这是一种能够帮你提高N倍效率的工作学习方法-番茄工作法读书笔记

可能大家都有这种感受,感觉自己忙了一天,又没有完成什么事,也没做出什么效果,效率低下,感觉又荒废了一天,结果导致自己越来越沮丧和焦虑,进入了恶性循环,这时候你就需要番茄工作法来帮助你。

番茄工作法,简单的来说就是将时间分成,每25分钟为一个小段,分别完成不同的任务,由于目的性强,目标小,容易完成,能够增强完成后的成就感,把大问题切分成小问题,有助于解决问题和提高效率。


番茄工作法会用最简单的工具和方法提高你的工作效率,坚持持续的使用,能给你带来这些好处:


缓解由时间的生成性所带来的压力

在工作中会减少被其他事情打断的次数,集中注意力

提高判断力,充满热情,并一直保持

坚定信心,达成目标

提高工期预测能力,即估测能力,保质保量

加快学习和工作进度

增强在处理复杂问题时的决定性意识

下面我们来看看番茄工作法的框架



番茄工作法的三个基本原则


一,改变对时间的看法,不再用标尺衡量时间(还有多久必须做完),转变为每个番茄时间做了什么事(时间花费的都是有意义的),这样能够舒缓,焦虑的心情,集中注意力,提高效率。

二,在学习时使大脑清醒,思路清晰,意识力高,注意力集中。

三,采用简单易用原则,不引人注意的工具减轻应用工作法的复杂程度,能帮助你把精力集中到你完成的事情上,有些工作法失败了,是因为它们比完成任务的难度更高。


你需要的就只是,简单的以下几样工具


一个番茄计时器(手机计时器均可)

一张工作计划表(当天计划要做的事)

一张活动清单(待办事项)

一张记录表(任务完成记录)


第一阶段,弄清完成某项任务所需要时间


开启第一个番茄时间


在我们开启第一个番茄时间之前, 我们把待办事项全部都写进活动清单(待办事项)中,再从活动清单中挑选出你今天要完成的任务,并把它写在工作计划表中。


如图,上图为工作计划表


在这个阶段里,我们需要开启自己的第一个番茄时间,一个番茄时间共有30分钟,包括25分钟的工作时间和5分钟的休息时间, 25分钟意味着纯粹的工作时间,是不可以被打断的。

 当番茄计时器响起的时候,你就必须停止手上的工作,即使你还没有完成这项工作,即使你觉得你在休息的几分钟之内就能完成,你也不能继续工作。

在休息的五分钟里,脑子不要再在去想任何有关你工作的事情,这时候需要你的大脑彻底的放松,你可以去喝茶,在房间里走一走做做活动都可以,如果你是和团队在一起,可以和其他人分享信息,开开玩笑。


四个番茄时间为一轮


每四个番茄时间过后,停止你的工作,进行一次长时间的休息,大约15到30分钟,最重要的是不要去想复杂的事情,否则大脑不能消化你刚刚所学的,在这段休息时间里也不要回忆上个番茄时间里做的事。

一直做一项任务工作,一个番茄再一个番茄把你的手头的工作完成,然后再把它从工作计划表中划去。


如图,上图中的x为一个单位的番茄时间


在完成一项工作,可能有两种常见的问题要处理

第一个就是完成了,完成了手头的工作,这个番茄时间还有,几分钟,还剩余一部分的番茄时间,这个时候可以复习一遍,前面工作的内容或者是学习。

另一种就是在番茄时间的前五分钟你就完成了任务,这在这种特殊情况下,当前的番茄时间作废。


记录档案


在每天结束时,把已经完成的任务记录在档案中。


如图,上图为记录表


不管是笔记本还是用电脑记录,记录档案都可以为之后的改进工作提供依据,哪些环节是不必要的,哪些环节又是真正有用的,怎样分配番茄时间,能用更少的时间完成相同质量的任务。

这样可以有效帮助番茄工作者进行自我审查和评估,并作出改进工作方针,做出正确的抉择,尝试着提高工作和学习的进程。

每天结束的时候记录档案和思考不应该超过一个番茄时间,因为高效的工作法要具有可操作性,不要把简单复杂化让,应用工作法甚至超过原本的任务,这就本末倒置了。


第二个阶段,减少被打断的次数


一个好的工作法就是要把不可预期的打断最小化,而把工作最大化。

打断有两种因素,一种是内部因素自己打断自己,另外一种是外部因素被别人打断。


内部因素


内部因素可能是日常中最常见的问题,比如坐久了要站一会儿,肚子饿或口渴,想穿衣服了,一个紧急电话要打,或者想搜集一些资料,可能与手头的工作有关或者无关,导致我们注意力不集中,也叫做精神涣散

如果不是紧急的事就把它添加在在活动清单上标明计划外的任务,并标记个标点表示被打断,被打断几次就标几个点。


如图,上图的 ' 为一次打断次数


然后马上回来,继续完成现在的工作(打断时间不能太长,最多几秒),直到铃声响起。

这样做的目的是接受事实,当前工作被打断的情况下做到坐怀不乱知道,什么时候去解决这个问题,做到心中有数。

这里要强调的重点是:在番茄工作法中,很多有有用或者甚至可笑的不值得一提的事情,我们都不能放下手头的工作去完成,都应该看做计划外的事情来处理,有些可以写进活动清单(待办事项)中,有些事情可以留在休息时间处理,有些事情也许会被删去。

紧急的可以在下个番茄时间处理这件事,原本的任务可以推迟或重新安排。


如图,上图新增了计划外的紧急事件


每天结束分析,这样我们会认识到哪些事是真正急迫的,以后再遇到同样的事,我们就能果断处理。

这样做的好处是,能让我们,为自己的时间做主,让我们来决定是否被打断,而不是让事情打断我们。


外部因素


当我们被别人打断的时候从个人经验来说,在现实生活中,真正需要马上处理的紧急事件是相当少的,推迟25分钟或者两个小时,也就是四个番茄时间,是没有问题的。

你需要“保护你的番茄“,就是快速记录事情,推迟事情,并写进日程表,询问打断你的人是否同意这么做,就能帮助你避免外部因素的打断,然后把事情放在以后再处理,至于推迟多久?就要看事情的紧急程度了,我们不再被轻易打断,而是由我们来操控打断。

最自然普遍的方法就是,每天抽出一个专用的番茄时间或者更多来安排这些打断。

每天查看一遍活动清单里的计划外的任务,观察分析,努力克服这些打断,使打断最小化。


第三阶段,估测某项任务所需要的时间


如果一个任务的估测值大于5到7个番茄数,那么就认为这个任务的项目,太过复杂,最好把它分成几个小任务,打散它,然后分栏写进清单中,重新估测。

如果你完成了每项任务的估测,那么就可以决定你今天要做的任务了,选出任务的番茄总数,这里可以称为可用番茄数,请记住,请不要超过你今天能完成的极限


如图,上图的□为估测的番茄时间,x为实际使用的番茄时间


如果你完成了一天的任务,而番茄数还没有用完,那么可以从活动清单中再挑出任务来填补没有完成的番茄数,直到完成为止。

第四阶段,让番茄时间应用得更有效

一个番茄时间,我们可以把它的前3到5分钟回顾上一个番茄时间做了些什么,最后3到5分钟来总结一下,这个番茄时间做了什么?

每四个番茄时间为一轮,第一个番茄时间总结之前做了什么工作?每轮的最后一个番茄时间是对这一轮工作中的总结,有规律的回顾和总结,能激发你的学习热情,促进你学习新的知识,温故而知新。


第五阶段,作息时间表


作息时间表是一种自我约束,这种自我约束,或是我们去做事情完成任务

作息时间表能清楚的把我们的工作时间和空闲时间区分开,我们把工作时间,分为多少个番茄时间?如果时间用完了,我们都还任务还没有完成,我们会去想哪里出现了错误,为什么没有完成,怎么改进?

例如:一个学生是作息时间表可能为8:30-12:30和13:30到17:30,这样就可以分为上午两轮,第一轮4个番茄,第二轮3个番茄,下午两轮,第一轮4个番茄,第二轮3个番茄时间(最佳为4个番茄一轮,但也要以实际情况而定)。

运用番茄工作法,我们浪费了多少时间并不重要,重要的是我们完成了多少个番茄时间

要遵守作业时间表,不要让作息时间拖得很长,不然就很难再提起兴趣去工作,等想工作的时候就浪费了很多时间,而且还有负罪感,然后又花大量的时间去工作导致疲劳度增加,第二天又没有精神,导致工作进入一个恶性循环。

如果我们的番茄时间被打断,那就要作废打断的番茄时间,并且调整后面要做工作的番茄时间。

优化作息时间表,最重要的是坚持,坚持,记录,分析反馈,才能得出真正属于你自己的有效方案。


工作法的总结


不要拿时间的标尺来鞭策自己,那样会产生焦虑感,而运用番茄时间就是让人感受到,每一分钟消耗的时间都是有意义的。时间过去的越多,你就越有机会改善自己预测和计划,平息焦虑和不安,对事物有更清晰的认识,注意力更集中,下一步计划更明确,结果就是更加高效。

把复杂的事情简单化,复杂的任务(大于五个番茄时间)分解成简单的小任务,然后设定目标,一个一个完成

每天结束都要记录一次数据,这样能让我们了解每天的工作情况,审视自己的工作是否有效,通过观察和分析,原始数据,可以对计划作出修改,来改善工作和活动质量,使目标明确化或者把事务细化,辨别并删除不必要的复杂重复性工作,通过测试不同的,方法策略,从而减少估测错误,同时简化复杂工作。

掌握和直接影响你工作和学习进程,效率不断提高,这样能大大激发你的兴趣,自发的完成工作和任务

尊重工作时间,同时也尊重休息时间,这样会让你获得持续的高工作效率,如果是一台机器,他一个不停的工作能产生更多的价值,但人类的大脑,不是像机器那样运转的。

劳逸结合是大脑保持高效工作和思维敏捷的基础

光知道方法还不够,还需要一直坚持做下去,如果不做或者不坚持一切方法都是徒劳。

爱因斯坦曾经说过:成功=艰苦劳动+正确的方法+少说空话。

不要让未来的你, 讨厌现在的自己。 困惑谁都有, 但成功只配得上勇敢的行动派。

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