来到了第四季。在2014年2月18日的JOBLOG4-3中记录到:

今天第一次使用时间开销来记录工作事件与用时,使用定量的方法来分析一天的工作量。有收获,能够从细节之中跳出来,从而发现问题所在。不光是记录事件,还要分析事件,去年大部分的时间在记录具体事项,而轻分析。今年要在分析方面有所加强,从而更好的指导明天的计划。

1.2 工作时间开销方法

工作时间开销的具体方法是,随身携带一个小本子,将工作时间内所有时间开销记录下来。晚上回家后写日总结时将所有时间开销记录下来,并对工作总时长,各项事物的时间开销做分析。由于有时间的量化数据,分析有了根据和支撑,因此相比较2013年的回想式日总结要准确。

时间记录小本子

在周总结时,最开始阶段是直接使用回看本周日总结的方法,来记录周度工作时间开销。但是一旦事情多了,这样原始的方法就捉襟见肘了。马上思考解决方法,使用万能的excel表格来做周度的统计。由于有了统计表,就不得不将当前的工作事项做分类。下表就是最初的原始分类。全部都是当下一周中时间开销较多的工作事项,“审核检修票、方案编制、计划审核、平衡会召开、参加会议、各类总结、系统学习、二建学习”。最后是万能的分类目录,“其他事项处理”。每周的类别都不一样,关注点仍然集中在周度上面,没有把类别扩充到更大的月度和年度时间跨度上。

周度工作统计

1.3 工作时间开销的收获

虽然此时的时间开销和工作分类都是非常原始和简单的,甚至没有条理性。但是对于当时的自己来说,却从这些原始的数据统计中发现了问题。

1.3.1 意识每日工作总时长不多

首先是工作时间利用率的问题。工作日时间为上午8:30-12:00,下午2:00-5:30,共计7小时。但是每天的时间开销有效利用时间一般都在5-6小时之前。剩下的1-2小时的时间都是被浪费掉的。仔细回想就能发现被浪费的时间主要集中在早上8:00-8:15,11:45-12:00,下午2:00-2:15,5:15-5:30。启动和收尾的工作时间内,工作效率较低。8:00-8:15是工作准备时间,洗杯子、泡茶时间段。11:45-12:00是准备午饭时间。2:00-2:15的午休后的逐渐清醒时间。5:15-5:30的准备下班时间。其余的效率低的时间段包括有长时间工作后起身活动、小便、办公场所间步行时间。认真思考后才知道每天有效利用时间真是不多,在制定明日计划时就不要贪多,不要制定超出时间长度的事情。

1.3.2 不随便浪费工作时间

此外通过时间开销记录能让自己在工作期间关注时间、重视时间、不随便浪费时间。自从记录工作时间开销记录后,就很少与同事闲聊了,想着一天可利用的有效时间只有5-6小时,如果再吹吹牛,唠唠嗑,这一天就更是一事无成了。

1.3.3 分析各项工作耗时

最后通过时间开销记录让自己知道在工作的各个方面消耗的时间多少。这个部分跟分类就非常有关系了。自己的分类决定着时间开销所能发挥的作用。可惜自己在第一年并没有好好思考分类与时间开销的关系,只是每天积累着,积少成多后自己就能发现问题,找到解决的办法。这也是自己笨鸟先飞的惯常使用方法。

二、2015年全方位的时间开销

2.1 2015年时间开销需要解决的问题

2015年JOBLOG正式开始时刻,决定一切从新开始。上一年的工作时间开销记录存在着几个问题要解决。第一就是统计功能。使用原始的纸笔加上excel表格的方式在统计方面耗时长、效率低。如何能够改进方法呢。第二是2014年的时间开销记录仅限于工作时间,为何不扩充到整个工作和生活中来呢。

2.2 搜寻时间开销记录APP

对于第一个问题,想到的是时间开销记录的APP,在手机上下载了很多的时间开销APP软件,原以为一切都迎刃而解了。结果发现软件都需要按住开始时间和结束时间。这件事情我没有办法做到。

一是不可能手机随时都在手边;

二是计划要做的事情有可能会因为突发事情而改变,软件记录要随时改变;

三是整个时间开销记录的时间精力成本太高了,压力大,坚持不了多长时间。

其实我的要求很少,就只是需要记录每天做的事情,以及做这些事情的时间长度,并不要求知道这些事情是在当天的什么时候开始,什么时候结束。于是继续搜索所有关于时间开销记录的APP,继续需找满足自己要求的软件。但是仍然没有找到合适的。

2.3 灵光乍现

其实平时用到的记账软件的形成就很好啊,记录下来当天的消费金额,然后在晚上日总结时,看看当天的收入与支出,就是这么简单,为什么时间开销记录的APP都搞得这么专业呢。突然一个想法蹦了出来。为什么自己一直都在时间开销记录APP的思维里旋转着不出来呢。都知道了记账软件好,为什么不使用记账软件来记录自己的时间开销呢。突然间好激动啊,一直找不到方向的我,看到了未来的曙光。

2.4 开始试验用随手记记录时间开销

平时自己的记账软件是使用挖财,那做一个区分,就将自己时间开销记录软件使用随手记。在随手记软件中新建立两个账本,一个取名为2015年工作,另一个取名为2015年生活。将账本中原有的收入支出分类全部删除,新建立自己的工作分类和生活分类。然后记录时间开销时,时间记录的最小时长设定为5分钟。金额就是分钟数,之所以不使用小时数,是有小数点,不方便计算。这样统计的需求就解决了。自己可以每日、每周、每月、每年、任意时段进行统计。太强大了。而第二个问题也在建立2015年生活账本的时候一并解决了。

2.5 随手记的优点

至此2015年工作部分、生活部分中大部分事物都有相关的时间记录。每天时间记录的时间精力成本也不高,每天花费5-10分钟在随手记软件中记录自己工作和生活的事情。工作部分的时间开销仍然是先记录在小本子上,然后晚上回家整理导入随手记。生活部分的时间开销就随时记录在随手记中。

对于自己的日总结、周总结、50日总结都有相关的数据支撑。并且统计相当方便。只需要设定好开始时间和结束时间,就能看到一级分类和二级分类的统计数据。为自己的总结打下基础。并且2015年的日总结、周总结、50日总结也因为有了时间开销记录,从而在回顾模版上做出了更新。全部事物都有数据来说话。非常棒。

2.6 随之而来的分类问题

但是2015年的时间开销记录有一个致命的问题存在着。就是在时间开销记录时,自己并没有认真梳理自己的工作分类和生活分类。可能意识上就欠缺了对分类的思考以及分类对于时间开销记录的影响。

由于是新建立的时间开销记录习惯,于是就本着来一件事情,就记录一件事情,没有相关分类可以放入,就马上新建一个分类放进去。这样的思路直接导致到2015年下半年,自己的时间开销记录的分类简直是一塌糊涂,惨不忍睹。

由于在随手记中如果要调整一级分类和二级分类的结构,需要将下属所有时间开销记录一并移除后,才能对分类进行删除。管理相当麻烦,于是一拖再拖,就盼着2016年重新建立新的分类。

三、分类后的时间开销

3.1 跟着马博士学做分类

参加永橙老师的年度目标课程是在2015年年中就已经确定的事情。年底报名后,马博士组织的第一次讨论就是关于分类的思考。真是太懂我的需求了。认真对待这次分类思考。因为分类的问题已经困扰自己大半年的时间了。此时不努力更待何时。

最开始的分类是在马博士的基础上修改的。原则就是全分类,将自己所有事物都能放入一级分类和二级分类中。

3.2 时间开销记录中分类的思考

分类完成后,思考着将这个分类导入到随手记中,就会一定程度弱化工作部分,原本2015年度工作部分的二级分类消失了,只有一级分类。这样不利于自己在工作方面进行分析总结。因此2016年的时间开销记录仍然在随手记软件中建立两个账本,一个是2016年工作,另一个是2016年生活。相关的分类重新进行思考和梳理。

工作部分时间记录分类是在回顾2015年所有工作部分时间开销记录的基础上,重新思考整理出来的分类,如下表所示:

生活部分时间记录分类在回顾2015年所有生活部分时间开销记录的基础上,再参考其他小伙伴的分类整理出来的,如下表所示:

3.3 新建分类的好处多多

建立好分类后,立即导入随手记中开始试用。试用后突然发现整个人生都清楚了。感觉工作和生活都棒棒哒。

3.3.1 分类完整后的从容

首先是全分类让自己的工作和生活更加从容。2015年的分类其实不齐全,许多分类都没有在随手记中出现。潜意识中自己在做这些没有分类的事情时心态是着急的、认为是不重要的。潜意识中自己就告诉自己这些事情做了,也不会被记录下来,这些事情不要做或者尽量少做。

而现在新建的分类中已经包括了绝大多数的事物分类,做任何事情都能纳入到自己的时间开销记录中,这些事情都是记录下来成为自己的历史,不会再遗漏了。所以现在做任何事情都能从容面对。

3.3.2 分类完整后的总结更新

分类完整后,自己的日总结、周总结模版进行了更新。思考了日总结、周总结的载体形式。日总结采用纸质的方式,有利于自己在用笔书写的时候细细思考。而周总结采用电子化的方式,有利于在周度时长上进行统计总结工作,并衔接月度总结,为月度总结和年度总结打下基础。可参看在简书上的发布的周总结文章。

3.4 分类的思考

分类是一切管理的基础。这次全收集后的分类已经比2015年的分类好太多了。但是没有2015年全年的记录基础数据,也不会有2016年的整体分类系统。不要妄自菲薄之前自己看似笨拙的努力,那些都是自己一步步用脚丈量出来的迂回小径。只要有努力的方向,奋斗的目标,一切之前看似一败涂地的偏差、失误、错误都是下一步成功的坚实基础。

2016年的分类也不是完美的,之所以为2016年就是表明分类是有时间限定的。当下的分类适合自己,过几个月后,自己的分类又会有新的变化,到时再修改完善就可以了。只要当下的分类是满足自己前进的步伐就没有问题了。

四、目前的时间开销记录流程

最后再梳理一下目前时间开销的流程。时间开销记录分为两个部分,一是2016年工作部分时间开销记录;二是2016年生活部分时间开销记录。

4.1 工作部分时间开销记录

工作部分时间开销记录目前仍然是使用随身携带的小本子来记录。按照时间的先后顺序手写记录下来。下班前将各事项的时间开销时长统计出来,并合并相同的事项,导入在随手记中的“2016年工作”账本中。最短时间跨度为5分钟。


工作部分一级分类

在工作部分时间开销记录中,曾经自己想要更加的精确。很多临时突发事件,比如接电话、主任临时找谈话等事项都一一记录下来。现在基于方便管理的情况下,如果临时突发事件不超过10分钟就不记录,尽量将事情简化下来。毕竟工作部分的时间开销记录的目的是为了更好的记录数据,并分析总结。自己能够把握大体工作走向就行。

4.2 生活部分时间开销记录

生活部分许多事情都不是固定在某一处进行的,不可能随时手边都有一个小本子来手写记录。所以自己的生活部分时间开销记录是随时使用手机在随手记软件中记录下来。随手记软件中有快捷方式可以设置,因此在设定好后记录本身是很快速的,轻松的。

生活部分一级分类

如果晚上在家中,仍然会先记录在小本子上,然后导入在随手记中的“2016年生活”账本中。最短时间跨度为5分钟。

4.3 其他部分时间开销记录

其他部分的时间开销,主要是睡眠时间,这个部分因为有小米手环的统计,自己就不用担心了。只要每晚记着带小米手环就行了。其余的时间,比如走路、日常吃饭、洗漱、小便、放空等时间,因为没有记录下来的目的性要求,所以都没有放入在时间开销记录中。如果那天自己想关注这些方面了,就会规定自己放入时间开销记录中去。一切都基于自己的目的。

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