Evernote GTD 方法教学:我的「搞定」时间管理实践2016 版

2016年8月26日星期五  电脑玩物站长

GTD,是「 Getting Things Done 」的缩写,可以直翻为「让事情完成」,是由David Allen提出的一套非常有系统的时间管理方法,他的经典著作书名直翻为「搞定:无压工作的艺术」,可以看出这套方法不只可以用来管理时间,更重要的是提出一套让人生可以顺利达成行动,透过行动不断成长,减轻我们工作与生活压力的方法。 我在电脑玩物中虽然没有直接介绍GTD方法,但其实我的许多文章里都包含着GTD的精神与技巧,相信有这方面涉猎的朋友一定都看得出来。我也曾经从各种角度用GTD概念去管理数位工作,例如「把Gmail做GTD改造」、「把Mac档案系统做GTD改造」。 而最近我去上了张永锡老师的《国际授权GTD研习会》,有来自David Allen团队的专家现场指导,甚至David Allen团队为每种工具制定了各自一本GTD设定手册,其中包含我常用的Google系统、 Evernote系统,两天的课程下来,对GTD的时间管理流程有更深刻具体的体悟,于是也引发了许多新想法。

身为多年的Evernote使用者与GTD实践者,我长年用Evernote来当作GTD时间管理与行动管理的中枢,所以当课程上看到David Allen设计的Evernote GTD设定手册后,当下就觉得心痒,想要自己也来写一篇教学。今天这篇「Evernote中的GTD方法教学」,就是我自己多年来尝试后, 2016年目前的流程(注明时间,是因为以后一定还会进化改变),和David Allen所提供的设定手册有相同也有不同之处,本来工具与方法的搭配就是因人而异,而我相信这样的分享,对提供大家一个「方法参考」一定有帮助,甚至无论你是不是使用Evernote都会有帮助。

0. GTD 精神与Evernote 价值非常契合:

我目前对GTD 方法的理解是他提出了下面五个时间管理步骤:

「1.捕捉」:你必须清空大脑,尽可能把引起你注意的事情捕捉下来,放在集中的收集箱,并且尽可能100%的收集。

「2.理清」:对每一件收集的事情进行思考判断,是不是可以采取行动?还是要放入参考资料库?她的下一步行动是什么?他的预期结果是什么?

「3.整理」:组织下一步行动清单,按照适合你的方式分类,重点是让你可以随时因时制宜,知道现在可以采取什么行动。

「4.检视」:你必须常常查看清单,养成每日每周检视清单的习惯,完成回顾、清空、更新等动作,定期安排好未来一周或两周的行动。

「5.执行」:如此一来你的系统就会值得信赖,你就可以依靠这个系统安心地去执行设定好的任务,并更专注在重要任务上。

我的理解里GTD方法有三大精神:「清空大脑、下一步行动、自我检视」,这其实也是Evernote工作法的核心理念。 清空大脑是说不要让大脑负担记住事情的压力,而且最重要的是大脑根本也记不住,所以需要「收集箱」、「待办清单」、「参考系统」的外部系统(这也是核心时间管理工具的组合,可参考:帮你的时间管理方法健检,如何挑选时间管理工具?),去释放大脑的压力,让大脑专注在他真正擅长的事情:「思考」上面。

而这个精神,正是我常常说的「Evernote第二大脑」的概念。

更进一步的, Evernote不仅是一个强大的「捕捉」工具,而且也可以透过笔记术的整理来厘清「下一步行动」,并且善于搜寻,也善于「检视」过去的收集与行动,让我们「记住,并且下一次做得更好」。 所以要在Evernote中实践GTD方法,是非常顺其自然的事情,也可以帮助你的Evernote应用与时间管理能力大幅加分,下面,我就要以GTD的时间管理流程,来分享我目前的Evernote GTD方法。

1. 如何用Evernote 捕捉?

Evernote在大多数人认知中就是一个非常强大的捕捉工具,可以随时捕捉任何我想到、我看到、我听到、我需要的事情,也就是收集任何引起我注意的东西。 我自己会在Evernote中建立一个叫做「00收件匣」的记事本,然后随时把我想要测试看看的工具、我想看的网页文章、公司交代的任务、我想到可以做的任务或专案、单纯的愿望、单纯的灵感、想买的东西、想看的电影、对人生的反省,总之任何引起我兴趣,在我脑袋蹦出来想要、需要做的事情,全部第一时间捕捉到Evernote中的「00收件匣」。 然后用下一步会教的「理清」与「整理」步骤,再从收集箱分派到适合的记事本或标签中。而Evernote内建的网页撷取、快速笔记、录音、拍照、手写功能,方便我捕捉脑袋与世界中的万事万物,并且用「最快速顺畅」的方式来捕捉, Evernote强大的捕捉能力与相应方法,我在下列文章中有深入介绍:

关于Evernote 网页撷取的9 条收集心法与教学

把这10 件「不重要的事情」写进笔记,让人生更有动力

Evernote Android 拍照编辑大升级!加入智慧型扫描

实战采访与会议笔记: Evernote 录音笔记最佳化心得

想到就捕捉进Evernote ,其中有些任务很明确就当下进行第二第三步骤的理清与分类,但也有很多是不明确的,这时我都先放到「00收件匣」,先不分析、也不整理,每天定时打开收件匣,去清空与理清里面收集的「杂念」即可。但这样一个单纯的「全面捕捉」流程,真的可以让大脑清空,释放大脑的压力,而且当我需要想起任何事情或任务时,我知道东西就在Evernote里,我一定找得到。

2. 如何用Evernote 理清?

但是如果只是捕捉,那最后只是变成一堆无用垃圾,甚至会造成你的资料库压力,所以GTD的第二步骤「理清」,在我的Evernote工作法里也非常重要。 我之前在讨论如何建立有效的资料库时,曾经提到收集时一定要「写下我为什么想收集这个东西的原因」,这个动作就是为了「理清」来做准备,甚至有时候他就是一种理清:

活用资料库的资料收集法:试试加上这四个关键步骤!

当我可以有效的捕捉后,我会每天打开收集箱,去「理清」这些收集进来的零散想法、任务与资料,除了发现不需要的多余收集可以直接删去外,剩下有需要的事情, Evernote 的笔记格式就是最好的「理清」空间:

就直接在笔记里「加上」可以如何执行?「写上」这个任务或事 ​​情预期的目标结果是什么?然后收集的事情,就可以直接在笔记内变成真正的「下一步行动」

我来示范一下实际流程,例如这篇文章一开始就是来自于一个简单想法的捕捉。

接着每天清空收件匣时,开始对这个想法做理清的动作:

如果Evernote与GTD很契合,那我可以做什么?列出待办清单

我对Evernote结合GTD方法有什么想法?写出我的期待结果

于是一个任务就从捕捉到理清,在Evernote中诞生,这时候我会在笔记标题做些修改,把「下一步行动」写到标题中上述流程,使用到我在电脑玩物分享过的「三层笔记法」,如果你还想把任务分析得更严谨,还可应用「表格思考术」,这都可以直接在Evernote里完成理清的动作。

3. 如何用Evernote 整理?

把不需要的事情删除,把参考的资料放入参考资料库,那么理清后真正要执行的「下一步行动」要如何整理呢?这时候我不会另外誊写到待办清单,而是直接就把理清好的任务,在Evernote里完成整理,我觉得这样更直接。 是参考资料,自然放入Evernote的参考记事本中,这个大家都好理解。而如果是需要被执行的下一步行动,我也用记事本、标签与记事连结三大功能完成分类排程,我的用法是:

标签:把行动分类到专案(例如每一本书的制作专案),把行动分类到特殊情境(例如稍后阅读这样的情境)

记事本:用来分类一般情境(我区分出工作任务、生活任务、部落格任务,以及我与其他人合作的不同专案任务)

记事连结:构成专案排程,可以把多个任务笔记整理成一个专案笔记。

这样一来,当我进入办公室,我只要打开「工作任务」记事本,就知道我在办公室的下一步行动清单是什么,可以因时制宜完成任务。 这部分我在之前的「Evernote整理术三部曲」中有很详细地解释,我的分类方法其实就是根据GTD的情境原则来分类,只是加上适合我自己的情况而已,大家可以参考:

Evernote 整理3部曲-1:建立多层树状分类的知识结构

Evernote 整理3部曲-2:应该优先采用目录清单分类法

Evernote 整理3部曲-3:用最少记事本完成高效率管理

对我来说,在Evernote中的笔记概分为两种:「知识」与「任务」,如果是知识,只要丢进我称为「第二大脑」的记事本,以后用搜寻找到即可。如果是任务,就利用上述的分类方法,排入用记事本与标签构成的清单中。而如果是很久之后才要做的任务呢?那就利用Evernote的「时间提醒」功能来延后,并在适当时间通知我。

4. 如何用Evernote 检视?

为了让自己更聚焦,保持自己的进度,也为了让上述的系统运作如新,定期去「检视」自己的系统很重要,这也是GTD方法的关键环节,而下面我就来分享我如果在Evernote中进行每日与每周检视,从而排出我未来一周的待办清单。 首先,整个Evernote就是我可以随时检视自己的系统,当我工作上遇到瓶颈,到Evernote搜寻一下,找出之前类似工作的经验,就可以立刻作为参考,并且避免重犯错误。当我需要灵感时,到Evernote搜寻一下,或许很多过往的想法就会浮现。这是一个简单但有效的「回顾检视」流程,我在「跟过去的自己取经:用第二大脑高效率思考的系统方法」一文有详细经验分享。接着, GTD需要的每日检视、每周检视检视,我也利用Evernote的搜寻语法来完成,透过特殊的搜寻语法,可以找出过去一天、过去一周的笔记,这样一来就可以回顾过去一周做了什么,并且展望未来的计划。 这个技巧可以参考:Evernote搜寻语法十大进阶技巧教学:活用搜寻不只是找笔记

有了每周检视后,我会在每个周末找一个时间,仔细检视我这一周的任务完成进度,思考下一周的专案进度安排,然后把下一周的每日任务清单预排在我的「子弹笔记」中,这部分可以参考我的:「子弹笔记术(下)最简明的Evernote每日任务清单实作」做法。于是这样一来不仅在Evernote中可以完成检视,而且也能完成未来一周或两周的计画,我就能更信任我这个Evernote的GTD系统。

5. 如何用Evernote 执行?

其实「子弹笔记」的拟定,本身来自于检视,但落点则是在「执行」上,未来一周我每天都是优先打开「子弹笔记」开始工作,聚焦在我已经排好的任务上,然后每天晚上做一下当日检视,微调明日的子弹笔记清单,这样任务就能依序推进。 而我在心里也不用担心落下什么任务,因为在前述的捕捉、理清、整理到检视的系统中,我重要的任务一定都已经落在我的子弹笔记清单上了,这样我就能安心与专注的执行。唯一可以补充的,就是列出清单的方法,如何列出有效的每日待办清单?这时候我最近分享的理性与感性两种做法值得你参考:

[时间技客-1] 做得到的每日待办清单:1-3-5 专注法则

[时间技客-2]不想做就别做!感性自动聚焦时间管理法

可以帮你制作出「能够被完成」的待办清单。

6. 还缺少什么?

以上就是我自己多年实践后,目前在Evernote上架构的GTD方法,我自己认为已经具备足够的完满度,可以让这个流程运作顺畅与快速,并且值得信任。 如果你还想知道我在Evernote时间管理方法上的更多细节,欢迎你参考我的Evernote课程与新书:

「Evernote 知识管理与时间管理实战班」

《(2016全新增订版)Evernote 100 个做笔记的好方法》

而上述方法中,我觉得还有一个我会继续研究补充之处,那就是我尚未把GTD 提到的「专注的六个高度」纳入我的管理方法中,所谓的六个高度如下所示,代表下一步行动对我们的不同重要性,以及我们应该顾及的层面:

地面层:日历与行动

第一层:专案

第二层:专注及责任范围

第三层:目标

第四层:愿景

第五层:人生目的及原则

未来我计画要用「 Evernote标签」的功能来帮笔记加上高度,尤其在我非常繁忙时,可以知道应该优先专注的方向,也期待尽快有所实践心得,可以继续跟大家分享讨论。 延伸阅读相关文章:

10 个真的可以被具体执行的时间管理技巧

最省时间的时间管理方法:如何让时间管理不浪费时间的技巧

云端时代时间管理术(上):如何当拥有更多时间的人

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