每天最重要的2小时,让你成为工作的主人

一、 蜘蛛侠的黑白套装

先讲一个蜘蛛侠的故事。对,就是你知道的那个穿经典红蓝色套装的蜘蛛侠。

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在《蜘蛛侠》的漫画里,有一集蜘蛛侠得了一套黑白套装,比原来的红蓝套装厉害多了,于是蜘蛛侠就开始穿着这黑白套装活动。

但没过多久,蜘蛛侠感觉自己越来越疲惫。明明晚上脱下套装美美的睡了一觉,第二天早上却感觉精疲力尽。

原来,这个黑白套装是有生命的共生体。它每天晚上等蜘蛛侠睡着之后,就跑到蜘蛛侠身上,带着他继续出去活动。

一开始,它寄生在蜘蛛侠身上,为蜘蛛侠服务。随着力量的增长,它开始让蜘蛛侠为它服务,不让蜘蛛侠有片刻休息。等蜘蛛侠发现的时候,它的力量已经非常强大了。

这个黑白套装,就是你的工作。

我没看过《蜘蛛侠》漫画,这个故事是我在得到《精英日课》专栏听来的。万维钢老师讲的是《破除成功学的迷信》,但我们今天要借这个故事,聊一聊《每天最重要的2小时》——一本关于时间管理的书。

这本书的作者乔西·戴维斯是哥伦比亚大学的心理学博士,主要研究神经学领域。作者运用神经学和心理学的研究成果,不仅帮助我们找到高效工作的秘诀,更重要的是——让我们成为工作的主人。

二、要拿自己“”当人看”

时间管理也算是现代社会的一门“显学”了。这一点都不奇怪。

我们的日程表上排满了各种各样的工作,无论是带薪工作,还是家庭工作(对,养孩子、做家务也是工作),还是娱乐工作(想想各种你并不愿意参加的饭局、KTV吧),等等等等。

你的一天只是一个24平米的小房子,但整个地球上的工作都长了腿似的往里面涌,不给你留下任何缝隙。

再不管理时间,能行吗?

当然,我们已经发明出了很多时间管理的方法,比如时间记录、按照重要程度和紧急程度对任务进行划分等等。这些方法有用吗?有用。这些方法确实可以让我们“用更短的时间做更多的工作”。但是,发现了吗——

我们并没有摆脱黑白套装的奴役。

所有的努力只是让奴隶变得更能干罢了。

乔西·戴维斯在《每天最重要的2小时》里告诉我们,我们是生命体,不是机器,大脑也不是电脑。我们可以指望机器和电脑无间断的高效工作,但不能指望自己的身体和大脑无间断的高效工作。

看到这里我就不禁感慨,还真是,我们不是把自己当成工作的奴隶,就是把自己当成全能的上帝,反正——就是没拿自己当正常人看。

那问题来了,我们拿自己当人看,应该怎么做呢?难道不工作吗?

当然不是。必须承认的是,无论我们对待工作的态度是热爱还是厌恶,工作确实给予了我们很多,包括物质上的和精神上的。那种“今天疯狂工作,有朝一日想怎么过怎么过”的想法,对绝大多数人来说都是不切实际的,也是有害的。

乔西·戴维斯在书里给出了他的答案——

想要实现高效,关键在于按照我们的生理状况来工作。

你可能会觉得,这也太简单了吧!是呀,世界上最重要的道理,其实都挺简单的。

关键是,有道理还不够,得有可执行的方法。关于这条简单的准则,乔西给了我们五条实战策略。

三、五条实战策略

策略一:意识到你的抉择点

每天早上到达办公室,你不会问自己“要不要坐到办公桌前”,“要不要打开电脑”,”“要不要打开邮箱”,“要不要回邮件”,“要不要回第二封”、“要不要回第三封”……你就像机器人一样按照默认程序完成这些事。

大脑里面安装了很多这样的默认程序,我们大部分的日常活动都是在“自动模式”下进行的。大脑一旦开启一项神经性常规活动,就会像电脑程序一样一直运行下去,直到任务完成或中断。

这些任务完成或者中断的时刻,就是我们的抉择点。这个时候,我们有机会也有能力决定自己如何度过接下来的时间。但我们常常会轻易放过这样的宝贵时机。

想想看,你每次完成一个任务,是马上抓住脑海里冒出的第一个任务开始做呢?还是停下来思考接下来做什么呢?如果你没有经过有意识的练习,一定是前者。

大脑是很奇特的。当你正在做一项工作时,不会意识到时间的流逝;一旦停下来,你马上就会意识到,时间在一分一秒的过去,而你什么都没做!这种紧迫感会促使你赶紧进入下一项工作。你感觉很“高效”,因为你一秒钟都没有“浪费”。

但是,你像救命稻草一样抓住的这项事情,有可能是当下最重要的工作,也有可能不是——这得看运气。运气好的时候,我们就能很好的完成工作,运气不好的时候,就会“忙了一整天却啥都没干成”。这种懊恼的感觉是不是很熟悉?

所以,珍惜每一个抉择点,把意识调动出来,进行主动的计划和安排,你才能够真正的管理好时间。

意识到抉择点之后,该怎么进行计划和安排呢?这时你需要下一个策略——管理你的心理能量。

策略二:管理你的心理能量

我们常说一句话“心好累”。当你说这句话的时候,肯定不是觉得心脏有什么问题,而是觉得大脑出了问题——工作了一天,脑好累

或者情绪出了问题——跟老公吵架了,心情不好;

或者大脑和情绪都出了问题——像个陀螺一样忙了一天,又跟老婆吵了一架,哎~~

管理我们的心理能量,得从大脑能量和情绪调节入手。

1、围绕大脑能量状态安排工作

说到大脑能量,你的第一反应可能是,有没有什么办法让大脑一直能量充沛呢?

答案是,没有。

就像人不可能一直保持百米冲刺的速度一样,大脑也不可能一直保持能量充沛。但是也没必要失望。尽管不可能一直冲刺,但你确实有办法在需要冲刺的时候,把身体调整到最佳状态。大脑也一样。

Facebook的创始人,30岁就成为亿万富豪的扎克伯格说,每天只要专注工作四五个小时就可以了。如果四五个小时就能创造这么高的效益,为什么我们绝大多数普通人每天工作这么长时间还是纯屌丝呢?

关键就在这个“专注”和“每天”上。大脑处于巅峰状态时,产出能力是非常惊人的。对绝大多数人来说,每天只要创造出关键的2小时,就完全足够把最重要的事情完成得非常出色了。

关键2小时当然不能让你成为扎克伯格,但成为一个领域内的大神级人物,绝不是什么难以想象的事情。

这本书叫做“每天最重要的2小时”,就是这个原因。当然,2小时并没有什么特殊的魔力,这只是一个概数,当你可以熟练运用这本书所讲的五个策略时,完全可以为自己创造出关键的4小时或者10分钟——根据你的需求决定。

要想创造出这关键的2小时,我们必须学会把大脑能量优先分配给最重要的事。

你可能会问,这不就是“重要的事要先做”吗?其实不是,这里有很重要的区别。

尽管在很多情况下,优先确实等于先做,因为大脑通常早晨能量比较充沛,但这也不是绝对的。如果你下午有一场重要的演讲或汇报,怎么办呢?

所以,关键不在于调整时间顺序,而在于调整大脑的状态。

我们都知道,平时学习成绩差不多的同学,有时考试成绩差别可能会很大。有的同学总是能发挥出自己的真实水平,甚至超水平发挥,有的同学却总是“发挥失常”。人们喜欢简单的用“紧张”来解释这件事,但是根据我的经验和观察,那些考场上发挥较好的同学,都是大脑能量调节的高手。

试想一下,小明和小刚平时学习成绩差不多,今天他们都要参加一场重要的奥数比赛。小明去考场时没带书,而是通过深呼吸、散步等方式调整自己的状态。

小刚呢,不仅带了课本,而且还在争分夺秒的研究习题,直到进考场前的最后一秒才放下。那么这场考试谁的发挥会更好呢?几乎可以肯定是小明。因为考试还没开始,小刚的脑力已经消耗了一大半了。

所以,如果你今天有一场重要的演讲或者汇报,那么在此之前就要尽量避免做那些容易消耗脑力的事情,比如:拼命控制自己不吃某种东西(要知道,自控是特别消耗脑力的),一连坐上好几个钟头,回复大量邮件、上网、刷朋友圈等等。

你还可以想办法为自己补充能量:比如睡上个10来分钟,缓慢的深呼吸、散散步等等,把自己调整到最佳状态。这样在正式演讲的时候,你的大脑就能够轻松上阵。

一句话,好钢用在刀刃上,好脑用在要事上。

2、围绕情绪安排工作

情绪对工作状态的影响就不需要多说了,大家都有切身体会。我们当然希望自己每时每刻都保持积极的情绪,但消灭所有的消极情绪显然是不可能的,也是没必要的。那怎么办呢?作者也给我们支了两招:

首先是预料自己的情绪。生活中有很多事情的发生是我们可以提前预料的,并且我们也知道自己会产生什么情绪。

下午有一个冗长的会议,你不得不参加,这很可能让你沮丧和焦虑。公司人力说明天会发奖金,而且数额不少,你当然会很开心。预料到自己会产生这些情绪,你就能利用这些情绪。

然后是根据围绕情绪安排工作。把一些需要创造力的重要任务安排在情绪积极的时候做,这些时候很可能就是你的“高效2小时”;把次要任务放在情绪一般、工作效果不佳的时间做;至于情绪特别糟糕的时候,你完全可以选择“策略性无能”——啥工作都不干。

最难做到的可能是“啥都不干”。毕竟,总有一些工作在等着我们去做,总有一些必须去做这些工作的理由。但是,在状态确实很差的时候强迫自己工作,不仅效果很差,而且还会让我们在这种状态中无法自拔,连原本能够拥有的“高效2小时”也会失去。

其实,如果你能够比较有经验的创造“高效2小时”,自然也会更容易允许自己在某些时候“什么都不做”。因为你心里知道,那些最重要的工作已经有了最合适的安排。

为了真正利用好你的心理能量,你需要的是出色的完成至关紧要的工作,而不是平庸的完成所有工作。

策略三:分心走神?你不需要强迫自己专注

现在,你已经学会了意识到自己的抉择点,并且知道怎么利用自己的大脑和情绪状态,好好利用这些抉择点来安排自己的工作了。那么,在这段时间开始之后,你要怎么样才能保持高效工作呢?或者说,你要怎么样才能保持专注呢?

首先,如果你感到自己很难长时间专注,这不是你的错,也不是你一个人的问题,因为人的大脑本来就不擅长专注。想象一下,作为一个原始人,你如果只是专注的干自己的活,而不对周围的环境保持警醒,大灰狼来了你都不知道,是不是很危险?

既然大脑不擅长专注,那该怎么办呢?作者也给我们支了两招:

第一招很简单:把那些没必要存在的和让你分心的东西拿开。容易让人分心的东西很多,比如手机、杂乱的文件、零食、家人的照片等等,把这些东西放在抽屉里,或者放在几米远之外的地方。如果有条件,你还可以关上办公室的门,带上降噪耳机。研究发现,冥想练习也能帮助大脑提高专注力。

以上这些方法,都是帮助你减少走神的机会,但无论如何,你还是有可能被旁边同事的聊天、楼下的消防车警报声之类的事情分散注意力。如果已经走神了,该怎么办?

我们还有第二招——放任注意力分散。

这可能稍微有点难以理解,不过你需要知道的是,走神也有好处。研究表明,走神可以帮助人创造性的解决已经进行过的任务。其实这种经历你很可能也有过。坐在办公桌前冥思苦想,怎么也想不到解决办法,起身去倒一杯水的工夫,突然灵感就来了。

所以呢,与其抗拒走神,不如主动走神。现在很流行的“番茄工作法”,要求每专注25分钟就休息5分钟,其实也是一种“主动走神”。在这段时间里,你可以欣赏一下桌上的植物、墙上的画作,整理一下桌面,到茶水间倒杯水之类的。

在主动走神的时候,不要做需要工作记忆的事情,比如:

  • 整理文件(需要记住很多信息才能决定文件放在哪里);
  • 看新闻、刷朋友圈(很容易陷进去,很难再把自己拉回来);
  • 查阅和回复邮件(需要工作记忆,需要消耗注意力);
  • 玩高难度的游戏,比如填字游戏(需要工作记忆,消耗大量脑力)。

放任自己分散注意力的第二个方法,是觉察自己的注意力。所谓觉察,就是跳出来,看看自己在想什么。说得高级一点,你这时就是自己的上帝,在一旁注视着自己。

你可能会在认真工作的时候突然想到,家里需要买洗衣液了,电费好像忘交了,昨天某个同事说了一句话好讨厌,以后都不想理他了……关注自己的这些念头,但是不要采取行动。

等你的大脑自己冒出跟当前工作相关的念头时,果断的抓住这个念头,回到工作上来。

作者打了一个冲浪者的比喻。有经验的冲浪者,不会每个浪头都冲,而是会随着海浪起伏,等最合适的那个浪头出现时才开始冲。你的各种思绪其实就是海浪,你可以观察每一个冒出来的想法,任他们在你的脑子里起伏,直到那个你需要的念头出现。

还记得我们前面说的走神有利于创造性的解决问题吗?也许这个冒出来的念头,就能帮你解决眼前的问题。

需要注意的是,放任注意力分散≠转移目标。观察,但是不要行动,否则你很可能被大脑的自动程序牵着鼻子走,开始做一些你原本不打算做的事情,然后在某宝上花掉一两个小时(尽管你原以为只需要5分钟)。

如果确实想起了必须要做的事情,你担心会忘记,可以用一张小纸条把这件事写下来,然后继续你的工作。

作者说,这种注意力觉察可能会花费好几分钟,甚至十几分钟,但是没关系,这一定比刷朋友圈、逛某宝、看新闻花的时间少多了。

还记得我们前面说的吗?你之所以觉得“注意力觉察”的这几分钟过得很慢,而刷朋友圈、逛某宝、看新闻的时间过得很快,区别只在于你有没有“意识到”时间的流逝。

现在,我们来总结一下应对分心走神的两大招:

  • 把让你分心的东西拿开。
  • 通过主动走神和注意力觉察,让“走神”为我们所用。

策略四:掌握运动和饮食的诀窍

关于运动和饮食对身体和情绪的影响,其实不需要多说。我们要问的是,为什么很少有人真正重视和做到呢?

最常见的原因是人们给自己制定过高的目标。如果你没有强烈的减肥、塑形追求,仅仅是为了工作状态更好一些,那么给自己制定长时间艰苦运动和严格饮食的计划,几乎注定会失败。

好消息是,无论你是否坚持有规律的运动,都可以在需要的时候通过一些运动和饮食的技巧来调节自己的状态,提升自己的思考能力,为自己补充心理能量。

1、利用运动提升脑力的技巧

研究表明,对于提升大脑效能和创造积极情绪来说,最有效的运动是20~40分钟的中等强度运动,也就是快走或慢跑,出一点汗,放松一下肌肉,呼吸比平时加重一点,而不要挑战自己的极限。

  • 对着电脑坐了太久,感觉脑子里都是浆糊,完全没有办法集中精力?这时你可以走出办公室,快速行走30分钟,或者上下楼梯10~20分钟,试着让自己出点汗,但运动量不要太大。

  • 下午有重要的接待或汇报,感到很焦虑?不如试试在此之前进行一段强度适中的运动。运动可以让你冷静下来,并拥有良好的情绪。

  • 今天有极具挑战性的工作要做?安排一次早锻炼,可以帮你更轻松的搞定这项工作;或者在工作之后适度运动一下,可以帮你补充心理能量,更好的应对接下来的工作。

总而言之,在你需要“高效2小时”的时候,记得还有运动这个“重启键“可以用。

2、利用饮食提升脑力的技巧

当你工作状态不佳时,可能会想到泡杯咖啡,或者吃点零食给自己补充体力。但这些方法有时奏效,有时不奏效,为什么呢?下面这些知识能帮你get到通过饮食调整工作状态的正确姿势。

  • 对提升认知表现和保持积极情绪来说,保持稳定的血糖水平极其重要。无论是处在血糖水平过低的饥饿状态,还是刚刚吃完一顿大餐后血糖快速升高的状态,你都很难指望自己的大脑有什么好的表现。

    “少吃多餐”是保持血糖水平稳定的一个不错的方法。也许那你可以试试把早餐或午餐分成两份,剩下的那一份留到一两个小时以后再吃。

  • 缺水会让我们更加易怒、疲惫,更难集中注意力。研究表明,2%的水分流失就能对一个健康年轻人的注意力和短期记忆力造成损害。所以,”多喝水“真的不是一句妈妈式的唠叨而已,而是有科学研究的支撑,确实能给我们带来更好的认知表现和情绪。

  • 咖啡因对人的影响很微妙,在剂量合适的情况下,含咖啡因的饮料(咖啡、茶、苏打水、能量饮料、热巧克力等)确实能让你精神一振,但是如果喝得太多,反而会起到反效果。所以,对咖啡因来说,找到适合自己的摄入剂量是最重要的。

总而言之,下一次你在虚弱眩晕、注意力不集中的时候,与其忍耐这种不适,勉强自己继续工作,不如试着通过运动和饮食来改变一下。你会发现,你对自己的身体的掌控能力其实比你想象的要强得多。

策略五:让工作环境为你服务

工作环境对工作效率的影响,也是一件非常显而易见的事情。你可能会苦恼于无法选择自己的工作环境。其实很少有人能够完全自主的选择工作环境,不过我们还是可以想到一些办法来让工作环境最大程度的为我们服务。

1、如何利用噪声

研究表明,对任何人来说,安静的环境都比嘈杂的环境更容易专注。确实有些人能够在嘈杂的环境下保持高效,但这只能说明他有很强的抗干扰能力——这些人在安静的环境下,工作效率会更高。

这是一个喜忧参半的消息。忧的一面是,绝大多数普通人的工作环境都不可能避免噪声;喜的一面是,我们得到了一个非常简单的提高工作效率的方法——只要让工作环境更安静就可以了。

关上办公室的门、戴上降噪耳塞、利用早起或深夜的时间工作,都是很好的方法。

很多牛人都有早起的习惯,这并不是一种巧合。在所有人都开始工作以后,你不可避免的需要与他人进行沟通和协作来解决各种问题,这意味着你的时间安排一定会受到他人的影响。

在别人起床之前就完成最重要的工作,无疑是一个好办法。尤其是对那些苦恼于没有时间充电学习的上班族来说,这绝对是一个值得考虑的选择。(关于如何养成早起习惯,可以参考我的另一篇文章《早起习惯养成记——写在坚持早起的第72天》。)

那噪声是不是一点好处也没有,全是坏处呢?也不是。噪声有时可以提高人的创造力。

还记得我们前面说过分神有时可以提高人的创造力吗?研究表明,噪声对人造成干扰,让人难以思考的同时,也可以提高人的创造力。不过只限于中等程度的噪声。过高或过低的声音,就没有什么用了。

因此,当你需要进行需要创造力的工作时,可以考虑给自己播放一些白噪声、背景音乐之类的。

2、如何利用光线

对于光线是如何影响人的认知和情绪的,目前还不是特别清楚,但已经有一些足以指导我们行动的研究成果。

研究发现,偏蓝的白光——类似于晴朗天气下的自然光——能让你更加警觉、思维更清晰、注意力更集中,更加不容易感到疲劳。充分暴露在亮光下,会让人更有“活力感”和警觉性;相反,处在暗淡的光线中,不利于专注和逻辑分析,但能对创造力产生积极的影响。

那根据这些研究成果,我们能做些什么呢?作者给了我们一些很好的建议:

  • 多开灯。在光线不足时,可以在办公室准备一盏台灯。

  • 如果条件允许,可以在天气晴朗时找一处有充足自然光的地方工作。

  • 把灯泡(无论是办公室的灯泡,还是台灯的灯泡)换成偏蓝光的白灯。

  • 如果需要完成一项需要创造力的工作,可以试着把光线调暗,或找一个昏暗的角落。

3、如何利用周围的工作空间

  • 对绝大多数人来说,整齐的空间比杂乱无章的空间好。杂乱的环境容易让我们分心,想起一些还没有完成的事情(尽管这件事情可能既不重要也不紧急)。如果整理工作让你感到压力倍增,把东西都放进抽屉或柜子里也是一个不错的办法。
  • 向后靠、把手张开、把腿翘起来等“扩张性的、开放的姿势”,可以让你感觉“一切尽在掌控之中”,从而提高你的领导能力。可以试着把电话、水杯或与工作相关的其他物品放在桌子的角上,这样要拿到它们的时候,就必须伸展你的身体,这样的动作可以改善你的精神状态。
  • 避免久坐,尽可能隔断时间起来走一走。这听起来很容易做到,但一旦沉浸于工作中,就很容易忘记。也许你可以试着给自己设置休息闹钟。

我们无法决定自己的工作环境,但我们确实可以更好的利用工作环境,让环境为我们服务。

四、总结

现在,让我们一起来总结一下。

这本书告诉我们的理念是:抛弃“争分夺秒”式的时间管理,真正拿自己“当人看”,按照自己的生理状况来工作。

要创造”高效2小时“,你可以使用以下5条实用的策略:

1、利用抉择点,认清最重要的事;

2、管理你的心理能量;

3、分心不必纠结,走神让你更专注;

4、掌握运动和饮食的诀窍;

5、让工作环境为你服务。


最后,回到我们开篇的故事。如果黑白套装就是你的工作,那这5条策略就是你的红蓝套装。

好好运用这5条策略,你就能成为主宰自己人生的超级英雄。

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