每天最重要的2小时:让自己成为高效的人

工作、加班、学习、运动、陪伴家人,当然还有娱乐,我们每天都被时间的脚步追赶着,每一刻都是忙碌的,而忙碌永远没有劲头。

当下,时间俨然已经成为最宝贵的资源了,一是绝对刚性,没有任何方式可以替代;二是稀缺性,每个人每天都只有24小时,你想要多一分钟都不可能。

在时间的分配上,世界是公平的。但是,在时间利用方面,又因人而异。当下,很多人提倡碎片化时间碎片化学习的理念,比如罗胖利用得到,樊登的读书会都在倡导和践行碎片化时间碎片化学习的理念。

时间的稀缺,才会有各种各样的时间管理方法和技巧,比如我们熟知的番茄工作法。谁能够高效的利用时间,谁就能收获得更多。

1、时间都去哪了?

周五的早上,已经列出了这一天要处理一系列重要工作,9:00有一场汇报,汇报前要留出20分钟熟悉一遍讲稿,把能想到的问题都预想一遍,保证项目不能被老板否掉;10:00要见一个合作供应商,把合作中遇到的问题一一梳理拿出解决方案。此外,下午还要准备一份复杂但十分重要的考察材料,晚上还要留出1个小时读书……

这一天已经被安排出去了,上班前的那一刻祈祷这一天千万要顺顺利利,不要被其他事情干扰到。

结果开局不利。

坐在办公桌前,电脑刚刚打开就被一堆邮件狂轰滥炸,心里想着先把邮件看完,把重要的标记出来,待汇报完毕后再解决。但是,当打开第一封邮件时,看到它的紧急程度,又不自觉的想要把邮件处理了,然后就开始回邮件,一封接着一封。

当处理完,猛然间抬头才发现已经8:55了,准备汇报的时间已经没了,只好匆匆赶去会议室,总不能让老板等着吧。

可想而知,汇报很不顺利,原定45分钟的回报时间,被硬生生拖到了1个小时20分钟,又打乱了原定与合作商谈合作的时间。

结束后匆匆忙忙与供应商进行了洽谈,谈的时候心里还想着早上的有一封邮件处理起来确实很棘手。最后怎么结束的已经忘记了。

下午在准备考察材料和报告的时候,被其他部门同事打断了。结果是汇报材料只能留待周末加班再搞定了。

吃完晚饭,想静静的看一会书,看书前浏览一下发生了哪些新闻,哪曾想这一浏览,半个小时没了。接下来,也就没有看书的兴致了。

我想要掌控时间,想要成为时间的主人,也想在工作中保持极佳的工作状态。但是,时间从指尖溜走,这一天要完成工作没有一件让自己满意时,才觉得失败。

工作不堪重负时,很多人与我一样,强迫自己专注手头的工作,恨不得把时间掰成两份,完不成工作就得加班。在不知不觉中,已经掉入了“效率陷阱”,越是想高效率,越是没有效率。

2、什么样的方法更有效?

曾经也看过关于时间管理的书籍和方法,比如《番茄工作法》介绍的把工作分解成一个个25分钟的任务,然后逐个执行,这种方法帮助了无数人,而且确实非常有效。

我也曾尝试在工作中使用番茄工作法,诚实的说,工作效率有了显著提高。当然,使用一段时间后,觉得被番茄工作法追赶得很累,一是把无数个工作任务切割成一个个的25分钟,本身难度就很多,二是执行的25分钟很难不被打扰,而且穿插进来的工作都是特急,领导亲自交办,很难推脱。所以,我在执行一段时间之后就放弃了。

曾有一位同事与我分享番茄工作法的使用心得,与我的体验基本一致。但是,我坚信能够将《番茄工作法》的时间管理方法坚持下去的,一定会有大的成就。就像《奇特的一生》中的奇特一样,高效利用时间的人,终究会取得别人无法企及的成就。

此外,还有一些时间管理方法,比如把事情按照“重要程度”和“紧急程度”划分成四个象限,教我们在什么阶段该做什么事情。能够掌握这种理念,将工作和生活中的事情进行分类安排后,并坚持照做,也一定能够会有很大的收获。身体和学习,一定会被划分到“重要,不紧急”象限,尤其对年轻人,仗着年轻,可以肆意挥霍身体,等到40岁以后,身体下滑的那一刻,才意识到要锻炼身体。

但是,这种方法也有缺点,它只给了我们大原则和方向,实操性并不强。很多人会说,理念我们都懂,但是使用的时候,就先放到一边吧。

那为什么《每天最重要的2小时》就一定能帮助我们成为高效的人?

乔西·戴维斯的《每天最重要的2小时》,并不是让我们在一天中寻找最高效的2小时,放弃其他时间,它独特之处在于,教我们从身体效能的角度,在我们需要的时候调动身体能量,迅速进入高效的工作状态,身体调整到巅峰的状态,进而对时间进行高效利用。

3、成为高效人士的五个策略

乔西·戴维斯认为,当一个人的生理系统处于最理想的状态时,每个人都可能表现出令人惊讶的理解力、动力、情感控制力、解决问题的能力、创造力和决断力。而当生理状态不如意的时候,我们可能会在这方面表现得很糟糕。

比如,我偶有头疼的时刻,找不出原因,那种隐隐作痛的感觉让自己无所适从,但又不值得请假休息,只想着熬过这一天。这种生理状态就会极大的影响我的工作状态。

策略一:关注觉察点,认清最重要的事情

当我们从一个任务跳到另一个任务时,这个就是需要我们注意的觉察点。通常我们会启动自动模式,一项工作任务完成了就自动开启下一项任务,然后周而复始的重复下去。

我们未曾尝试过一项任务结束后,停一下,想一想下一件事情应该做什么,又应该如何去做才能做的更好,这就是乔西·戴维斯博士所说的“觉察点”,当然我们可以称之为“停顿点”。

我们可以利用觉察点想一想那里做的不好,哪里可以改进,避免被习惯带着跑。

最大限度的利用觉察点有三个诀窍:

一是珍惜每一个觉察点,然后利用觉察点对工作进行一次短暂的梳理;

二是提前为觉察点做好相应计划,比如预想可能的障碍,做一个简单的克服障碍的计划。

三是不要随便开启一项新任务,除非已经有意识地决定了它值得去做。

策略二:管理心理能量

我们的心理能量受到情绪的影响,情绪有着调节功能,愤怒、悲伤、焦虑都会影响到我们对觉察点的感知。不断从一个任务切换到另一个任务、跟人聊天、玩手机游戏、看视频等等,都会让我们心理疲惫。

我们管理心理能量就是要根据大脑和情绪的波动情况,来选择难度各异的工作。比如:

我们常说一日之计在于晨,早上是我们心理能量最为充沛的时候,这种情况可以维持1-2小时,因此,早上上班,我们可以安排最重要的工作,而不是先把时间花在浏览手机新闻上。

下午一般是我们头脑昏昏欲睡的时候,这个时候我们可以利用这段时间阅读上午没有来得及批阅的邮件,逐一处理,慢慢地我们的状态就会调整回来。

到了晚上趁着头脑清醒,把明天想要做的工作理一遍,尤其是那些小事情,该想到的都给想到了,省的第二天连穿什么都得纠结半天,浪费自己的心理能量。

乔西·戴维斯博士认为,尽情的大笑一场可以缓解我们的疲惫,能够把我们的忧愁通通赶走。另外,打个盹也会有很好的效果。

策略三:无需过分担心分心和走神

过去,我总以为注意力不能长期保持是一种缺陷,我总是提醒自己保持专注,而且还会要求别人保持专注,在过去经验里,只有保持专注才能有更高的效率。

下属的一位员工,交办的事情效率很低,总是要催促几遍才能完成。后来我发现他喜欢在纸上画画。也是看乔西·戴维斯博士的观点后对此问题有了不一样的认识:大脑天生无法保持专注,画画确实是走神,但也是大脑休息的重要机会,我们可以借此机会给自己一个喘息的机会。

有意放任思绪飘飞,反而会提高工作成效。一是让自己主动走神,专注某个问题后,在转换到另一个任务前,可以在办公室走走,透过窗户看看远处的风景,整理一下桌面,当然也可以在纸上信手涂鸦。二是觉察注意力,飘走的思绪也许对你的写作、处理的难题恰好有帮助,记下来,也许会有不一样的收获。

策略四:掌握饮食和运动

有些运动专家和健康专家说,运动的某些效果是精神层面的,运动能够帮助我们更好的思考、更专注的工作以及更敏锐的思考。每天运动30分钟可以连续提升我们的执行功能,而且21-40分钟有氧运动,能够让人感到更加旺盛。

除了运动之外,饮食也会对我们的精神状态产生影响。多吃碳水化合物调节身体的血糖水平,能够提升我们的记忆力。另外,你一定意想不到,多喝水会有不一样的感觉。

策略五:让环境为你服务

声音和光线都会影响到我们的工作效率。找个安静的地方,静静的待着,也许对于提升创造性会有不一样的效果。

每个人可能对灯光和光线的反应不同,但有四种情况是影响我们的工作状态的:杂乱无章的空间;空间局促;工作环境是否允许我们经常站起来活动身体;工作环境中是否有物体能够为我们心理能量充电。


时间管理的秘诀因人而异,使用不同时间管理方法适应性也大不相同。乔西·戴维斯博士的《每天最重要的2小时》,给了我们不一样的启示,尊重我们的生理规律,享受当下即便是走神的状态,其实这更是对待生活的状态。

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