怎样用好你的日程表?

必须用一种“主动”的心态去组织沟通日程表。如果你不主动安排自己的时间,别人就会来安排你的时间。

西方管理对时间管理比较重视,在外企用日程表来管理时间是很普遍的,但这并不代表大家都用得到位。为什么时间管理与沟通有关系呢?试想一下,我们的日程表里是什么内容?大部分应该都是这个会、那个会,这个活动、那个活动,每个会、每个活动不就是与不同人作出不同的沟通吗?

从日程表可以看出你的人生轨迹

日程表基本上就是我们与不同人在不同时间、不同地点的沟通安排。换句话说,日程表记录了我们每天的沟通轨迹。从日程表里面,我就可以看到自己沟通的习惯,是主动还是被动的,是内部多还是外部多……再严肃一点,从日程表里面的细节,你可以看到你的人生轨迹。

我们每个人下意识都以为自己会知道自己的时间是怎样花的,其实不然。我曾经请我的一些学员做一个关于日程表的作业:“在未来一个月,你开始将你每天每一个小时的工作内容记录下来,一个月之后再看。”结果令他们很惊讶,因为很多人从来没有想过他们的时间是这样花的。因为很多时间怎样花的决定是“被动”的,也是这个原因,我们常常说时间不够用,因为是被别人拿去用了。你的人生是“主动”的还是“被动”的由你作主,一切从日程表开始。

我使用日程表的经验历程

我养成用日程表的习惯已经多年了,在电子备忘录时代我就开始试图合理安排自己的时间,这一过程中的领悟就是事情永远是安排不完的。一开始还考虑是不是备忘录的功能不够完善,这个当然不是,完全取决于使用者自己的心态。刚开始以为将自己的时间管理好,做事可能会轻松点,后来发觉一点都不是。无论换过多少工具,事情还是永远做不完。但用日程表的好处是在安排工作的时候,你至少知道什么你是做不完的,你甚至需要决定事情的优先顺序。

有一次,我的时间表又爆棚了,逼着自己要重新检查一下日程表。我还记得当时心里想着一天只有24小时,日程表不会给我更多时间,我只能少做一点儿。想到这里我如梦初醒,开始反问自己:“这件事真的需要做吗?”这个问题完全改变了我对时间管理的观点,明白时间管理与工具没有关系,更重要的是自己怎样去选择做什么、不做什么。你必须用一种“主动”的心态去组织沟通日程表,有些沟通不必要就要“主动”删除,有些重要的沟通就要“主动”争取。如果你不主动安排自己的时间,那么别人就会来安排你的时间,那你的很多沟通将不是经过你考虑的,都是被动的。

主动心态才会让你学到更多

我当时还有一个误区,就是外企里面的人都会用日程表,所以我们的时间应该很容易协调。谁知道我深入一看,很多所谓用日程表的同事的日程大多都是空白的。我去找一个问问,他说很多日程都成习惯了,都是秘书安排的。我当时又多了一个领悟,这位同事就是“被动”地去做事,同样很忙,但时间都是别人安排的,所以他完全就是在机制里面做事,自己基本没有太多参与,只是专注地将每件事做好。一旦他离开这家企业,他的能力会一下子消失大半,需要很长时间才能重新捡起。

这件事让我更清晰地定义了什么叫用心做事。在机制里面随波逐流、不求甚解,就是不用心。所以同一家外企、同一个组织,出来的结果可以很不一样,就是一个用不用心的分别。很多外企员工在外企里面混了十年八年,如果他是用一种“主动”的方式去做事情,那他能学到很多。但如果他是“被动”地去做,就有点跟着剧本去念戏,自己的脑子一点都没有进去,甚至对台词为什么这样写也不知道,这样的经验素质就相对低了。

我们每天的生活就是与不同的人,在不同地点、不同时间,作出希望是有效的沟通。一辈子你才有两万多天来决定你怎样生活、怎样控制你的沟通日程表,所以我建议你从今天开始就“我的生活我作主”,你不主动,你自然变为被动。

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