工作型PPT到底怎样改又快又好?我有套路!

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本文是秋叶大叔在纵横职场「嘉宾谈」分享

关键词

PPT排版 | 方块法|形状色块

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感谢编辑 | 夏喵喵 整理

大叔点评:如果PPT没有合理的版面设计,细节无论如何美化都是无效的。

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制作PPT最容易忽视的问题

不能有效地呈现观点的PPT,在职场往往是失败的。

职场PPT必须能更好帮助我们进行有效沟通,提高沟通质量。

PPT质量评判标准,我认为应该从是否达成工作目标为出发点。不坚持这样思考,就会陷入美或者不美的误导。

现在网络上很多PPT模板,很多是由缺乏职场工作经验的设计师完成的作品,看起来美轮美奂,其实都是设计过度。

这样的PPT模板一是容易让设计效果湮没PPT里面的内容焦点,而是修改成本非常高。

因此我要认真提出工作型PPT评判质量的标准:

●   能不能达到制作前的预设的工作目标。

●   PPT投入的设计成本是不是最小化。

●   PPT要言之有物,内容具有可读性。

●   PPT的视觉美化能让观点更清晰。

工作型PPT制作的优化流程

为什么很多PPT做得很努力,但是却很难看?

很多人做PPT前,并没有系统了解关于软件操作、设计排版方法的知识,也缺少美感积累和素材积累,更不重视演讲构思和文案提炼,一到做PPT就习惯性先做选择题,从网上选择模板,再把内容填充进去,做填空题,最后随手美化一下,就当交差。

实际上,高手做PPT的过程往往分成四个部分

◇   确定PPT主题,必须吸引听众

◇   理清发言框架,依据架构选素材

◇   对页面内容先进行合理的排版

◇   对版面进行美化、增加特效

但普通人做PPT时,往往是把上面提到的构思、材料、排版、美化、特效一起思考,结果大脑里同时思考的问题太大,导致信息凌乱,结果PPT排版也搞不好。

但是怎么看出PPT排版是否有问题呢?

方块法:快速找出排版问题

我们课程系统化了一个非常重要的方法:方块法。

简单说就是用简单几何形状把你PPT上的形状改起来,这样屏蔽了所有素材对注意力的干扰,再看PPT是否版面合理就一目了然。

比如下图,你觉得好看吗?

盖上方块看看,就不同了吧?

如图所示,把上面的PPT需要用的所有素材,用大小不一、简单的方块形状进行覆盖,会发现整个PPT的排版出现了比例不一、大小不一,间距不一,对齐不一等问题。

这就是一个经典的乱版,不管怎么美化它的细节,都不可能达到美的效果。

高手做PPT,首先会思考素材有没有放在合理的位置,然后在确定好版面后再做美化,强调重要的信息。

下面我们将PPT进行简单修改,仅仅调整排版,不增加任何特殊效果,看看结果是否不一样。

是不是明显感觉有提高?修饰手段并没有超出原来的PPT使用的手段,主要是改造了排版。

让我们用方块法看看排版效果。

按照原来的设计风格、习惯,重新做的PPT,除了在文案上做了小调整,主要是在新PPT页面上采用非常标准的三分版。

当一个PPT用了比较符合排版习惯的版面后,马上就会变得好看。

PPT文字排版时,有两个小技巧:

◆   PPT页面可以设置版面参考线。重要内容要跟版面参考线对齐。一旦页面元素开始对齐,就会建立起内在的联系感。

◆   PPT页面不同的段落单元之间距离要相等,相关的内容要靠拢,无关的内容拉开距离;大段落之间距离要比小段落之间距离要大,这样会增强PPT阅读的节奏感。

方块法:快速帮我们修改PPT

用盖方块的方法不仅能快速识别PPT版面是否存在排版问题,还能帮助我们更快完成排版。

再看一个例子, 下图是企业用来介绍车间的PPT,里面有图片、文字、流程图。这种PPT基本没有办法套网上的模板,只能靠手工调整。

用方块盖上PPT后,会发现整个版面的左右、上下没对齐。

如果我们把所有素材都当做是页面素材,当做方块进行对齐排版,那么就更容易得到可以接受的排版结构。

上图是修改过的PPT。

其实方法很简单,就是先把所有的方块对齐,如果有方块大小不一,就把照片和文本框的高度调整对齐。如果文本框本身是不规则的多边形,为了让它在版面上拥有稳定的结构,只需要在下面加一个形状色块就可以变成一个方块,这种思维叫补版。

下面有一个框图,也给它加一个形状色块,但是它不是要强调的重点,我也不想让形状色块太抢眼,所以给它加一个灰色的形状背景。

方块排版法,就是把素材变成简单的方块形状,然后进行上下、左右对齐,最后进行排版。

有人会问,但是下面的灰色块太不显眼怎么办?

上图中,我给灰色的形状加了一个阴影效果,有了阴影效果,就会增加层次感。

所以用简简单单的方块,就可以把一个版面撑起来。撑起来的关键是:

第一,版面对齐,方块对齐。

第二,同级方块靠拢,无关方块拉开。

第三,同级方块间距一致。

第四、用背景色块或者阴影效果强调重点。

理解了排版以后,大家将来还可以养成一个习惯,不管到哪里,都可以看看杂志、海报或者各种平面设计中有没有版面。

如果版面比例是4:3、16:9,或者改一下就能借过来的话,应该把这个版面记下来。大脑记住的版面越多,做PPT的灵感就越多。

记住版面,通过美化设计来创造不同的感觉,就得到了千变万化的PPT模板。一旦理解了这点,成为一个PPT模板设计师并不难。

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