【悦读】{搞定I}GTD的探索之路

GTD(Getting Things Down)即时间管理

我和众多身处屏幕时代的朋友一样,在联网的时候精力涣散,而断网的时候,却心念联网。

精力涣散的原因,不外乎就是各种新闻广告吸眼球,数据算人心,美女满屏飞,头条随处见,提醒随时弹,手机随时亮……
想必人人都体验过被这些元素所叠加的感觉。

仅仅是效率低下,还不算什么,关键是效率低下后会引发焦虑。而焦虑会让效率更低。(中间省略了很多负面的效果)
这种状态通过不断地循环,最终你会形成习惯,彻底退出效能界。

不瞒你说,在GTD领域,我一直在探索。
也不瞒你说,在一番又一番的探索后,虽然我的习惯有所改变,但我的效率并没有从本质上得到提升。

早期时,微课,干货文我学了不少,但实践起来,不是缺斤少两就是打渔晒网。
中期的工具效率件用了不少,但是工具本身不是办法,而是基于原理的方案。而原理,我仅仅略知一二。
后期我开始进行日记周记的更新迭代,日清周清等的检查核实。但这种行为更像是一种仪式感,而仪式感的作用,是为了仪式的开展。

但问题来了:没有仪式,要什么仪式感?


我总结了我GTD提升效率低下的主要原因,即:学的东西是碎片的。这些碎片是各大GTDer从各自的GTD系统中拆出来的经验和精华。
但是,要用这些碎片拼凑自己的GTD体系,似乎就像是绣花枕头,表面上看,各种高逼格软件齐齐亮相,而实际上其作用也只局限于绣花本身。
要的是枕头,最后却得到了一块布,不管布多美,料多好,它终究不是枕头。

在这种背景之下,我自信地以为我能把GTD效率软件玩出自己的花样,从零到一,开发出新的模式……所以我倔强地不去进行主题阅读。

可惜还是太年少了。
不进行主题阅读想掌握GTD,是可以的。

但是,时间上要花出去几倍有余,并且效果未必会好。
而像我这种至靠意志力办事的人,想自己玩出一套花样,好比白日做梦。

是的,出来混迟早要还的。
在GTD领域也不例外,想要掌握GTD,没有捷径可走。

而这第一笔要还的债,就是主题阅读。而主题的第一步,就是《搞定I》。

此文的标签虽然是悦读,但读这本书本身真的是相当辛苦。虽然整本书围绕一个系统展开,结构相对清晰。

但是我读起来经常感觉一团混沌,在阅读过程中很多概念和理念不清晰。
全书读完用了差不多两个周。而反复咀嚼其中的文字,又用了一周。

在反复研读后,我做了这个粗浅的笔记感悟。

之后,我将进行第一次较系统的工具实践。之后继续进行GTD领域的主题阅读(书单:《搞定I》、《奇特的一生》、《时间管理》、《番茄工作法》前面四本已经看完,《津巴多时间心理学》、《结果第一》、《暗时间》、《小强升职记》、《把时间当做朋友》、《一分钟能做什么》、《掌控自己的时间与生活》、《三十岁前的每一天》、《时间管理幸福学》、《天天25小时》、《战胜拖拉》、《你一年的8760小时》。)

最终在时机成熟时,将进行GTD的大主题分享。并配上GTD软件的使用干货。

下面回到正题。


一、背景

想追求高效率的人,其大部分是知识性工作者,知识性工作者在工作时,没有明确的量化的方向和结果。
要完成一篇设计,完成一篇文章。但是设计出什么,写出什么,到最后作品完成前,将不得而知,也无法控制。

长期处在知识性工作中的人,因为连工作本身长期无法量化,导致工作者无法固定自己的工作时间,也无法如设想的那样进入固定的工作状态(高效忘我的工作模式)。
在时间的积累后,会或多或少地感觉到之前的时间没有发挥好优势,于是开始自责,开始焦虑。

但自责焦虑,无法从本质上突破这种循环。

回想一下自己最爱的借口:明天有一早上的时间完成这个计划!不急不急,明天搞定。
我会爱这个借口,是因为这个借口告诉我了一个事实:明天早晨我会完成这件事。

我想到自己能完成,所以开心。虽然经常不能如期完成。

逻辑回过头来看,似乎表明了一个道理:只要完成了计划,你就能喜悦。

种一棵树最好的时间是十年前,其次就是现在。显然对我而言,旧的工作模式已经不再适用。之所以要完成GTD的突破也是因为自己想淘汰旧的模式。

是的,是时候种树了。

那为什么在探索使用了多款产品,吸了很多干货后,这个模式仍然不好用?
因为我根本不相信它。

我不相信我能够将一切事物都放在它身上,然后将自己从无限的事物中解脱。

不相信它,导致了GTD体系的低效能,所以不管如何折腾,如何打扮,它都天生残疾……

GTD的核心是相信

你相信它,它就能回答一个甚至在梦中也会困扰你的问题:现在我到底要做什么才说得过去?

我们做事,往往是根据灵感和直觉,而这种感觉,导致了当今拖延症的泛滥。经过我的观察,只有少部分有好习惯并积极主动的人,拖延较少。其余大部分人,在DDL到来前,表现得肆无忌惮。

为了让灵感更加合理,GTD这个指南针绝不可少。

当然,有一种人可以突破这种循环——日程表全部排满,显然根本不用问自己要做什么就已经开始进入下一个事件之中。

但对我而言,在成为这种人之前,显然得先完成GTD体系的建设。

二、优势

GTD有几大优势。
1.模块化
GTD体系是由多个步骤组成,在这些步骤中,只要完成任何一个,都可以对自己的生活产生积极影响。

2.激励性
GTD一旦开始运作,你就能看到效果,这种效果完全符合成就感心理模型。所以GTD天生自带激励。

3.承诺
你要相信GTD,也就代表你承诺你相信它。一旦有了这种承诺,GTD就不会再背叛你,除非你长期作出背叛它的行为。

4.由下而上
传统的人认为,由上而下的体系是符合全局的,是通向远方的。
这种意识没错,人人都认同,但是,存在一个事实:有下才有一切。

完成下的同时,上才能称作上。否则,也只是白日梦罢了。

5.外脑化
GTD这种软实力,不用存在大脑里。
你将一切放到体系中后,根本不需要自己进行过多干预,整个体系就能自动运转。时刻回答你该做什么的问题。

6.适用性
不论你是何种人,GTD体系都是适用的。甚至是对非知识性劳动和之前提到的满日程人士。

7.不过时
GTD是不过时的,虽然其表现方法会不断更新迭代。但是,人总要完成一系列事情。而完成事情,就有更具效能的方法。

三、 GTD建设

S1.通向从容

时间管理的目的是为了通向从容。
从容地知道现在要做什么,等会该做什么。
从容地面对生活中的一切事情,如同平静的湖面。
哪怕偶尔有石子落入湖面,也只是简单地泛起涟漪,随后又是平静如初。

而通向从容的根源,就是做到真正相信你的GTD体系。

正如背景所提到的那样,在我的个人管理系统存在缺陷,外界干扰过多,而个人标准却不断提高的情况下。大局观,意志力,自控力等元素无法稳定长期地发挥可靠的作用。

很多时候,人会产生想看书,想锻炼,想学习等和自我成长有关的活动。但是回过头来却往往会做与成长毫无关联的行为。

因为趋向成长的心在作祟,所以会随之产生很多事情。
这些事情得不到解决的话,它们就会悬在头顶。久而久之,人就会变成一只温水青蛙。只有意识到不对劲的时候,才会跳两下,然后再次落入温水。
而因为不知道做这件事的结果如何,不知道下一步行动是什么,能做的只剩下焦虑。并等待着下一次挣扎后的完美落水。

悬在头顶的这些事情不推进的话,会一直卡在你的脑海中,大幅度降低你的效率。
而当你想从全局去解决时,又因为事情复杂无比,让你根本无从下手。

很多GTD方法推荐将事情放到清单上去,随即也产生了很多清单软件,清单工作法,便签法等。
但放入清单仅仅只是降低了大脑负荷,它从未将事情彻底从脑中清空,也无法推动事情的发展。
对于个人而言,能控制的事情仍然能控制,而不能控制的事情还是无法控制。

人无法将时间变多,也无法同时处理庞大的信息量。
想对事情的优先级进行把控,却因为突发的事件而不得不打破节奏。

而这一切的根源,是系统出现了BUG。


生活其实不必是这样的苟且。

很多悬在头上的事情,其实只需要两分钟就可以完成(比如清空垃圾,发送短信,记录信息,拍照留存等)。而一旦完成项目和任务,随即就能收获成就感,体验到无比的自信。这种进步随时有可能发生,并已发生过无数次。
时间虽然不能变多,但时间如果变得高效的话,相当于多出几个小时。
为了达到更高效的状态,从温水中彻底跳出,需要完成系统的进化。

下面,便正式地开始说这个关于GTD系统的进化。

整个系统,可以用三句话来概括:
(1)用某个工具收集所有事情。
(2)将事情进行加工,明确下一步行动。
(3)回顾更新,加强工具生命力。

完成了这三步之后,工具将演变成系统。

别小看了这三步,一旦你将所有事情放入工具中后,你就能做到真正意义上的放空大脑。
你每天只需要简单的十分钟时间进行系统整理,就能保证你当天的日程和计划能够在脑外进行运算配置。
几乎在任何时候,你都不需要去进行不必要的纠结:我忘了什么?我要做什么?

这个工具会准确地建议你,现在是北京时间十九点,你到底要做什么。
而这个建议,是尽可能符合你当下情况所作出的。

但是在完成这个建议之前,有很多东西需要完成。

首先要确保一切的信息和事物都收集在一起,因为只有全部收集,你才会信任它,放心地让其管理你的主要事项。(很多人已经或多或少地使用过清单或者其他效率工具,但是仍然因为没做到信任而如温水青蛙。)
同时,收集的一切都要进行加工。必须理清每件事,每个项目到底是什么,为什么。
之后,再将完成这件事的程度进行划定,定义完成结果。即事情在完成后,到底是什么情景。

知道这一切后,你便可以在很轻松的思考后,将需要进行下一步行动写进系统。剩下的,就是在你需要进行下一件事时,打开系统。

是的,你只需要不断打开它就行。

动一动手指。
仅此而已。

S2.体系全貌

我用visio做了个GTD流程图。

蓝色框内的区域,代表体系中的几大节点。事件或是材料等就留在这些节点之中。通常这些节点会用清单来表示。
黑色框,是执行推动项目时的必要行为。

现在先进行总体说明。

可以清晰地看出,一开始无数的想法经过GTD体系过滤后,最终变成了行为。
一旦达到完全信任GTD的状态之后,想法便不会一直纠结于你的头脑中,而是以某种形式停留在所有的蓝色节点区域内。(材料、下一步行动、或是资料。)

而这所有的蓝色区域,相当于是你的外脑。

为什么在个人软实力中,时间管理能力如此重要?
因为真正做到GTD化的生活后,你就比别人多了一个外脑。

从今以后,你的效率将会得到本质上的提升。
从宏观角度来看,你更少地陷入纠结内耗之中。换个角度来说, 你比别人多了一些时间。

转化的整个过程主要有六大步:

1.收集


将材料收集到系统的收集箱中,称之为收集。
在当今,收集行为已经可以做到在任何时候任何地点进行。只要你有手机,你便能用各种你喜欢的方法,将想法保存进入某个APP。
只要你有纸笔,你随时可以写下你的想法。
而很多GTD效率软件,已经做到云同步,只要你在手机进行输入,便已经在你的整个电子GTD系统埋下材料。

收集是GTD的第一步,只有将东西全部收集起来,才能说保证系统囊括你目前的一切。
没有全面的收集,就绝对无法有全面的行为指南。
没有全面的行为指南,就意味着你无法完全信任这个系统。

收集时,有几个领域不需要投去过多的关注:日用品、常用资料、装饰品、办公品。
这四大领域对于一个人而言属于常备区域,常备区域是非常容易陷入混乱并处于时刻更新的状态。在这种情况下,要给这些材料下一个定义,显得相对多余。

收集,是面向其他一切领域的收集。
第一次收集,往往非常耗费时间。因为生活混乱得甚至连你自己也需要很多时间才能厘清自己到底有多少材料。

一切领域,即事物和虚拟物。即你能触碰和感知的一切。
摸到电视机时,随即想到你需要买一个网络机顶盒,于是“网络机顶盒”作为材料进入收集箱。
电脑开机后,看到电脑桌面一团混乱,随即想到你需要整理桌面,于是“整理桌面”作为材料进入收集箱。
当你把近乎所有的“随即想法”全部从你的大脑中榨取出来后,你的大脑RAM就算暂时清空了。

2.理清

理清材料,明确材料的定义、价值、成本等等一切你所关心的因素。
经过理清阶段后,你的收集箱应该是空白状态。
它们会因此准备进入其他蓝色节点。

理清面对的是“需要做”这个判断框。
理清的核心作用,在于判定材料的价值。

材料到底需不需要现在着手进行规划,或是等到未来再进行?
刷朋友圈,看到朋友秀了美食,我想要去吃一下,于是进入未来区域。

这些材料是否可以作为某个行动或者是项目的备用资料?比如你在做项目时收到了一封邮件,邮件中有很多建议。这些建议显然是无法被全部当做行动执行的,但是它们对项目会有很大的帮助,这种时候,这些材料就会进入资料区。

材料是否没有太多价值而可以直接丢弃?
比如你的愿望清单中有一个吸尘器,但是你发现这种愿望更像是一种冲动的不理性的消费,所以在理清阶段时,直接丢入垃圾箱即可。

垃圾箱需要定期清理,否则垃圾箱会爆满,不知不觉地从外脑转移到你的RAM区中。

3.组织


组织是整个系统的核心环节,通过组织之后,在材料和行为之间建立桥梁。
组织面向的是"确定下一步行动","项目","两分钟完成","延时"等几大和行动直接相关的模块。

组织行为,是直接面对蓝色节点区的。而整个GTD的可靠性,直接由蓝色区域决定。而每个蓝色区域必须保证界限明确,不可又是日程又是下一步任务,更不可又是下一步行动,又是将来也许。

到底是做项目,还是先留存,到底是马上完成,还是指派他人,到底是归入日程,还是留到下一步?到底是从资料中抽取部分资源还是从将来区域中将事情转化为下一步行动?
项目中的部分行为在当下是否可以拖入垃圾箱?是否可以开始指派他人完成一些项目元素?
这一个个问题的答案,都要由组织来完成。

组织有非常多的技巧,在整个人类历史上,为了将行为做得更好更符合真正的价值观,已经有无数的人开发了无数的方法。比如各类宗教,各种思想,各种方法,各种规划,各种咨询。
每个人去完成近乎相同的事情时,绝对是以不同的姿态。要给出一个明确行动的准则,似乎不可能。

在这里简单地从书本出发对GTD进行一定的阐述。(这些观点可能非常片面,因为目前我还没完成GTD主题阅读,同时GTD实践还存在很大的问题。)

三大组织技巧:

(1)关系控制
关系控制,是基于时间、精力、情境、重要性的控制。

似乎这是句废话。但是,问题在于万物皆有惯性。
一旦有惯性就意味着你在做一件事时,虽然精力随着时间的推移已经大大下降,但你仍然马不停蹄。最终当事情完成后,你的精力已经透支。随之而来的,就是效率大幅度的降低。

而要克服这种惯性的最好方法,就是在事前加以控制。
就好比在开车时,为了防止惯性带来的伤害而提前系上安全带一样。

事前控制,就是基于时间、精力、情境、重要性的控制。
将下一步行动中加入这四大属性,当你处于高度疲惫的时候,看低效能清单,当你有一大段时间时,看大宗项目清单,当你处于地铁时,看地铁行动清单。

是的,这里出现了三个属性:时间消耗,情景,精力。
而能在工具中加入这三个属性的软件在这里就淘汰了一大半。方法和玩法在这里提升了很多,不难看出,在GTD体系中,类似的定制可以非常非常多。所以整个GTD至少需要一年的时间才能成熟。

(2)六大视野
在刷知乎和看干货的时候,我发现了很多人的笔记系统或是某个系统中存在以这些名字命名的文件夹。类似的还有五万英尺、三万英尺、两万英尺等类似的表述方法(实质一样)。
他们都简单地说了在这些模块中要装什么,但是我之前看得稀里糊涂。终于在这里得到了解答。

a、五楼视野——原则
你要做一个诚实的人,那么你会撒下一个谎么?

b、四楼视野——愿景
你想在五年内成为一名成功的奶爸,那么你现在的行为该是怎样?

c、三楼视野——目标
在今年,明年,你要做什么?

d、二楼视野——职责
你是什么身份,你现在有什么临时的身份?

e、一楼视野——项目
现在你在做什么项目?

f、地面视野——现在
你在苟且什么?亦或是你在干什么?

(3)事件三分类法
a、计划任务
即下一步行动清单中的任务。

b、日程任务
理论上在某段时间会发生的事情,比如今天上午十点的会议。

c、突发任务
任何人都会遇到的任务。

其实在选择行动时,不论你是否采用GTD,你都是基于第六感。
GTD无法代替你作出决定,它只能给你最合适的指导,并降低你思考行动的难度。

但是,一旦你在三天内不对GTD进行整理,你的GTD将完全过时。这就意味着,GTD无法提供建议,而你也再也不会相信它。

所以组织对于一个GTDer来说,是一件要做一辈子的事情。
起码是在你选择GTD和彻底过上高效生活之前。

4.回顾

回顾是针对的是已经完成的几大节点区域(蓝色背景)。
这几大区域,构建了你高效工作的网络。你需要周期性地进行回顾,以确保在下一步行动、项目和委派他人之间,在保持良性的运转。
并同时优化你的GTD体系,在其中加入GTD-DIY模块。让你的系统更加适合于你。

同时,一旦将近乎全部事情都放入体系中后,GTD体系会变得异常庞大。
在这种情况下,如果不进行回顾,对全局的把控度将会大大降低。

通常的建议是每周进行一次整体回顾,对所有区域内的内容进行浏览调整。

5.执行

说了那么多, 其实是为了执行行为的顺利完成。
一切GTD的最终效果,都是体现在执行本身。

毕竟,完成一件事,靠的只能是执行。
如果不去执行的话,GTD本身将不复存在。

这里要注意的是两分钟能完成的事情,马上去做,不许要拖延。
而其他事情,根据自己的直觉行动即可。

而一旦GTD出现停滞而让你不信任时,不要气馁,更新它即可。

任何一个人在有了GTD体系后的执行力,将会大大提高。因为在这一件件事情背后,是你的愿景和目标,是你的职责和任务,还有你那无数完成事情后的喜悦!

6.控制

控制阶段,是为了GTD体系更顺利地开展。
你可以使用一切工具,加入一切你觉得合适的元素。
当然,这都是建立在一定GTD基础之上的。

从底层开始,逐渐一步步向上梳理。
最终你会发现任务等等在自然地情况下顺利完成。

以上就是整个体系的运转全过程了。
很明显,这六个步骤在大部分情况下是分开进行的。并且也只能在分开进行时,才能发挥更好的效果。

希望我能大致说清楚GTD到底是什么。


我万万没想到本文会突破七千字……也从未写过如此长的读书笔记。
因为写作计划大大超出了预期,你会发现后面的分享内容非常糙。

《搞定I》作为GTD的鼻祖,的确值得写更多。但更应该留在主题阅读之后。

GTD从来不是一件能够速成的事情。相信任何一个接触自我管理的人,或多或少地都会触碰GTD领域。而一般形成靠谱的个人体系,需要两年。

但也没那么悲观。
其实只要养成GTD中的任何一个习惯,都会或多或少地对成长产生积极作用。

其实每个人都在追求更高效的生活,都在为焦虑而抗争,为拖延而烦恼。
这些行为,其实也就在探索和建立个人GTD系统。

虽然它很难,但它的确值得相信,并托付终身。

希望我能通过不断实践,最终建成Blarmer' GTD sys。
同时也希望见到Your GTD sys。


End.

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