这25个小技巧,让工作效率轻松提升200%

本文源于《google工作整理术》、《超级整理术》和《零秒工作》的阅读心得,结合个人实操经验,希望对大家有所帮助!


25条高效办公心得,2600字,预计阅读耗时6分钟。第25条一定要看,简单一步效率提升100%。

1、利用工具搭建自己的“百度”

(1)利用邮件工具搭建自己的数据库。使用foxmail或outlook管理自己的工作邮箱及私人邮箱。遇到好的文章或文件通过邮件给自己邮箱做一次转发,这样就可以通过搜索高效检索自己处理过的各类文件。

(2)利用操作系统搜索功能搭建个人文件数据库。很多朋友电脑文件夹采用树形结构管理,经常出现大量的文件夹嵌套,中短期问题不大,但是三到五年的文件检索就比较困难。可以考虑文件根据文件内容命名,文件存储在非系统和软件安装分区,需要查询时通过右上角的搜索功能进行关键字检索,也可以考虑使用goog桌面,进行文件的高效检索。

2、高效从记录自己的时间开始

很多人经常抱怨自己非常忙,没时间,实际上是没有进行时间记录。每天称体重可以帮助人们减肥,时间管理从记录时间消耗开始,建议将时间分成四类:休息时间,娱乐时间,工作时间,成长时间(学习或阅读),然后进行一天24小时记录,记录一周后,你就知道自己的时间的消耗占比,可以使用下面两个工具,非常更好用。

苹果用户:aTimeLogger2

安卓用户:Swipetimes

3、邮件高效管理-快速分类和回复

(1)每天定时处理邮件,如将每天上午11点,下午14点,16点,18点设为处理邮件时间。

(2)邮件只读一遍,需要回复的立即回复,时间不足的添加[待处理]标签,如果不能立刻回复先回复发件人邮件看到,回头答复,同样添加[待处理]标签;与自己无关的邮件添加[已阅]标签;重要工作添加[重要]标签;处理完成工作添加[已处理]标签。

标签可以通过foxmail设置,右键某封邮件,选择【标签】,选择【新建标签】,编辑标签名称,选择快捷键数字,选择颜色,点击【确认】即可。

(3)5秒钟做判断,减少犹豫

(4)邮件简单明了,尽量做到清单级

4、让信息尽快离开大脑,把信息记在工作笔记中

上班和上学时记笔记的目标完全不同。

上学时的笔记:为了后期更好的回忆和记忆。

上班时的笔记:为了更快的忘记。

5、重视你的时间,并尊重他人的时间

电话沟通,拨电话前梳理清楚思路,简明扼要表达,可以使用5W1H的方式做电话沟通。

会议沟通,程序化管理,可以计算一下人均每小时成本,根据会议时间计算时间成本,不跑题,聚焦问题。

6、信息一元化,一台电脑存储,一台电脑办公

公司可以考虑笔记本+大屏幕,也可以使用文件同步工具进行文件同步服务,如坚果云的文档实时同步,完成文档备份。也可以使用TIM或石墨,做在线文档管理。

7、工作处理顺序。重要紧急>重要不紧急>不重要紧急>不重要不紧急

谨防因拖延,将重要不紧急工作拖延至重要紧急工作,如果这时遇到重要紧急工作就会非常被动。

8、高效问题解决法

(1)描述问题。如果不能描述问题,将无法定义问题的边界,就不可能提出可靠的解决方案

(2)遍历解决方案。罗列出尽可能多的解决问题的手段后进行方案筛选,工具:头脑风暴

(3)解决方案要灵活。

9、文件高效管理技巧

(1)制定文件摆放规则(简单到不费脑子的程度),用后物归原处

(2)不要记“东西放在哪”而是记“东西应该放在哪了”

(3)文件添加时间备注,透明袋封装,例20080212

(4)学会扔东西,减少纸质文件留存,进行电子备份

(5)下班的时候活没干完不要收拾桌子

PS.现代商务人士一年花在找东西的时间在150小时以上。--《超级整理术》

10、提高工作中记忆力的方法

(1)只记真正需要记忆的信息,使用笔记,记录哪些需要记住但是无需记忆的事情

(2)记忆过程:获取信息,加工信息,存储信息,读取信息。未经过加工只能记住3-7件事,记忆大师都是加工信息特别强大,参见记忆宫殿和定桩记忆法。

(3)利用故事和场景去记忆

11、给工作任务设定周期提醒

12、设定一个绝对努力工作不走神时间

13、工作日和休息日保持一致作息

睡觉时间,起床时间,吃饭时间保持一致。

好处一、对身体健康有帮助;

好处二、周一状态会更好;

14、电脑桌面保持整洁,文件保存在非系统盘

操作系统崩溃大家可能都遇到过,所以将文档保存在非系统盘很重要。因为很多朋友习惯于将文件保存在桌面,建议将桌面修改到非系统盘中。方法如下所示:桌面修改到D盘

15、类似的任务放在一起,减少思维转换,提高效率

切换不同种类的工作时,人脑需要完成思维转换,转换过程中相对低效,如果总是来回切换则无法深入思考,效率降低。

16、每天计划留有20%以上闲余

扎克伯格为提高员工工作效率分享的26中提到,每天只计划 4~5 小时真正的工作。

17、不要多任务并行,这只会消耗注意力;保持专注,一心一用

番茄工作法,一个番茄时间25分钟,这段时间不考虑其他,全情投入到一件工作中,结束后休息5到10分钟,继续进入下一个番茄时。

18、单纯占有知识不具有力量,只有共享知识才是力量,培养自己的长板凳

现代社会需要大规模陌生人协作,工作中不应该因为自己的技能沾沾自喜,而应该努力让团队其他人学会自己的技能,这样既帮助了他人,也为自己晋升铺路。

19、区分实际制约和假性制约

很多制约因素是自我设限的结果,也就是假性制约。当遇到制约时需要积极沟通,沟通中识别实际制约和假性制约,沟通前不做对方立场预设,防止负面的自证预言。

20、休假前做好计划,可以处理突发情况

21、一直做的未必对,一直做不意味着需要永远这么做

传统企业可能感受明显,很多时候工具改变了,原有流程已经不再适用,但是因为行为惯性,多数人会依然保持原有流程,不接受改变。梳理流程多画图,建议使用visio,操作简单。

22、自我评判往往不准,让朋友做评判

自我的全面认知难度极大,可以画一个四象限图,其中有一个象限是“自己不知道,朋友知道”,也就是旁观者清,需要找朋友帮忙。至于“自己不知道,朋友不知道”就需要调动元认知能力,通过不断自省和正念去挖掘。

23、目标清晰,才能井然有序

时刻提醒自己的目标是什么,人们经常忙着忙着就忘了初衷,进而越努力距离目标越远。

24、每周回顾关键信息

习惯性复盘,可以让你从自己的经历中学习和成长。

25、双屏幕办公--谁用谁知道

一块27英寸大屏+1条VGA线,成本1K+,效率提升极大!效率提升极大!效率提升极大!当你需要多开软件或文档时,你会发现视野拓展到120度的不同。windows7+操作系统也可以实现快捷双屏,软件页面压缩严重,与双屏幕比操作不便!

本文推荐工具列表

软件工具:foxmail、坚果云、TIM或石墨、aTimeLogger2或Swipetimes、visio

硬件工具:屏幕、VGA线

需要交流请留言,感觉有用的话!那是不是应该给点反馈呢?关注,评论,点赞,分享,请任选!小赏怡情哦,哈哈~

推荐阅读更多精彩内容