专题 | 项目管理​知识、方法论、工具NO.6:企业内部的项目运作机制

学过工商管理的人都知道,企业有不同组织结构形式,职能制、直线制、矩阵制、事业部制。在不同组织结构下,项目管理的组织结构也呈现不同的类型,具体有哪些呢?

项目管理的组织结构分别有职能型、项目型、矩阵型。不同的类型的组织结构影响项目的资源分配和项目执行方案,是根据企业组织结构及项目类型不同决定的。具体不同表现在,项目的资源使用权限,项目组和成员与其他部门的关系和沟通机制,项目经理和上下级的关系等。

职能型项目组织结构

职能型项目组织结构也被称为U型组织和多线性组织结构,是按照职能来组织分工设置部门的组织结构。不以项目为主的企业,通常采用这种项目组织结构,比如广告公司的项目组,项目组的成员设计师是从设计部门调过来的,除和项目相关的事务外不受项目经理管理,而是由设计部门负责人直接管理。

它的优点是将同类型的员工集中在一起可以产生专业化的优势,并减少人员和设备的重复配置,成员有一个专业知识交流的环境,有利于项目技术的连续性保持。技术专家可以同时参与不同的项目,部门内比较容易沟通,工作效率高,重复工作少。

这种项目组织结构的缺点是,各部门往往为追求职能部门的目标而看不到全局目标,不能以项目或客户为主;不利于不同职能部门的交流,协作成本增大;项目团队成员不易产生事业感和成就感,当项目任务出现问题时,互相推诿与指责,解决问题速度缓慢。

项目型项目组织结构

项目型项目组织结构一切工作都围绕项目进行,通过项目创造价值并达成自身的战略目标。它是专门为项目组成的部门,多是服务类企业,比如大型咨询公司,项目组成员的上级就是项目经理,成员的任务、绩效、晋升都由项目经理负责。

它的优点是项目团队成员都是全职工作,项目经理基本上可以完全控制资源,沟通渠道通畅,协调便利,能快速决策及响应,对客户有足够的关注度,有利项目的顺利实施。

这种组织结构的缺点是资源不能在多个项目间共享,导致成本低效;项目内部依赖关系强,与其他项目及部门沟通较少;容易出现专职人员忙闲不均,资源利用率低。项目结束后,项目成员将解雇,导致项目成员缺乏事业上的连续性和保障性。

矩阵型项目组织结构

矩阵型项目组织是职能型和项目型的混合体,在组织内既设立职能部门,又设立项目部门。项目负责人对项目结果负责,职能部门提供所需资源,二者共同发挥作用,力求发挥职能型和项目型的优点,摒弃其不足。这种结构将职能与任务结合在一起,即可满足对专业技术的要求,有能满足对项目任务快速反应的要求。

很多大型的公司都是这种组织结构,比如软件开发公司,需求人员属于咨询部,技术人员属于开发部,设计师属于设计部,不做项目的时候分别由各自部门的领导管理培训。项目经理根据项目的需求,从各部门抽取合适的人员加入项目组,共同完成项目,项目结束后自动释放回各自的部门。

它也有明显的缺点,项目团队成员有两个汇报关系,若某个成员同时在几个项目中工作,那他就会有好几个经理,常常由于工作优先级而产生不安和冲突。矩阵型项目组织结构非常依赖信息资源的共享,对项目成员的协调沟通能力要求很高。

没有完美的组织,只有完美的项目。根据不同的项目和企业组织结构,应该采用不同的项目组织结构,才能获得更好的效果。下图列出了三种组织结构形式的比较,可以清晰的看出各自的优缺点。

上述三种项目组织结构不是一成不变的,他们有着内在的联系,会相互转化。比如某种组织结构的工作人员人数在项目团队中所占比重的增加,该种组织结构的特点也渐趋明显,如下图所示。

一般情况下,职能型项目组织结构比较适用于规模较小、偏重于技术的项目;当一个公司项目较多或项目规模较大、技术复杂时,应选择项目型项目组织结构。

具体采用哪一种组织机构,还应由企业内部的四个因素决定:

(1)绩效机制;公司的绩效是按照部门核算还是按照项目核算?若是前者,应选择职能型,若是后者,则应选择项目型。

(2)产品类型;若企业产品以客户服务为主,则适用于项目型;若以内部研发为主,则适用于职能型。

(3)内部人员能力;若项目组需要成员的岗位较多,工种较复杂,项目经理就很难管控了,这时职能型才能更好的管理项目组成员。反之,则相反。

(4)对项目经理的控制能力;有些企业项目经理离职率较高,采用项目型组织结构的成本很高,职能型更适合;有的企业职能经理留不住,那就应该采用项目型组织结构。

这三种组织结构,无论采用哪一种都没有对错,只因企业规模大小、能力高低等基因决定。

关于专题

本专题“项目管理知识、方法论、工具”专题的内容来自杜山大学/可卓软件联合编著的书籍。此专题的知识和方法是伽然公司的实践经验和积累。没有高深莫测的理论,只有落地实施管理的有效方法,持续为您提供有价值的内容,助力您更懂得企业管理。

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