关于“时间管理”的整理

(为方便自己看而收集的资料,既然有简友喜欢,就整理一下发布出来吧,内容有点多哦,没事慢慢看吧~)

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更新部分:

其实,高效利用时间就是能强迫自己制定任务,完成任务而已。我们都有程度不同的惰性,以下收集的东西是他人的心得经验,希望能帮助我们愉快地克服惰性,并习惯高效率。

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首先,

克服惰性和习惯(摘录)

纵观人类历史,几乎没有哪个问题在棘手方面比得上“习惯迷思(HabitPuzzle)”。每一个人,从亚里士多德这样的哲学家到杰瑞·宋飞这样的著名喜剧演员,都曾在这个问题上发表自己的观点。

在近几十年里,科学家们也参与到这场争论当中,竭尽所能地探究习惯养成的机制。然而正如杰里米·迪安在他的佳作《习惯:改变命运的关键力量》中提出的观点:在习惯养成这件事上,并不存在什么万试万灵、起效迅速的准则。像是在吃早餐之前喝一杯水这种简单习惯可以在三周之内养成,而其他更具有挑战性的行为则要花好几个月甚至好几年才能融入到日常生活当中。

以下四条,便是我们在思考“习惯迷思”时应该记住的道理:

1)我们都懒得要命

对我们的祖先而言,能量是一种稀缺资源(越擅长保存能量的祖先更容易在演化中保留基因)。于是,我们现在对能量也是能省则省。想想鸟类是如何飞翔的:只有在需要加速和上升的时候,它们才会猛烈地拍打翅膀,其余时间只是张开翅膀在空中滑翔。

人类也是如此。出于对轮廓分明的六块腹肌的热爱,你原本计划每天进行高强度锻炼。然而才开始没多久,那一开始迸发出来的精力和冲劲已戛然而止。不幸的是,我们不像鸟类朋友那样可以张开翅膀——我们筋疲力尽时无法优雅滑翔,只能举手投降。

不过,鸟类朋友还是教会了我们一个道理:我们是可以借助一开始的爆发来进行长途旅行的。每当我们下定决心改变自己的行为,在开始时总是会雄心壮志信誓旦旦,我们可以利用这些“三分钟热度”来塑造一个有利于我们培养习惯的环境:

我们可以把冰箱里面的切片火腿和可口可乐等东西通通撤走,只留下蔬菜或其他健康食品;可以把所有的甜食都藏在踮脚也够不着的柜子里;可以在家门旁的墙上弄一个钩,把水瓶挂在上面,平时出门时就能顺手带上。总而言之,想要养成习惯,首先要让这种行为在环境中受到的阻力最小化。

通过改变环境,我们可以使健康生活变得简单。请为你心中的勤劳小人加个buff,又或是为懒惰小人设下封印结界吧!

2)我们的目标总是过于抽象

试着回忆一下你最近做的一个梦。在梦里你长怎么样,穿着怎么样的衣服?这个梦发生在什么地方,是在一个绿色的森林中,还是一个红色的房间?房间里的床是什么样子的?你恐怕再努力也无法勾勒出一个清晰的场景。事实上,人们会很容易高估自己掌握的信息。刚刚读完一本书时,我们都以为自己能够完整地向别人阐述书中某一章节的内容,但实际上我们根本做不到,除非我们再次研读那一部分。人们做关于成功的白日梦时也是一样。虽然我们可以幻想自己精力充沛、坚持锻炼的样子,但这对于我们实现目标并无实际意义。无论是想象还是规划,我们的脑洞总是过于抽象。而我们真正需要的是知道自己实际上该做什么;我们要做的,是把目标细分为一个一个具体的行动。

人们常说想要养成“健康饮食”或“多做运动”的习惯,这种话我实在听得太多了。他们总是把结果挂在嘴边,而不多想一下行为。明确地告诉我,你该怎么吃得更健康?每天把沙拉当午餐不失为一种方法。同理,想着“每天晚饭后在家附近散步”要比想着“多做运动”好得多。吃沙拉和散步才是我们需要去想象和规划的具体行为,这些行为将变成我们的习惯。

不要对自己的梦想偷工减料,把你的目标细分成一件件你可以完成的事情吧!

3)人们无法同时记住很多事

繁忙的生活常常令我们分身乏术,跑腿、工作,还要应付如潮水般涌来的e-mail……我们只能在被动地防守,不让自己被严重损耗。我们无法把握节奏,养成良好习惯,过上自我实现的生活。我们在纷繁复杂的环境中身不由己,很难想得起自己到底想要什么,又应该如何去做。于是乎,在家里或者工作场所中设置一些关于我们目标的提示变得极其重要:

如果你想要每天多喝点水,确保你打开冰箱的第一眼就能看到水瓶,把你的保温杯放在办公室的桌子上。如果从明天起就要去健身房,把你的训练鞋放在家门前。如果你想要晨跑,在你的日程应用里面7:00的位置设置“去跑步”,然后再让闹钟在6:30把你吵醒。

不要在琐碎的日常生活中遗失掉自己的目标。

4)人们并非无理取懒

最后想告诉大家的是,懒惰不仅是为我们节省能量的生理机制,也是身体向我们传达重要信息的一种途径。懒,可能是因为你睡得不够;可能是因为你摄取的蛋白质不足,又或是有着不良饮食习惯;可能是你心神恍惚,惶惶不可终日。当你感到自己的HP槽和MP槽已被清空,那也许是你的身体告诉你“有哪儿不对劲了”。记住,健康习惯的养成是一个艰巨的过程,需要以健康的身体为基础。我们要先解决根本的问题再开始锦上添花。在打算每天奔跑10公里之前,先确保睡眠充足和营养均衡吧!

[友心小tips]习惯养成的4大原则:

1.我们很懒,请用三分钟热度创造适合养成习惯的环境。

2.梦想太抽象,请做具体详细的计划。

3.我们记忆力不好,请为自己贴上显眼的提示。

4.懒可能是身体疲劳。健康饮食睡眠是革命基石。

然后,

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时间管理

摘录一

想像你是一个叫赵三的武学大师(你老爸老妈武功高强,但是不怎么会起名字)。你生命中的最爱——明玉公主——被困在了一个正在燃烧的大楼里,你现在正赶过去救她。

你可以把明玉公主当作你的梦想和志向具体化后的事物——她是最重要的事情。

不幸的是,在你过去救她之前,一支冲锋队向你开火了。这些激光枪吸引了你的注意力。如果你没能躲开他们,你就会完蛋。你可能认为他们是你解救你的公主路上很紧迫的事情。

我们都知道英雄是怎么解决这个困境的。如果他把注意力从最终的目标——他的公主——身上转移,那么他其他的所有的努力都会归零。他可以抵抗住这一支冲锋队,很优雅的把他们都干掉,但是他们的数量是无穷无尽的,暂时的抵制他们只是在分散他的注意力。如果耽搁的时间太长,他的公主就会死。

这就是你的生活。这些最重要的事情被埋藏在那些无穷无尽的紧急的事情中:

管理时间的秘诀就是:有条理的强制自己关注那些重要的事情,抑制住对紧急的事情的冲动。人类天生喜欢关注那些需要立即回应的事情,比如手机响了,但是对那些最重要的事情都是会拖延到后面才回去管的,比如去健身房。你需要把这两种情况反转,抵抗你的大脑和人类的习性。

回顾一下你每天都在做的事情。我猜,大部分不是你选择的事情,大部分是需要你回应的事情。下面讲一下如何解决这种事情:

1、学会拒绝:大部分人在遵守一种隐藏的社会道德——当有人请你帮忙的时候,你总是要说——YES。这可能听起来很高尚,但是别忘了有一个快要死去的公主等着你去救命呢,就因为别人很礼貌的请你帮忙,你就可以慢下来。你可能需要牺牲一下社交上的舒适感去救你的公主(最为奖励,人们普遍会对那些能够拒绝的人有一种本能的尊重)。

2、关掉电脑:如果你长达7年不玩电脑,你就会比那些每周平均花费34个小时在电脑娱乐上的人来说多了12376个小时。我当然也会用电脑娱乐,但是只是在休息的时候看上半个小时,但是只有半个小时。你可以使用12000个小时做很多事情,追赶上那些疯狂的人。

3、关掉通知:现代科技已经进化到可以利用我们对紧急事情的嗜好了:邮件,微博,QQ,知乎等等争先恐后的抢走你的注意力。幸运的是,有一个简单的方法可以解决它:关掉所有的通知。当你有时间思想不集中的时候再去处理那些事情,比如饭后休息的时候,然后把那些事情集中解决,这样可以节省时间。

4、为你的事情的优先级做计划:人类是种很有趣的生物,如果你要去见朋友,你得安排一个确定的时间去看他,但是如果你有一些事情恰恰是和你自己有关系,比如写一本书,或者去健身房,那么你却不会安排好日程。你就是想避开它。把你优先级最高的事情视作你要赶上的航班:预先约定好时间,然后对所有阻挡你的航班的事情说不。

5、最重要的事情先做:你现在能做的最重要的事情(不是最紧急的)是什么?今天做一部分。记住分散你注意力的冲锋队是无穷无尽的,别用“我就先做这些事情,一会做那些最重要的事情”这样的想法骗自己。你不是靠这些借口活着的。

6、更多的时间,更少的事情:你可能同时正在做成百上千件事,有一个小诀窍是一天最多做1到3件事,而且持续为之努力。你的大脑不喜欢这个限制,其他人也不会喜欢这个限制。但是无论如何这样做。把自己的注意力放在一件事情上要比同时做多件事要有效率的多。为熟练自己的工作多匀一点时间出来。

7、忽略:这是很粗鲁、不道德但是却相当必要的。总是有些人你是没空去搭理他们的。你必须允许自己忘记一些请求。你可以晚一点去做打扫、付帐单、回复邮件这些事情。这个世界是不会崩溃的。而这样做的报酬是——你完成了那些真正重要的事情。

关于赵三的最后一堂课是——他们是英雄。

英雄从很多地方给予我们鼓励:他们做艰难的决定,他们坚持向前,他们完成了那些真正重要的事情。但是还有另外一个理由让我们爱我们的英雄。在我们当中,我们知道我们自己有成为英雄的能力。

摘录二

与其管理时间,不如管理自己。

从2011年起,我接触了时间管理。之所以关注这个领域,是因为自打参加工作以来没有进行任何专业领域的学习,工作中完全提不起劲头,单位安排给我做的事情是能拖就拖,每天过的都很混沌,除了上班要朝九晚五,下班回家后完全用看日剧、美剧、韩剧等来消磨打发日子。看影片的时候还常常配一瓶啤酒,一份馋嘴辣鸭脖,完全是啤酒和炸鸡的节奏啊。等我幡然醒悟时,才发现过去的几年居然过的如此苍白,非常急于弥补。一方面是想快速充电,一方面是想把过去浪费的时光都找回来。

当时的直觉认为,学习时间管理是可以拯救我的。之后很长一段时间都用来找各种时间管理的书籍来读,前后不下10本;搜索并关注微博上时间管理很有心得的前辈,随时刷新他们都在做什么;投资各类时间管理的网络、现场课程,参加了不下5场。

在经过一段疯狂寻找各种提升时间效率的理论、方法、工具后,终于对于时间的掌控有了些自己的心得。时间这东西看不见摸不着也无法存储,我并不认为时间是可以去管理的,能够管理和改变的只不过是每个人的时间消费方式,市面上有很多书籍、课程,介绍的理论、方法也都不尽相同,作为个人来讲,追求的也是在参考别家方法后能够拿于己用的个性化解决方案。跟学习任何一种技能一样,我经历了加法期,优化期,减法期,经过无数实验之后筛选下一些经典工具供大家参考。

1、时间记账:

想知道每天24小时花在了什么地方吗?有一款手机软件:Atimelogger 可以帮到你。下载后,有意识的记录了1天。在《奇特的一生》一书中讲述了历史上的神人,柳比歇夫一生的故事。我们可以看到这个人一生中不仅做了大量的事情,还把每件事情的相应时间开销都记录在案,可以说一生都在坚持记录一本强大的时间账本。我们普通人其实不需要刻意做到这一点,只需要体验Atimelogger一天,从24小时时间记录中来了解自己日常习惯将时间都分配到什么事情上。基本上记录的结果会令人大吃一惊,因为大部分的时间都被我们浪费在没有任何成果的琐事上了。我曾经使用记账软件长达6年,可并没有产生记账的快乐和变得更加富有,所以我停止了记账。我深知这款软件无需长期使用,就像记账软件再怎么记录支出,钱还是要花出去的。

2、集中精力:

我最初做事比较杂乱,基本上是东一榔头,西一棒槌,一天下来,什么事儿都留个尾巴,这么下去可不行啊。之后很快接触到了番茄工作法,是指人在单位时间最长可以保持精力集中的时间开展工作,每25分钟休息5分钟,来回切换模式。让大脑短暂集中精力后再进行休息,一天中来回重复这个轮回。我使用的是宜家9.9款厨房倒计时器。这样每当想做一件事情的时候,就打开闹钟,要求自己一听到滴滴滴的响声,就开始行动起来,专注于这一件事,争取在25分钟内做完。用了几次,发现这款番茄钟只适合在家使用,如果在单位用,特别容易影响到周围的同事。

经过寻找,我又发现了2款简洁易用的手机版番茄钟。手机版最大的好处是统计时间一丝不苟,而且可以设置成静音模式。一是focus time。

二是学霸拯救地球,这款最大的特色是可以像玩RPG游戏一样,每使用一个25分钟番茄钟的同时,还能让主角小白打小妖怪,增加经验值,积累一定数值后还能获得更高级武器等等。非常适合喜欢游戏化学习的朋友们。

3、时间统计

说起时间统计,自然要提到一本启蒙性读本——《一万小时天才理论》,读完后我有种相知恨晚的感觉,马上牢记了10000小时天才理论。这本书让我开始相信,任何人只要发起一个项目,每天投入时间,有导师协助,经过1万小时的努力后,谁都可以成为一名天才。很多天才从小坚持作一件事,下国际象棋、弹钢琴、踢足球等,每年投入1000小时,要10年完成。一些目标更明确、更刻苦的人,比如彭萦,她专注MBTI、写作、创业,每天积累9小时,每年3000多小时,要花3年实现3个项目下的10000小时积累。

最初的时间记录清单(不咋科学版)

2012年4月,我写下了人生的101个长中短期目标。2013年年初,尝试用excel表格记录为了101个目标所付出的时间。因为最初我没有领悟到其中的含义,没按实际发生统计,只填了每一个事项下发生的频次、估算每次平均投入时间,得出合计,实际上是很不科学的!另外对当时一些目标没完全想清楚,比如说学英语,不清楚学了在哪儿用。既不作翻译也不在外企工作更不留学移民,那学下去有什么动力和意义可言呢?就这样,时间清单做了几个月如下图,每天更新加入到晨间日记里面,还坚持的不亦乐乎的。终于有一天,在一个网友质疑下才知道,原来1万小时的积累是要在每个项目下开展的,而不是这样琐碎的统计。我才开始思考这张表格的漏洞,由于缺乏实际意义。随后放弃了继续统计。

一年后,我又读到一本书《异类》,读完后又重新激起了热情。我意识到只有在具体的项目、技能上才适合不断去积累相应的时间。

ihour的出现

2013年7月,在iphone平台上下载了ihour软件。我告诉自己如果要开始用,就要持续下去,别半途而废。于是我先设定了3个项目:百万富翁(学习理财投资)、百场讲师(积累成为一名合格的讲师)、健康账户(每天坚持锻炼身体)。

项目名称数据化

百万富翁这个项目名称虽然有点俗气,可和简单的理财2个字相比,会很清楚下一个目标里程碑在哪里,目标越清晰越容易实现。按照smart法则,也可以将完成期限加入项目名称。比如2014年底之前写完100篇博文等。(界面简单又清晰,如图)

养成每日时间统计习惯

2013年8月起,从每天积累差不多半小时,到慢慢养成了一个习惯,每天一定会专注的在几个项目上投入进去。ihour的用户粘性很强,只要你在ihour上记下越来越多的历史成绩,用顺手了,就会很难做数据搬家,之后就在ihour上永久定居了。(时间积累画面如图)

加入更多项目

用了2个月,突然想到我在旅行上也投入了不少时间嘛,不如也作为一个项目累计起来吧。这点说起来有点不好意思,经过回忆,我连上大学时的旅行都加上去了,虽然不太记得当时的具体感受,不过至少是统计了历史上付出过的时间。共计旅行48次以上。截止到目前,我一共添加21个大大小小的项目,比如有旅行、理财、讲师、绘画、做饭、健身等等。似乎有些贪心呢,呵呵,不过人就是要全方位发展的嘛。

项目之间的差异

现在,很多人都说找不到自己感兴趣的事情,也不知道喜欢什么。不妨用ihour来测算下你从小到大都曾经在哪些兴趣爱好上投资过吧。经过数据统计,你会发现其中的奥妙。举例说明,21个项目中,我有11个项目都处于半途而废的状态,没有超过100小时的投入。尤其是上大学时更是浪费时间的重点阶段,什么都接触了下,什么都没坚持下去。随大流、消磨时间去学德语、吉他、网球、太极拳、日语、法语等,实在惨不忍睹啊。而另外那些超过100小时积累的呢,至少在打乒乓球上很自信、手拿毛笔对写大字一点不怯场、炒菜做饭也是能满足基本填饱肚子需求滴,所以说所有你擅长的、不擅长的,是否有足够积累看一眼数据一目了然啊。

时间统计的激励

时间统计,也是累计时间账户,很有种在存款的感觉。通过时间投入作自我分析,把感受化为具体数据。不仅能看到总体记录、记录次数,也能看到历史上你在哪个月投入比较多,哪个月状态不好,投入很少等。过去的自己是否努力,看的一清二楚,无需借口和理由。

我爱奖章

在项目投入上达到了一些指标,有机会随时收获奖章。最近已经获得了86个奖章中的51个哦~记录自己的努力,有清晰可视数据,又有奖励,是我爱上这款软件的3大原因。

时间去哪儿了?

投入的时间记录了段时间,从中有了新发现。把项目总时间积累起来,看到实际时间积累是相当微小的。21件事作了合计,也不过8006小时。因为投入少,所以现实与理想中的自己有极大差距不是很自然的事情吗?

10年总共时间?10年*365天/年*24小时/天=87600小时

10年睡眠时间?26280小时 占比30%

10年项目积累?8006小时 占比9%

剩余61%上哪儿去了?吃饭?交通?上班?生病?看美剧?(可惜这些事都没有帮助我成为某方面的专家)。。。或许还有些做正经事没给统计起来的时间。因为真正意义上的日记从2012年8月才开始记起,其他岁月中发生了什么,压根回忆不起来了。

我的体会,为目标在一天中专注3小时,是需要意志力、体力来支撑的。能够每天持续投入更是需要极大的耐力。可正是因为积累这件事没那么容易做,才会因为时间的流逝,让坚持者与不坚持者之间看到巨大的差距呀。也越发感受到,坚持,是一项自我博弈的游戏。也正如股神巴菲特所言:时间是杰出人的朋友,平庸人的敌人。

我们都知道,一个人只要去行动,去坚持,去积累,就会在翻山越岭后看到胜利的曙光;会享受到成果以复利方式增长;会收获时间的玫瑰。

在此,推荐想从零开始去为某目标努力的朋友们,正在为某目标努力的朋友们,都开始使用一款这样的软件来记录对自己的时间投资吧。


作为一个读了几十本时间管理的书籍,上过N个时间管理培训班、6年时间管理的实践者,我臆测题主遇到了和我一样的问题:发现时间管理这个东西,看起来听起来都很有道理,但实践起来,太不容易!

更重要的是,时间管理最重要的是养成某种良好习惯以达到提升效率、节省时间的目的,但是能养成良好时间管理习惯的人百不存一。

因为时间管理本身就是一个反人性的东西!人的本性就是懒、喜欢随心所欲、不愿意吃苦。而时间管理,恰恰要求一个人自律,想要违反人性提升自我这是件非常难的事情。可我们又都有渴望:想过上富足快乐的生活,时间管理貌似是通往这个道路的一个关键点。

我接触时间管理是在工作2年左右的时间,那时工作很忙,基本上周一到周五每天加班到晚上10点左右,但周六日又睡到自然醒,起床往往都是大中午,然后叫外卖,吃完饭去干嘛,不知道……所以上网闲逛、看电影,一晃一天过去了!但想到周一又要面对那些困难的工作,无比头大!那种沮丧感让人刻骨铭心,甚至让你怀疑生活究竟有什么意义。病急乱投医,不知道哪根神经大条,当时自己上google去搜“如何才能生活的幸福”,得到的所有答案都是:你要学会时间管理!

时间管理如何进行?我认为只需要三步即可:勾画你的明天,把握好你的今天,回顾记录你的昨天!

1、勾画你的明天:制定自己的101个梦想清单。

这是最难的一步:做计划!不管是我读过的时间管理类书籍,还是接受时间管理培训班老师的指导,所有理论都告诉我:做时间管理一定是从愿景/目标开始,所以一定要给自己做一个人生规划!

可是当你按照理论真正写计划的时候,多数人都写不出来。因为从小到大我们所受的教育压根就没有追求梦想这件事!我们有的只是考个好初中,考个好高中,考个好大学,找个好工作,攒钱,买房,娶老婆,生孩子……5年以后要做什么?这辈子要做什么?如果不清楚,你根本没有动力和意志去坚持规划每一天的生活。

这是我自己做的未来1~3年的个人计划

我自己一开始想写自己的梦想清单和人生规划,过程非常痛苦。大脑里面除了“当上CEO,迎娶白富美”其他啥也想不起来;后来逼着自己一点一点梳理,其实就是看别人的梦想,觉得自己也想做的就抄袭过来。

比如想去西藏旅行,因为看到有朋友去西藏玩,觉得他发的那些美图不错,有机会我也一定要去!收集到自己的梦想清单里来;比如生育2个孩子,觉得这样才圆满,OK加入自己梦想清单;比如创办一家伟大的公司,之所以有这个愿望是因为小时候老哥说未来要创建刘氏集团,所以自己抄袭过来变成自己的梦想。

自己的梦想清单,一定要不断的去更新,不管多么天马行空的想法,只要觉得他能让自己的生命变得更多彩,就先收集进来!我建议,一定要强迫自己完成101个梦想!因为当你绞尽脑汁写完这些后,自然就会对自己的人生有一个大的格局规划!现在可以进入第二步了。

2、把握好你的今天:创建你自己的工作方法

作为脑力工作者,你也许已经感受到我们的工作产出有时是多么难以衡量!在工业时代,我们的工作产出很简单,数一数今天造了多少零件,搬了多少砖块即可,但在信息文明时代,突然间感觉到似乎每天忙忙碌碌,但却毫无成就感!也许你也了解过:番茄工作法、拖延症、GTD(Getting things done)、甘特图、思维导图等等,但仍然对如何度过充实的一天感到困惑。我的建议是:你必须要打造自己的工作方法。就像学武功,知道N种门派,不如精通一种最适合自己的方法。

这是我自创的工作法。

你也必须把一天的工作安排,尽量关注到健康、工作、学习、理财、社交、家庭等多个方面,从而保持生活的平衡。而过好今天,最简单的事情就是:坚持给自己做好每天的日程安排!

如果需要解决工作专注力的问题,还可以配合番茄工作法来实现。

在此,需要说明的是:时间管理作为一种素养,不同的人所用到的方法也不一样。我分成初级、中级、高级三类:

初级:指刚学习时间管理的入门朋友。建议每天把自己要做的事情写成一个 to do list就可以,不必追求一上来就把按照时间轴的方式规划工作,甚至严格到每半小时必须要做什么,这样很难坚持下来。

中级:指实践时间管理3年以上的朋友。现在你已经养成了日程规划的习惯,需要不断打磨、继续提高效能,可以尝试更系统化的方法管理日程;比如授权工作、委派、严格控制每件事的消费时长等,需要了解GTD等系统化的方法。

高级:指5年以上的实践者,时间管理俨然已变成自己的一种本能。

另外我也建议采用“优先级工作法则”:将事务依据重要、紧急程度,集中精力优先完成最重要的任务。日事清的四象限就是按照这种理念而成。

3、回顾记录你的昨天:写工作日志或者晨间日记

按照日程表过完了充实的一天,需要你对自己做一个回顾总结。个人建议每天下班时写自己的工作日志,或者第二天早晨写晨间日记(如果你是早起族的话)。

1)工作日志的写法:

个人建议按照KPTP工作法来写,因为你忙了一天,从情感上来讲:你已经没有耐心再仔细审视回顾了,所以按照自动生成的模板快速的梳理自己一天的工作即可。KPTP模板是:

K:keep,今天做了哪些工作;

P:problem,遇到了哪些问题;

T:try,计划如何尝试解决这些问题;

P:plan,明天的计划是什么。

2)晨间日记方式:

之所以有晨间日记的回顾方法,是因为很多牛人发现晚上做回顾容易积累消极能量,因为工作一整天很疲惫,精力不足;二是我们的工作复杂度高,往往进度并不明显,让人容易沮丧;而休息一晚上之后,在第二天清晨做回顾,能带给我们更多的正能量。你要做的就是:设计自己的晨间日记模板,每天早起后,花10分钟时间完成。

这是我几年下来自己总结时间管理方式,我们的日事清——工作计划,工作日志软件!就是依据我的理念而成,欢迎大家实践使用,如果时间管理爱好者有建议欢迎随时提出。

PS:

1、创业的朋友如果想联系投资机构,我可以给大家自己梳理过的联系方式,私信发我邮箱,我让同事发您。如果后续可以合作,我特别希望大家能互帮互助;

2、日事清——工作计划,工作日志软件!个人可以用来进行时间管理、事务记录,团队可以用来任务协作,非常适合小团队。如果您在使用过程中有什么问题、建议,欢迎随时给我私信;

3、日事清——工作计划,工作日志软件!近期可能会完成新一轮融资,团队又要扩张,欢迎各类人才给发私信自荐:IOS开发、安卓开发、用户顾问、网络推广等等。特别希望更多人才加入,稍后我写招聘公告,有意向的朋友可以关注下,感谢!

摘录三

通过一个月对于“时间管理”书籍的阅读与实践,我建立了“以目标为导向、抓重点、依据优先级分配、持久而缓慢推进、平衡工作、生活与学习”的时间管理体系。下面我将从“时间管理认知今昔对比”以及“书籍在其中起到的作用”两方面阐述我的观点与蜕变过程。

【一】错误的“时间管理”认知

曾经的我一直以为“好”的时间管理习惯,就是在相同的时间内做尽可能多的事情。因此,我不断地用所谓的正事填充我的时间,还经常为了这些正事而放弃很多社交活动,偶尔出去玩了一趟,还会感到愧疚。

从长远看来,我的任务也没有可持续性,没有对目标进度的把控。比如,我今天开始看一本书,在规定的时间内还没看完,又不想中断想继续看下去,我就会因此而忽略今天安排的其他任务,然而到一天快结束时,往往会发现今天更重要的事还没做,又要被推到第二天。

在执行时间计划时,我无法保持长时间的专注,经常分心,常常是“害怕规定时间内计划没有完成”或者“担心提早完成计划,剩余时间应如何分配”。结果可想而知,我常常因为分心,而无法在规定时间内完成规定任务。这是一个可笑的负反馈循环。

尽管我每天、每周、每月都会作总结,但是总结过程相当繁琐、耗时过多,比如每天我会花至少半个小时进行总结,每周2-3小时,每月超过4小时。然而,总结的内容不过是对上一阶段的工作成果、时间分配进行了粗略的回顾,没有更多收获。长期下来给我的感觉就是,时间都投进去了,但无法对上一阶段的工作进行概览与评价,也无法指导下一阶段的工作,更不能在需要进行时间安排决策时提供原则性的指导。

在这个期间我发现自己更多的是对于一个不明确的目标的一股脑的追求,但没有想清楚这么做的目的到底是什么,只是为了填充时间而填充时间。最后可能会有某方面的成果,但期间的机会成本、投入产出比都是很大的。可以发现,这个阶段,尽管我一直坚持着所谓的时间管理习惯,但因为没有明确目标,也没有很好的反馈和改进机制,实际上效率是很低的。

【二】现阶段的“时间管理”方法

通过阅读“时间管理”书籍并结合实践,我发现了不少自己在“时间管理”方面的误区,在理论和实践中,不断尝试和改进,最后形成了现阶段相对完整、可持续的时间管理方法。

1. 首先制定较为明确的年度目标,分为职业目标、专业目标、领域学习、自我管理这四个方面。

2. 根据年度目标,制定月计划、周计划,并落实到每一天。每日、每周、每月都进行反馈、总结、改进,从而对时间管理程序进行可持续的追踪和完善。

3. 每天的时间根据可利用性、颗粒度以及我的精力状况进行划分。

4. 每日待完成事项包括根据优先级排序的任务以及需要坚持的习惯。

5. 灵活地处理时间超支或者时间多余的状况。

6. 慢慢培养有利于高效时间管理的习惯,比如 根据时间长短,有效地把控节奏;合理分配时间,以确保任务的完成;抓大放小。

【三】书籍助我完成时间管理方法的蜕变1 精力管理

书中提到 人的精力是有限的,因此,我们需要从三方面做努力:

1. 关注精力的消长,根据任务与精力消长的关系,合理划分优先级,并在精力不足的时刻及时补充;

2. 锻炼自己的精力肌肉,让它的承受力越来越强,以应对更多的需求和变化;

3. 培养习惯仪式,让一些行为成为习惯,从而减少精力消耗。

通过这本书,我意识到自己过去不断填充空余的时间,是不合理也不高效的。我应该合理安排工作与休息的时间,以维持一天良好的精力。此外,我需要培养自己的「习惯仪式」,即坚持每天固定的时间段划分以及每日习惯,以避免在做计划、决策以及坚持习惯时,过度消耗精力。

2 80/20法则

本书提倡培养一种“20%付出,80%收益”的意识,并把它贯穿至生活、工作、学习、社交等方方面面。以下几个原则摘自书中:

1. 有所选择而非事无巨细

2. 精益求精而非贪多求全

3. 冷静下来,少工作会儿,确定少数能够借助二八法则实现有价值的目标而不是追寻每一个可能出现的机会。

通过这本书,我知道了在给任务分配时间时,需要有所侧重,并不是所谓的越多越好,而是越精越好,你要让你的时间投入物超所值。

3 少做一点不会死

本书传达的主要观点就是“抓重点”,从而在执行过程中保持专注。另外,书中提到了一种“持续而缓慢”的习惯养成方法,这对于一向急于求成的我来说仿佛找到了久旱的甘露——为什么我越是着急越是没有成果?越是急切地想要养成某些习惯,却常常在记录之后又将其抛诸脑后?这本书给了我解答,因为我没有抓住重点,没有循序渐进缓慢而持久的坚持,没有进行反馈和调节。

读完这本书后,我开始梳理自己的习惯养成计划,并且每周只专注一个,到现在为止已经完成了包括“番茄钟内专注不分心”、“任务前明确目标,抓重点”、“微信设限”等习惯。

4 要事第一

本书提出重要性原则以及“第二象限”法则,即应该先完成重要而不紧急的事项,这样才能最大程度地掌控自己的时间。如何评定事项的重要性,则需要依据“真北原则”,通俗的说就是一个人由心而生的根本需求,这需要扪心自问方能得出,而很多决策都需要依此进行判断。

此外,本书还特别论述了与人交往、合作过程中如何做到要事第一。在这个过程中,我们应该有“双赢思维”,在做任何决策时先学会理解别人,这样才能达到“合作增效”的目标。更具体的表现为,放弃对他人的控制、帮助他人成长、给他人创新的空间。

原本我往往因为自己的时间计划而忽视了周围的人以及和他人的合作,这本书让我明白了“人重于事”这个道理,同时永远不要想着控制任何人、任何事,变化才是常态,控制只能说明你还在舒适区,没有突破思维框架。

5 小强升职记

这是一本操作性很强的书。第一步,注意到我们每日的“时间黑洞”。第二步,学习四象限法则、时间投资法、衣柜整理法以及制定下一步行动计划的方法。第三步,根据人生规划的六个高度,自上而下设定目标,制定计划并执行。

通过前段时间的阅读与实践,我已经逐渐形成了较为完整的时间管理体系,而这本书则在细节方面对我的时间管理方法进行了补充。主要包括以下几个方面:

1. 如何明确自己的职业目标并将其落地;

2. 通过自我发问,强化选择目标的理由以及可以达成的条件,以坚定信念;

3. 在执行过程中,利用“衣柜整理法”,清空大脑、分类组织任务清单、删减然后行动。

这本书使我更加明确自己的目标,通过将目标分解为可执行、可衡量的步骤以实现目标的落地,并通过更加具体的方法,强化我的时间管理体系。

6 奇特的一生

这是一本传记类的书籍,描述了主人公是如何将时间管理方法贯穿生命始终并有所成就的。核心观点是:过好一生,并留下遗产。

书中的观点和我们普世的成功很不一样,前者更加追求对自我内心的承诺。过好一生并不是所谓的功成名就,而是遵循内心,活出自己想要的人生。而“遗产”也并不是多么辉煌的成就,也许只是默默地帮助身边的人,并在他人心中留下一份遗产。此书再次让我认识到了“人重于事,灵活变通”的观念。

7 番茄工作法图解

这是一本时间管理操作手册,实操性很强。在有了前面一些时间管理理念的铺垫之后,我们就可以边阅读这本书,边有选择地使用其中的方法,并逐渐形成自己的时间管理体系。

我看这本书比较早,当时比较纠结“25分钟”这个数字,但当我看了上述书籍再回过头来考虑书中的方法时,我就不再纠结于“25分钟”这个具体的数字了。我开始关注本书传达的核心理念:短时高度专注地投入工作中,并养成可持续的“明确目标>专注工作>快速完成目标”的工作习惯,并将这个理念融入到我每天每个时段的时间管理计划中。

此外,这本书使我改进了每日、每周、每月的反馈记录表,让记录过程以目标为导向,更简洁,耗时更少。

时间管理的记录与反馈是执行过程中必不可少的一步,如何高效地记录是关键,否则既耗时又达不到想要的结果。在时间过程中,我不断地改进时间记录反馈表,从 事无巨细的记录,到 只记录关键点,到现阶段 在碎片时间进行有效回顾,只在睡前快速总结要点并记录。此方法下,我在记录时间反馈表时,消耗的时间大幅下降,而其有效性却大大提升。当然,这少不了一位前辈给我的帮助。在与他交流的过程中,我学到了两个理念:

1. 一天中将时间划分为:黄金大块时间、黄金小块时间、黄金碎片时间;垃圾碎片时间;休息放松时间。

(1)在黄金时间内:根据时间粒度有节奏地把控任务的进度;在规定时间内做完计划中的事情,学会抓大放小;

(2)黄金碎片时间:即黄金大块时间段后的修整时间,可以有效利用该时间进行回顾与反思;

(3)垃圾碎片时间:做记录,同样学会抓大放小。

2. 思考重于记录。

【四】总结

以上便是我在建立时间管理体系过程中,每一阶段添加的砖和瓦。下图是我总结的几个关键词,仅供大家参考:

时间管理关键词

时间管理是一个需要我们用一生去培养的习惯,每个人都应该根据自己的实际情况形成一套适合自己、符合心中诉求的时间管理体系。我依旧在学习和完善时间管理体系的道路上不断探索,这篇心得体会算是我对这个月学习成果的总结和反思,也希望给大家提供一个思考的维度,一起不断进步。

摘录四

鼎鼎大名的管理大师彼得·德鲁克在《卓有成效的管理者》中有一章节专门论述了管理者应如何进行时间管理,备受推崇。虽针对管理者提出,但里面的方法技巧具有普遍适用性。

时间管理的三个步骤

1.记录时间

2.管理时间

3.统一安排时间

学会诊断自己的时间

1.找出什么事根本不必做

2.哪些活动可以由别人代为参加又不影响效果

3.学会授权,将可由别人做的事情交付给别人

4.不自觉的浪费别人的时间同时也浪费自己的时间(如开会,要求无关的人参加会议)

消除浪费时间的活动

1.找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素

(1)机构中如果出现一而再、再而三的同样危机,就绝不应该再让他出现第二次,这类危机应预先放置

(2)同一个危机如果重复出现,往往是疏忽和懒散造成的

(3)一个平静无波的公司,必是管理上了正道,管理好的公司,总是单调无味,没有任何刺激动人的事件

2.人员过多,也常造成时间的浪费

3. 组织不健全(会议太多),会议应该是不得已的例外,不能视为常规

一个人人都随时开会的组织,必是一个谁都不能做事的组织

4. 信息功能不健全,信息的表达方式不当

统一安排可以自由支配的时间

有效的管理者知道他需要集中整块的时间,时间分割成许多段,等于没有时间。

对时间管理的几个错误及注意事项

1.低估了完成一件任务所需的时间。

2.有效的管理者对时间需求的估计宁可有余,而不可不足。

3.有效的管理者不愿赛跑,他们按部就班,稳定前进。

4.一般的管理者喜欢同时着手几件要事,结果对每一件事,他们都无法获得足够的最低整块时间。

摘录五

人生就是由时间组成的,管理不好时间就是浪费生命,当然,我理解的管理好时间包括如何高效的工作和如何愉快的玩耍。

长期以来,我自己做的并不好。

前几天在《新知WISSEN》上读到一篇关于时间管理的文章,受益匪浅,共勉之!

我觉得比较重要的部分会字体加粗。

原文:

杜克大学教授Dan Ariely是以研究非理性行为而负盛名的科学家。最近他参与开发了一个叫timeful的智能日历应用,倾注了他多年关于人类非理性利用时间的研究。以下是他给出的关于时间管理的六个秘密。

1、这个世界永远在跟你做对

这个世界不是为了照顾你的长期利益而存在的。你走过一条街,每个商店都想伸手到你的钱袋;你的口袋里有一个手机,每一个app都想控制你的注意力。现在,我们默认的生存状态是来自环境的持续激荡的诱惑链条。就好像你被一群神偷包围着,时间的小偷,注意力的小偷,效率的小偷。小偷怎么偷你的东西?靠转移你的注意力。所以,如果你根据环境的指示行事,你很快就会破产、肥胖、不断走神。

2、 控制你的环境,否则它就会控制你

过去40年社会科学最大的成就之一就是发现环境的重要性。比如你去吃自助餐,餐台的组织方式决定了你怎么吃东西。你以为你自己做出了一个决定,实际上很大程度受到环境的影响,所以我们必须思考怎么改变环境。

谷歌的办公室最近做了一个实验,把mm巧克力豆从开放的篮子改到带盖子的碗里,减少了每个月300万颗mm豆的消耗量。

世界上效率最高的程序员有什么相同之处?

不是经验,薪水或者花在一个项目上的时间,而是他们的老板创造了一个免于走神的环境。

3 、把要做的事情写下来

研究发现,第一,只要把你要做的事情写下来,就更有可能完成它;第二,大部分人不会这么做。

即时贴、日历、提醒,都是很重要的工具。

斯坦福大学教授Jennifer Aaker指出,日历能让你更幸福。

人们说自己想怎么度过时间和他们实际上怎么度过时间之间有很大的鸿沟,但一旦你把某件事情放在日历上,你就更有可能真正去完成这件事情,因为你不必再决定是否要做这件事情了。

4 、关键是什么时候做要做的事

Dan Ariely的研究显示,每天我们都有一个2-2.5小时的效率高峰期,通常在醒后几个小时。大部分人一天最有效率的时间在早晨起床后的两个小时,比如7点起床,效率最高时间为8-10:30,这段时间应该用来做最挑战大脑的工作。

但是大部分人在这个时间段内做的是什么事情呢?

Email和facebook。

这两个小时也通常是一个人自制力最强的时间段。醒来时间越久,自制力就越成问题。到了晚上,很多事情都会出错。节食计划通常是被晚间零食打破,冲动性犯罪大都发生在午夜之后。

所以,每天最好设置两个小时的“保护时间”。

5、 浪费时间的四大杀手

开会

Email(中国可能是微信、微博,还有知乎?)

多任务处理

结构性拖延症

什么是结构性拖延症?

列好任务清单,然后一个个划掉,就是结构性拖延症的一个例子。因为大部分人会从最简单的任务做起,它让你感觉好像完成了一些了不得的事情,但实际上你在逃避更重要的任务。真正的成就需要时间,而进展未必是线性的。大的项目并不总是有即时回报。真正复杂的事情不会给我们暂时的愉快,但却在实现之后给你巨大的成就感。

克服以上四点,你会看到80/20式的效率提升。

6 、无聊的时候怎么办?

别拿Email当中场休息(翻译成中文就是,别拿刷微博/微信当中场休息)

人们经常以为,查查邮件刷刷微博当中场休息有助于恢复精力。大错特错。如果你想休息以下,可以闭上眼睛、静坐、深呼吸,或者思考一些真正重要的事情。

伦敦大学的一项研究发现,经常查邮件或者收发短信会让一个人的智商平均降低10个点——女人5个点,男人15个点,其效果相当于熬一个通宵对男人来说,效果相当于抽大麻的三倍。

等等,邮件很紧急?

紧急不代表重要。

摘录六

实行"时间管理"大约有3年的时间,分享一下我的一些想法。

一句话概括我对时间管理的看法,那就是

通过用"投资-消费"的观点对待时间,以实现督促自己不断提高时间的效用及产出的过程。

所以在我看来,所谓时间管理,还是管自己。

三个要注意的部分:

怎样从最低的门槛入门

怎样用投资-消费观念管理时间

怎样定义时间的效用

第一个问题

在最初接触GTD的时候,我和许多初学者一样,有一种"完美工具综合症",总是在搜寻比较各种工具,并且总觉得对当前对工具不满意,为此花费了大量对时间和精力,这实在是本末倒置的行为。

所以我认为,进行时间管理的第一步,就是找一个低门槛工具开始,先行动起来。

我是iOS用户,使用的工具包括:

Timenote 用作时间日志的记录,免费

iHours 用作对具体项目时间投资的记录

Reminder+Calendar 不提了

Timenote是一个小巧好用的app,可以根据自己的需要定义项目的名称和图标,使用起来也只是点一下图标就可以开始记录,需要更换的时候点另一个就可以。软件内置goal、按日/月/年统计的功能

iHour则更像是一个时间的"储蓄罐",用来记录某个项目投入的时间,软件很贴心的设计了许多成就,还是很好玩的

这两个软件我是搭配起来使用的,如果觉得麻烦任何一个都可以独立胜任,我更推荐timenote

记录时间的方法是,根据自己的情况在Timenote里设置好项目,然后根据每时每刻自己都在做什么,在Timenote选择相对应的项目计时,不要间断,在一定的周期后进行检视和反馈。

这个习惯需要一段时间去养成,但是非常,非常,非常重要

无法想象一个对时间十分看重的人,第一次面对冷冰冰的统计数据与自己臆想中高效的自己之间那巨大的差别的时候会是怎样的震惊。

养成这个习惯的意义在于,我们再也不会发出”时间都去哪儿了“这样的疑问。而对时间去向的明确认识,是一切提高时间效用的基础。

第二个问题

畅销书《穷爸爸富爸爸》里有一个观点是这样的:区分资产和负债的标准是,前者会不断产生正现金流,即收入,后者会产生负现金流,即支出。

而一个理性的投资者做的事情就是,不断增加资产,而减少负债

这增加资产的行为,就叫做投资,反之,就叫做消费

我将这个思路应用在自己的时间管理系统中,并做出相应修正(时间自然是不能被产生的),那就是:

对于时间而言,投资行为指的是能够产生效用的时间,而消费行为指的是不会产生效用的,甚至会引发更多时间消费的行为

至于什么是效用,第三个问题讨论。

举个栗子

我很喜欢拍照片并且想要提高自己的水平,非常不喜欢看综艺节目,而情不自禁地喜欢看球赛并且纯粹看个热闹。

那么对于我来说,对摄影和PS的时间投入可以看作投资,对看球赛对投入可以看作消费,而看综艺节目就纯属垃圾时间了。

那么时间管理的目的是什么呢?那就是:

通过计划、执行、记录和反馈,让自己不断增加投资性的时间投入、减少消费性的时间投入,当然最好能杜绝垃圾性的浪费时间(谁能做到请教教我- -),以达到提高时间的效用的目的。

第三个问题

前两个问题解决的都是”怎么办“的问题,而第三个问题其实是这一类问题的根源所在——”是什么“

对于一个17岁的游戏迷来说,恐怕没有什么事情的效用能比在网吧和战友痛快战一场来的大。

对于一个狂热的球迷来说,也很难再有其他的事情能和他的主队相提并论。

而对于一个书虫来说,读书恐怕是效用最大化的时间支配方式了吧。

等等等等

其实说到底,时间管理,抑或自我管理,都是一种”安排时间或行为的方法“,而讽刺的是,更重要的,很可能是”把时间和行为安排到哪里去“。

只有这个问题考虑得清楚,时间管理才算有了方向,才会有很好的作用。

反之,仅仅想通过”时间管理“来实现改造生活,恐怕不是那么容易。

因为,即便成功地实现了减少消费性时间支出并且杜绝垃圾,却无法找到该把时间投入进去,产生真正适合自己的效用的地方呢,仍然没有任何意义。

摘录七

自从干了产品经理这个行当之后,我才发现自己的时间总是很紧张。焦头烂额,手忙脚乱,说的就是我。无论是白天上班还是晚上回家,都会被杂七杂八的事情挤破脑袋,工作和生活,满满当当,又无条理,也因此吃了不少亏,设定了很多目标却大部分完不成,时间久了自己都麻木了,直到被人不断地提醒“你缺少一个时间规划”,我才意识到,我大概是真的太“乱忙”了。

为了改变这种恶性的状态,我开始研究时间管理,慢慢也就做起了每天、每周、每月的时间规划,刚开始的时候都是用纸和笔来计划自己要做的事情,后来觉得要随身携带纸笔其实并不方便,就找了一款能够代替纸和笔的时间管理工具。

不过,工具始终只是辅助道具。对于时间管理来说,哪怕用纸和笔都无所谓,切勿把时间浪费在测试时间管理APP的优缺点上,也千万不要在刚开始的时候追求完美的时间管理工具,把更多的精力放在“如何做好一个更适合自己的时间规划”上面,然后坚决执行,这比什么都更重要!时间管理,改变的就是你的管理思想,而工具,其实并不重要!

至于如何做好一个更适合自己的时间规划,我这里提供五点经验:

1、了解自己的生物钟,严格作息时间

生物钟的紊乱一方面会导致内分泌失调,影响身体健康,而长期熬夜也会引发很多病;另一方面会让人产生“大不了就熬夜弄完”的想法,这个非常影响自己的时间管理计划。其实,只有作息时间规律了,身体机能才能达到最优状态,效率才能提高。而作息紊乱,身体就要随之不断调整,耗费精力能量,影响效率。

比如说你可以制定一个这样的时间表:

6:30——7:00 起床、洗漱、早餐

7:00——8:30 早间学习阅读

8:30——9:30 上班

9:30——12:00 工作

12:00——13:00 午饭+午休

13:00——18:00 工作

18:00——19:30 下班、晚饭

19:30——21:30 晚间学习

21:30——22:30 健身、洗漱(每天最好要有固定的时间锻炼身体,可以放在早上,也可以放在晚间,锻炼可以促进新陈代谢,调节身体机能。每天经常锻炼的人,虽然消耗了体力,但是换来的是精神充沛,相反那些不锻炼的人,经常觉得累。)

22:30——23:00 阅读当天新闻以及白天收藏的文章

23:00——6:30 睡觉

2、三思而后行,想好了就记下来

在做事之前,首先你要知道什么事你能做,什么事你不能做,什么事你需要做,什么事你不需要做。我们经常想做很多事,但是精力有限,能力有限,使得我们必须做出选择。在做选择的过程中,我们需要明白自己为什么要做这件事以及怎样做可以达到最优的效果,先想一想目的,再想一想方法,这样就不会走岔路,做事方法如果不佳就会浪费很多精力和时间。你就多花10分钟想想如何做这件事会更好,有时候能帮你节省更多做事的时间。在确定你需要做哪些事情之后,你就需要制定日程表,这个日程表一定要形成文字记录下来,且尽量具体,就像上面的时间表一样,完成一件事情就勾掉,长期坚持下去你会发现自己的时间观念变强了。不过这个日程表到底是用手写还是用app来记录,可以根据自己习惯来定。

3、 做事不能拖沓,要专注

很多人做事情有喜欢拖拖拉拉的习惯,一拖沓,事情就不断积累下来,然后被各种deadline折磨,身心俱疲,而且这种情况下做事的效果往往很差,疲于应付。所以,要把手头上的事情分好优先级,然后在规划好的时间内尽快逐步完成。同时,很多人做事的时候,一会看下朋友圈,一会刷下微博,这些行为都严重影响了做事效率。所以我们做事的时候一定要专注,特别是利用大段时间做重要的事情的时候,应当提前把干扰因素都排除掉,尽量避免打破大片时间。而一些简单的事情就可以利用碎片化的时间去做,比如利用上厕所时间看一篇文章,利用饭后时间洗衣服之类的。

4、 控制好做事的节奏,张弛有度

(1) 每个人在各个时间段的效率是不一样的,有些人在早上效率高,有些人晚上效率高。所以你应当在精力好或效率高的时间段做重要的事情,在比较放松或者效率比较低的时间段做一些轻松的事情。(2) 不要连续不断地做事,一般来说,一个人能够有效保持高度专注以及高效的做事时间为半个小时左右,那么你可以按照“做25分钟事情,休息5分钟”的节奏进行,这个就是番茄钟工作法。(3) 不要一直去做同一件事情,如果你已经为同一件事花费了好几个小时,那么你应该换一件事情去做,长时间做一件事情,到后面的效率也会降低。

5、当变化打破计划的时候,立刻调整

如果你遇到了什么突发事件,或者因为其他不可控的原因,需要更改你的时间计划表。那么尽快做出调整,把今天无法完成的事情安排到后续计划中去,以求最大限度降低突发事件对时间计划的影响。

文章来源:微信公众号(ID:胖胖和他的食光宝盒)

摘录八

我的时间管理培训课纲,希望对题主有帮助。

课程大纲:

第一部分:时间管理的知己知彼

一、认识自己

1、认识自己,你内心到底在想什么

2、人生无憾的小敲门

3、一生时间的用途

4、人生苦短

5、是什么在阻止我们的成功与幸福

二、认识时间

1、时间的特性

2、时间管理的对象

3、时间管理的本质

4、时间如支票

第二部分:时间管理的基本原则

一、目标导向

1、目标的重要性

2、目标导向案例 1/2

二、要事优先

1、帕累托定律

2、要事优先

三、精力管理

1、钟摆式运动

2、突破舒适区

3、习惯成自然

四、专注的原则

1、一次只做一件事

2、大块时间绝非拼凑的碎片时间

3、享受当下

4、地藏经金句

五、有所取舍

1、人生断舍离

2、有舍有得

六、平衡的原则

1、划清界限,言出必行

2、忙中偷闲,闲中偷忙

3、注重有质量的时间

第三部分:时间管理的基本步骤

一、明确人生角色

1、明确人生角色

2、九宫格人生整理法

二、安排人生计划

1、三万英尺

2、人生年轮

3、人生计划

4、关键路径与进度控制

三、列出任务清单

1、清单要点

2、“关键点”比大而全更重要

3、去掉从未解决的事项,简单至上

4、表明任务起止时间

5、让清单成为一种习惯

7、工具技巧篇

四、排定优先顺序

1、行事轻重缓急

2、艾森豪威尔矩阵

五、组织有效实施

1、将来/可能

2、等待

3、项目任务

4、下一步行动

六、检查反思回顾

1、回顾流程

2、回顾安排

3、回顾绝招

第四部分:时间管理的技巧方法

一、测量自己

1、时间统计法

2、奇特的一生

3、十八分钟管好一天

4、周计划和年计划

二、番茄管理法

1、番茄工作法的概念

2、番茄工作法的目的

3、番茄工作法的基本原则

4、番茄工作法的流程

5、番茄工作法的经验技巧

6、工具技巧篇

三、打败拖延症

1、拖延现象分析

2、感性拖延症和理性拖延症

3、关注完成不要关注完美

4、结构化拖延法

5、约束自己

四、GTD系统

1、GTD的由来

2、GTD流程

3、收集的概念及原则

4、整理整顿的原则

5、组织的技巧原则

6、执行的技巧

7、回顾的重要

8、工具推荐

五、良好的个人习惯与学会与人共事

1、工作日志怎么写

2、检讨自己

3、有效整治时间浪费

4、分工与授权

5、团队合作

6、有效沟通

7、高质高效的睡眠

8、终生学习

六、建立个人知识管理系统

1、定义学习路线

2、选择来源及工具

3、培养获取知识习惯

4、定期优化清理

摘录九

公众号neverstop201508,个人管理系统推崇者

《管理行动,6条“心法”就够》

打开个人号或者公众号,不时会看到朋友们的倾诉和交流。

不少小伙伴会问一个问题,大致的意思都是问:“时间管理要怎么做得好?”

这个问题比较笼统,或者说比较大而泛。

而更有趣的是,我并没做时间管理。

我管理的是行动,不是时间呢,有发现吗?

我一般都讲行动管理。时间本身不能管理,你管不管,它都在哪里。用“行动管理”这个词,在于强调人的主观能动性,咱们自己的行动自己负责,我们能管的是自己的行动。

当然,现在比较火的词是“时间管理”。所以我讲行动管理,请您自动切换到可以理解的模式。

关于前面提到的行动管理怎么做得好的问题,我把它落到是每日行动之上,跟日计划的制定与执行紧密相关,这样以后,这个问题的实质是关于每日行动的效率问题,即每天如何做得更快更好。

如果你总是在各类公众号上不停地汲取这方面的文章,也很容易能发现,其“心法”无非那么几条。

“心法”是万变不离其宗的“道”,是变化的世界中不变的原则,是每日行动的指导思想。

“心法”与“技法”相对。“心法”好比内功,如果内功没过关,就算你拿着把剑耍来耍去,这把剑本身再怎么锋利,但你没办法把这把剑用到极致。而换个角度讲,如果你的内功扎实,即使低头一看,手里仅有一把比较low的剑,你也能摆出架势来。要不怎么会有“钝刀出利手”一说?

抓住“心法”等同于抓住了最基础的关键部分,有“牵一发而动全身”的事半功倍之效。那么,都有哪些“心法”呢?

根据这几年的经验,我提炼了六个“心法”,正好凑个“六六大顺”的美好寓意,迎接即将到来的猴年春节。

而且,这一次,我要把它们素面朝天地露出来,不浓妆艳抹。那就出来吧——

一、主动收集

生活中你有这种体验吗?

有时候冒出很多可以行动的想法,过个一两分钟你却拍脑袋:咦,我刚才想什么来着?

灵感、想法像你大脑森林里的小鸟一样,东跳西蹿,你看见只是一瞬间,如果没有抓下来,就飞走了,下一次不知道什么时候能看到。

如果这是一个很好的做事方法、点子、idea呢?

错过了,未免太可惜,太遗憾!

所以,在行动管理中,首先要有积极主动的心态。偶然想到要做的事,先要向它伸出双手,大力“拥抱”。

与积极主动的心态相对的是,在想到要做的事时,假装没看到,自己抽身跑得远远的。

假装没看到,现在没啥问题,过一段日子后它又会找上门来时,就是债主来讨债的节奏,分分钟急死你,因为实在变得太紧急了。

然而,一个更震惊的真相是:之前那个“假装没看到”的行为,很可能不是你能意识得到的,而是潜意识帮你悄悄地做了决定。

比方说,你正在玩手机游戏愤怒的小鸟,你爸过来说他要出门,十五分钟后把厨房的煤气炉关火。你应了声好,但潜意识里你不想管这件事,不想错过游戏,如果没有及时收集这个行动,很可能等儿就出事了。

又比方说,看到我的文章里说了某个观点,眼睛突然像灯泡一样亮了起来,好像有那么些道理,你点点头“嗯”了一声,脑袋闪过念头说“要按照文章里说的做”。但是你没有意识到应该把这个念头收集起来。那过后能不能“变现”就靠运气了,等猴年马月某天这个念头突然降临。

这些只是例子。也就是说,当时事情还不怎么紧急时,你根本完全没有觉知到什么该写下来,完全没有get到point,所以真正麻烦的问题是出在这里。

这个“心法”,很多人觉得不就是主动收集而已,显露了一种轻视的口吻。但据我观察,在草莓榨智机小班上,在这个环节能做好的伙伴还真不多。

二、思考为先

主动收集到的行动想法,你需要对它进行二次创造。

在美国史蒂芬·柯维的《高效能人士的七个习惯》当中,提到“任何事情都有两次创造,一次是智力创造,一次是体力创造”。如果你看过这本书, 还记得有这么一句话吗?或许不经意间,这句话一闪而过,没有任何雪泥鸿爪的残存。

这句话的寓意是很深刻的。它提到了“智力创造”,并且把“智力创造”放在了“体力创造”之前。而多少人并不重视行动前的“智力创造”,没有先想后行,先思后做,而是只想“体力创造”,拿起事情就立刻干?

没有思考为先,很容易把人整累,回馈也小。

所以,行动之前,要腾出时间,对要做的事情掂量掂量,算计算计。就像射箭,在拉开弓之前,你还要再静心瞄一会儿红心才放出箭。思考为先,就是瞄准红心的那一步。

思考为先,都思考些啥呢?比如这个行动——

哪些要做

为什么要做

做到什么标准

可以交给谁去做

要花多少时间去做

要怎么样才能做得巧

要放在什么时间段去做

要以什么形式做才不拖延

......

(题外话:上面这段竟然像个梯形,

无意之举,有型之美)

可惜,思考这一步常被我们无意或有意忽略。

无意忽略可能是因为不知道应该先思考再行动,或者以为不重要,觉得与其想那么多,不如把时间花在“做”上面;

有意忽略主要是心里觉得有难度,烧脑烧得累,不如直接逃避。

但“思考为先”这一步不单不能省,而且分量还挺重,有时候不夸张地说,可以八成“想”,两成“做”。如同炒菜做饭一样,前面那些洗菜摘菜切菜的时间分量重,但洗得好,切得好,真正等到菜一下锅也就翻炒几分钟便熟了。

三、清单提醒

通过思考,想清楚自己真正要做些什么,真正能做些什么之后,就知道自己的行动了。但是知道行动,不等于时时会记得呢!

因为大脑并没有那么管用,它并不能记得住那么多事,记挂太多反而让它难受,会充满了焦虑感,感觉到这个事也要干,那个事也要干,真怕忘记了哪一件,想想都醉了。

我们要想办法让大脑能够不会忘记要做的事,并且不累。

写下来变成清单,是一种好方法。

举个日常的例子,去超市里购物,如果光靠脑记,没有列一份清单提醒自己,我八成会漏掉一些东西,明明去之前还觉得那些东西肯定会想得起来,但一到现场就犯晕。

当然,列成清单就不要写得乱糟糟,要有条理性,要有整齐感,看得也舒服;清单不止一份,要分类成几份,哪些是今天待办的,哪些是下周的,哪些是更长久的;并且清单的内容要表述得清楚,是一份有结果导向的清单,更为明确预期结果的任务,动力才足,才可能采用更精准的行动去搞定想做的事。

这些待办清单,英文为to do list,有人谐音为 “土豆”。

就算再多行动,有这些“土豆”清单在手,大脑会觉得有个提醒机制,有个坚实靠山,心里会踏实点,也就不会整天担心忘了什么。

四、要事第一

有清单提醒,防止忘记,可以开始执行行动 。但清单上的内容那么些,不可能同时做,总要有个先后顺序,有个执行的流程。

从哪开始做呢?

美国博恩·崔西在《吃掉那只青蛙》中给出了答案:“如果你每天早晨第一件事就是吃掉一只活青蛙,那么你会欣喜地发现,今天没有什么比这更糟糕的事情了;如果你必须吃掉两只青蛙,那就先吃那只长得丑的。”

这里的“青蛙”来指代有挑战性(有难度)且重要的事。形象点表述,就是那些一眼望过去很重要,但你第一个念头是“不想干”的事。

所以每天的行动从哪里开始,就从这只“青蛙”开始。这也和《高效能人士的七个习惯》中提到的“要事第一”吻合。如果每天能够优先吃掉三只“青蛙”,优先做完三件要事,即使其它小任务没有完成,这天依然会成就感爆棚的!

那什么是要事呢?

不少小伙伴懂得“要事第一”的原则,但最后是晕在另外一点上——判断不了什么是“要事”。几件事摆在一起,说不清哪件更重要。这种现象很常见,你是不是也曾经有过这样的苦恼?

这里涉及到目标管理的范畴,一般人都会从下面三个层面中的一种去判断。

立足当下:要事是当下重要紧急或重要不紧急的事

立足年度:要事是跟你的年度目标契合的事

立足长远:要事是现在持续做并在未来有收益的事

显而易见,从第一种到第三种,站位越来越高,当然更有方向感,能够让你做事气定神闲、心如止水、淡定从容、泰然自若。

五、专注当下

明确了要做的事,剩下的就是专心致志地做了。别以为专心致志很容易办到,如果平时你要观察一下自己做事的模式,就会发现人的行动是随机的,特别是你没有察觉和刻意去调整,则更是如此。

有时候你正在网上搜索着某个感兴趣的内容, 突然浏览器就弹出个新闻广告窗,什么“猴子换头手术成功”“央行探索数字货币”,你一看眼睛就亮了,马上点进去看。等回过神来,都忘了一开始自己是在做什么事呢。

还有的小伙伴,可以手头上做着一件事,心里总是记挂着另外一件事。说白了,就是走神。从远古的基因来说,我认为这是和古人类在野外需要警惕野兽有关,所以需要这种“走神”的习惯,才能及时发现威胁。

所以在行动管理中,培养专注力是很重要的。专注力要高,前提是你的睡眠要足,睡得不好,精力不够,自控力就会下降,专注力难以持久。在精力足够的情况下,就是方法问题了。

最著名的方法就是“番茄工作法”,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种简单易行的提升专注力法,也可以说是一种对抗拖延症的方法。这种方法的详细背景可以搜索了解。

它的主要做法是选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟(时间也可调节为适合自己的长度),专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。

这种方法以时间的紧迫感强化专注力,虽然简单,但真的挺管用。

六、批量解决

在行动管理当中,还有一个小窍门,是从快递员那里偷师来的。

现在快递业这么火,几乎每个人都曾经从快递员那里接过东西吧。快递员是怎么送货的呢,他们是将寄件按区域分类后再投送的,属于同个住宅小区的物品都会一起送达。这就是批量解决的方法。

我们同样可以用这种方法,减少行动间的切换成本,提高效率。

比如需要“智力创造”时就将需要思考的内容一起解决掉,等到“体力创造”时,便专注于做的过程,而不需要再思考太多。

比如同一个环境下的任务接连着完成,要外去办的事在外去时一起办了,要用微信时将需要用微信解决的问题一次性解决掉,可以减少时间被碎片化的可能。

以上就是我总结的“六六大顺”行动管理心法。

工具品种可以五花八门,但在方法上主要就这么几点。其中,前三个偏向于行动的准备,后三个偏向于行动的执行。


图片发自简书App

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