时间管理|理论模型|知识库(个人知识管理PKM)

是否推荐

知识库是个人时间管理的拓展,但非常推荐了解一下。

产生

人类文明的标志之一就是开始记录和整理知识,形成一定形式的知识库。信息传播能力相对较为低下的古代,太平盛世都会不遗余力尝试编辑知识库,比如《四库全书》,比如《大不列颠百科全书》(Encyclopedia Britannica,1771年在苏格兰爱丁堡出版)。而新华字典,成语字典在我看来也是一种类型的知识库。

计算机技术发展后,信息的存储变得大为廉价,信息的产生和获取也变得容易,矛盾就成了人无法应对所能接触到的信息的问题,经常会用“信息过载”来形容,而建立个人知识库就是一个很好的方式。

通常说的知识库其实是个泛称,包括有公共知识库(百科全书,或者协作类wiki),而本文的知识库只包括和时间管理比较相关的是个人知识管理(Personal Knowledge Management),对应PKM和PIM(Personal Information Management )。

主要内容

知识获取,知识加工处理,知识使用三个阶段

知识库的建立分为三个阶段:知识获取,知识加工处理,知识使用。(对应之前笔记类应用中的笔记收集,笔记整理和笔记使用)

知识获取主要分为外界知识获取和自己思考,所以个人的知识管理体系在获取阶段需要起码要有两个功能:

  1. 非常方便快捷把接触到的外界有用知识集中在一起,包括记录新学习的的知识(课堂笔记),快速截取网页收藏,文档导入,邮件收集,其他各种专有数据源的兼容。
  2. 非常方便的记录自己的想法(笔记本),或者在外界知识基础上加上自己的思考(课堂笔记标注)

在知识加工处理阶段,需要笔记编辑,分类,标签,日历和任务列表展示等常说的笔记整理,笔记整理的目的除了在需要使用的时候能轻松找到,还可能通过整理的过程能产生新的有价值的想法。

最后知识使用的时候,除了自己检索方便,也需要分享方便,比如形成美观的文档,或者快速共享功能,群组功能都会有帮助。

知识库的层次

知识库的知识是有层次的。最低层是“事实知识”,中间层是用来控制“事实”的知识(通常用规则、过程等表示);最高层次是“策略”,它以中间层知识为控制对象。策略也常常被认为是规则的规则。

知识常用属性

知识标题,内容,知识分类、来源,附件、标签、相关知识、版本、创建日期、最后更新等。

知识库的来源和可信度

除了知识点本身,知识来源也是一种“知识”。

另外信息可信度也可以成为一种“知识”,便于在实际使用中权重。

知识地图(K-Map,Karnaugh maps),知识图谱

我们通常看到的网站导航可以简单理解为一种知识地图。在个人知识管理中,分类和标签都可以看成一种知识地图的信息,因为通过分类和标签,知识之间最终会形成树状或者网状结构,如果页面够大是可以展示为图状结构的知识树或网状的。

知识之间的联系本身也是一种“知识”,甚至有时是比知识点更重要的“知识”。要做好个人知识管理,这一块非常重要,要比收集“知识点”更重视。

*知识地图和思维导图的概念有点相像(如果画图的话),不同的是知识地图是已经有了知识点后,自动生成关系图,而思维导图是通过一个知识点,通过知识间内在关系思考相关知识脉络,补充出新知识点。

建立个人知识管理体系的步骤

本来这个部分应该详写,但毕竟没有公认步骤,我个人的意见又容易冒失,暂时略写,我会在我的时间管理书中详写这个部分。

知识收集:包括记录,复制内容以及记录自己的想法
知识概括:删减或重新整理脉络
知识分类:为个人知识分类,目前的笔记类应用都有此功能。
知识标签:个人知识管理不一定包括标签,标签的概念非常宽泛,可以是人主动标签,以便找到相关知识,也可能是机器学习标签。标签在个人知识管理中慎用,很容易造成混乱。
权重:标优先级,重要性等。
知识分享:邮件,文档,网页协作等。

知识管理的难点

知识收集的“断舍离”

一定要只保有自己当下需要的知识,和当下用不到的知识有一定的距离(比如放入存档知识库,而不是当前知识库),否则无法发挥知识库第二大脑作用,无法发挥帮助整理大脑作用,还是会思维混乱。

当下不需要的知识不要存储,暂时用完的知识需要存档,不要显示在当下知识库中。

知识分类有天然的难点

我倾向于认为世界上本没有分类。但是沟通最基本的语言,天然的就为我们的世界做了一些分类。比如一个名词就是一个概念,比如男人,女人,而不同语言里面可能会很不相同,比如我记得我的人类学课程里有一个部落性别是5个名词,这5个名词意味他们对人的分类和我们就非常不一样。

虽然有一些通用的分类方法,但在个人知识管理上还是会常常遇到分类问题,我倾向于多使用约定俗成的或者公认的分类方法,如果要使用自己独有的分类方法,需要多加标注,免得自己今后翻看无法理解。

常见的知识分类主要有按学科分类,按内容分类,按时间分类,按人物分类等等

分享不是建立个人知识管理的核心内容

个人知识管理所形成的知识库,不可能完全是封闭孤立的,我们整理自己的知识体系很大的可能是学业工作的需要,所以不可避免的需要共享给他人或者需要在企业环境“发表”。

举个简单例子,家庭购买清单也算一个简单的知识清单,可能需要共享给家人,但是是指定共享给某人。再比如设计了一个部门的工作流程,可能希望成稿以后分享给部门的人(指定共享),甚至挂在公司内网(有点像公开发表)。

但从某个角度讲,个人知识管理的核心不应该是共享或者发表,这样太浅薄,只把知识管理理解为编辑功能。而个人知识管理有时候是人的第二个大脑,很纯粹的整理自己的想法和观点,在整理的时候可能还没有想怎么使用。

扩展

其他相关理论

清单也是一种知识,只是更多只保留了主干信息。
思维导图和个人知识管理密不可分,是分类的基础。

相关书籍

《如何阅读一本书》,如何进行信息概括。
《清单革命》,简单化,条理化信息 (《子弹笔记》其实概念类似)
《思维导图》,结构化信息,启发思考
《金字塔原理》,虽然是讲写作的,但是MECE的方法对分类非常又价值

以下两本我还没看过,但和PKM相关,先放在这里。
《你的知识需要管理》
《效率提升10倍的google化知性生产技巧》

相关软件/APP

笔记记录为主的,墨笔,nobility,goodnotes(iPad平台),OneNote(Surface)
个人知识管理为主的OneNote,Evernote等(有网页剪贴功能)
语音识别,讯飞语记(中文语音识别率高)
使用手机扫描文档导入,OfficeLens/印象笔记扫描宝

缓解焦虑

现代人的焦虑也或多或少和无法将信息整理清楚有关,所以建立个人知识管理体系某种程度上还是一种缓解焦虑的方法。

人工智能相关

从知识管理的各个阶段看,有非常多的人工智能机会,但目前障碍较多,比如隐私问题,或者当前技术能力没有便捷到可以忽略使用的麻烦。以下是人工智能有机会的地方:

爬虫:自动收集网络新生相关数据,并做重复性检查,和热度标注。
数据概括阶段,通过自然语言算法,根据知识内容,自动合成摘要,甚至标题
标签,除了人主动标签,也可以通过机器学习提取关键字自动提示标签
权重,为知识体系自动添加重要性因子(网络趋势,查看频率,新内容相关,时间衰减等)
数据聚类,除了主动分类,也可以通过机器学习进行聚类
关联规则,根据信息找到“高阶”的规则类知识。
数据可视化,数据库使用报告,列表视图/日历视图
知识图谱展示,树状或网状或其他多种图表可选

目前机器学习类盛行的算法几乎都是附带知识库的,所以个人知识库本身意味着更多的可能性。

PIM

Personal information management wiki页面

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