商务写作的武功心法——清晰表达的技巧

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写作过程是逻辑思考过程,如何写出具有逻辑表现力的文案?如何组织语言、清晰表达呢?组织语言、表达清晰一方面需要掌握“信息”和“主题”两个基本概念,另一方面要掌握一些表达技巧。

一、掌握信息分类、灵活运用

信息是清楚地表现出主语和谓语关系的句子,构成文案的零件。信息分为记述信息、评价信息和规范信息三类。

记述信息是描述事物情况或现象,不涉及好坏。公司今年的销售额是二十亿。例如没有好坏评价。评价信息包括记述信息,与记述信息不同之处在于需要判断好坏。例如公司今年的销售业绩非常棒。规范信息是事物应该具有的状态或应该采取的措施,标准表达是“应该怎么样”或者“应该怎样做”。例如公司应该并购竞争对手,应该继续降低费用。

根据不同需求灵活运用不同的信息类型。比如要表达自己的主张,作者建议采用记述或评价信息往往比规范信息好,比如你想催客户做决定,你给她说你应该如何如何,不如说你如何如何做会怎样怎样,这样评价信息表达效果会更好。

二、主题

主题是信息的高度概括,限制信息的内容。但主题不是信息,不是句子,而是短语,标准表达为“关于什么”。主体与信息结合可以瞬间提高理解度,比如关于本产品的优越性,产品的优越性是主题。让接受者提前对接下来的信息内容有心理准备,节省接受者心力。

(一)多用主语加不及物动词、表达顺理成章

在句子结构方面,尽量使用主语谓语清晰的主动语态的句型,作者总结出如果让接收者多思考,需采用主语加及物动词,我预测市场会成长,接受者会问:你为什么会预测市场会成长,你从什么角度预测市场会成长。如果想让接受者不过多思考,主语加不及物动词,根据以上分析,市场有望成长。接受者会顺理成章。如果采用被动语态,如被认为被公认,接受者会问:到底被谁认为,被谁公认,这显然分散了接受者的注意力,影响对所讲内容的接收。

(二)善用连接词、表达更清晰

在句子的连接上,要使用正确的连接词,例如因为、所以、如果、假如、而且、以及、同时、或者等等。连接词是文案通顺的灵魂,它能清晰表现句子前后关系。比如并列、对比、追加、条件、因果、假设、选择、转折等等。对于较长的文案,多个层次,多个段落,逻辑连接词更加重要,借助逻辑词,可以使表达更清晰。思考用什么逻辑词,本身就是对文章逻辑结构的思考。

(三)带入情景、表达更具体

公司应强化人才培养体系,这样的表达很抽象,很空洞,人才培养体系指什么,到底怎么强化,采用什么方法,对此接受者对此一无所知。抽象表达还有很多,例如多样化、合理化、强化各种化等等如果表达具体,则可以获得情绪和感情。具体表达可以这样写,人才培养体系是指在一定的现代教育理论、教育思想指导下,按照特定的培养目标和人才规格以相对稳定的教学内容和课程体系,管理制度和评估方式,实施人才教育的过程的总和。强化企业的人才培养体系的四个重点:

1.制定具体的、明确的企业人才培养目标;

2.把握企业人才培养的核心对象;

3.管理者规范的履职;

4.打造组织内部学习氛围。

如此具体表达,接受者则可以连接到具体的行动上,使表达更有效。

以上,掌握信息、主题和一些表达技巧可以提升文案的逻辑表现力,那到底信息和主题如何安排呢?需要采用什么样的结构呢?

咱们下次再说。

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