用日程表来自由掌握你的生活

人们整天忙忙碌碌,被各种扑面而来的事务弄得晕头转向,一天下来是疲于奔命,筋疲力尽。如何在这个事务纷繁的世界,过得优雅从容呢?这就要你主动去安排你的事务,否则他们就会反过来安排你,拖着你走,哪怕你心不甘情不愿,泪水在眼眶打转。

安排事务最直观的工具就是日程表,日程表是将你每天的事务记录在特定的时间的神奇工具。日程表就是我们的日历,现在的智能手机基本都自带日历功能,这个就不多介绍了,下面主要说如何使用日程表,如何让日程表帮助我们管理好事务。

日程表使用基本原则:把全天24小时划分为48个时间块,每半个小时为一个时间块,事务记录必须明确在一个或多个时间块中,大的事务分解成小的事务安排进时间块,小的事务则多个聚合起来统一放在时间块;严格按照日程表依次执行,推荐采用“番茄工作法”专注精神,提高效率。


流程1、列出所有的待办事项。凡是不能立即付诸行动的事情、凡是立即付诸行动耗时超过三分钟的事情,全部记录下来,同时将预估的耗时也记录下来。

流程2、列出当天已经确定的日程事项。已经确定的日程事项主要是指特定时间段我们必须完成某些事情而不能随意挪作他用,如晚上十一点到早上六点睡觉、早上八点到九点这段时间必须完成洗漱用餐和交通这些事情、上午九点到下午六点必须在公司呆着,下午六点到下午七点用在回家交通,但是昨天老板说了,今天晚上要加班,所以晚上十点之前是回不了家的,所以我们的日程表上在这些时间段就已经有安排了,填进日程表里。

流程3、填写待办事项到日程表里的空白时段。接着上一段的例子,上班期间,中午十二点到一点半有一个半小时休息时间,除去用餐还剩下一个小时自由支配,另外上午花约三个小时完成报告之后,需要交给上司审阅,然后这里有大概半个小时的等待时间,在日程表上可以看见这些空白时间段,然后把待办事务中耗时在此范围内的放进去,有多个事务备选时按照要事优先,急事优先原则进行筛选。

流程4、对照日程表严格执行。日程表基本填写满之后,严格对照执行,依次处理待办事项,每完成一个项目就在日程表中做一个标记,直观的展示完成进度,也给自己成就感。

流程5、当天睡前回顾日程表,将未完成的事务而又依然必须做的事务移动到明天或者其他日期,接着第二天早上接着开展又一轮日程表制定,保证列入待办的事务总在你的日程里面,直到完成或取消。

总是有预料之外的因素打乱日程表安排?这是正常,日程表所要对抗的不是客观上的冲击力量,而是重在对抗人自身的惰性和任性的破坏力量,也可以说日程表也是自律工具。举例说,像上司布置的工作、同事的协作请求,客户的电话投诉等等,甚至公司停电、断网这些都会打乱我们的日程表,但是不影响日程表对我们自己的时间和注意力的控制和分配,面对突然事件,只需要把日程安排推后就行,也就是日程事项不变,只是对应的执行时间推后而已,即使当天有一些事情没时间来完成,也不妨碍我们在其他的时间保持明确的目标感、强大自控力、高效的执行力。毕竟,大多数时间常常是被我们自己所浪费的,我曾看过老是抱怨工作忙工作累的人,会每天花三个小时以上打游戏,也见过整天抱怨太多事情要做的人,会在每天上下班的公交车上长达两个小时的不阅读不听读不拟稿不计划只是一路发呆。

你需要日程表来掌握自己的时间、精力、事务,进而掌握自己的生活。即使工作再多,也都只是在你的日程表之中,一表在手,生活就在你手心,你就是生活的主人。

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