GTD和空闲

本周学会了一件事:有适当的空闲,才能用好GTD。

之前我因为工作任务的缘故,相当忙碌,相当急躁。总是用不好番茄土豆、todoist、calendar、team之类的GTD工具。现在分享一下,为什么有适当的空闲,才能用好GTD,以及这些GTD该怎么用。

为什么要有适当的空闲,才能用好GTD?
因为时间和任务管理,本质是一种怎么编排工作的思考。如果你没有思考的机会,总是被动地忙于处理事情,那是没有可能性用好GTD的。如果任务太多,说明工作安排不合理,不是你自己做不好,就是领导派活儿有误;如果忙碌的时段过多,那在长期看来,是不会有好结果的,因为你的疲惫会影响效率和心情,导致恶性循环。

GTD的维度
很多人或许任务GTD使用一个工具足够,实际上不是。举例来说,calendar工具就是个日程表,基本反映不了项目维度的进度,以及事情的优先级。team和trello工具是项目管理板,但是又不能很直观的反映每天的任务是在做神马。todoist就是个备忘录,番茄钟不过是个强迫自己干活儿的钟表。
那好,如果你既需要以项目为维度安排任务,又需要每天的日程编排,还需要番茄钟来保持工作效率,还需要todoist提醒自己别忘了神马,该怎么办?目前看来,单独使用一种工具是满足不了需求的,或许我可以考虑做一个web和app应用满足这个需求,但那是很久以后的事情了。

那么如何使用这些工具配合工作呢?
《无压工作的艺术》里提到了一种工作方法:工作篮。todoist很适合当工作篮,作为第一道分拣工具。然后使用team或者trello把工作篮的任务分解细粒度,再用calendar工具把细粒度的任务安排进每一天。在实际执行的时候,使用番茄钟来控制工作效率。
是不是觉得有些复杂?
使用好这些工具,本身就挺复杂的。所以我考虑做一个app,把功能集合做掉。todoist的功能就不用说了,简单。番茄钟的功能也简单。那么值得做的就是把trello和calendar结合起来。在trello安排工作任务的时候,代入时间功能,导出calendar日程安排。

还有一点,建议GTD不要用在琐事上,人的精力有限,如果把几点起床都安排进GTD,只会浪费时间,导致注意力分散。这些日常琐事,用其它工具来控制就可以了,即便哪天没做,也不影响大局。我用成就清单来控制每天背单词和作息时间,做好了加分,可以购买欲望,做差了没有得分。这样也就避开了安排琐事的问题,即便哪天没做,也不需要有心理负担,不过是没有得分购买欲望而已。

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