记得刚入职场，部门领导问我：“你知道邮件的收件人跟抄送有什么区别吗？” “发送、抄送规则是什么？”我彻底蒙圈，他们有规则吗？后来，见证过各部门主管根据邮件内容在公司例会上拍桌子，互推责任。小二开始懂得：哦，邮件还可以当呈堂证供。
《Email这样写，谁都会赞》是小二无意中发现的一本书，本想略过的一本书，却给我惊喜。下面，我将从邮件格式、邮件处理的注意点以及求职信邮件发送，三个方面来跟大家分享这本书。
一、邮件格式/内容
办公室邮件的分类：通知事情发生、征询意见、资料分享、要求上司或者其他人的确认和拍板、邀请性邮件几类。
专业的办公邮件，要注意有礼貌，讲重点。问候、感谢绝不能少，在邮件中要直接表明意图，解约收件人时间，在结尾时以用礼貌性结束语。
一封完整的办公邮件分为：
称呼原则:
称呼以能力为先，不知道的称呼“老师”，知道的姓名＋职务；
不熟悉的人不要直呼其名，不要滥用“亲爱的”、“dear”等；
避免张冠李戴。
一封有效的邮件，内容需要具备以下几个要素：
What：这是一件什么事情；
When and why：计划在什么时间做这个工作，有什么原因；
Action：作为收件人，对方需要做什么；
Deadline：对方要在什么时间做？有无最后期限？
Value：如果对方不做会产生什么样的后果？做了会带来什么样的价值？
举例：
因总公司要求各分子公司在6月-12月进行岗位职责梳理（what/when），以明确各部门人员招聘任职需求、绩效考核标准（why/value）。
请各部门主管选出部门代表配合HR进行此工作（action），具体人员名单在本周四17:00之前报于HR处(deadline)，以方便后期部门职责/岗位职责的梳理。有什么疑问请随时与我联系。
写作原则：
1.尽量不用古文、俚语和难懂的缩写；
2.将否定句换成肯定句；
3.长句变成短句；
4.论述要具体易懂；
5.使用破折号、数字、粗体字、项目符号标注重点。
在内容书写时，注意四点：
二、邮件处理
邮件处理分为三步：分析邮件、剔除邮件、回应措施、按优先顺序处理。
分析邮件
领会电子邮件传达的信息；
发件人是直接还是间接发给你的；
是否在邮件中表达期望你答复的意愿；
邮件内容主旨是否清晰；
信息跟你是否有关。
剔除/不予理会的邮件
絮叨、没有重点，需要在大量信息中归纳中心思想的邮件；
无直接关系需要转发给你的邮件；
有间接关系，但不确定如何回复的邮件；
没有明确表示要你做什么的邮件；
适宜采用直接沟通，不适合电子邮件来传递内容的邮件（如果一件事往来发送邮件超过3轮，请电话或者当面沟通）。
回应措施
根据邮件内容选择合适的交流方式：会议、电话等；
多人反复咨询，回应以资源共享的方式；
表达不清有希望你干点什么的邮件，可以不回复；
模糊不清的邮件，回复：例如，”你想让我干什么？”或者“你什么时候可以完成此工作？”
按优先顺序处理
三、求职信邮件发送
主题方面：突出自己的优势
如果十分中意某公司的某个职位，不建议采用招聘网站统一格式，而是以私人邮箱进行发放。主题以工作年限/突出业绩+任职职位的方式，例如：具有三年发行经验的发行专员/具有新公司筹建经验的项目经理。
时机：邮件时机的发放一般在HR刚刚上班的时间段最好：⑴8:00-9:30；⑵13:00-14:30；⑶17:30-18:30。三个时间段的优先级⑴＞⑵＞⑶
所以最佳的邮件发送时间是周一早上8:30以前或者长假之后的第一个工作日早上的8:30以前。
附件：为了节约HR的时间，可以将简历内容粘贴在邮件的正文上。
应聘者这样发送邮件可提高自己的面试机会。
好了，以上就是小二想跟各位分享的内容。我是小二，欢迎交流！
