时间管理书单

之前有说过要按照主题阅读,其中第一个就是时间管理,在读了一部分之后,发现下面的三本是既有概念,又有方法论,适合大多数人对时间管理有一个初步的认识,以及对时间管理,自我管理能快速上手。初次之外,还提供了对时间管理有帮助的软件和手帐本,供大家按需取用。


1、《吃掉那只青蛙》- [美]博恩·崔西(Brian Tracy)


摘抄:

1、人生一定要有梦想,因为它一定会实现。梦想再大也不嫌大,追梦的人再小也不嫌小,每年年初给自己做一个梦想版,把今年的梦想或目标可视化,激励自己每天向它靠近。

2、人生不在于做多少事,而在于把重要的事做到极致。事情是永远做不完的,我们只能有选择地做最重要的事。每天挑出最重要的3件事优先完成,每天花80%的时间和精力吃掉3只青蛙,然后花20%的时间和精力处理杂事,这就是能让我们人生快速出成果的二八法则。

3、没有愿景,一切都是空想;没有行动,一切都是噩梦。行动力是我们获得成功的关键:烂开始,好开展,好结果。把一个巨大的目标分解成可以马上行动的一个个小步骤,一步一步地迈进,最终就能走近你想到达的地方

4、精力管理是时间管理的基础,身体健康才能保证做事高效,所以为了确保自己每天都有充足的精力应对挑战,我倡导大家一定要养成“3+1”的人生习基础习惯:早睡早起,健康饮食,运动健身+正念·冥想


吃青蛙定律:

1、如果你必须吃掉两只青蛙,那么要先吃那只长的更丑陋的。

2、如果你要完全吃掉一直活青蛙,却只是一直坐在那里盯着它看,看得再久也无济于事。

3、把目标写在纸上

4、最糟糕的利用时间的情形之一,是把根本不需要做的事情做得很完美

5、用长时间观念的思维优化你做出的短期决定

6、未来的意义常常会左右目前的行动

7、时间有限,任何人都无法做完所有的事情

8、当你不再去做那些低优先级的工作时,你的时间和生活才能完全掌握在自己手中

9、你最弱的关键结果领域会影响你发挥其他技能的水平

10、在公司里,时间的质量是最关键的;在家里,时间的长短最重要

11、在任何领域想要获得成功的最低要求是,要不间断的学习


方法论:

1、明确目标

把目标写在纸上

第一步:明确你究竟想要什么

第二步:把你的目标写下来

第三步:为你的目标设定一个完成的最后期限

第四步:为了实现目标,把你所能想到的、所有要完成的事项都列在一个清单上。只要你一想起新的活动,就添加到清单上

第五步:进一步梳理整个清单,使之成为一份计划。

第六步:根据计划马上采取行动

第七步:每天解决一部分问题,向前推进主要目标的实现。



2、制定计划

1)从今天开始,你要对每个月、每一周、每一天的工作提前制定计划。请拿出一个记事本或一张白纸(也可以用你的电子助手或手机上的软件),把未来24小时内要做的所有事情都列在上面。当你随时想起需要添加的事项时,就把它们写进去。把所有关系到你未来的重大项目写下来,放在一个单独的清单里。

2)把每一项主要目标和任务都写在计划上,然后根据优先级和时间顺序,把最重要的和需要最早完成的排在前面。然后安排次重要的,并以此类推。最后已计划的重点倒推工作的起点。把你的想法都写在纸上!无论做任何工作,都先列出一份计划。这样做了之后,你会发现自己的生产力迅速提升,吃掉那种青蛙也变得更加容易。



3、将80/20法则用于你的所有任务

1)制定一份计划,在上面列出今天你所有关键的目标、活动、项目、生活上的责任。有没有可能在这些任务中,最重要的10%~20%代表了或可能代表了你80%~90%的结果?

2)今天就来解决这个问题:对于可以改变你的人生和事业的少数活动,你应该花费越来越多的时间;对于不会影响你的人生和事业的低价值的大量活动,你花费的时间应该越来越少。



4、考虑效果

1)回顾一下你的相关任务、活动、项目。不断重复地问自己:“在工作或个人生活中,我出色又及时地完成哪一项项目/活动,会给我带来极大的正向汇报呢?”

2)每天的每个小时,你要决定这个时间单位最重要的事情是什么,然后约束自己不断地将时间用在最有价值的工作上。思考下一步最重要的事情又是什么,如此循环。不管接下来要做的工作是什么,都把它设定为一个目标,为此制定一项计划,并立刻行动去完成这项计划。记住歌德的那句名言:“只有找到能够吸引你、让你燃起内心激情的部分,并马上投入其中,你才能完成你的工作。”



5、学会说“不”

1)在生活的各个方面,你都可以应用归零思考方法(zero-based thinking)来思考问题。不断地问自己:“如果我还没有开始做这件事情,而且我已经知道做完的后果,今天我还会如此这般再做一次吗?”如果答案是否定的,那么这件事就应该创造性拖延或取消。

2)根据你目前的状况,重新审视,评估你工作和生活中的活动,挑出其中至少一项,立刻放弃,或者创造性拖延,直到你完成那些更重要的事情为止。



6、持续不断低练习使用ABCDE法

1)现在,回顾你的工作计划,然后在每一项任务或工作之前标上A,B,C,D或E。选择标记为A-1的工作或任务,然后立即动手处理,切记必须在完成这项工作之后再开始做其他工作。

2)在接下来的一个月,每天都练习使用ABCDE法来处理每一项工作。这样坚持一个月以后,你就会养成先处理优先级最高的任务的习惯,你的未来就就会尽在掌握之中。



7、聚焦关键结果领域

1)找出工作中的关键结果领域。这些职责是什么?把它们写下来。找出自己在每个环节内的优劣势。然后,确定一种技能,如果你在这方面优势突出的话,那么它将对你的工作有极大的帮助。

2)带着这张清单去拜访你的领导,并与他讨论清单上列出的工作。请他做诚实而中肯的评价。只有虚心听取他人提出的建设性意见,才能不断地完善自己并取得进步。此外,还要与你的同事、爱人进行探讨、交流。在你以后的职业生涯中,应该养成定期进行分析的习惯。不断强化这种习惯,这个决定本身就能改变你的生活。



8、遵守“3个”定律

1)找出工作中最重要的1项任务。你可以问自己:“如果我每天只能完成1项任务,哪项任务对我的工作贡献最大?”然后重复两遍同样的问题。按照这种方法找到工作中最重要的3项任务之后,每天把所有的精力放在这3项任务上。

2)确定生活中最重要的3个目标,然后根据优先级别进行排序。针对这些目标制定相应的计划,然后全力以赴去实现。持续几个月至若干年之后,你会为自己取得的成就感到惊讶。



9、做好充分准备再行动

1)认真地检查你家中和公司的办公桌,然后问自己:“哪个类型的人会在这种环境下工作”你的工作环境越干净,珍姐,你就会越积极,高效,自信地投入工作。

2)下定决心,今天就把办公桌和办公室收拾得干干净净、整整齐齐,这样你就会感觉每次都能高效低开始工作。



10、每次到达下一个油桶

1)任意选择一个曾经被你拖延的目标,任务或项目,从现在就开始迈出第一步。有时候,要开始一件事情并不难,你只需坐下来,把所有必要的步骤都列出来就足够了。

2)接下来,马上从第一步开始,一步一步,顺序渐进低去做这件事情。最终你会惊讶地发现自己取得的成就非凡。



11、升级核心技能

1)找出能够帮助你更快更好地实现目标的,最有效的关键技能。决定你必须具备哪些核心竞争力,这些核心竞争力能够在未来让你在专业领域脱颖而出。不管这些能力是什么,你都有设定目标,制定计划、开始构建和提升该领域的能力。在自己能力所及的范围内做到最好。

2)为了出色地完成最重要的任务,你应该制定一项个人计划,让自己充分地做好准备。专注于那些你具有特殊天分,并且非常感兴趣的领域。这是打开个人潜能的钥匙。



12、找到最关键的限制因素

1)现在就确定你生活中最重要的目标。这个目标是什么?一旦实现这个目标,是否会对你的生活产生极大的积极影响?你工作中的哪项成就会对你的职业生涯产生非常积极的影响?

2)一旦明确了自己最重要的目标,你可以问自己这些问题:“是什么制约了我实现这个目标?为什么我还没有实现自己的目标?是什么制约着我的进步?”找到答案后,立刻行动起来解决这些问题。你想做什么都可以,但必须要行动起来。



13、自我设定压力目标

1)为自己的每一项任务和活动设定最后期限和各个阶段的最后期限。自己制定一个“强制系统”。不断提醒自己设定的最后期限,不让自己有丝毫的松懈。一旦设定最后期限,就严格执行,力争提前完成工作。

2)在开始最重要的工作前,把你的每一个步骤都写下来,然后确定每一步需要用多长时间。在你一丝不苟地完成这些工作的过程中,让自己不断与时间赛跑,并尽量提前完成工作。可以把这个当做一项游戏,让自己胜出。



14、激励自己将理想转化成行动

1)控制自己的思想,让自己总是保持积极的态度。记住,你会成为你想要的那个人,所以,只说你想说的,只做你想做的。

2)用于面对现实、承担责任,使自己保持积极的心态。无论遇到什么事情,都不要去批评、埋怨、指责别人。去改善,而不是责怪。集中思想和精力向前看,不要理会其他。



15、技术是一个可怕的掌控者

1)在日常生活中,给自己流出一部分独处的时间。每天上午和下午个安排一个小时,在这段时间里,把所有的通信设备都关掉。你会惊讶地发现,没有什么区别!

2)每周都给自己安排一整天时间。在这一天里,不开电脑,不用手机,也不适用任何方式与外界联系。到一天结束的时候,你会发现自己的心灵异常平静,思路格外清晰。当你腾出时间重塑精神能量之后,你吃青蛙会更有效率。



16、技术是一名出色的仆人

1)今天就痛下决心,推掉所有的通告,只给自己留下一个处理紧急情况的渠道。为你最重要的任务创造一个数字化生活的特定空间。

2)下决心研究、安装一个软件或APP,让它帮你变得更加高效和专注。



17、高度的专注力

1)在大脑中保持对成功目标和高效生产力的追求。在你开始做任何事情之前,都要先问问自己,“这会帮助我达成最重要的目标吗,还是仅仅是一个干扰而已?”

2)拒绝成为各种警报声和提示音的奴隶,这些只会使你从即将真正改变人生的任务中分心。让你的通信设备处于关闭的状态。



18、奶酪和香肠工作法

1)立刻将这些技巧付诸实践。选择一项你拖延的复杂而艰巨的任务,无论使用“香肠工作法”还是“奶酪工作法”,都去立即着手处理这项任务。

2)把自己变身为“行动派”。高效能人士有一个共同点,每当他们听到一个好点子,就会立即行动。所以他们学得更多,学得更快,并能得到更好的结果。不要迟疑。今天就试试这种方法!



19、创造整块的时间

1)多思考和尝试用各种不同的办法来节约、安排或创造大块的时间。用这些时间去处理那些重要的、长期能产生重大影响的任务。

2)充分发挥每一分钟的价值。提前计划并做好准备,从而能够持续不断地、不受干扰地进行工作。最重要的是,把精力集中在你负责的最重要的工作上。



20、保持紧迫感

1)从现在开始,无论做什么事情都要培养一种紧迫感。选择一个自己可能会拖延的领域,决定在这个领域内养成马上行动、绝不拖泥带水的习惯。

2)当你看到一个机会或者发现一个问题时,应当立刻采取行动。当你接收了一项任务或承担了某个责任时,应当迅速完成并及时向领导汇报结果。你应当在生活的重要领域快速地行动。当这一切成为习惯之后,你的感觉会更好。



21、单独处理每一项任务

1)立刻行动!现在就确定对你来说最重要的工作和任务,然后立刻全身心地投入这项工作。

2)一旦开始工作,就约束自己在工作过程中心无旁骛,不受外界干扰,也绝不分散自己的注意力,直到工作100%完成,把这个当做一项测试,看自己是否能做出决定并完成。一旦开始工作,就坚持到底,直到全部完成为止。


2、《小强升职记》-邹鑫



概念:

猴子法则:

         1、明确职责,确定这只猴子不是你的

         2、注意沟通方式,明确,坚决,不生硬



衣柜整理法(GTD方法):

捕捉、明确意义、组织整理、深思、心动

          

捕捉:清空衣柜

                   1、捕捉工具越少越好

                   2、保证5秒钟进入录入状态

                   3、定期清空这些工具


明确意义:为衣服分类

迅速分辨出收集蓝里的杂事,分辨出哪些是“可以行动”,哪些是“不能行动”的

一次只处理一件事:处理完一件事以后再去处理下一件事

“可以行动”的六类任务:

           1、2分钟行动:立即去做

           2、项目:需要多个步骤,并且需要多部门协调的事情

           3、任务:由多个行动组成,几乎都是自己要解决的事情

           4、行动:可以直接去做的事情。

           5、指派给别人完成的事情

           6、特定时间做的事


 脑袋里只装一件事:“下一步行动”

我们焦点只有一个,就是下一步行动:我每接手一个项目或者从第二象限中取出一个任务的时候,我总会问自己一个问题:“下一步行动是什么?”


写行动的秘诀:

1、动词开头

2、内容清晰

3、描述结果

4、设定开始时间、周期、最后期限是什么


行动:就是可以直接去做的事情,决定它的下一步行动其实就是执行实际,不同时机去做,就会产生完成不同的结果。

任务:由多个行动组成的,项目也一样,但是它和项目的区别就是,任务下的行动基本由自己独立完成,而项目可能是由多个人共同完成,并且它们关注的重点也不一样,做一个任务关注的重点是事情本身,而做一个项目关注的重点是与人的沟通协调。


组织整理:将分类的衣物重新储存

                 日程表 将来清单  行动清单 项目清单


深思:对衣物做到心中有数

           孵化杂事产生灵感提升高度

           深思时间段:每天下班  每周回顾

           每天下班深思回顾: 1、今天做了什么?

                                            2、对哪些比较满意,哪些不满意?

                                            3、推进了哪些重要的事?

                                            4、明天的规划是什么?

          每周回顾:1、清空收集蓝

                           2、检视将来清单、行动清单、项目清单

                           3、检视日程表

                           4、本周收集到印象笔记里的内容

                           5、年度目标



行动:选择最佳方案

          1、原则:高效率 慢生活

          2、愿景:我想要什么;哪些人已经做到了;他们是如何做到的;那时候我的工作和生活会是怎样的

          3、目标:目标是比愿景更细化的东西,通常在一年内就可以有一个阶段性的成功

          4、责任范围:要把自己责任范围内的事情做的漂亮

          5、任务:

          6、下一步行动:


          选择最佳方案通常会根据四重标准进行:重要性、环境、时间、精力



番茄工作法:

          1、选择一个行动

          2、倒计时25分钟作为一个番茄时间,预估完成行动需要吃掉几个番茄,然后再番茄时间内不间断工作

          3、每吃掉一个番茄休息5分钟,连续吃掉三个休息15分钟



方法论:

如何养成一个好习惯:

                                    1、培养习惯首先找到驱动力

                                    2、再微不足道的成就都要大肆庆祝

                                    3、培养习惯不是一个人的事 



如何让想法落地?

1、用S.M.A.R.T法则理清目标

                Specific 目标一定要明确,不能够模糊

                Measurable 目标的可衡量性

                Attainable 目标的可实现性

                Relevant 目标必须和其他目标具有相关性

                Time-based 目标必须具有明确的截止期限


2、用思维导图梳理计划


3、用甘特图掌握进度


4、用九宫格平衡人生(心灵/事业/微梦想/健康/情感/心智/财务/情感)


工作四步法:

第一步:将所有的任务放入工作蓝,不论是谁在什么时候交给我的任务,统统放进工作蓝里。


第二步:将可以置之不理的任务清除掉,将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来;将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成


第三步:将需要在特定日期处理的事情写进日程表;将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒;将需要现在处理的事情摆在办公桌上。


第四步:在自己最高效的时段,做最重要的事情;其他的事情也做合理安排。


PS:需要找到自己的高效时段

      提高工作效率只是时间管理的一个方面。



提高工作效率的技巧:

1、找出重要的事情在高效时段内完成。每天早晨别一上班就急着投入工作,先看看今天工作的重点是什么,哪些事情是重要并且紧迫的。将这些事情安排在你的高效时段完成。


2、回顾你需要发布或者呈送给上司的资料。我们不可能第一次就把事情做到尽善尽美,自己编写的材料就是自己的名片,在这上面不要吝啬时间,或许它们能让别人对你刮目相看。


3、看新闻用RSS。现在很多网站包括SOhu在内都提供RSS的阅读方式。这样的好处是你不用频繁低在地址栏输入URL,更重要的是RSS广告很少,也没有铺天盖地的超链接,能够让你将注意力始终保持在你关心的内容上。这样你就不是在冲浪而是用罗盘在大海里航行,方向始终掌握在自己的手中。


4、减少检查邮件的次数。每天两次足够了,并且应该注意,往往在网上聊天或者无所事事的时候就会“习惯性”地检查邮件,因此,应该找些事做来分散自己的注意力。

PS:最高效的时段应该安排最重要的事,但什么才是最重要的事情?你的价值观是什么就决定了什么事情在你生命中才是重要。



3、《番茄工作法图解》:简单易行的时间管理方法 - [瑞典] Staffan Nöteberg



一、什么是番茄工作法?


番茄工作法需要的仅仅只是一个计时器。


二.番茄工作法的工作原理:


1、以25分钟为一个番茄钟周期,周期开始时用计时器计时,抛弃脑中的时间焦虑,全身心投入手中的工作中,直到闹钟响起,立刻停止工作。以短时间作为目标,增加工作完成的满足感。


2、每个番茄钟之间用3~5分钟进行深度休息,劳逸结合,激发下个番茄钟工作的动力。


3、每4个番茄钟结束后进行大休,时间为15~20分钟。



三、如何制定属于自己的番茄钟(个人建议)


第一,记录近期的待办事务,或是任务清单,甘比图项目内容,事无巨细通通记录。


第二,每日工作开始前,选择近期事务中的事情按照四象限重要优先级顺序进行排序,按照可分配的时间安排好计划,并预想执行计划所需要的番茄钟数。


第三,在每日工作结束之前进行总结:1、记录按照预估番茄钟完成的计划;2、由于估计的时间不足以完成某一项目标,后来又加上的番茄钟数的计划。3、分别分析原因。



四、如何去处理执行中的中断


1、内部中断 (自身引起)

可控制中断:如想喝水,突然想到给谁打电话等。解决方法,承认----记录-----忽视。把它记录到今日待办中的紧急待办中,放置到某个番茄钟完成,自己手头的工作不要停。

不可控制中断:如想上厕所,则把正在做的番茄钟报废,不可中断后继续进行,以免长此以往打乱节奏。


2、外部中断 (外界打扰)

可延后中断:告诉别人自己正忙,与其协商稍后再与他商量/打电话,并记录到今日待办中的紧急待办中,按承诺放置到某个番茄钟完成,自己手头的工作不要停。

需立即执行中断:报废


五、小Tips


1、时间到点后,立刻停止工作,把对时间的依赖完全交给时钟。


2、在规定时间内早早完成了,就进行重复学习直到钟响。重复学习带来更好的记忆。


3、几个很小的事情可以凑成一个番茄钟内完成。


4、休息时间不可想前一个番茄钟或后一个番茄钟的事情,番茄钟的选择要在休息结束后进行


5、番茄时间是最小的计量单位,不可分拆,如被打断可考虑标记事后处理或重新开始。


6、25分钟只是作者进行实践后给大家的建议,可以在自己分析自己的记录后进行更改(比如说实践过程中的中断太多,可以考虑缩减番茄钟周期时间)。但每次更改都要在上一个更改实践实施2周后才能更改,确定它是否真的不合适自己,太频繁的更改只会给工作带来紊乱,并且长时间的实践才能真正体现出周期时间的合适度。


7、工作时只想着工作,全局的纵览和思考应放到早晨规划,晚间总结和番茄钟开始的选择时。


六、优点


1、小时间段为目标增加可行性和目标完成满足感


2、执行期间不用担心时间而产生焦虑,安心做到闹钟响起


3、每个番茄钟开始后选择最重要的事,不一定是上个未完成工作的延续,这确保每次做事都做的是待办事项中最重要的事。


4、即使做的事情是自己不愿意做的(这是拖延的根本原因),在番茄钟的实践过程中也把它变成了自己选择要去做的。


5、操作简便,而且可以对自己的工作状况进行分析,及时调整。



4.其他分享

方法图:

番茄钟

SMART

思维导图

甘特图

九宫格

重要紧急四象限

生命之格

晨间笔记模板

反思模板


软件:

滴答清单

印象笔记

奇妙清单

番茄钟

Forest

Xmind


手账本:

趁早手册

极少数手册

四象限手册

国誉自我

Kinbor

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