如何正确使用印象笔记(Evernote)的标签功能

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尼古拉四儿
4.9 2016.10.09 14:06* 字数 6165

我是如何开始用印象笔记(Evernote)的?

一直保持使用印象笔记大概5年时间,从最开始用国际版的Evernote,到15年转到印象笔记,且转到印象笔记后一直都是高级用户,最初不愿意使用Evernote国内版(印象笔记),那是因为当时阅读的主力渠道还是以RSS阅读器为主,从最初的google reader 到 feedly,再加之一直迷信的所谓国外服务本土化时被阉割的命运(事实证明这事还是发生了)。而后来,下定决心从Evernote国际版转出到印象笔记的缘故:主要的原因也在于:碎片化阅读越来越占据了我大部分精力,在手机上沉浸时间也越来越长,那时候微信横空出世,我也没能免俗的大量订阅公众号,不停保存文章到我的印象笔记。自然,靠从一个账号转移笔记到另一个账号,这样磨灭耐心的差事终于迫使我要正式转移到国内的印象笔记阵地了。

同时,另一个问题随之而来,我发现微信转发到印象笔记的文章多达2000多条,天啊........,这要如何整理,难道把笔记本重新分类?不打上标签怎么证明我看过的?以后又怎么应用和索引这些资料?.........

任务囤积得越多,下定决心解决的压力越大,压力越大越会陷入拖延,你告诉自己:“我还没准备好,我在准备一个完美的解决方案”,但现实结果是你一直在准备,但积压的任务却反而越积越多。这就是很多人最初想利用印象笔记做知识管理,但结果却变成信息收集的垃圾箱的心路历程。

我使用印象笔记(Evernote)的困惑?

相信我,我不是一个单纯的信息收集癖。相反,我从一开始使用印象笔记以来,就已经开始做知识管理模块的专项训练。

比如:一开始我就关注了电脑玩物,也购入了《Evernote超效率数字笔记术》,加之之前的有关知识管理积累,算是打开了我使用印象笔记的正确姿势。

有关印象笔记我在知乎里的回答:

我想有看完一本书而记不住,干脆不看的情况是普遍存在。我想,学习的瓶颈不是怎样记住东西,而是把东西装到哪里,你真正需要的不是一颗聪明绝顶的脑袋, 而是分门别类的一个个信息和知识的容器——你知道在哪里找到他们,而不是记住他们。

如果仅仅是依靠记忆力,那你和别人比拼的只是某种体能,你创造优势的条件仅仅是每次有限多的学习内容和足够多的积累时间,你并没有拥有足以完全超越别人的先进的学习工具。

信息时代最大的不同在于信息渠道的多元化,真正的信息时代的变化精髓不是信息内容几何量级的增长,而是信息内容的组织结构的变化。信息内容表达的“顺序”结构已经成为掌握信息的瓶颈;“树状”和“网状”结构是信息内容表达的革命性方式。而我们谈信息整合或者谈如何将信息变成知识,其网状结构才是知识聚集的表现

网状知识结构在印象笔记里如何体现,一直有所悟但未固化形成一个系统化体系,在我笔记体量还小时,还比较好解决,但体量一大,这真成了比较麻烦的事情。后来我又重新整理了印象笔记,首先把笔记本分类搞定,但当我把未处理的文章分类到某个笔记类别中时,总会产生这样的疑问:这篇文章在我做某个专案的时候用得到,但同时又能激发我联想做其它事,现在不记下来我可能忘了。当然,加标签能解决这个问题,我们最终的目的是便于检索,当需要解决某类问题时可以随时找得到,把印象笔记当成私人知识库(有点像APP 即刻的意思)。下图是我的笔记本分类

笔记本分类

但问题来了,标签应该如何加,特别是你面对多达接近3000多条笔记的时候。

这也是我停下整理印象笔记的笔记分类,来写这篇文章的目的,看来,标签整理和笔记本分类整理要同步进行。

标签管理从“标签系统”开始

参考了印象笔记使用指南这篇文章,这篇文章我也做了特别备注,对如何正确使用印象笔记可以做个很好的概括,里面也包含了很多与如何正确使用印象笔记这个主题相关的索引,值得好好看看。里面提到了:

电子笔记的使用,基本就只有两个流派:标签和分组。准确的说是:偏重标签还是偏重分组。

和作者一样,过去我也偏重分组,后来逐渐偏重在标签,多利用搜索查询相关资料。更进一步,与自身工作结合,找到适合自己的数字化知识管理方式(我还在尝试整合思维导图的方式,作为专题信息收集的索引器)。就我自己而言,在印象笔记里即尝试过精于笔记本分组的,也在研究如何系统化搭建标签系统的。但最终目的,是希望组织网状知识结构一张大网,每天的工作从印象笔记开始也从印象笔记结束,这里面即涵盖GTD里PDCA循环理念,也是希望知识管理在印象笔记里形成闭环,有助于自我提升。

标签系统的提法,最初来源于这篇文章正确地使用Evernote,这篇文章本身是翻译了Medium上的《Using Evernote (the right way)》,翻译的作者在里面提到的一句话和我的观点很吻:

创建标签且将它们分配到每个笔记中就可以代替把笔记存放在对应的笔记本中的作用。举个例子,我们可以创建一个叫做“Skydiving(跳伞运动)“的标签来取代一个同名的笔记本。

但要是一个笔记只分配一个标签,它和笔记本的功能基本一样,没什么优越性,但事实上,我们可以为一条笔记同时加上多个标签。这样Evernote中笔记的组织结构就从原来的依赖于建立大量笔记本的树状结构(Tree)变成了更为复杂但也更容易检索信息的网状结构(Map)了

这里找到模板的工作还未完结,因为在《Using Evernote (the right way)》里作者又提到了原始出处,在这里:来自Michael Hyatt的文章HOW I ORGANIZE EVERNOTE(我是如何组织印象笔记的)

可以多看看Michael Hyatt其它几篇文章,作者表达的主要意思如下:

  • 作者发现笔记分组的3个限制:

  • 笔记本分类有数量限制

  • 一则笔记只能在一个笔记本里出现。这是一个一对多的关系,当一则笔记可归纳到2个或2个以上笔记本时问题就来了。

  • 笔记本不能嵌套,意味着你创建的笔记本分类,深度只能是一层。比如,嵌套的笔记本组。

  • 标签的优势:

  • 标签的数量几乎是无限的

  • 笔记可以有多个标签。这样做的价值是让一则笔记存在于多个主题容器下而不重复。

  • 标签可以嵌套多个层级

  • 不要过于复杂,标签系统肯定是不完美的。

  • 作者倾向于把分组作为垂直组织的方式,而把标签作为横向联系的方式。档案柜做比喻,“笔记本组”是单独的抽屉,笔记是抽屉里的文件,而标签是识别属性的一种方法,无论你在什么抽屉里放了什么文件

“标签系统”的方法论

既然标签系统的意思就是让各笔记之间产生横向联系,那是不是打上一些特征“属性”的标签就行了啊,不是要多标签吗,那大不了我就多角度打上标签嘛。

这项工作我早就在做了,标签嵌套,多标签,符号化便于检索都做了,但依然效果不好,我想缘由还是出在:事情脉络没理顺,标签划分的维度与原则不清晰,才造成标签零散,层次型不强,更别提如何系统化组织标签,以横向联系各笔记。

参考几个重要的标签组织和应用的方法,我总结了几类,然后以此组织属于自己的标签系统方法:

  1. GTD类:通过标签把任何笔记的任务顺序通过标签区分出来,例如我按照很多GTD APP的概念,参考 esor huang(異塵行者)的做法,标签分类:

    GTD的标签分类
    还可以按照事情紧急程度建立“重要”和“紧急”两类标签,通过保存搜索条件,以区分“紧急又重要”,“重要不紧急”,“紧急不重要”,以搞定琐事任务

  2. 发散思维类:又有很多人把打标签看成灵感激发过程,印象笔记最终能成为你的私人知识库,价值也在这里,我个人也很认同这样的做法,但问题还是在于无法系统化的问题,我们最终目的是成体系的网状信息或知识,而不是无边际的发散却无法聚拢收回。这种方法在这篇文章里说得很清楚大象的三个武器——浅谈印象笔记的“笔记本分类”、“搜索”、“标签”的应用

重点不在于我们看到什么,而是我们想到什么> 如果文字中有什么,打什么标签,那就浪费了,因为搜索就可以完成。我们打标签,其实也是一个归纳、总结、整理的过程> 读过一本书,看过一部电影,把有感悟的东西积累下来,用的时候才不会觉得枯竭。

  1. 根据小属性维度分类:一些标签具有“通用性”,是为了逻辑清晰和便于管理,全文看如何协调印象笔记(Evernote)的「标签」和「笔记本」整理笔记?轩宁轩Sir的回答

例如:

  • 地点:[@北京]- 场景:[饭馆] [书店] [酒吧].....
  • 评分系统:[###] [####] [#####],用来标注一篇文章得质量和有用程度。
  • 媒体:[book:逻辑学导论][movie:冷山][song:最後の一葉][album:シラユキ],用来标注读书笔记,影评,歌词等。(现在我就在用[book:]标注读书笔记及相关的资料,未来计划新增一个笔记组叫个人图书馆,在里面放入思维导图笔记,拆书笔记,书评内容等,因为书籍真是值得好好内化的一个专题
  • 人物:[人名]或者[people:人名]。现在也在用,我是把人名作为线索,以此达到搜索后能建立横向联系的目的,比如Michael Hyatt的文章HOW I ORGANIZE EVERNOTE(我是如何组织印象笔记的),其中,我发现这篇文章质量不错,且观点新颖,在国内文章中几乎没看到过,我可以把人名Michael Hyatt作为一个线索,去搜寻他写的博客,书籍,tweet,google+,甚至在youtube上的教学视频。同样的方法,特别是在读书过程中最有用,通过作者人名这个线索,可以得到很多有价值的信息。
  • 项目:[##项目名称][##项目名称-子项目]。文中作者的意思是:站在资料信息收集的角度,有些资料虽然可以划分为莫一类知识,但在筹划一个项目时却可能用到多个分类下的笔记,当需要营销,人事管理,财务知识等方面知识点时,为了组合使用,打上项目标签就能方便调用。(个人做法是要做什么专案就单独建立一个笔记本,里面全放和执行这个专案需要准备的知识和信息,感觉作者这样做的目的是放在那种无专案项目要做的泛信息收集上。)
  • 愿望与计划(GTD): 事情[~to do] 地点[~to go] 物品[~to buy],这类标签也在参考是使用中,但貌似与GTD理念(GTD标签)有重叠,且容易犯标签有歧义的原则错误。
  • 标记系统纬度:[##需要回顾][memo],作者的意思是从项目维度进化来的,需要加深记忆的,而[memo]的代表笔记“加星”的意思。
  1. 根据大属性维度分类:主要来自于Medium上的文章《Using Evernote (the right way)》,和Michael Hyatt的文章HOW I ORGANIZE EVERNOTE(我是如何组织印象笔记的),相比小属性为维度分类的方式,这种方式维度更广,也充分利用了标签可多重嵌套的优势(个人认为分层不宜过多,切忌过于复杂),综合两篇文章,

它的逻辑是这样:

  • 分为三大类标签:.Descriptors(描述信息),.Knowledge(知识),.Projects(项目)
  • 描述信息类标签,类似小属性维度分类所指用的“通用性”标签,是为了描述笔记是属于哪一种类的信息,在里面可以嵌套几类通用类信息:如who,where,when,来源等等,这类标签信息不会因为笔记主题的不同,联想行动目的的不同而有所歧义。以后搜索的时候,会因为这类标签将不同主题笔记关联起来
  • 知识类标签,这类标签主要是一些互相联系但又不同的领域,如果描述类标签是描述笔记属于哪一种,那这类标签就是为了描述笔记主题。比如放在“广告设计”笔记本下的笔记,我可以在标注为“海报设计”标签的嵌套下,标注“海报设计版式”这个标签,也可在"PPT设计"这个标签类别嵌套下,标注为“ppt版式设计”这个标签,虽是同一则笔记,但激发联想的笔记主题可能不同
  • 项目类标签,这个是正在进行工作或项目上,只要是包含在这个项目中,可以将做过的笔记,课程大纲,收集的文章,扫描的文件等等,都打上某某项目的标签,这样要检索时会非常容易。
  • 这类逻辑,相当于把笔记分组弱化,把笔记之间分门别类,横向联系的重任放在了标签管理上,缘由是标签对比笔记分组的优势上,如上面提到的数量不限,多层次嵌套,单个笔记多标签(打破一对多的笔记分组弊端)的三个优势。看下图了解此类笔记分组


    强化标签的笔记分类方法

组织“标签系统”

以上方法论,是仁者见仁智者见智的事情,关键还是得找到适合自己。对于我个人而言,近四年都在创业阶段,需跨行业,综合性的的学习特别多,很多专题知识模块范围很大很广,需融入的知识会特别多,比如房地产营销策划,这样我不但需要系统化的切割大专题为小知识模块,更需要将零碎的知识点,甚至是一些信息,糅合到一起重新以模块化的知识点关联起来,综合来说,是既要适度分门别类,又需要将各个即关联又分属于各个类别的知识散点系统化的组织起来。

所以,笔记本适度分类,重用标签管理,建立搜索词条以有助于快速精确搜索,善用系统化思维工具如思维导图(mindjetmindmanager或Xmind),习惯GTD流程的思路处理日常印象笔记管理(杂事收集--进度日程管理--整理待办行动清单,回顾反省系统),如上,把印象笔记作为所有信息资讯收集的箱子,在印象笔记里完成闭环的GTD流程,沉淀信息资讯最终内化为知识,以求术业专攻,锻炼心智模式,修身悟道。

关于如何组织标签系统,一图胜过千言万语:

“标签系统”思维导图
标签系统一级目录
标签系统二级目录
标签系统三级目录
标签系统三级目录

.Descriptors(描述信息),.Projects(项目)类标签好理解,都属于一些特征标签,目的是解除笔记本分类,和一对多从属的烦恼,最终效果是建立网状的联系便于后期检索。但需谨记,不等同于盲目加此列标签,能不加尽量不加,即使要加也不是把文章标题或者文中已高频出现的短词作为标签,我们要加的是引起我们联想的,高度总结归纳或演绎的词语,比如:

一篇讲“员工为何不忠诚”的文章,我在里面找到了做“绩效管理培训“的素材,我完全可以加上绩效管理,#素材两个标签,以后我要找素材时候只要搜索就能找到

这里重点讲讲.Knowledge(知识),看下图

.knowledge(知识类标签)的分类
.knowledge(知识类标签)的分类

.Knowledge(知识)下细分三大层次:.experience(经验),.information(信息),.skill(技能),经验和信息为高频通用可模块化的标签分类,而技能是特别个性化的种类,打标签完全遵从引发行动联想,高度归纳演绎的内化结果的基本原则,所以可以看出:

  • .experience和.information下嵌套的标签都在前面加上了通配符,目的是方便高频通用的文章打上标签和检索;
  • .skill下嵌套的标签,按专案模块分类标签,一是方便管理,二是便于在一对多的情况下在各个专案知识模块间打通关系,这类标签前面都不加通配符,也是因为这类知识的标签是个性化的种类。

说明:
标签前面使用通配符,这样可以方便多次调用标签。官方高级搜索语法规范里有解释,还有个不大引起注意的作用,那就是便于标签置顶,方便管理。标签系统管理是在实践中不断变化,对于新增标签可能是临时起名,置顶的还是以前原有的标签系统,因为有通配符在前面。在未想好把新增标签如何归类时,视觉的焦点也永远保持在稳定的标签体系那里。

写在后面的几点感悟

引用电脑玩物 esor huang(異塵行者)的说法:

  • 关于笔记本分类:
  • 需要抛开传统的主题分类旧思维,尽量减少笔记本数量,淡化笔记本概念,用标签串起整个知识结构,或结合标签来做主题分类管理。
  • 搜索代替整理,最好的整理是不整理
  • 笔记本分类要采取行动趋向,分类的真正目的是帮自己找出怎么才能再次使用这则笔记的方法,不是在帮笔记分类,而是在帮自己工作的流程做分类
  • 关于标签功能:
  • 不要为了标签而标签,标签要精炼而有体系,能不用尽量不用,特别时一条笔记在标题或内容上已经有了合适的关键词 - 优化笔记标题的关键字有时候比标签更好用
  • 不建议每个笔记都加标签,当标签越来越多时,学会使用搜索功能结合起来用。

明确数字笔记的要义时自己的知识而非别人的信息。

除以上,简单说说个人的体会:

  • 要注意控制自己的欲望,真正你有行动欲望,更有合理时间安排学习的相当有限,懂得少即是多我也在不停减少分类专题下的笔记本和标签,一定要有阶段性的输出内容,一篇学习笔记,分享博客,思维导图,PPT都可以,有输出才代表完成了阶段性学习,果断删除以前保存的原材料,学习重新上路
  • 标签打得凌乱,同一个意思有几个标签表达,标签用词不精炼,绝大数在于未拟定学习大纲,未懂得回顾整理,没有明晰模块化知识体系的填充路径。相信我,一篇专题大纲,或思维导图绝对会有助于快速学习和记忆,任何一个专题内容的学习和行动,系统化的思维结构绝对是不二法则。
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