你是一只信息仓鼠吗？

作为一名外贸业务员，收发邮件是每天需要进行无数次的重要工作。除了享受电子邮件带来的便利，我们也成了邮件的奴隶，以及各种信息带来的庞大文件数据。
除了加大容量的硬盘空间，如何有效管理电子邮件和文件？这真的是每一个业务员的必修课。

现在邀请你闭眼，花5分钟回顾自己使用邮件和文件的习惯：

1.是否每天忙得不可开交，于是报名学习“时间管理课程”？
2.按每天收发30封邮件来算，一年就约9000封邮件，每封邮件耗时5分钟，那么就要花45000分钟，有什么事你每年会做9000次并花750小时呢？
3.是否常常直接把桌面乱放的文件拖到文件夹中，眼不见为净？
4.是否常常下决心整理邮件和文件，却日复一日地拖延？
5.看着每天的"未完成事项”，越来越焦虑不安？
6.是否被工作压得喘不过气？没有时间锻炼身体，陪伴孩子，除了发工资最开心，其它时间像丧尸的恶性循环模式？
7.......

仿佛自己是一只无法停歇的仓鼠，不得不手脚并用，不停地转动笼子。
更像是弗弗里斯，日复一日，无望而又无奈地每天推动必将再次滚落下来的巨石。

作为跟电脑打交道的农民工，每一封邮件都是展示自己的迷你简历。如果有一本书可以助你高效管理邮件和文件，只需花费你3个小时，你愿意吗？

三个方法

我读的是英文原版书，整本书读起来感觉是行云流水，非常清晰，一点也不含糊。作者有三名：MIKE SONG,VICKI,TIMOTH，通过跟一只信息仓鼠的对话，作者将“三个技巧”娓娓道来”，就像教练现场指导你，很有场景感。

方法一：减少电邮数量,用“1-2-3”

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Email is company property that's stored forever and can be reviewed at anytime.电邮会被永久存储，且可诉诸法律的公司资产。

听到这，会不会有些心惊？后悔之前滥用电子邮件？

Less is more少即是多，现代人的问题往往不是知道得太少，而是信息太多了，注意力被各种消耗掉，从而无法专注手头的事。

在此原则下，发送邮件之前，有三个灵魂拷问：

1.需要否？

2.合适否？

3.对人否？

先说第1点：

邮件，本质上是沟通。作者提倡写“we-email"，而不是"me-email”。
Me-email,只关注自己，模糊，不全，拖沓，完全不考虑读者（接收者）的感受。
We-email,考虑接收者：为了让对方做下一步工作，这封邮件是需要的吗？这封邮件有其目的吗？是及时的，相关的，完整的吗？
就像我们要开口说话，先体会下自己的意图，不仅注意进入口中的食物，更要注意从口中出去的语言啊！

再说第2点：
邮件能用于法律，更要注意是否合法，专业，是否有侵犯到他人？

最重要的是第3点，
在“点击发送邮件”之前，可以再次检查三点：

• 是否滥用reply to all?

只回复发送者即可，如涉及到多从对话，建议组织一个对话视频。如要抄送，只抄送给需要的人。体会下抄送自己又不关自己事的邮件吧？是不是有被强迫知道此事却无的意味?

• 可不回复的邮件
  FYI,small thank you,redundant,incomplete。

少发此类邮件。
关于FYI,对方是否必要知道呢？
关于“small thank you",可以当面说或者保留到对方特意付出的时刻说。

• 这是最佳的沟通渠道吗？
  最方便的渠道，往往不是最佳的。除了发邮件，你还可以考虑微信，或者打一通电话，或者开一场视频会议。

方法二：提高邮件质量，用"ABC".

微信图片_20220207170800.jpg

strenthen the subject强调标题

• 直接在标题写上“邮件目的”

作者建议列出“邮件功能的类别”：

• action 行动/清单
• info 信息
• request 请求
• confirmed 收到
• delivery 完成

举例：

Confirmed: Widget proposal submitted to client X on 4/15

Delivery: completedBusiness Plan for X

Delivery:Notes from Tiger Team Slaes Meeting-2PM 6/25 RM213

• 问候
  简洁，温暖

Hi Kelly,
Thanks for sending the sales report.
Hi Team,
Great meeting last week.

sculpt the body ABC塑造正文

• action summary 结论先行

开门见山，用一句话指出邮件的关键点，具体的行动，及目。想尽办法帮忙接收者理解你的意图。
在短的邮件中，action summary就可以是一整封邮件的内容了。

关键是把你想表达的内容写清楚，而非用短而模糊的回答。

举例：

微信图片_20220207170753.jpg

• Background

你要抵制的是你内心的冲动，你想把所有的想法都写出来的冲动，又长又没有逻辑，只会形成“wall of words"（语言之墙），怎么做？

尽量把一封邮件长度控制在一个屏幕上。
使用间距，标点，数字罗列观点。
如果有附件，请在background说明附件的目的。
如果附件内容多，请让“读者”知道在哪页哪个段落找到要点。
可以用链接发送附件，以减少邮件容量。
内容要有关，简洁，直接，避免无关且会分散注意力的信息。

• close section 结束
  --xtended niceties,chitchat or kudos，即额外的细节，闲聊或荣誉，以免干扰你的主要观点。
  --下一步计划;
  --自动签名。

方法三：整理电脑文件夹，用COTA

这是我读这本书最重要的原因，如何整理文件夹呢？文件分为邮箱，邮箱内的文件，电脑文件，纸质文件。
我无数次点击文件夹中，有多少次点击在“找文件”，又有多少次点击在“放文件”呢？无数次。

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文件杂乱三重罪：
1.文件命名交叉，导致文件放置位置混乱。
你随意命名文件，
用文件类型命名：表格，
用发送者名称命名：老板发送的，
用内容命名：培训项目

如果是你老板发送一个培训项目的表格给你呢？你又会怎么命名呢？

2.太多一级文件夹
当你有超过10个一级文件夹时，你找文件的难度就会呈倍数增加。
也许你会说，可以用“搜索”啊。
是的，“搜索”是一项重要辅助功能。我们搜索，是因为我们找不到它了，找不到就意味丢了。当你搜索时，你注意力都放在寻找上。而当你可以管理好文件时，你可以复盘，浏览，更好地关联，这比"搜索“高级多了吧。

3.纸质文件命名跟电子文件命名不一致

怎么办呢？
COTA 工具

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我们常说“服务客户”。但在每天的具体工作决策中，却会倾向短视，只考虑自己的利益，从而没有真正服务客户。而这样的workflow可以塑造我们的思维模式，真正以客户为中心。

COTA mirrors the natural flow of business.Teams deliver output to clients.Good clients return value by paying,praising,or supporting your team.Admin is a natural by-product of this simple process.
Admin shouldn't come between a Team and its clients.团队创造产出，从而服务客户。
而优质客户则会付费，支持团队发展。
管理是这个过程的副产品，比如薪资，报销，福利等。

这个简单的流程清晰告诉你优先是客户，是产出。
很多时候，我们碌碌无为，把大把时间花在Admin上。

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如何整理电子邮箱？花半天时间，删除邮件：
1.按日期分类，删除过期的邮件
2.按发送者分类：同一个发件者的内容可以一并删除。
3.按主题分类：action,info.,request,devliery,confirmed.你会知道哪些要存储
4.按附件尺寸：有附件的邮件，很可能是重要的邮件。

三小时的删除邮件之后，重要的邮件浮现了。你就能花更多时间精力在重要邮件上了。
我鼓励你大胆删除未来没什么用处的邮件，一旦你找不到邮件的意图或目的，大胆删除吧。

总结：1-2-3,A-B-C和COTA三个方法，你收到这份礼物了吗？

当你看着无数的文件夹，想到要把这么庞大的工程转化为“COTA",就头痛。别担心，你只需要从现在开始使用这个方法，你会发现，你能高效找到文件。再用这个流程塑造你的思维，就能逐步替换掉之前“脏乱差”的工作模式，勇敢地拥抱这样的过渡阶段吧！

拿到这三项技能，用1-2-3,A-B-C,COTA开启每天的邮件工作。别忘了，任何技能的内化，都需要经过刻意练习！