「46」如何做周计划、月计划?

好久不见了。本文讨论的是做周计划、月计划的方式,主要针对的是知乎的问题: 如何做周计划、月计划? - 知乎,感兴趣的可以点开看下,如果给我的答案点个赞什么的就更好了。当然在本文点赞我也很高兴。

相对于其他人而言,马驴我的方法最大特点是「数码化」,也就是尽可能不使用纸,主要在电脑和手机上完成。同样的在这里分享的关于月计划、周计划的方法时也是不用纸的数码化实现方法。

本文将从以下角度展开:

  1. 制定计划的目的
  • 工具
  • 月计划的方法
  • 周计划的方法

好了,我们开始吧。

1、首先我们应该知道「制定计划的目的」。

为什么要做月计划、周计划?

这个问题也许很多人有自己的答案,但马驴我认为有执行力的答案应该是「为了更长期计划的有序执行」。因此,在进行月计划、周计划之前,我认为还是需要完成「年度计划」甚至「五年规划」之类的长期计划(本文后面简称为长期计划)的。
可以说,长期计划是月计划的前提;月计划是周计划的前提。

不同时间尺度的计划,需要不同的详细程度。

长期计划的详细程度「够用」就行。从个人实用的角度来说,这些长期计划显然不需要像国家计划那样详细,只要知道大致做到什么事情就够用了,或者是想要做到什么,想要实现什么之类的。没错,长期计划的关键是「够用」。足够指导自己做事情,确保自己不偏离大致方向就可以了。有很多方法可以帮助我们完成年度计划,然而这不是本文的重点所以这里不展开叙述。暂且假设已经有了一个基本的年度计划,大体上知道今年需要做什么事情了。然后,粗略估计这些事情需要做哪些辅助项目,这些辅助的项目大概在什么时间完成。

举个栗子。如果年计划中有一项是「赚一个亿」,那么支撑项目可能就会包括「开公司」、「学习企业管理」之类的,然后开公司作为一个项目,后面又会包括很多子项目子任务什么的,那就需要更细致的分解了,但可以在这里规定开公司大概在哪个月份,或者哪个季度完成。

月计划,需要对年计划进行承接和细化。根据长期计划中的粗略估算,考虑本月可能与哪些项目有关,在长期计划那里再细致地调整一下,然后将本月需要做到的事情找出来,单独在这里完成。可以说,月计划主要是完成「从粗略目标,到项目进度」的转化。

周计划,相应地也需要对月计划进行细化,而且考虑到每天做计划并不合适(虽然有日计划,但效果不理想),所以往往要与实际执行进行衔接,因此一般来说周计划需要具体到任务的级别,完成「从项目,到任务」的转化。

另外,做计划和做总结也不一样。

所谓做计划,关键是目标的细化、项目的分解、任务的管理,简单来说是「设计」一个连接现实与梦想的桥梁。

而总结,是对比预期和实际的差距,是分析一下以前的计划和实际的执行到底差距在哪里,为什么出现了这样的差距,以后怎样改进,就好比是「检查」一下我们的桥梁做得怎么样了,出了什么问题。也许有的总结会包括下个阶段的计划,但是实际上这两个应该是分开执行的,即使写在一起,也是完全不同的两个思维体系。

本文包括的做计划,指的只是上面「设计」的那个环节。

2、推荐一些「做计划的工具」

需要承认的是,工具决定了思维方式。所以马驴我一直特别重视工具的选择。这里简单推荐一些计划和执行阶段的工具,各位可以先准备好这些工具,然后一边阅读后文的方法,一边实践之。

(1)计划阶段的工具:推荐 在电脑上 使用思维导图。

计划阶段的最大要求是,随便书写,层次清晰,无限分解,便于拖动整理。满足这些要求的最理想工具就是「思维导图」,另外,使用 Doit.im 勉强可以,但不如思维导图灵活方便,个人感觉用思维导图的时候大脑超级灵活,在 Doit.im 里面就有些受限制,所以这么多年来都基本上用的是思维导图。马驴我最喜欢用的是 freemind (PC 免费软件),另外也有 Xmind 之类的可供选用。另外,我也尝试过 Excel、Workflowy、幕布 等等工具和实现方式,但相比之下还是 思维导图 最好了。

为什么要「在电脑上」呢?手机上虽然也有相关软件,但是屏幕小而且输入也不如键盘方便的话,整体思维的灵活性和相关性就特别受限,做计划的效果就不理想。而且本来计划就是每周一次嘛,周日挑个时间坐下来安安静静地用一会儿电脑还是不难的。

(2)执行阶段的工具:推荐 在手机上 使用清单类软件。

为什么要说执行阶段的工具呢?因为计划阶段最终要与执行阶段衔接,尤其是周计划,所以在这里说到这个工具,后面会很容易展开叙述。

然后说下推荐的清单类工具。推荐的是 滴答清单(Ticktick)、Doit.im、奇妙清单、Any.do 等很多都可以,亲们习惯哪个用哪个就好,我目前最常用的是滴答清单。这样的工具需要能够安排按日循环的任务,还有未来的任务,最好能支持项目和子任务,这样看起来最方便。

为什么强调「在手机上」使用?因为执行的时候并不总是守在电脑前面,所以为了随时查看任务、随时完成任务并打钩(打钩很爽的),当然用手机是最合适的了。

3、月计划的方法

终于到了这里啊,前面铺垫真是有够累的。
月计划,马驴我是按照以下结构进行的:
1)特殊日期;
2)重复任务;
3)本月项目与任务。

具体来说是:

(1)特殊日期:

在这个部分,我会列出本月需要注意的特殊日期,比如重要的人的生日、重要节日、纪念日、重要工作截止日之类的。
用自己喜欢的方式,简单地按照时间顺序列出来就行了,比如我就是直接在思维导图里面列出来的,作为「特殊日期」的子项,一条条列举下来即可。只是起到提示作用,比如安排计划的时候考虑这些日期的影响就行,一般不需要额外做什么。

(2)重复任务:

所谓重复任务,通常包括跑步背英语吃药刮胡子之类的各种乱七八糟的事情,不过,像吃饭洗澡之类的习以为常的就不需要作为任务写在这里了,毫无指导意义写了白占地方,还会干扰我们处理真正需要关心的任务;
这里需要列举的是还没养成习惯的,有记录价值的事情。比如跑步一百天啊,每天读英语啊,每天朗诵,每天练嗓子之类的都是适合写在这里的。有点像是需要「打卡」的任务。

除了列举出来以外,还应该规定每个重复任务的重复周期(每几天做一次,或者每周完成几次)。最好用一个自己喜欢的方式实现统计,比如纸笔的画表格,或者电子的Excel,都可以,这种记录非常简单,而且不是本文重点,所以怎么舒服怎么来就行了。比如我常用的方法可以查看我以前在简书写的这篇日志:日循环任务的简单提醒方法 - 简书

(3)本月项目与任务:

虽说是项目与任务,但实际上在做计划的时候,按照项目与任务分别列举是不自然的,而且也是没有执行力的。有执行力的正确方法是按照不同角度的相关性划分,简单来说就是按照不同的角度,逐个做计划。

比如我常用的角度包括:电力专业(因为是老本行)、业余提高(为了梦想)、社交、阅读等。按照这几个大类,填充所包含的项目与任务,并进行系统组合。这样将相关的放在一起考虑,很容易找出比较系统的方法,并实现互相促进。

另外,需要根据个人能力确定最重要的几个事项,比如规定某三个项目是最重要项目,标记为「高优先级」,本月就算其他全都失败也要保证这三个完成。这一条虽然看起来怪怪的,但实际执行的时候却相当重要,在此推荐。

4、周计划的方法:

周计划很多地方与月计划是相似的,但考虑到周计划是直接与每日执行相衔接的一个环节,所以里面也有很多需要特殊注意的地方。具体如下:

(1)周计划的基本结构:

周计划的结构和月计划采用一样的即可,包括「本周的特殊日期」、「重复任务」和「本周项目与任务」,然后特殊日期用列举法,重复任务用列举+重复周期法,项目与任务采用相关法实现细化分解。

(2)周计划的执行:

周计划最大的特点在于直接与每日行动衔接,所以周计划应该完成从项目到任务的转化。这里的任务应该采用「有行动力的表述方式」,包括完成日期、预期用时、完成程度。因为精细到这样,有助于确保理想的执行效果。

比如之前可能说的是「回答知乎问题」,那么这里就要具体到「周三以前查完相关资料,完成思维导图的整理,预计用2小时」、「周六以前完成答案的写作,预计3小时」之类。

挑选本周最重要的事情。很多人管这个叫做「吃青蛙」,差不多,总之是选出最重要的若干件事情,一般设定为三件事,优先处理,其余的叫做「蝌蚪」,填充空闲时间处理。

然后,根据周计划,填充到执行工具中,比如 滴答清单、Doit.im 或者 Any.do 之类的。

其实,周计划并不是最后的计划,还可以采用类似于每日回顾或者晨间日记的方式进行「日计划」,但从整体性和可行性上来说,日计划采用挑选任务、确定优先级的方式就差不多够用了,指望每天都回顾总结并细化,在实践中其实是缺乏可行性的,而且门槛太高,很难坚持。所以将功夫用在月计划、周计划,其实是很不错的选择。马驴我在这里推荐我的方法,希望对各位有些微的帮助,另外如果有表述不清的地方或者不合适的地方,也请指出,让我们共同进步,谢谢!

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