【高情商电邮】学学这个老外怎么优雅地解决职场矛盾 How to deal with difficult situations professionally

踏入创业的第四年,从现在开始记录一下办公室里好玩、好笑、好生气、好烦恼的事情。老奶奶不会煲鸡汤,但是很好客,大家可以随时来吃吃我的家常便饭哈。


文字+情商的力量
2016.09.26.—2016.09.30

总结起来,这个礼拜不算忙,其中一个原因就是我上的中级进修课程完结了。

创业者真的特别需要很强的自制力,我在进修这方面就特别懒。但是不要脸地说一句,懒得进修也不是我一个人才会有的问题,据我所知参加的人并不多,证明我还不赖的说。

话说当初大笔一挥签下这个中级课程的 commitment agreement的时候,的确没想到事会那么多。在过去的三四个月里面(具体多长我忘了),礼拜四是我一个礼拜里面最纠结的一天,因为每个礼拜五中午要和导师电话讨论她分派的教程,也就是说礼拜四得读完作业才行——总不能讨论时都跟导师讲自己全看明白了什么问题都没有吧,鬼信啊。

老奶奶因为患有严重拖延症但又想显示自己是好学生,功课总是要留到电话讨论最后一刻才看完。也就是说,从礼拜一到礼拜四我都活在或多或少的歉疚感中。平常早上完全可以利用来读功课的时间,不是刷简书发手工客就是看拉下的韩剧。不过……唉,我现在也只是假假地忏悔一下。我不喜欢读鸡汤,就是因为没有决心的话,看多少都没用。

话说我的导师Barb,是在行内混了四十年的老司机。第一次和她见面时吓了一跳,因为根本不像快六十的人(除非她十岁就入行吧)。能由她手把手授课,应该是很值得珍惜的机会。可惜我这条大懒虫,自从某次发现跟她装可怜能把功课拖到下个礼拜后,几乎是滥用这个做法。期间她有几次家里有事主动把电话会议推到下一周,我还是同一个衰样。

上个礼拜五,就在我为其它美好事情蒙蔽双眼,过了点还不想打电话的时候,收到了Barb一封电邮。看完马上一惊:糟糕,终于惹怒她了!虽然她说得无比客气,但是这完全是一个体现绝高情商的批评信啊!以下的这四个电邮没有一个深字,却用专业态度表达了导师对我的不满,同时又给我留足了面子。就算不是为了学写职场电邮,这种处理职场矛盾的方式也非常值得推荐。

怎么说呢,我翻一下吧,括号里是解说。

第一份电邮:from Barb

Hi Jun(对,这就是我护照上的真名)

I waited on the phone for 20 Minutes for you to join our meeting today.  今天我在电话旁等你打电话来开会等了二十分钟。(单刀直入表明她为什么生气)

The same thing occurred last week and we did manage to meet for a few minutes.  上个礼拜也发生过同样的事情,还好至少谈过几分钟。(旧事重提,批评我已经不是初犯了)

I am concerned that you are unable to make these meetings on time.  我担心你没办法准时进行这些电话培训。(从自己的角度用“担心”这个字眼委婉地表示她还是关心我的,而且说“没办法”看上去好像我也是迫于无奈并不是刻意作案)

I set aside my valuable time for all of our ISMs who are participating in this program to provide quality one on one time with each of them.  我把我宝贵的时间分配给所有参加这个培训的ISM,来跟每个人做高质的一对一辅导。(“my valuable time”看到没?分明是指我在浪费她宝贵的时间,但是又没有单独提我,而是泛指了所有参加培训的人,给我一个台阶)

As you aware this is an specialized program that requires a full commitment from all of our members.  你应该知道,这个特设培训要求每个参与者都作出了全力参与的保证。(暗暗提醒我还记得当初签的协议没?)

Perhaps this time is no longer good for you. 也许现在这个时段上培训对你来说不方便。(“也许”?简直就是没有一次准时过啊。为不占理那方想一个最美好的理由,给我留足了面子)

We can certainly reschedule for a different date or time, but my schedule is very tight.   我们当然可以约个别的日期或者时间,不过我的工作行程也很紧凑。(其实已经做过很多次reschedule了——所以才暗示我不能继续胡来)

Please let me know how you would like to proceed.  Thanks!  请告诉我你接下来打算怎么安排。谢谢。(最后把球踢给我,就是给我机会补救一下)

怎么办?给了机会就要赶紧认错啊!

我二话不说马上回信:

第二份电邮:From Jun

My apologies Barb.  (这句就不用翻译了吧?知错认错才是好孩纸)

Trust me, I have the same concern on my end as well.  您相信我吧,我自己也有在担心这个。(先装一下~~)

In fact, I had a dream couple days ago where I had a party after completing this training.  不瞒您说,几天前我还做了一个梦,梦见自己上完课程还开派对庆祝呢。(这是真事)

I am wondering if it's possible to take a break now and resume the course in a couple of months?  我觉得是不是能考虑暂时缓一缓,几个月后再继续呢?(虽然以我对自己的了解,中断了就99%回不去了,还是得表示一下自己也有想过解决方案嘛)

This way I can re-assess my capability to handle my own training, the new  appointments and additional workload from training my staff.  这样我就可以重新衡量一下,我到底有没有能力应付得了上培训、拿新代理、还有教员工带来的额外工作量。(这就是在为自己找理由了,狗急还跳墙呢,我也是迫于无奈滴……)

Thank you for your understanding Barb.  谢谢您的理解,Barb。(这句就很狡猾了,人家还没原谅我呢就先谢了,言下之意就是假定/逼她理解我)

接下来惴惴不安地等了半小时,回信来了。

第三份电邮:From Barb

Thank you Jun, I so appreciate that.  Jun 谢谢你,我很欣赏你的回应。

I know it is difficult to balance business, training and new carrier appointments.  我很明白要兼顾生意、培训还有代理不容易。(这就是同理心)

I hate to see you stop at this time, since we only have four chapters left.  我实在不想看到你现在放弃,因为课程只剩下四个单元了。(用了“hate”这个比较严重的字眼,表达她对我的珍惜)

Not only that, but the time you have already put into this.  不单止是这样,你之前已经花了那么多的时间在这里。(点出放弃的可惜之处)

You by far are my most detail oriented student I have who digs in with both feet to learn the material.  你是我目前为止最仔细的学生,肯下功夫去认真学习功课。(再给我戴上顶高帽子——不过这也不完全是客套话,我的确还算认真,所以才看得慢)

I so appreciate that.  我真的很欣赏你这一点。(简直让人内牛满面啊~~)

Rather than going into great detail, perhaps we do a high level overview of each section for the next couple of weeks by you reading the material (without really digging in)  and me going over the important items.  要不这样吧,接下来几个礼拜我们可以先学习每个单元的重点,你读材料的时候不要太仔细,我给你解释重要的部份。(看得出来她真的很用心替我想办法)

Then, when you have more time in a couple of months, you can really dig in and we can schedule time around that. 然后呢,等你几个月后有时间了,你就可以详细地重新读,到时候我们再约时间好了。(这的确比我完全停掉要好得多)

I hate to lose you at this juncture especially since you will be doing more business with your own appointments.  我实在不想你在这个节骨眼儿上把课程停掉了,因为你以后拿到自己的代理会有更多的生意。(给我描绘一个美好的将来,再次指出继续的必要性)

At least this way you can still benefit from the additional knowledge and keep your business going.  这样做的话,你就至少可以既学到知识,又兼顾了生意。(老司机就是老道啊)

Let me know your thoughts on that – and yes we will have a party after you finish this course.  告诉我你觉得这个提议怎么样 — 还有,我们上完这个课程一定会开个派对。(球又踢到我这边了~~)

人家给了台阶还不赶快下!

第四份邮件:From Jun

That sounds like a terrific idea!  这个主意实在太好了!

Doing high level should be a lot easier.  学习重点应该容易很多。

I'll try to finish the last chapter for the meeting next week.  我会尽量在下次上课前读完上一个单元的材料。

从Barb以下的反应来看,她对我的回答很满意。

第五份电邮:From Barb

Great – and we can confirm a date for next Friday, 1:00 Colorado time 12:00California time.   太好了 — 我们可以确认下礼拜的会面时间。

Talk to you then if not sooner!!!!!  如果没有提前通话就到时候谈吧!!!!!(她之所以这样说,是因为我实在太喜欢烦她啦,哈哈哈哈哈~)


真心话,如果这次让她讨厌我的话,我一定会扇自己大巴掌的(。 ˇ‸ˇ 。)

从这次事件中,我们需要学习的并不是怎么写英文电邮(语法单词什么的都很简单),而是在职场碰到不满的情况时如何控制自己的情绪,用优雅地姿态解决问题。这就是所谓“Professional”的另一层意思,除了知识以外的职场情商。

看完了这篇东西也学不会?当然啊,这又不是背单词!GRE作文满分也不一定有这个道行。

不要紧,被人骂多几次就行了。

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