工作邮件的这几点技巧都不会,你还想混职场?

1 为何要发电子邮件?

作为职场人士,想必在工作中大家都经常收发电子邮件,一封高效得体的工作邮件势必会让沟通事半功倍。但一些职场新人,甚至一些职场老鸟,由于平时并不太熟悉收发工作邮件的技巧和规则,导致工作延误、合作搁置、甚至造成不必要的误解。

电子邮件VS电话、即时通讯

本文的内容比较长(约1.5万字,全文阅读时间约15-20分钟),如果您想先了解文章核心内容,直接跳到文末的 “8 最后总结”,再回过头来选择读自己感兴趣的部分。

大家都知道,我们现在正处于信息时代,传递信息有无数种选择。我们可以选择电话,也可以选择微信、QQ等即时聊天工具,但在职场沟通中,电子邮件却依然是其中最重要的方式之一。


邮件的效用

电子邮件作为信息沟通的一种表达方式,目的是通过文字、图片、表格、附件等形式,达成发件人和收件人之间的信息交互。但为什么职场上有时必须使用邮件,而不使用其他沟通形式呢?

因为邮件与其他沟通形式相比,具有无法替代的效用:
①邮件与其他沟通方式相比,显得更加正式;
②邮件更易保存和追溯;
③邮件具有很强的商业效力和法律效力。

作为职场人士,想必在工作中大家都经常收发电子邮件,发邮件容易,但发一封得体且高效的邮件并不容易。下面我先举几个简单的例子,看看大家平时在工作中是否遇到过。
比如:

①自己给对方发了一封邮件,但许久都得不到对方的回复。
②一封非常重要的邮件需要对方确认,但对方却说没在在意邮件的内容。
③所有重要信息都在邮件里面详细说明,但对方还是通过电话反复与你确认。
④自己邮件发送完之后才发现有误,要么漏掉了重要信息,要么漏掉了附件,要么漏掉了某个关键收件人,只得再发一封进行补充。
⑤明明自己给对方发送的邮件表述非常的客观,但对方却认为自己是在对其指责或挑衅。
……

工作邮件必须掌握的8大技能

如何解决这些问题?如何通过一些小技巧的运用,撰写一封优秀、高效得体的邮件,提升工作效率呢?这正是本篇文章主要阐述的内容。

2 何时该写邮件和慎写邮件?

邮件作为信息传递的重要表现形式,有时候采用邮件沟通比较恰当,但在另外一些情况下,邮件并不是最合时宜的沟通方式,甚至最好避免使用邮件。那么何时该写邮件,何时又慎写邮件呢?下面先就跟各位聊聊该写邮件和慎写邮件的6种情况。


该写/慎写邮件的6种情况

需要通过邮件进行沟通,主要基于以下6点考虑:

  • ①需要留下官方的内容记录,方便备查,这一点很容易理解。
  • ②同时与多人交流,又不方便安排会议。那么通过电话或微信等沟通,信息会比较零散,也会浪费大量时间精力。
  • ③需要对方做出回复前仔细思考的问题。因为问题比较复杂,对方是无法马上答复我们的,我们通过一封邮件说明基本情况,留给对方思考的空间,会比较妥当。
  • ④需要将发送给对方的信息转发给第三者。这种情形下,通过邮件可以一次性将信息传达到位,减少了沟通成本。
  • ⑤重要的安排、结论或工作报告,用于备忘或提醒参与者。这时候,邮件主要充当会议纪要的作用。
  • ⑥知识推荐或信息传递。可以一次性将信息全部送达所有相关对象,无需挨个通知了。

以下6种情形,最好避免使用邮件

  • ①当自己处于激烈的负面情绪时
    发出去的邮件,泼出去的水,白纸黑字的邮件,任何一个小错误都有可能被固定化和扩大化,一时间冲动造成的小错误,可能成为别人的把柄。所以,就算你有天大的不满,哪怕去跟人在会议室里大吵一架,也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。
  • ②有争议的内容
  • 话题复杂,需要多方深入解释或讨论的内容
  • 需要保密的内容
  • 沟通较为敏感的话题
  • 需要对方立刻反馈的内容
    都不太适合利用邮件进行沟通。此时,采用电话可能会比较合适。
    所以,我们要根据实际的工作场景,选择合适的沟通方式,避免误用邮件而给自己带来麻烦。

3 工作邮件的内容、语气和结构把握

一般人们在思考一个问题时,会从以下三点进行考虑:①是什么、②为什么、③怎么做。刚刚我们讨论了前两者,下面我们重点来讨论如何写一封优秀的工作邮件。
一封优秀的邮件,之所以能够达到有效沟通的目的,无论从①内容、②语气和③结构三个角度来考虑,都是可圈可点的。

邮件的三个维度

3.1 工作邮件的内容取舍

内容是一封邮件传递的主要信息,从内容上来讲,邮件不应该是只写自己想写的,而是写对方需要知道的。工作邮件从内容的角度考虑,大致可分为以下四类:

①需求邮件,②确认邮件,③反馈邮件,④通知邮件。

邮件的类型

3.1.1 需求邮件——“4W1H”原则

咱们先谈谈需求邮件,因为平时工作中,大家接触最多的邮件类型便是需求邮件,无论是上级给下级安排工作,还是请求上级或者其他人员支持,都可归为需求类邮件。需求类邮件的目的就是希望对方采取相应的行动,实现自己期待的目标。

那么就需要在邮件中给予对方明确的指引,明确要求对方什么时间,完成什么工作,如何做,需要达到什么效果。这就需要在邮件的开头,就用简短的几句话,言简意赅地概括此封邮件的大意,以及期望达到的目标。
对于需求类邮件的撰写,内容上可以考虑采用“4W1H”原则来构思——即

谁(Who)、什么(What)、何时(When)、为什么(Why)、怎么样(How)

需求邮件的内容

①:谁(Who)——如果不能在一开始就说清楚问题,大多数人是没有耐心读到最后一段,并且搞清楚你的真实用意的。所以在邮件开始打招呼的时候,就一定要明确收件人是谁,指明任务归属人。如果开头只是一个“Hi”,却有若干个收件人,收到邮件的人,是无法明确自己是否需要响应该邮件的。而一封跟多个人打招呼的邮件,就会让所有收件人都觉得事不关己而不了了之。

②:什么(What)——描述清楚自己的需求或者要求,而不要模棱两可地表态,这样对于邮件沟通没有任何益处。如果自己都没有搞清楚目的,那还是等想清楚了再发吧。

③:何时(When)——明确解决邮件中所提及事件的最后时限,这样收件人才好作规划,越快越好在大多数时候就相当于没有截止日期,最后可能导致邮件中所提及事件的完成时间变得遥遥无期。

④:为什么(Why)——让对方明白,邮件中所提及的事情对收件人的重要性,或者起码是对团队或公司而言的重要性,而不是对发件人个人而言的重要性。即便发件人是收件人的直接汇报对象,在多数情况下,能够写清楚为什么,也比不写能够得到更有效的响应。

⑤:怎么样(How)——如果收件人收到一封没有明确要求的邮件,执行的最后结果是很难保证的。除非收发双方已经有非常明确的上下文定义,比如之前已经电话沟通过,此封邮件只是作为提醒或者留存记录需要,否则,最好在邮件中明确提出要求,希望对方按何种方式处理,以及期待达到的效果。

最好在后续的段落中,就“怎么样(How)”交代清楚细节,量化出来,这样需求才精确,接需求的人才知道该怎么做,最后执行的结果也不会偏离目标太远。
在交代清楚“4W1H”的基础上,再慢慢展开邮件、罗列数据及解释原因吧。

3.1.2 确认邮件——确保信息传达到位

工作中,无论是领导安排的工作,还是收到其他同事的支援请求,通过口头、电话、会议交流敲定的事情,再发一封邮件给对方进行确认,这是一个好习惯。


确认邮件的用途

确认邮件的主要用途体现在以下几个方面:

  • ①需求确认。
    通过邮件向对方确认自己所理解的需求,与对方当时拟定的目标是否存在偏差,确保工作执行方向与目标一致。
  • ②留存证据
    口头或电话收到相应的工作指引后,再发一封邮件给对方,得到确认后再开始执行,在某种程度上是对自己的一种保护。
    按照对方邮件确认的工作指引去执行,就算今后任务的执行结果有偏差,对方将出现的相关问题单方面归咎于我们的工作失误,此封邮件也可以作为免责的依据。因为我们是完全按照对方确认后的工作指引去执行的,出现偏差不在于我们工作执行不到位,而在于当初目标设定有问题。

3.1.3 反馈邮件——及时反馈相应信息

“反馈邮件”跟“需求邮件”其实是对应的。对于邮件反馈,有几个核心要点需要把握。

邮件反馈要求

①及时回复
当我们收到别人的需求邮件后,应该尽快给予反馈,最好在24小时之内,这是起码的职场礼仪。如果事情复杂,确实无法及时给予明确的答复,在收到邮件后应及时回复“收到了,我们正在处理,一旦有结果立即回复您”等信息,显示你对对方所提及事件的重视程度。如果正在出差或休假,最好设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。

②针对性回复
当回件答复问题时,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案,同时进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费时间精力。

③回复字数不可太少
对方发来一大段邮件,如果只回复“是的”、“对”、“已知晓”等字眼,会显得非常不礼貌。除非你是对方的大领导,否则至少凑够10个字吧,免得让对方误解。

④避免邮件反复讨论
若双方就同一问题邮件回复超过3次,此时采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断会比较合适。

⑤适当精简总结邮件内容
对于较为复杂的问题,由于多个收件人频繁回复,导致邮件盖高楼而影响阅读,所以在回复时,最好对之前讨论的结果进行精简总结,突出有用信息。

对于需要多次响应的需求类邮件,在工作中该如何处理呢?一般来讲,与需求邮件相对应的反馈邮件,至少需要在不同的时间点发送两封以上

邮件反馈的步骤

第一封,确认收到了对方的需求

并及时告知对方自己对邮件中所提及事件的处理方式和计划安排。如果对方给自己发送了一份重要的文件,一定要及时在本地电脑或者网盘存档。设想某天你亟需该文件,却发现邮箱死活连不上,或者被自己不小心从服务器端删除了,又或者附件已经过了有效期无法继续下载了,不得不重新向对方索要,容易给对方造成不靠谱的印象。

第二封,随时反馈进度和结果

无论是执行上级的工作安排,还是接受其他同事的工作请求,在工作执行过程中,需要随时或定期向对方汇报工作的进度和结果,并做出适当的说明,让对方对目前工作的推进情况心里有数。

咱们换个角度考虑,这一点就很容易理解了,设想某人答应给予自己相应的支持或者帮助,但对方却从不主动向你通报事情的进展,当你问及相关情况时才发现,事务的发展方向与当初设想的目标出现了很大的偏差,但对方却没有及时告知你,自己的心里是不是有千万匹草泥马在奔腾?

3.1.4 通知邮件——公司内部资讯广播

通知类型的邮件,一般是就公司的某个决定广泛地通知到所有相关的同事,比如:《元旦放假通知》、《关于任命XX为公司副总经理的通知》等等。


通知邮件

这种通知类邮件主要是用于相应信息的上传下达,不需要回复,也最好不要回复。因为通知邮件往往都是群发N多人的,一回复就变成了邮件群聊,非常影响其他同事的工作。在这里,我就不展开叙述了。

3.2 工作邮件的语气把握

邮件毕竟主要靠文字来传递信息,所以发出的邮件并不能完全反映所想要表达的语气,有时候明明很温和的词句,却被对方误解为指责或者挑衅。
从信息传递的角度考虑,人和人交流30%靠的是内容,70%靠的是语气。邮件这种特殊的信息表达方式,很多时候如果语气把握不好,特容易得罪人。所以,要根据收件人与自己的熟悉程度和等级关系的不同,邮件是对内还是对外,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。

邮件的语气

如果非常熟悉的朋友之间邮件来往有过多的谦词,容易让对方误认为自己在故意与其拉开距离,会显得生疏。但一般的工作邮件沟通,谦恭的语气,多使用“请”、“谢谢”之类的词表达友善,会比较容易让对方接受。
邮件发出去之后,白纸黑字便成为了“呈堂证供“,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观,避免因为负面情绪通过文字呈递出去,而给自己造成不必要的麻烦。

3.3 工作邮件的结构梳理

为了在邮件中清晰明了地阐述清楚目标事件,尽量不要在一封邮件中陈述多个主题/问题。如果涉及多个邮件主题,分别发邮件。在邮件的结构上,建议可以遵循倒金字塔结构,即:结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进。即结构化思维的论、证、类、比

邮件的结构化思维

在语言组织上,不是按照自己最自然的方式去写,而是按照对方最容易理解的方式去写。

优秀的邮件都会采取结构化表达,即:

基于目标定主题,纵向结构搭框架,横向结构理顺序,序言结构做开场。

邮件的结构化表达

对这四句话的解释为:

  1. 自下而上思考,自上而下表达
  1. 纵向总结概括,横向归类分组
  2. 逻辑关系为:上下有父子,横向是兄弟
  3. 可以是时间顺序、空间顺序或重要性顺序,无论采用何种顺序,都要有一条明确的逻辑主线。
  4. 多采用总分结构,每一层思想都是下一层的概括。
  5. 序言做叙述,标题提炼精华

4 工作邮件的3个核心原则

前面我们从一封优秀的邮件为何能够达到有效沟通的目的,深度剖析了如何从①内容、②语气和③结构三个维度来提高邮件写作技能。除此之外,是否遵守工作邮件撰写的一些核心原则,最后的结果会大相径庭。

让我们先设想一下情景,在你的工作环境中是不是有这样的同事,当你向他请教问题或请求支援时,他总会告诉你,有需要时可以随时给他发邮件,但是当你真正向他发出一封求助邮件后,你却发现你发出的邮件几天了,对方都没有回复你,你发出的邮件就这样石沉大海,杳无音讯了。
其实出现这样的情况,除了极个别情况是因为对方不想帮助你,或者无法帮助你而直接选择回避之外,绝大多数情况都不是因为对方耍大牌,而是因为咱们发邮件的方式存在问题,那么工作邮件需要通过何种形式发送,才能达到咱们想要的预期呢?遵循工作邮件发送的三个核心原则或许对我们有帮助。


工作邮件的3个核心原则

4.1 原则一、越短的邮件越容易得到回复

这个道理很简单,因为现代人平时工作压力都很大,邮件字数越长,阐述的问题越多,给对方造成的心理压力也就越大,对方会先考虑该如何回复你,再决定以何种方式回复,通常邮件回复的时间就会被往后挪,大部分这样的邮件放着放着,就被对方抛之脑后了。在这一点上,咱们可以思考一下自己所遇到的情景就明白了。所以,在不影响沟通的前提下,邮件的内容还是尽量简短些吧。

4.2 原则二、别尽说自己的事,说说这事跟Ta有什么关系

这个世界上对方最在乎的人是谁?没错,肯定是Ta自己。太多人写邮件的时候,花了80%的篇幅在写自己的事——“我是谁啊、我是干什么的啊、现在做的事儿遇到什么问题啊”等等,我们想想自己写这封邮件的目的是什么?当然是要对方提供帮助啊!设想对方现在正在忙碌地处理工作上的事情,突然收到这样一封全都在说某个人自己的邮件,那跟Ta有什么关系呢?
所以,咱们在给对方发邮件时,第一句话就应该直截了当地告诉对方,咱们发这封邮件的目的是什么。然后,如果希望增加对方回复的欲望,那么邮件中接下来说的每一句话都应该尽量和对方的利益和兴趣牵扯上关系,因为人都会只关心跟自己有关的事情。

4.3 原则三、与人方便,于己方便

要让对方可以很容易地帮助到自己,就应该尽量减少对方的时间精力支出,这个道理大家都明白,但却很少有人做到。


与人方便,于己方便

举个实际的例子吧,假设你正参加集团公司的一个项目分享大会,自己听了某个大牛做完分享后深受启发,台下便与其简单地交流了你打算开展的项目,他听完你的陈述后,觉得你的这个项目非常的不错,可以把集团公司内部A部门的甲,B部门的乙以及C部门的丙介绍给你,协助你推动项目的开展,让你回去后把项目的详细资料发到他的邮箱。你该如何做?


邮件的低效处理方法
我想大致的情形应该是,你回去后便立马写了一封洋洋洒洒的邮件,内容大意是说:“很高兴今天和您……,我们打算开展的项目是……,目前已经进展到哪一步……,目前遇到的主要问题是……,附件是该项目的详细资料,希望能够得到您的帮助。“然后将几十上百个文件统一打包,一个超大附件像重磅炸弹一样扔到他的邮箱,开开心心地等待对方回复。

然而你发了邮件后,等了很久却没有收到对方的及时回复。然后你就开始想:”我靠,某某的人品其实也并不怎么样嘛,原来当时只是跟我耍耍嘴皮字,我还傻傻地当真了“。
如果咱们这样想的话,那就错了。咱们换个角度,站在对方的立场想一想,没错,他是答应了要介绍公司内部相应的资源给咱们,可他在看到咱们这封邮件以后,他需要做很多工作:

  • 他要先思考当时究竟答应了要介绍哪几个人给咱们,他们与咱们这个项目的关联点究竟是什么。
  • 先电话与这三个人沟通,向三者简要介绍咱们的这个项目,以及表达他个人的想法,为什么要请对方协助咱们开展该项目,并征得对方同意。
  • 找到这三个联系人的邮箱,分别写三封独立的邮件给这三个人,详细介绍这个项目以及与他们的关系。
    想想这至少是1-2个小时的时间投入吧,人家与我们非亲非故,为什么要那么拼命地帮我们?所以,就算是我们需要对方给我们提供帮助,我们也不能只做伸手党。
那么我们该如何做,才可以让对方可以更容易地帮助到我们呢?
邮件的高效处理方法

其实对于这个请求,我们应该至少发四封邮件:

第一封邮件与对方直接相关的

内容大致是“很高兴今天和您……。我们的项目是……,您提到了可以把集团公司A部门的甲,B部门的乙以及C部门的丙介绍给我,方便我随时向他们请教。接下来我会发三封独立的邮件给您,分别是写给甲、乙、丙的。这三封邮件都是可以被直接转发的格式,谢谢您的帮助!”

第二、第三、第四封在内容和措辞上分别是写给甲、乙、丙的

简洁阐述该项目和他们的关系,并且保证格式完整,让对方可以直接转发。
好了,到这里,不用过多解释,我想大家应该明白了,为何前后两种发送邮件的方式最终收到的效果会千差万别了。只有设身处地为对方思考,帮助对方节省时间精力,对方才能高效地帮助到我们。伟大的作家鲁迅先生曾经说过:浪费别人的时间等于谋财害命。这条原则不仅仅适用于发邮件,也适用于工作中的其他方面。

5 正确的邮件写作顺序

上面我们谈论了如何从①内容、②语气和③结构,三个维度来写一封优秀的电子邮件。如果能够做到以上三点,至少大体上保证了邮件的质量。但你能确保在执行过程中不出现差错,写出一封得体的邮件吗?不一定。

大家想一想自己平时有没有收到这样的邮件:比如

①莫名奇妙地收到一封没有内容的空邮件;
②正文中的称呼明明显示是发给甲的邮件,但莫名奇妙地发现收件人却只有自己;
③正文中声明邮件包含附件,但是一查附件,却什么也没有;
④更让人无法忍受的是,邮件中有很多错别字,语句不通顺,排版也很混乱
……

为什么会出现这样的情况呢?主要原因是因为发件人没有遵循合理的邮件写作顺序,在邮件写完后也没有及时检查,就直接点击了发送键,才会导致以上的情况出现。

一封完整的电子邮件包含以下几个部分:①发件人、②标题、②正文和④附件。但我们在写邮件时,得按相反的顺序,即:①附件---②正文---③标题---④地址栏这样的顺序来编辑邮件内容,才能有效避免出错。

邮件的写作顺序

5.1 邮件附件

首先我们来谈谈附件。


邮件的附件
  1. 附件可能是许多邮件的主要目的,但添加附件也是有技巧的。首先,如果有附件的话,开始写邮件的第一步,就先将附件加入到邮件中,这样可以有效避免邮件发出去之后,才发现漏了附件。
  2. 附件最好以规则的名字命名,并尽量将关键词放在附件名的首或尾,方便对方根据附件名选择性地保存相关文件。我们自己可以设想一下,当自己收到一封附有大量无规则名字甚至乱码的附件时,我们得一个个下载下来,预览后才知道附件的内容,然后挨个重命名,这是一件多么令人崩溃的事情啊。
  3. 包含附件的邮件,正文里一定要有相应的提示,并且要对每一个附件都有简短的文字说明,方便收到邮件的人查看。举个例子,我们可以在邮件的正文中对附件添加以下描述:
    l 某某文档,是产品的使用手册
    l 某某文档,是最终定稿的宣传文案
    l ……
  4. 如果附件是一个特殊格式,必须说明一下附件用什么方式打开,如果是不常用的软件,还应该附上软件的链接,方便对方下载安装,免去对方网络搜索该软件的时间。
  5. 尽量不要发送大附件。因为很多公司的邮箱容量有限,大附件可能会被邮件服务器屏蔽,如果实在需要传送大附件,可以将文件存在网盘上,在邮件正文中,附上网盘文件的分享链接和密码,便于收件人在有需要时自行下载。
  6. 附件的数量以4个以内为宜,如果需要发多个附件,最好将相关联的文件压缩打包成rar或者zip格式。

5.2 邮件正文

5.2.1 邮件的称呼

邮件的正文包括邮件的称呼,也就是邮件的抬头,邮件的主体,以及邮件末尾的署名,或者称之为签名档。

邮件的称呼

关于邮件的称呼,最好按照公司的文化传统写。有的公司内部,尤其是创业团队,相互之间都是以名字相称,因为这样显得比较亲切。但是在对外部公司写邮件的时候,一定要把级别表明出来,这样对寻求合作和业务推进都有好处。否则外部公司的人可能会想:这他妈什么破公司啊,找了一帮没级别的人跟我来谈合作,能拍板吗?总之,要弄清楚邮件发送的场合,不要搞混。
需要特别提醒的是,无论在任何场合,别人的名字千万不要用红色,为什么呢?因为在古代,判决死刑的人,都会用鸡血在其押号上写上名字,后来逐渐演变为用红字来书写,所以衙门也用红笔来纪录罪犯的名字。
民间也素有阎王爷用朱砂笔勾划生死簿之说,被朱笔勾掉的就是被判了死刑的。因此,红笔写的名字,一般是表示已经死的人或即将行刑的死刑犯。如果用红字写别人名字,便有诅咒他人去死的意思。
当然也不能把别人的名字圈上,因为在书籍和报纸上的人名列表中,如果名字带黑框表示其人已经去世。

5.2.2 邮件的正文

写完称呼之后,下面就是邮件的正文部分了,那么邮件的正文部分该如何写呢?


邮件的正文
  1. 首先,邮件的主体应该简明扼要,多用短句
  2. 其次,多用列表,少长篇大论。如果事情复杂、表述内容多,最好用1、2、3、4列几个段落进行清晰明确的说明。使用列表主要有以下几个好处:①对方愿意看下去;②列表会让文章的逻辑条理清晰;③方便对方理解记忆。因为没人有时间看你密密麻麻的长篇大论。
  3. 第三,确保行文通顺,避免出现歧义,可以通过图片、表格、链接等形式加以说明,尽可能地让信息有效传达;
  4. 第四,不要动不动就使用网络表情符号,在商务信函里这样会显得比较轻佻。毕竟工作邮件传递的是相对严谨的事情。
  5. 第五,一封邮件只说明一个问题。如果涉及多个邮件主题,分别发邮件。
  6. 第六,尽量在一封邮件中一次性交待清楚一件事情,避免发几封邮件来不断补充同一件事情。设想自己在不断收到同一个人发过来的“补充”或者“更正”之类的邮件,你心里会怎么想?会不会有点反感,感觉对方做事毛毛躁躁不靠谱。
  7. 第七,注意检查、避免错误。写完后一定要仔细检查有无拼写错误,行文是否通顺,这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。
  8. 第八,合理提示重要信息,避免滥用。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。如果确有必要,最好不要超过三个。否则,过多的提示会让人抓不住重点,影响阅读。

其实写邮件跟我们上学时写作文是一样的,我们也需要审题。

要确保在信息充分传达的前提下,邮件的内容言简意赅,需要考虑三个方面的因素:①你为什么要写这封邮件?②你想让对方做什么?③对方为什么该做?

先构思邮件的内容,再动笔写邮件有三个好处

①缩短邮件的写作时间;
②提高邮件内容的逻辑性和条理性;
③缩短邮件的篇幅。

写完后在发送之前,及时检查,可以避免发出一封没有写完,或者错误百出的邮件。

5.2.3 邮件签名档

邮件署名主要用于让对方获取自己的其他联系方式。如果公司有统一要求的,按公司要求严格执行,如果没有统一要求的,需要提前设置一个固定的格式,包括个人姓名、职务、部门、公司名称、网址、手机、座机、QQ等必要信息,但一定要适当地取舍,不要将所有信息都罗列上去,一般最好不要超过4行。引用一个短语作为签名的一部分非常有创意,比如个人的座右铭,或公司的宣传口号等。但一定要简短,分清收件人对象与场合,切记一定要得体,避免哗众取宠。

邮件的签名

有人会问邮件签名中该不该包含自己的邮件地址?我个人的理解是非常有必要,虽然当对方收到你发送的邮件时,自然可以从发件人中看到你的邮件地址,但是不要忘了你的邮件可能会被转发或回复给其他人,那么最后收到这封邮件的人,想与最初发送这封邮件的取得联系时,如果签名档没有包含邮件地址,对方是无法及时与你取得联系。
邮件署名既是尊重对方,也在宣传自己。当然,最好根据对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,事先设置好多个不同的邮件签名,附上自己所有方便的联络方式,便于灵活调用。

5.3 邮件标题

邮件的标题对邮件的打开率具有举足轻重的作用。工作中每个人都会收到大量的邮件,通常我们会通过邮件的标题来决定是否打开该邮件。如果不能吸引别人打开你的邮件,那么写得再好也没有任何意义。写邮件不仅仅要告诉别人你的邮件是关于什么的,还要能够“吸引别人打开你的邮件”。

邮件的标题
一方面空白或无意义的标题会让我们发送的邮件淹没在大量的邮件中,影响沟通效率;另一方面,站在对方的角度考虑,不方便日后查询。空白和太过随意的标题,时间一久,完全不知道是干什么的了,当某天对方需要去找之前我们发送给Ta的某一封邮件时,通常是通过邮件搜索功能来搜索邮件的标题,而无意义的标题,对于邮件的搜索毫无意义,对方又会来找你,要你再发一遍。
所以,邮件的标题一定是邮件正文的提炼,以关键词充分体现邮件的主要内容。在写好邮件正文后再写标题,可以更好地提炼标题的内容,保证收件人看到标题后立马知道邮件的大致内容。
如果标题中有关键词想突出,可以添加适当的符号加以着重,例如【】;如果确实很紧急,可以在邮件标题注明【紧急】,但应适度不要太随便使用。

所以对于邮件的标题,有以下几个注意事项
①一定不要空白标题,这是最失礼的;
②标题要言简意赅,不要长篇大论;
③真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题;
④一封邮件只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,便于对方日后整理。

5.4 邮件地址栏

邮件的主体写完了,终于到了地址栏部分了。在完善所有的内容后,填写收件人,一方面在写邮件正文的时候,可以思考该邮件该发送给哪些相关的人,一方面可以也可以避免发错邮件,使邮件直达目标收件人。

邮件的地址栏
关于地址栏,我们要弄清楚发送、抄送和密送之间的区别

  • 发送(To):是指受理这封邮件所涉及的主要问题,需要对邮件予以回复的人
  • 抄送(CC): 是指只需知道邮件中所提及的事,Ta没有义务对邮件予以响应,但是可以给予建议或补充相关信息
  • 密送(BCC):是指其他收件人不知道发件人发给了密送的人,由于这个不太好把握,一般情况下还是慎用为妙。比如,你本不想让其他收件人知道你发给了密送的人,但是密送收件人却回复了所有人,这下你就尴尬了。

所以关于邮件地址栏,有几点需要特别注意:

邮件的地址栏

①千万不可混淆发送和抄送的关系
因为这个东西涉及办公室政治,比较敏感。谁是收件人,抄送谁,发之前一定要想清楚。一般地,给其他部门员工发邮件最好抄送自己的上司和对方的上司,万一有什么问题上司可以帮你一起解决。不抄送给上司的话,出了问题就只能自己扛了,这个应该不用多解释。

②收件人的位置,一定要放和邮件内容直接有关的人
收件人的摆放位置也最好按照职位的高低从大到小。

③使用正确的邮箱昵称
我们知道当自己收到某人发过来的邮件时,除了显示对方的邮件地址外,也会显示对方的邮箱昵称。比如在使用QQ邮箱发工作邮件时,如果没有及时修改邮件的昵称,QQ邮箱就会默认QQ昵称作为发件人昵称。设想对方收到譬如“爽一把就死”、“一只跛脚的猫”“好想做一只猪”等等这种吊炸天的杀马特式昵称发过来的邮件时,心里会是一种什么滋味?

对他人的邮箱备注名最好正式些,有些人为了方便记忆,可能会把别人的绰号作为邮箱备注名,就算大家私底下给某人取了个不雅的绰号,也最好不要作为邮箱的备注名,因为当你发信后,对方是看得到你对Ta的备注的。想想对方看到你给Ta的邮箱备注是“张老姑婆”、“四眼仔”这样的名字的时候,对方心理会是一种什么感觉?所以发件人所用的邮箱名称或者地址最好符合身份和使用场景。

6 工作邮件的恰当礼仪

到目前为止,一封正式的邮件总算是写完了,是不是就可以直接点击发送了?别急,还有一点你可能没有考虑到,那就是邮件礼仪
有的朋友可能会纳闷了,邮件又没有肢体语言和神态,怎么会牵涉到礼仪呢?其实不然。相反,恰当的邮件礼仪非常重要,有时可能就因为礼仪不到位,导致工作延误,甚至被对方误解。
那么,工作邮件需要注意哪些内容,才能确保发出去的邮件合乎职场礼仪规范呢?下面我说几点,大家一起思考一下是不是这么回事。

工作邮件礼仪

6.1 合适的邮箱账户

不要使用个人邮箱账户收发工作邮件

因为使用个人邮箱账户收发工作邮件容易让人误解你的公司不靠谱,设想一个连企业邮箱都没有的公司,实力能好到哪里去呢?

更不要使用公司的电脑或邮箱账户来收发个人邮件

因为在很多国家和地区的法律定义中,公司配备的办公电脑及其所存储的文件,以及公司邮箱里的所有邮件都是公司资产,这就意味着,公司有权查看你的任何文件。而且,就算在公司的电脑上,哪怕是用个人账户发出的邮件或者文件,都有可能被定义为公司资产。所以绝不要用公司电脑或邮箱发任何不该发的东西——包括但不限于个人求职信息、对公司不满的言论、任何违反公司规定或当地法律的讨论等等。

6.2 恰当的邮件称呼

工作中常见的称呼方式为姓氏+头衔,主要有以下几种:①职务性称呼,比如×局长,×主任;②职称性称呼,比如×工程师,×研究员;③学衔性称呼,×博士,×教授;④行业性称呼,×老师,×医生等。
同样,工作邮件采用恰当的称呼非常的重要,一方面显示你对对方的尊重,另一方面也可以拉近彼此的距离。当不少人在写工作邮件时,却很少关注到这一方面,造成不少的困扰。

  • 第一大忌讳不称呼,不少人写邮件一上来就直接吧啦吧啦说事情,给人的感觉是“你应该知道我是谁”、“你都知道我是谁了,招呼就免了吧”;有的人最多用个“你好”,其实这些都是不合职场礼仪的做法。
    正确的做法是:如果对方有职位要称呼职位(姓氏+职位);如果不清楚职位,通俗的称呼为姓氏+先生/小姐,但一定要把性别先搞清楚,尤其是那些字面含义容易被误判性别的名字,否则叫错性别就尴尬了。当然也可以根据行业的不同,称呼对方为×工,×老师等。
    需要注意的是,在邮件中用“您好”比用“你好”更有礼貌。当然双方都十分熟悉的情况下,可以用双方习惯的称呼方式,但仅仅局限于平常的个人非正式邮件沟通。
  • 第二大忌讳乱称呼,一上来就谁都称呼为×总,普通员工看到自然非常高兴,但会因此冒犯比其职位高的人。如果对方的职务为副职,称呼时可省去“副”字,但尽量不要跳级,更不可给别人降级。

6.3 合理的回复对象

一定要明确单独回复(Reply)和回复全部(Reply All)的区别

尽管对方邮件可能同时发给了很多人,为了避免给别人带来不必要的麻烦,如果只需某个人单独知道的事,在回复时通常只需用“回复”功能答复发件人即可。如果对发件人提出的问题不清楚,或持不同意见,应该与发件人单独沟通,而不要通过邮件盖高楼,向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
如果确有必要抄送给其他人,则尽量根据实际需要选择性地添加回复对象。尤其需要注意的是,正面的事情可以抄送给他人,负面的事情还是尽量一对一处理吧;这与当众表扬,私下批评是同样的道理。

②主动控制邮件的来往频率

工作中为了避免无谓的回复,浪费时间,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上:“全部办妥”、“请知晓”、“仅供参考,无需回复”等语句。

6.4 巧妙的收件人取舍?

如果是写给领导的信,最好单独写给他,无须抄送其他人。
当然,更不能写给领导的同时,抄送其他人,否则领导收到这样的邮件会有种不被信任的感觉,甚至威胁的味道。如果确实需要领导了解某个具体事项,则发邮件给他人的同时,通过抄送知会领导会比较妥当。例如自己在领导的授权下就某一事项与第三方达成共识,通过抄送知会领导事项的进度。

6.5 确保正确的收件人排序

收件人(包括抄送人)若为一个以上,不论在邮件地址位置,正文位置,还是附件内,均需要按一定的规则排序。通常是按照职务高低排序,同样职位时按姓氏字母排序,不了解职位时可以按照字母顺序排序。

6.6 真诚地向对方表示感谢

俗话说:好言一句三冬暖。不论是寻求合作、请教问题、请人帮助,还是只是告知,都可以感谢对方的善意或配合,即便是领导命令对方与自己合作,一句简单的感谢也能显示自己的职场修养,在请对方帮忙也更容易得到正面的回应,工作开展也会更顺利。

7 工作邮件的格式要求

在谈完了邮件的礼仪之后,我们最后来谈谈邮件的格式要求。格式是一种细节,虽然不影响内容的陈述,但会影响对方的阅读体验,直接决定对方是否有勇气读下去。


工作邮件的格式

7.1 邮件接收者的阅读环境预估

这一部分可以视为“电子邮件沟通中的用户体验”,我们要充分考虑到对方是在什么场景下,接收和阅读咱们发送过去的电子邮件。凡是能分段,尽量分段;凡是能用小标题,尽量用小标题;凡是能用清单,尽量用清单。如果对方经常使用小屏幕上网本,那么,咱们就尽量把表格设置得紧凑一些,方便对方阅读;如果对方经常使用移动端收信,发邮件时就尽量避免发送大附件。

对于以文字为主的核心附件,可以考虑将文档里的正文用纯文本复制,粘贴在邮件的末尾,并在邮件开头说明邮箱附件文档跟正文内容是一致的,方便对方无需等待下载附件,便可以直接在移动端快速浏览,等对方使用电脑时,可以随时打开附件进行修改。

7.2 合理标注

不要使用太多的粗体、黑体及多种颜色强调,这会让人感觉你在邮件中对Ta咆哮。邮件正文尽量不要使用超过3种颜色来强调相关内容,如果不得已一定要用多种颜色,必须在显眼的地方给出颜色的标注,否则邮件几经转手后,阅读者会不理解颜色的意义而错失或误解信息。

7.3 段落对齐

在电邮中,段落开始时应该避免加空格,这属于“web时代新文字排版问题”,不在这里铺开讨论。所以最好让文本自适应屏幕大小显示,而不要利用回车控制来换行,因为在自己的客户端设置下看起来美观的回车换行,到了别人的设备上的显示效果却会惨不忍睹。自己可以试一试在记事本里粘帖上一段文字,并使用回车键换行,再调整一下窗口的大小,看看显示效果就明白了。

7.4 适当间距

行间距可以用默认间距或1.5倍以内的间距,取决于篇幅多长,更高的间距会让阅读者的视线跳跃过多引发视觉疲劳。

7.5 字体与背景

不要使用有花哨的背景不常用的字体。不要只图自己觉得好看,花里胡哨的背景会影响对方的阅读体验,商务邮件页面还是干净一点好,也不要用特殊的字体,因为你用的字体对方电脑不一定有,有可能会导致邮件内容显示不正常。

7.6 发送前检查

不要未经检查就匆匆发送邮件。错别字,逻辑不通的语句,糟糕的排版,不完整的网址,都会给对方造成做事毛躁的印象。

8.最后总结

以上就是关于如何撰写一封优秀且高效得体的电子邮件的全部内容,最后我们一起来回顾一下本篇文章所讲的主要内容。


首先需要考虑采用邮件沟通的情境和场合,最好使用邮件进行沟通的6种情况分别是:

  1. 要留下官方的内容记录,方便备查
  1. 同时与多人交流,又不方便安排会议
  2. 需要对方做出回复前仔细思考的问题
  3. 需要将发送给对方的信息转发给第三者
  4. 重要的安排、结论或工作报告,用于备忘或提醒参与者;
  5. 知识推荐或信息传递

慎用邮件沟通的6种情形是:

  1. 处于激烈的负面情绪时
  1. 沟通有争议的内容时
  2. 话题复杂,需要多方深入解释或讨论时
  3. 沟通需要保密的内容时
  4. 沟通敏感话题时
  5. 沟通需要对方立刻反馈的内容时

第二,要想达到有效沟通的目的,需要从①内容、②语气和③结构三个维度来提高电子邮件写作技能。在内容上,需求邮件可以考虑采用“4W1H”原则来编写,与需求邮件对应的确认邮件的目的在于确认需求和留存证据,最好在不同的时间点发送两封以上,第一封确认对方的需求,第二封随时反馈进度和结果。而通知邮件除非确有必要,尽量不要回复。

在邮件的语气把握上,为了避免误会,可根据与收件人的熟悉程度和等级关系,邮件是对内还是对外,恰当使用谦词,客观地陈述内容。

在邮件的结构上,建议可以遵循倒金字塔结构,即:结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进

第三,发工作邮件的最好遵循3个核心原则,即越短的邮件越容易得到回复;别尽说自己的事,说说这事跟Ta有什么关系;要让对方可以很容易地帮助到自己,就应该尽量减少对方的时间精力支出,与人方便,于己方便。

第四,正确的邮件编写顺序为:①附件---②正文---③标题---④地址栏,多站在对方的角度考虑,这样可以才能有效避免出错。

第五,注意恰当的邮件礼仪,使用合适的邮箱账户,恰当的称呼,合理地选择回复对象,并真诚地向对方表示感谢来显示自己的职场修养。
最后,在邮件格式上,充分考虑邮件接收者的阅读环境,发送前仔细检查,避免邮件出现错别字,逻辑不通的语句,给对方留下专业的职场形象。

以上就是关于如何撰写一封优秀且高效得体的电子邮件的全部内容,供各位参考。

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