行动管理系统流程图
六十遍抄写的纪念
一、六十遍抄写任务完成
2016年01月20日，行动管理系统流程图六十遍抄写完毕。六十天的简单重复，六十次的流程梳理，六十遍的记忆巩固。这是自己人生中第一次抄写一份流程图，第一次抄写一份流程图六十遍，第一次连续六十天抄写流程图六十遍。简单机械的重复带来的却是对于行动管理系统的理解和在行动管理系统应用的掌握。其体现出来的价值是巨大的。
从最开始抄写一遍流程图需要二十分钟的时间，到最后默写一遍流程图只需要五分钟的时间。从量变到质变，只有自己才能体会其中奥秘。期间的第一次能全部默写出来，第一次能用自己的词语书写流程、第一次增加额外的步骤和关注点。成长就在每天的抄写中生长着。故借此博文纪念这六十天的抄写感悟。
二、行动管理系统
再认识
行动管理系统的流程是收集→处理→组织→检视→确定今日计划→执行今日计划→归档、回顾。流程的每一步在抄写的过程中都有深刻的感受。
2.1收集
收集：迅速、关键词、不排序、不处理、不组织、放入收集箱。
在收集环节，使用关键词的方式是为了迅速；不排序、不处理、不组织的原则同样是为了迅速。所以迅速在收集环节中是至关重要的。每天我们都会产生很多的灵感，突发事物、交代事项、自我要求、他人期待，若不及时记录下来，恐怕到晚上集中收集的时候发现那个想法就在脑门边，但是怎么也想不起来。所以收集需要随时收集，但是随时收集的成本还是比较高的，需要打开doit软件，用两根粗大的手指在手机屏幕上打字，真的是非常痛苦的过程。所以随时收集过程中，需要我们使用关键词、并且不排序、不处理、不组织，目的就是让自己忽略掉收集的时间成本，让自己养成随时收集的习惯。
但是在收集的过程中，由于自己贪快，或者只是记住了迅速这个词语，于是有一条收集只记录了一个词语，两个字。晚上来处理收集箱的时候，发现怎么也想不起来这个词语是什么意思。因此迅速的关键，但是还是要自己看得懂才行呢。
最后收集的事项都放入收集箱，不是放入今日待办、不是放入下一步行动，也不是放入日程中。没有经过处理的事项都统统放入收集箱。
2.2处理
处理：一问做不做，二问谁来做，三问复杂么，四问何时做。
处理的环节一直以来都是行动管理系统中的大魔王。所以流程图特别增加了一个子流程图，就是针对处理环节的流程图。
首先打开收集箱，看看收集箱中的事项如果只是一时兴起的想法，不会真正去做就直接删掉。
再看看剩下的事项，如果是需要他人来完成的就直接放入等待清单中。而不要删掉，因为很多事情都是需要等待别人完成后，才能开始自己的行动，所以一定要放在等待清单中，提醒自己，这个任务需要他人完成，如果到截止时间还没有完成，就要催促他人赶紧交任务了。
然后看剩下的事项是不是复杂。这个复杂其实是要看自己的能力是否与之匹配程度的。如果自己不能梳理掌握的事项，就是复杂的，就必须要拆分开为更为简单的行动。这个分解过程本质上是给自己减压的方法。如果自己能力足够应付，那不分解也是无所谓。但是若是一件事情耗费的时间较长，比如超过两个小时，最好还是分解，因为每天连续两个小时的时间还是比较困难拥有的，特别是像我这种上班需要无数次打断的工作而言，更是如此。
另外每天我们都会碰到自己没有做过的事情，陌生的事情，自己也不知道需要如何分解，但是却是一定要分解。只有分解了，才能有经验完善，下一次才能更好的完成分解任务。如果因为不会分解而不去分解，自己就只能画地为牢了，所以大家每天都突破自己的圈圈吧，每一次的突破，都是自己优势的提升。
最后就是打开下一步行动，将所有分解后的行动和简单的行动放置到今日待办、明日待办、日程、等待、将来也许中去。这一步就叫做何时做。
有客观时间要求的就放入到日程中。
需要他人完成的就放到等待清单中去。等一下，这里怎么又有出来一个放入等待清单的流程呢，原来是在分解复杂任务的时候，有些复杂任务是需要自己完成的，但是分解后的行动中有部分是需要他人来完成。所以整个流程中有两个地方有放入等待的步骤，就不奇怪拉。
两周之外才开始做的事项都放入到将来也许中。在这个地方或许随着时间的推移会越来越多事项出现。那就将这里定期做一个清空吧，将那些能纳入年度目标的计划放入自己的年度目标中去，如果今年都不会去做的，就放入自己的愿景表中去。毕竟doit是行动管理软件，就不要放这么多东西让它承受它本不应该承受的压力。哈哈。
2.3组织
组织：情境、优先级、精力
一般自己只使用情境和优先级。将所有今日待办和下一步行动中的任务都赋予相应的情境和优先级，是提高行动执行力度有效的保障措施。
优先级分为高优先级、中优先级、低优先级三个等级。一般来说只要不是旅行、放假期间，都会设置三个高优先级事件。而且对于这三件事的设置是需要有自己的想法的。一定要认真对待三件事情的选择。这三件事一定是今天完成了会给自己很愉快的心情、很高的成就感的事情。但是不能固执的选择三件事情全部都只能在晚上才能完成的事情，这样自己每天的压力会很大。
另外，任务分解后会变为很多简单的行动，有时候单单看这些行动，哪一些都不会是自己心目中的高优先级事情。那就选择重要项目中最后一项行动为高优先级事情吧。这样最后一项行动完成了，这个项目也就完成了，重要事情就完成了。
情境是一种标签。面对每天20-30个行动。如果没有标签做区分，会看着很累。那情境就是一种非常实用的标签。在办公室里，我只需要浏览办公室情境下的行动就行了，一目了然。在通勤途中，我只需要浏览通勤途中情境下的行动就行了，如果没有行动，就到下一步行动中的通勤途中情境下去发现行动吧。
2.4检视
检视：将来也许每周检视，等待清单每日检视，项目清单每日检视，不做冻结。
检视的过程实际上是确定今日计划的前期准备工作。将来也许清单在每周检视时，如果要做就更新月度计划，并放入到周计划中。
等待清单每日检视一次，看看有没有截止时间已经到了，还没有反馈的，需要提醒对方了。
项目清单每日检视一次，不做就冻结，目的就是让下一步行动中的行动少一点，不然看着瘆的慌。为什么要看下一步行动清单呢，因为今日待办清单中如果当下情境的行动都执行完毕了，就可以在下一步行动中找当下情境的行动来执行了。所以今日待办清单和下一步行动清单是两兄弟呢，兄弟联手，打遍天下无敌手。
2.5确定今日计划
确定今日计划：预估今日待办时间，在下一步行动中找高优先级事情，预估高优先级事情时间，确定今日待办，重调优先级。
首先预估今日待办时间，一般来说初始化的今日待办事项都不多，都是一些每日重复的事项，有客观时间的事项。所以需要再充实今日待办，让我们朝着更高的目标奋斗吧。
接下来就是要在下一步行动中寻找高优先级事情，这个步骤我是根据自己的周计划表中的事情推进情况来决定的。原则上首先完成周计划表中高优先级的事项，再选择中优先级事项，最后才是低优先级事项。
然后确定加入到今日待办中的事项足够了，时间消耗与当日情境下的自己拥有的时间相匹配了，就确定今日待办。
最后就是根据今日待办中所有的事情，重新确定三件高优先级事情，六件中优先级事情，其余的就是低优先级事情。
2.6执行今日计划
执行今日计划：日程，当下有没有必须要执行的事情；情境，在那里，什么工具；优先级，什么最重要；精力，状态如何；耗时，需要多久时间。
首先是看看有没有客观时间要求的事情，如果有就是当下最紧急的事情，需要马上做，不要犹豫。有截止时间的事情，不要拖到最后一刻完成，永远给自己留有余地。
然后是情境，当下在那里，手边有什么工具。只有条件满足了，相关的事项才能正常开展。不过不要给自己借口。有的时候工具是可以提前准备的，准备工作做好了，就不怕了。
再是优先级，一定要尽早完成高优先级事情。现在自己的做法是每天早起，利用早上的黄金时间来完成重要三件事之一。感觉好的很。
接着是精力，当下自己的状态如何，如果状态不好，就不要强迫自己做事情了。还是要随着自己的实际状况。但是这个地方又会有借口出现，往往自己有时状态是良好的，只是懒惰病犯了，就找借口说自己是精力状态不好。这个只有自己扪心自问了。
最后是耗时，之所以放在最后，就是往往时间也会成为自己的一个借口。啊，时间不够用了，我没有完整的两个小时时间，我就不做了吧。其实都是借口。没有完整的时间，就使用自己的零碎时间，拆分了来完成啊。
2.7归档回顾
最后就是归档回顾了，目前自己是将每天的执行情况归档在周计划表中，看着每项任务的进度条慢慢变长，心情都好的很。回顾自己会使用时间开销记录，来回顾当日自己完成的所有事项，记录在日记本中，作为自己的历史资料拉。
三、自己每日行动管理流程
自己每日行动管理流程是从每天晚上开始的。
首先打开周计划表，更新任务完成情况，让自己清楚的了解到当下这一周任务的执行情况。
然后打开网页版doit，因为网页版doit比手机版doit效率要高。
1.打开收集箱，处理收集箱中的事项。
2.打开今日待办，看看有些什么货色。如果有行动需要转化为项目的，就立刻转化。
3.打开项目清单，将执行完毕的项目勾选掉，剩下的项目一一浏览，今日不做的就冻结起来，然后看看冻结项目中有没有需要激活的项目。
4.根据周计划的执行情况，在下一步行动中找事项放入今日待办中。
5.确定今日待办后，每一个行动赋予情境和优先级。
6.检查一遍今日待办事项，分别使用项目、情境、优先级的划分来检查今日待办是否都制定完毕了。
再是打开手机版doit，截图，为掌控每一天打开做准备工作。
最后是在书房的小白板上写下重要三件事，让自己在视觉的角度上重视重要三件事。
之所以要在头一天晚上来制定自己的日计划，是因为每天日计划制定的时间不太固定，10-20分钟不等。万一等到当天早上没有起来，不就全部废掉了吗。第二个原因是自己第二天早起是计划要完成重要三件事之一的。就把全部的时间给重要三件事吧，执行才是做重要的。
