你肯定会用到的工作法

请观察一下你的办公桌周围,是不是这样一种状态:

找出所需资料需要花费10秒以上的时间;
有一周以上没有用过的文具;
无法立即说出抽屉最深处放着什么东西;
桌面上摆着一个月以上没有碰过的资料;
电脑桌面上摆满了文件...
《丰田工作法》

以上就是《丰田工作法》中抛出的问题,很不幸,所有问题我全中。但同时又很庆幸,因为这些问题,《丰田工作法》中给出了明确的解决方案:5S管理法
5S是由日文中5个S开头的词语

整理(Seiri)
整顿(Seiton)
清扫(Seisou)
清洁(Seiketsu)
素质(Shitsuke)

整理 & 整顿

如同书中所讲,我们大部分人认为整理和整顿就是让职场和办公桌变得干净、漂亮。 但其实我们需要换个思路来思考这件事:我们整理和整顿的目的是什么?
让办公桌变得看起来干净、整洁仅仅是整理和整顿的一部分结果,我们的真正目的是为了更好的服务我们自己的工作,来提供效率。在工作中,我们或多或少存在着不必要的“浪费”,而何为“浪费”?书中给了一个很好的解释:无法提供附加价值的现象和结果
比如“搬运浪费”。如果一个频繁使用的东西被放在离自己比较远的距离,那么每次使用都会造成时间上的浪费,而搬运时间是没有任何价值的。再比如“动作浪费”,上司让你“把那个资料拿来”,结果你怎么也无法找到,这种情况很常见吧,或许这点时间并不算什么,但如果你每天都花30分钟来找东西呢?如果你一个月工作20天,一年就有72000分钟,也就是需要整整5天的时间花在找东西上!
所以让我们重新定义整理和整顿

整理 = 将“需要的东西”和“不需要的东西”分开,将“不需要的东西”扔掉。
整顿 = 能够将 “必要的东西” 在 “必要的时间” 以 “必要的的数量” 取出来的状态

书中不仅仅提出概念,还对具体工作进行了指导,实操性非常之强!

从“整理”入手

对于经常物品杂乱的人来说,最难的事情是什么东西是不需要的,因为我们生活和工作周围经常会存在这样的理由“这个东西将来会用上的”,只不过我们并没有对这个“将来”做出更具体的限定。下面按照书中的介绍,我们首先要给自己确定一个可以将东西定义为“不需要”的标准,并果断扔掉!而应该到底以怎样的基准来进行判断呢?
丰田以“时间”作为判断基准,将东西大致分为三类:

  1. 现在要用的东西
  2. 将来要用的东西
  3. 永远不会用的东西

针对1和3来说是很好处理的,现在要用的东西就要尽可能放在可视的地方,来达到便捷;而永远不会用的东西,要毫不犹豫,直接扔掉。难就难在将来用的东西,环视我们的周围,会发现到处都是“将来要用的东西”,而最好的办法就是给这个将来套上一个期限,比如一年、一个季度或是一个月,一旦超过这个期限,就可以将其视为 永远不会用的东西 ,立即处理掉。
对于不同的事物,需要制定不同的期限,这就因人而异了,但有一点是通用的,尽可能的缩短“期限”,这样才能够更好的避免浪费!

通过“整顿”来焕然一新

通过“整理”将不需要的东西全部扔掉以后,我们就要对“需要的东西”进行“整顿”。

在职场中,只要以“固定一个让任何人都能够在30秒内找到的位置”作为基准,就能够实现整顿

以我个人为例,作为一个基层员工,首先要做到“10秒以内取出资料”。为了达成这一标准,我将所有的资料文件夹放在双眼可触及的地方,并且分门别类贴好标签,颜色越丰富,辨识度越高,而且将文件夹的摆放位置固定,慢慢就形成了一种思维习惯,当提到资料时,所有的资料都在固定的位置,通过分类的标签做到快速识别,最明显的一个效果是我不在单位,通过电话,简单的两句话就能让其他的同事以相当快的速度拿到准确的资料。

将整顿的标准再加以整理,可以大致得出以下几点:

  1. 给东西固定位置
  2. 给东西标明住址
  3. 做好标识
  • 给东西固定位置
    前提是要根据使用频率决定摆放位置,经常用到资料和办公文具等,就要放在触手可及的地方。而不是每次都要移动整个身体来拿,这样会严重影响工作效率
  • 给东西标明住址
    每个人对于自己办公桌的安排,都可以将其像街道一样,划分好区域,并明确标明“住址”,比如

办公桌右上的抽屉里,放着文具和事务用品;
办公桌右下的抽屉里,放着正在进行的工作文件夹;
办公桌左上的抽屉里,放着账票;
办公桌左下的抽屉里,放着保存的资料

  • 做好标识
    在做好区域划分以后,我们更应该趁热打铁,给每一个分区做好明确的标识,就好比街道的门牌号一样,要醒目,这样才能时刻把握好这个区域的具体功能,而不至于整顿一段时间后,A空间又的堆满了B物体的尴尬。

清扫、清洁&素质

通过整理和整顿将办公桌收拾干净以后,接下了的重点就是将这一状态维持下去,所谓“打江山容易,守江山难”,如果整理和整顿结束之后就放手不管,这种状态很快就会崩溃。为了防止出现这种情况,就要用到5S中的剩余三项:

“清扫”(清扫卫生。让日常使用的东西保持干净)
“清洁”(维持整理、整顿、清扫的状态)
“素质”(遵守与整理、整顿、清扫有关的规定)

保持整理和整顿的秘诀就是保持整洁。你有没有这样的感觉 越是干净的地方越不能扔垃圾,与之相反,一旦变脏了以后,这个地方就会变得更脏。
比如停放在路边的自行车筐里被扔进一个空的饮料瓶,结果人们就会认为“往这里扔垃圾及也无所谓”而陆陆续续地将垃圾扔进车筐里。最后车筐里一定会装满垃圾。
如果停放在路边的自行车筐里没有垃圾,那么在车筐被扔进第一个垃圾之前,谁也不会认为这是可以扔垃圾的地方。
只有经常清扫,才能够保持整洁。但扪心自问:你平时在职场中会对自己的周围进行清扫吗? 下面给出两个建议:

  1. 留出专门用来“清扫”的时间
  2. 将清扫工具“可视化”
  • 留出时间
    比如“下班前留5分钟来进行清扫”“每周五安排15分钟进行清扫”,将清扫加入到日常的工作中来,这短短的几分钟和几十分钟并不会对你的工作造成太大的影响,但却能让你养成一个良好的习惯,从而更好的服务工作。
  • 工具可视化
    大部分的情况是清扫工具都会被存放在看不见的地方,但正因为如此,才会让我们在想要进行清扫时产生了拖延的原因,如果抹布就在眼前,可能我们会立即起身进行清扫。

通过清扫我们能发现和平时不同的状况,这就是发现问题的机会。带着这样的意识进行清扫,可以提高你的工作积极性,发现不同的风景!

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