5.知识管理
知识管理其实是一个文科生写作过程中最头疼的事。与大部分我知道的理科生不同，文科生在写作过程中所要使用的知识是多种多样的且难以分类的，而理科生的知识则可以很好的进行分类。拿我日常的工作说，中央发的重要文件讲话要不要收集起来？部门的各种文件要不要收集起来？今天在网站上看到的一篇消息可能没准哪天就要用上，更要收集起来了。你说中央经济工作会议的公报是算“中央文件”类呢，还是算“经济动态”类？或许两者又都要算。
一个简单但无效率的知识管理办法是“记住”。没错，就是对自己浏览过的东西在脑子里留下一个大概的印象，等需要时通过搜索引擎再进行搜索。这种方法的好处也不是没有，模糊管理嘛，随用随找。如果自己的搜索技术比较过硬的话效率也不会太低。
但多数情况下，文科生遇到的问题是“想不起来合适的关键字是什么”。比如前阵子要引用《华严经》里的一句话：“如入火聚，得清凉门”。但我只记住了前半句有个“火”字，后半句倒是记住了“清凉门”三个字。上网搜索“清凉门”，得出一大堆不相干的东西。
其实，使用网络搜索不是不好，但网络搜索的范围或者说是样本太大，一旦你的记忆出现一丁点问题就会大幅度降低知识检索的效率。经过几次吃瘪，我觉得还是要主要使用笔记软件对知识进行管理。
笔记软件不算新兴事务，微软早在office 2003里就加入了OneNote 。但那时候，更多的人还是通过比较原始的办法对知识进行管理。等到满足个人的知识管理需求变得急迫的时候，印象笔记等软件已经充斥网络了。
在这里简单比较一下个人进行知识管理的两款软件，OneNote 和印象笔记。OneNote 的好处有几点：一、和其他office 套件紧密结合，比如你可以把OneNote 的一条记录直接作为Outlook 的任务；二、功能强大，特别是当你的笔记文件多达数G 的时候，OneNote 的处理效率还是不错的，如果你有智能笔或者Surface ，那么OneNote 的字迹识别功能能秒杀很多笔记软件；三、和真实纸质笔记本的结构非常类似，笔记本、页等概念几乎是很直观地体现在OneNote 当中。但缺点也算比较明显。首先就是采集不变。复制粘贴和键入是采集信息进入OneNote 的主要渠道，你虽然可以在IE 里使用邮件将页面加入OneNote ，但国内多数的网站页面都附带有大量的无关信息，比如广告等等，导致采集来的页面文件大小偏大、信息杂乱，导致同步缓慢、 查询不便。其次是OneNote 的笔记本是同步到SkyDrive 的，而SkyDrive 的服务器在美国，同步速度可想而知。另外，OneNote 有个功能上的问题，就是无法加入“标签”这个概念，笔记本的组织结构还是树形的。
印象笔记是最近比较火的一款软件。好处不少：一是支持标签；二是在国内假设服务器后同步速度快；三是可以从网页、微博、微信、邮件等多个渠道采集信息，特别是它在Chrome 和Firefox 浏览器上还推出了悦读插件，能够将网页中诸如广告等无关信息过滤后导入笔记。但也有一些缺点：一、标签式管理在某些情况下是混沌的，不如树形管理那么结构清晰；二、笔记本文件过大时容易崩溃；三、企业版收费相对较高，60元/人/月。但总体而言，如果在采集知识时能够自律，印象笔记还是能满足很多人需要的。
上面所谓自律，说的是在采集过程中，及时加上准确的标签，比如注册会计师和CPA二选一，而不是一会儿加一个注册会计师，一会儿加一个CPA，给自己带来麻烦。自律的原则同样适应于使用OneNote 时。在采集过程完成后，抽出一些时间对采集来的知识进行定期的整理是必须的。
我在使用上述两个软件时，是按照其特点进行分工的。凡是可以树形管理的知识如政策法规、项目资料，使用OneNote 进行管理；而从其他渠道比如互联网采集来的动态信息、杂七杂八的知识，加上标签后用印象笔记。必要时，发挥印象笔记的采集功能，采集知识后再复制粘贴到OneNote 里。
如果知识管理涉及协同办公，那么企业版印象笔记还算是比较好的选择。不过如前文所述，价格略微昂贵，60元/人/月的价格就不如买一年的office 365再通过SkyDrive 进行共享了。
当然，知识还可能包括很多单独的文件，这就是文献管理的概念了。有钱的当然会选择Endnote ，开源的软件有Zotero 可供选择。实在觉得这两个软件麻烦，知网也有自己的软件可以进行文献管理。不过我觉得作为个人用户而言，良好的文件管理习惯可能更是一种省钱省事的办法。这一点放在后面详说。
6.云储存
云储存的好处是将你的文件放在云端，实现异地办公和协同办公的需要。使用云储存，就可以抛开U盘这一中国人的第五大发明了。我常用的云储存软件是金山快盘和SkyDrive ，分别对应WPS 和MS office 。但快盘用的更多，只是因为它服务器在国内。其他云储存产品如华为Dbank 、百度云、新浪微盘不是不好，而是它们对应的场景不同。比如你要在微博上分享文件，肯定还是新浪微盘更适合一些。但要是办公，还是快盘和SkyDrive 吧。
7.发布
发布的概念有两种：对内和对外。对内发布是指你将你写好的东西分享或者递交给组织内某人，而对外发布则是发布到公众场合上。对内发布相对简单，因为有组织内部的约束在，或者是OA 系统，或者是共享磁盘。对外发布我则是选择支持Markdown 语法的简书。
8.文件和桌面管理
文件管理是很多人头疼的事，桌面管理也是如此。我不止见过一个人（包括我的领导），计算机桌面上都摆放满了各种图标和文件。
我认为做好文件管理的第一步就是将所有文件都从桌面移开，按照树形结构放在文件夹里。如果我需要经常打开一个文件怎么办？不要将它复制到桌面上，选择使用“建立桌面快捷方式”的方式将它的快捷方式弄到桌面上就可以了，不常用时就删掉。此外，按照一定适合你的规则为每个文件起好名字也是很重要的，一是方便你浏览时就能知道它的主要内容，二是我们可以使用一个名为**Everything **的软件对文件进行快速检索。Everything 是一个检索文件的软件，特点只有一个：快。速度远超过系统自带的搜索。但缺点是只能检索文件名，而完全忽略文件当中的内容。但只要我们坚持自律原则将文件名命名好，这就不是问题了。
桌面管理也是如此，本着奥卡姆剃刀法则，只要是不常用的软件，都不要让它的快捷方式出现在桌面上。MAC 的Spotlight 功能能很好的帮助你找到要打开的程序；Windows 虽然差一些，但Windows 8的搜索是有这样的功能的，没有安装Windows 8的话，我们还可以使用Everything 呢。
本文到此，算是告一段落了。欢迎大家给我分享你的写作环境。对于一些软件的使用，可能我还会详细地再写一写。
