去年春天的时候，我一直因为无法同时进行多项任务而烦恼。那是，我需要兼顾学业，自学programming，找实习。但是这个三个任务我每一项都无法很好的完成，同时我又有强迫症和完美主义，导致我很长时间内陷入了自己一事无成的抑郁状态。

无法兼顾多项任务的我好像不具备multi-tasking的能力。有一段时间multi-tasking是一个非常火的概念，好像可以多任务处理就是有能力的证明一样，很多实习应聘有一条就是multi-tasking。

但是实际上，人的大脑是无法做到multi-tasking的，只能做到task-switching，即在不同的任务之间不停的转换。在转换过程中会出现注意力残留，导致哪一项任务都不能做好。

（类似一边听音乐一边学习实际上是back-ground，即大脑在执行一项任务，另一项任务是背景)

我们一直在说的multi-tasking实际上说的是multi-project，即project management，同时处理多项任务的能力，即面对很多任务的时候可以一个不落的合理分配精力和时间，使得每一个project都在要求时间内完成。

虽然GTD一直被认为是时间管理，但是我认为GTD是精力管理、项目管理。

GTD的核心就是解放你的精力，让你只专注于手上正在做的事情。

相信很多人都有这样的体验，应该专心工作的时候脑海中却在想要给女友买什么纪念日礼物，结果一天下来效率低下，根本不记得自己到底做了什么。在刘震云的《一地鸡毛》里，男主人每天工作的时候都在想早上买不到豆腐的事情---若是运用GTD，将买豆腐和工作设立成为分开的两个项目，就不会总是因为豆腐分散注意力了。他就可以从“买不到豆腐”的烦恼中解放出来。

GTD的核心是创建一个外脑（即GTD系统）使得你的大脑可以100%从繁杂的思绪中解脱出来，只专注于手头的事情。（提升专注度非常重要，可以说时间管理、精力管理的所有落脚点都是提升限定时间内的效率---《深度工作》）

简单来说，GTD就是通过100%收集工作、生活中的未尽之事，建立GTD系统（外脑），并且定期回顾、更新系统，使得大脑可以从焦虑和胡思乱想中解放出来的项目管理方法。

GTD主要有三个步骤：

收集（collect）：收集工作、生活中的未尽之事

建立外脑（process）：理清，组织未尽之事

回顾（review）：定期检查项目进入，更新系统，清空大脑

Collect

collect即收集一切未尽之事，外部collect可以是整理没有处理的发票，想要阅读的书籍等。内在collect即把生活中所有需要做的事情都记录下来（一般人需要5-6个小时完成这个步骤）。

GTD我最喜欢的一点就是它包含了整个生活：包括个人和工作，没有遗漏生活中的任何琐事『如：想要给孩子买一只新的宠物犬可以建立一个项目加入GTD系统中）。之前我尝试的其他时间管理方法都是将工作和个人分开，只安排了工作，当个人生活与工作（学习）安排发生冲突时，如因个人生活挤占原本的而工作安排，我无法及时调整计划，最终计划很难坚持。』

GTD的一大优点就是包含了生活的角角落落，使得你的任何想法都可以在GTD系统中找到。

Process

process即理清和组织未尽之事。是这个系统中最重要的一个步骤。我觉得下面这个图非常有用：

process具体流程

collect阶段收集的所有东西都是stuff，需要我们进行下一次加工。很多人错误的使用to-do list就是直接将stuff列入自己的日程安排，如：

-Grocery shopping

-市场经理

-给Adam打电话

这就是直接将stuff直接列入日程安排的错误的例子：因为杂乱没有分类，很多时候我们并不会完成to-do list里面的全部任务，这些任务就一直留在我们的to-do list 里面，这是浪费精力的（但是同时，每看到to-do list上面列出的未完成的计划就会耗费我们一定的精力）

通过process，一般而言可以列出7个清单：

1.项目清单：无法一步完成的工作就是项目

（1）项目总清单：所有的项目

（2）项目辅助资料：完成项目需要用到的信息，资料

（3）下一步行动归类：有时间要求的任务加入”日程表“；没有时间要求的任务加入”下一步行动清单；需要他人参与的加入“等待”清单。

2.下一步行动清单：必须做的事件，加入“日程表”；如果有时间便做的事情加入”悬而未决“

3.将来-也许清单：现在不打算做，希望在未来处理的事情，如想要阅读的书籍，想要培养的爱好

4.备忘录：希望在未来收到提醒的事情

5.日程表：有deadline 的事情，必须要完成的事情

6.等待清单：即需要等待别人的行动而完成的事情

7.参考资料：有价值的信息，希望未来可以查看

（1）按照主题划分：若是项目专用信息，加入项目辅助资料

（2）一般资料归档：其他的所有资料

按照以上系统整理我们的所有任务或者资料，每一个内容都可以通过上述系统归类到自己属于的版块，我们所有需要做的事情包含在这个系统中。当我们不知道项目进行的如何，或者对项目产生焦虑的话，只要回到这个系统查阅进程即可。

Review

每周回顾一遍GTD系统，目的是重新清空大脑，将一周以来大脑中新产生的内容重新加入GTD系统中，回顾的顺序可以是：日程表，下一步行动，项目清单，将来-也许清单。回顾的目的是对于项目进展有一个整理把握，同时清空大脑释放精力。

我非常喜欢的一个技巧是，当你发现工作的时候总是会想到某件事的时候（比如我现在正在打字，但是大脑同时在想自己的运动计划效果没有预想中的好），那就将想法记录下来，看是否需要关于这个想法进行行动：是的话就将这个想法当成stuff加入工作篮；否的话就删除这个想法。这个方法这个帮助我更好的集中精力做手头的事情。

Collect-process-review是横向管理方法，即确保GTD系统包含了生活中的一切未尽之事。纵向管理是通过BrainStorm深入挖掘某一个项目（通常在项目建立初期，不知道下一步计划是什么的时候使用），同时明确前景（想象项目达成之后的预计效果），大的目标（职业规划）等，以确保项目的的正确执行。（有的时候项目在执行的过程中会忘记开始的初衷，纵向管理就是防止这样的情况产生）。

GTD是一个非常复杂专业的管理系统。GTD的作者自己经营一家公司，他的很多客户都是大公司的CEO，因此他们的生活中有很多的会议，邮件，项目需要跟进。但是对于普通人而言，生活中可能并没有那么多的项目，而这个系统看起来好像有一点过于复杂。

我觉得GTD系统有两个很好的作用：

1.平衡工作和生活。当你发现你总是会因为工作而忽视生活和家人的时候可以尝试GTD系统。在系统中你需要为家庭生活设立项目，加入你的日程表和下一步行动中。只要你严格运行GTD系统（即给每一件事情平等的处理机会），那么你就可以做到兼顾工作和家庭。

2.处理多项任务。我在处理多项任务的时候发现很难同时检查不同任务的进度，总是专注于一个项目一段时间就把另外一个项目忘记了。GTD系统让我有一个比较清晰的review的机会，让我可以定期检查自己项目的进展。

就算不用GTD，其中的一些观点也非常有参考价值，如：

记录下时刻萦绕在你的脑海里的观点；

按照是否需要行动整理参考资料；

收集生活中的未尽之事以释放大脑；

专注于某一个项目，减少注意力残留等。

时间都是有限的，“增加时间的总投入”不如“提高单位时间内的效率”更有效率。GTD提高效率的关键就是减少分散你注意力的事件，让你在对的时间做对的事。

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