作为项目负责人,经常需要跟其他团队沟通。如何协调不同的甚至跨职能的团队非常重要,甚至决定了项目的成败。下面说几个需要关注的点。
第一点,同理心。沟通的目的是为了达成共识。只有充分了解对方需求,找到切入点,才能快速达成目标。所以能够站在对方角度思考很重要。
第二点,就事论事的心态。现代心理学告诉我们,人类的很多决策是受到各种因素误导的。我们每个人都有自恋的倾向,很难接受别人提出不同的意见,哪怕这个意见是正确的。我们需要正确的认识和了解自己,保持平和心态。在跟别人沟通时,保持就事论事的态度,只有这样才能把事情顺利推进。
第三点,认清事实和观点的区别。我们要有独立思考的能力,我们要从对方的话语中,提炼真正有用的信息。分辨哪些是事实,哪些是观点。对观点部分要批判的接受,作为参考,从事实出发,得出自己的观点。
同时,当我们向对方传递信息的时候,也要首先传递事实,谨慎传递观点。对于观点的争论没有对错,只有高低。当你对事情的认知越深,你的观点也就越接近真相。纷争也就自然消解。
第四点,了解博弈论。博弈存在于人类的任何组织内,共识都是博弈的结果。不同团队之间要想获得最佳的协作,最好的方式是,首先向对方示好,抛出橄榄枝。如果对方犯规,就以牙还牙。如果对方知错就改,我们也既往不咎。经过博弈,最终才会形成高效协作的团队关系。
第五点,落实责任人和时间点。尤其是跨部门的协商。每次讨论前,都要做好充分的准备。因为每次讨论的成本都是很高的,效率非常重要。每次讨论都要落地到具体的负责人和时间点,记住,是唯一的负责人。
第六点,认清职责边界。任何组织都会有结构,哪怕再扁平的团队,也会有权限的不同。我们在沟通的时候需要认清职责结构,找到关键岗位的人很重要。因势利导,该知会领导的,需要懂得借力。
第七点,注意沟通界面。现代互联网社会,我们基本上24小时在线,沟通变得越来越方便和及时。但是什么事情适合什么沟通方式,需要我们自己想明白。
一般来说,微信适合非正式的一些事情的讨论。因为短的语句,信息很有限,很容易误导。
正式或者主观事情的讨论,更适合面对面。你的表情动作都可以传递信息,甚至停顿,都会让对方感受到不同。
邮件只适合周知最后的结论,应该是充分沟通后的结论。邮件的发送顺序也很重要,哪些人是知会,哪些人是必须告知,要放到发送和抄送不同的位置。