PPT技巧(1)方块大战:快速找到幻灯片中的排版问题

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本文部分资料来源:秋叶PPT;学习笔记,仅供参考,请勿转载!


(一)建立幻灯片的制作思维

在介绍PPT制作和美化技术之前,我们必须先了解幻灯片的制作思维,我们要在心里明白,幻灯片究竟是个什么东西!


1. PPT是辅助沟通的工具

在职场里面,PPT是帮助我们进行有效沟通的工具,能有效地提高我们沟通的质量。

因此我们制作幻灯片的根本目的是:有效呈现观点,辅助沟通。


2. 好看与质量的平衡

一个PPT做得好看,并不一定意味着这个幻灯片的质量高。一般来说,我会立足于工作目的,从以下两个方面来评判:

第一,你的幻灯片能不能够达到你做这个幻灯片预设的目标?

第二,为了达到这个目标,你在幻灯片上面投入的成本是不是最小化?

所以我自己在职场里面评判幻灯片,实际上不是用美不美来评判,而是问达到目标,没有达到目标消耗的成本是不是可控的来评判幻灯片的质量。

在企业内部交流中,即使你的幻灯片制作水平一般般,但是大家不计较,能看清楚你的观点,理清你的逻辑,知道你的数据来源是可靠的。那么你的PPT就是及格的。但是如果一个PPT做得特别漂亮,特别炫,但是听完以后根本没记住他讲的是什么。那么即使他做得再好看,也是不及格的。

在工作中很多的交流,不是给一个人讲而是去跟很多人讲,所以我们希望每个人都能够看懂你要阐述的观点,因此我们就要考虑幻灯片的可读性,我们必须要让在场的每一个人不用费很大力气,就能够看清楚你要传递和表达的观点。

要做到这一点,就要做视觉化上的美化,这也就是我们今天要讲的,为什么很多幻灯片很努力,但是做得很难看。到底有没有什么方便或者简便的方法,让我们能够找到原因,并解决它呢?如果真的做到这一点的话,那么我们就认为他的PPT达到了80分。

幻灯片的好看和幻灯片的质量不是一回事。要做高质量的幻灯片,你要有合适的文字内容、翔实的数据,合理的表达逻辑,最后是漂亮的视觉传达。本课程主要教授排版和美化技巧,关于思维逻辑的训练,请大家密切关注“奥飞纵横职场”第三课——金字塔原理。


3. 常见误区:先做“选择题”,再做“填空题”

很多人做ppt不是老老实实地学习基本功:把排版学好,把操作学好,把美感提高,然后积累一些合适的素材。他们是先做选择题。我们来看一个例子:

图1  需要放入PPT的文字材料


我们可以看到案例是一段文字,有3个标题3段话,没有学习过幻灯片的人,就会做“选择题”,在网上精挑细选找到合适的PPT模版,接下来做“填空题”,把文字从word搬家到PPT。

经过查找,我还真找到了这么一款模板,刚好是三个标题三段话,看上去还不错,至少比我们各位自己来调整的PPT要好看多了,你像这种有立体感有渐变色,然后又是各种形状组合在一起。


图2  从网上找来的模版


图3  经过填充以后的模版


我们来看一下填完的效果,这个世界上的事情就这么奇妙,本来很好看的模板,为什么我们用了以后,就有一种淘宝买家秀和卖家秀的感觉呢?

其实漂亮的模版都有它的排版的要求,在里面就像我们刚刚看到的那个幻灯片,他是一个典型的三分法。它的上下距离是相等的,宽度是一致的,间隔是均匀的,比例是一致的,字体都一样。

而我们怎么用呢?好第一个标题填进去会变大了,不管他。第二个单元填进去,发现字多了,所以很多人毫不犹豫地就把那个框一拉,中间的一个框变大了,整个三分版的版面就被破坏了,所以模版对排版是有要求的,不能随便拉,那怎么办?


4. 树立正确的做PPT的思维

很多人做ppt并不是想得太少,而是想得太多了。他既要考虑要用什么主题,标题好不好,文案合不合理,素材合不合适;图片、字形、配色、动画都想在一页ppt里了。当一个人想得越多,他就越容易把自己绕晕。实际上,做ppt的步骤应为4步:

第一,先确定主题,想清楚我们整个发言的框架,也叫写大纲。

第二,考虑在每个单元我们放什么样的材料来支撑我们的观点,支撑我们的想法,把素材先找好,找够。

第三步,排版,我们把整个页面上的内容放进去,就需要合理的排版。那么这个时候可能要裁减,要优化,要压缩好。排版做完了所有的素材,各就各位,整个版面看起来很清爽。

第四步,美化,包括加一些特效等等。

但是很多普通人呢?是构思找材料排版,美化加特效一起上,所以在做幻灯片的过程中啊,同时把4个动作放在一起来做,整个大脑就是乱的,最终出来的效果就会很糟糕。


(二)排版——方块大战PPT

图1这张PPT可能大家一眼看过去,就觉得他很一般,但是这种PPT在职场里面非常常见,很多人很努力,很努力做出来的样子,也就是这个效果。有没有什么办法能够提升ppt的设计水平呢?

图4  普通人制作的PPT


1. 方块大战:三分法

我们可以使用简单的几何素材(如圆形,方形,三角形),把画面上的素材盖起来。我们就可以得到ppt页面的画面排布。可以看出,该ppt就是乱排版。没有比例一致,没有大小一致,没有对其,距离也不相等。

就是说你的素材没有放在一个合理的位置,不管怎么去美化、增加特效、增加细节,页面的排布也是不好看的。


图5  方块遮盖素材以后的板式


这里我用三分法给这个ppt进行调整。在页面上,在整个排版设计上面与原来的ppt有明显的区别也更加地清爽。

图6  用三分法调整过后的ppt


图7   三分法方块


在微软的Smart Art当中,三分版是十分常见的。所以每当我们看到类似的排版,我们心里都会知道,其实都是一样的东西,无非是图片字体被改了而已。只要我们用“盖方块”的方式盖住素材,那么ppt的板式就一目了然了。


2. 不会排版怎么办:先盖方块

当你做幻灯片时,如果你觉得幻灯片很杂乱,不知道应该怎么排版。那么你可以考虑把素材变成大小不一的方块,把方块排列整齐。我们来看一个例子:


图8  车间介绍PPT


图8是一个企业介绍车间流程的PPT,从版面上看,我们会觉得很杂乱,东一块西一块。由于这个是内容比较专业的PPT,即使网上的模版做得再好,也不可能和这个一模一样,完全契合你的内容,想要在网上找到模版往上套几乎是不可能的。那应该怎么改动呢?

图9  盖方块以后的PPT


盖方块以后,我们可以看到整个版面左边没对齐,右边没对齐,上面没对齐,下面没对齐。

在我们排版里面,有两个小原则,一般是不要破坏的,就是要有板面线,你所有的内容要跟某条线对齐,要么左对齐,要么居中对齐,要么右对齐,要么上面对齐,要么下面对齐,不能随意,不能任性。对齐以后,版面的元素之间,会建立起一种连接感。

第二,我们整个版面之间不同的段落,不同的单元要给它,加上这个相等的距离,有关的东西要靠拢,无关的东西拉开一点点,然后不同的版面呢,用不同的颜色把它区分开,那么整体看上去整个PPT阅读起来节奏感就比较好。

图10  方块对齐以后的PPT


我先把所有的方块左对齐,定个基准。然后发现有一些方块大小不一。我就把照片和文本框把它的高度调整齐。

文本框本身是一个不规则的多边形,为了让他在版面上拥有一个稳定感,大家可以记住我们一个非常非常简单的技巧,你只需要加一个形状,放在文字下面!

下面不是有一个大大的框图吗?框图,我也给他加一个形状形成一整个色块。但是我不想让这个形状这块太抢眼,那怎么办?那就可以加个灰色的形状。


3. 总  结

◆  PPT要有版面线。所有的内容要跟某一条线对齐,所有的版面、元素之间,通过对齐会建立起连接感。

◆   PPT整个版面之间,不同的段落、单元要加上相等的距离,有关的东西靠拢,无关的东西拉开距离;不同的版面,用不同的颜色分开。这样会增强PPT阅读的节奏感。

所谓的方块排版法,就是把这些素材变成简单的这个方块形状,然后上对齐,下对齐,左对齐,右对齐,居中对齐。看看排成什么样子会让我们的眼睛看起来舒服一点,就好像我们平时,办杂志写黑板报都要把这个基准线打好的那种感觉,没错,就是这么干的。你们以为做PPT不是平面设计啊!

排版是所有平面设计里面都要用到的思维,很多人完全不懂排版,跑去学所谓的PPT美化技巧,学得多又怎么样呢?我的案例没有用什么技巧,我就是简单的做一个对齐就好看很多。

那可能有人讲,你光用这个色块这一张,我记住了,在那下面的那个灰色话不显眼,那么我又给他加了一个阴影效果,有了阴影效果版面就会增加层次感。

图11  添加阴影增加层次感


所以各位知道了吧,其实,就用简简单单的方块就可以把一个版面撑起来。那么撑起来的关键,第一对齐,第二同级靠拢,无关的拉开一点点距离,人在阅读的时候,人就会自动的被版面分开阅读的视线。

那么各位将来还可以养成一个习惯。不管到哪里,你都可以看一下,杂志也好,海报也好,各种平面设计作品也好,他们有没有一个版面在里面,如果你觉得这个版面能改一下就能借过来的话,你就应该把这个版面记下来,当你的大脑里面记住的反面越多,你做PPT的灵感就越多了,然后再加上各种美化手段,就变成了千变万化的幻灯片设计,而不是你记住了100个技巧,你才能做100种幻灯片。

图12  常见的版面设计


(三)PPT的美化——视觉焦点

这一份PPT的采用了灰色调,没有任何地方去刺激你的眼球。有人很喜欢这种风格的幻灯片,把它叫性冷淡,意思就是这个幻灯片没有任何撩拨你的地方,你自己好好看哦,我也不用任何手段刺激你,也给他传递的观点会更加接近真实。但是要是我想突出其中的某个部分(我们选择B方案),应该怎么做呢?

首先,美化是基于版式(排版)的基础上的(参看第一篇文章:PPT的制作思维),所以我们要先把版式排好。这份PPT其实已经排版好了,是一个三分版式。

图13  “冷色调”性冷淡风格


美化一下,分离内容和背景,我们给它加了一个白色的框,白色和灰色色相相近,对比不会太强烈。添加阴影,增加层次感。

图14  给方案加框


接下来,我们要强调“方案B”是我们选中的方案。那么作为这个PPT的焦点应该怎么强调呢?下面给大家一个例子:图片上面有8个点,如果什么都不改,那么这8个点在你的心里其实是平等的,都是图片制作者想让你看到的内容。

图15  8个灰色点


图16  被强调的点


那你到底让我看哪一个点呢?所以在设计上面呢?不是说我一个幻灯片把PPT排版做好就结束了,我还要强化我的焦点。看到图4,你肯定是要我看红色的这个部分。为什么?因为其他都是灰色,只有这个是红色。你现在要表达强调的是红色这个点,那么这种思维可不可以用到我们的幻灯片设计里面呢?当然可以。

下面上案例,我进行了小小的修改,两边的幻灯片图标是蓝色的,中间采用了棕黄色。那么相信各位就明白了,在3个方案里面,我真正选中的是黄色的这个案例,而不是两边的蓝色调的。

这就是在幻灯片里面,为什么要做美化?美化的目的,不是为了简单地让PPT好看,而是让大家更能够清晰地看见焦点。

图17  用黄色强调的方案2


那可能有的朋友也会说,我们不一定喜欢这种颜色的变化,那万一比方说,万一我是色盲,我蓝色也看不见,中黄色也看不见,我怎么知道你现在这3个有什么区别呢?

图18  对方案2 加框


图19  淡化不重要的内容


在图6中,会看见我这个加粗的方框吧!你又学到一种非常非常简单的强调的方法加框!

我们普通人做PPT,总是想强调我们的重点,那么这个地方很重要,枣红色那个地方很重要,黄色的地方很重要,然后整个幻灯片好多地方重要,最后就变成了五颜六色。但是说实话呢,强调有两种思维,一种是强调重点,用各种各样的手段强调重点,但是还有一种思维叫淡化,淡化背景不重要的东西。

重点怎么淡化?把不重要的用灰色来表达!那为什么用灰色呢?灰色在大自然里面叫背景色,这个背景色人的眼睛看到了会自动的把它过滤掉,结果你就看不到他了,你会看到那个被强调的颜色。如图7。

除了颜色以外,还有什么能够提升画面的视觉冲击呢?

图20  放大的强调


通过放大,也能达到一种强调的效果,并且提升了视觉冲击力,让大家一眼就能看出你强调的就是方案B。


总  结

1.  美化是基于板式的基础上的,大家一定要记住做PPT的流程。先把板式排好,然后再做美化,不然就会“打麻将”。另外,做美化的时候请不要打乱板式!

2. 突出视觉焦点的方法有很多

颜色突出:用颜色强调你要强调的点。

颜色淡化:用灰色淡化你不想让别人重视的内容。

加框法:利用边框强调重点(方便色盲人士使用)。

大小对比:利用轻微的大小变化,强调重点(方便色盲人士使用)。

3. 加阴影可以增强幻灯片的层次感;

4. 某个区域很乱?不妨在这个区域底下加一个框!


延伸与干货

(欢迎各位同事私信我补充~ 可以微信群主@Waynexxcyy)

本节课程中秋叶老师用通俗易懂的语言给大家介绍了几个很重要的平面设计原理,有兴趣深挖的同事可以参考以下平面设计的知识哦:

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2. 格式塔视知觉原理

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从格式塔原理解读UI版式设计原则


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