毕业季,职场新人必备的英文邮件沟通技巧

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你写的每一个字传递着你的态度,构建着你的职场形象。

01

“哇塞,明天又是周末了,这个周好幸福啊,只有3天班耶,要是每周都上3天就好了。”闺蜜早上在打卡群里大呼小叫,哈利路耶~

说完又补了一句“还是别做梦了,开工,加油!”

我扑哧一声笑了出来,随即回复:“特别智慧的一段内心独白。” 放回手机开始工作。

想着明天是周末,心情倒是很愉悦轻松。

“我去~,这都什么跟什么呀,会不会写邮件啊,怎么招聘到公司来的?”几声叹息紧紧跟随。

一段还算低调的抱怨加隐约的暴怒从前方朱迪的座位飘过来,打断了我正愉悦工作的心情。

我侧身探头过去,敲敲隔板,小声问她:“我的朱大小姐,这是被哪个毛手毛脚的点着了,大清早的息怒啊!”

看我转头过问,朱迪端起水杯示意我起身去茶水间,借此“息怒”一下。

朱迪抿了几口咖啡,眉头皱着还未平整。“怎么啦?”我问。

“你知道市场部那个新来的小妞吗?就是那个简历被老大称赞的晶晶,履历一打眼的漂亮,你说试用期也过了对吧,邮件写的真是。。。?”朱迪怒目相对,再激动一点,那团火就能把我点燃了。

原来,是因为新人晶晶在工作邮件沟通时,邮件不及时回复不说,经常使用“Reply all”(回复所有人),有时甚至说了一大段因为所以,也没描述清楚想干嘛,语气时而不那么的“客气”(恰当)。

这些问题有一些是职场新人的经常犯的错误,有些是和“邮件礼仪”相关。

邮件往来是职场沟通必备技巧,别看这些都是很小的问题,细节决定成败,一个标题,一个小小的标点,传递着你的态度,特别对职场新人来说,建立职场形象,尤为重要。

02

有一次在职场部落格看到有人发起这样一个话题《说一说,你会被什么样的邮件沟通“逼疯”?》我很认真的读完了大家的吐槽,跟帖,点赞,有的让人忍俊不禁,有的也是让人破涕为笑。

总结了Top 6 的问题,值得注意和思考:

1. Reply to all! / 回复给所有人

2. Grammatical Error/语法错误

3. No punctuation and Capital letters/没有标点,没有首字母大写

4. Typo / 拼写错误

5. Not Change Subject / 邮件内容变更后,邮件主题“亘古不变”

5. Writing whole email into subject/ 把邮件内容写在标题里

与此同时,一些热情的前辈给出了经验之谈,非常值得借鉴的职场沟通小技巧。

1.公司内部即时聊天工具沟通(如Skype):及时回复,不要让对方等太久。

2.Skype沟通避免拼写错误:先将文字拼写好,检查完毕再粘贴到对话框中,特别是和上级沟通, 细节无处不在!

3.重要紧急邮件发送之后,再口头打招呼避免错过;

4.邮件主题简洁具体,又不失信息量;

5.转发或回复邮件前,删除无关主题的历史邮件;

这些都是从工作中总结出来的实用建议,一个小小的细节,不仅可以提高工作效率,同时也方便他人。

03

职场人士日日与邮件为伴,话说,你真的了解邮件的各部分内容吗?

那么,我们先来看看邮件有哪些组成部分,再来说说值得学习的英文邮件小心思技巧。

邮件框架 by 花萧


1. 收件小细节

To: 发件人期待你做出回复,最好在48小时之内,如需较晚回复,可先回复说明缘由以示礼貌。

Cc(CarbonCopy): 只Cc与邮件内容相关的人;

Bcc(Blind Cc):一般在群发邮件时使用,并且收件人彼此不认识,为了收件人隐私安全考虑的一种方式,除此之外慎用此功能。

Fwd.:转发邮件时注意清洁页面,并只在必要时转发,简明说明转发原因。

2.你会写标题吗?

好标题的2个原则。

Brief (简洁) +Informative (有信息) 。

比如,月底需要提交工作总结,邮件的标题怎么写呢?

Monthly Report

Sales Dept. Monthly Report May 31

哪个更清晰呢?

标题首字母大写/至少整个标题的第一个字母大写

Operation Team Support Summary Q12017

Operation team support summary Q1 2017

标题:主要内容+EOM(End of Message)

有时在邮件沟通中,不需要对方点开全文去查看,浏览邮件标题即可获取信息,这时可以在标题结束时以EOM结尾。

May 15, Sales Conference, Beijing EOM

回复邮件的标题怎么写?

小技巧:新标题+原有标题(方便日后查找)

原标题:Team Building Plan May 15.

回复标题:

Application Form; Re: Team Building Plan May 15.

保证邮件就同一问题沟通,同时也更加清晰回复邮件的补充内容。

3.称呼问候

在初入职场的时候,我曾因为邮件称呼闹过尴尬,最后还是老板以一句玩笑委婉的提醒才意识到。

“小花,你老这么称呼你老板是不是太见外了?”,我...尴尬脸!

针对不同的邮件对象,称呼的正式程度也是有区分的,也是基本的邮件礼仪。

对于公司内部邮件沟通,称呼可以用如下几种方式:

直接用First Name/ 名字

(常见于老板称呼下属)

Jason,

Could you please help to roll up the data?...

Hi (First Name名字)  

Hello (First Name)

Dear (First Name)

(同事之间较为常用)

Dear/Hello/Hi Jason,

Could you please help to roll up the data?...

对外邮件沟通:

Dear Mr. /Ms. (last name姓氏):

Mr. (last name)/Ms.(last name):

4.撰写正文的要点:

受文化差异的影响,中文英文在沟通表达上也各具特色,中文的重心常位于句末,而英文习惯于在句首点名逻辑重心,邮件沟通的正文也是遵循此方法。

1)沟通目标明确开门见山,最好用一句话点明。

据说在商务信函沟通中,这样的开头比较受欢迎:

This is to…/ I am writing in reference to…在句首一句话点名沟通的目标,要解决的问题是什么。

2)考虑到中英文差异,在表达一个主题的时候,可以尝试将逻辑重心从最后一句话挪到第一句话。

3) 一封邮件解决一个问题,表达一个主题;

5.结束语怎么写?

戴愫老师在《不会写,怎敢拼外企》一书中提到,在英文邮件中,结束语的选词和称呼的正式程度相呼应,将结束语从正式到不正式的做了选词排序,可以根据邮件的正式程度选取。

一般在内部邮件沟通中,Thanks,/ Best regards, 较为普遍。

整理  by 花萧

6.署名的写法:

完整的署名有如下几点构成要素:

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邮件的主体结构已经清晰,每个部分涉及到的小细节也做了解释。最后一点,我们来看看一个邮件高效沟通的小技巧。

写邮件的顺序

通常你都是怎么开始写邮件的呢?

一般都是按照页面的顺序,自上往下,对不对?

好不容易写完一封邮件,发送。1秒过后反应过来,附!件!忘!了!

最倒霉的是,收件人还是老板或者重要客户。

针对这一全世界职场达人都会犯的问题,美国商业咨询顾问Robby Slaughter提出一个实用的方法,调整顺序即可让你秒变职场达人。

将最容易忘记的附件首先添加,来到正文部分,用清晰的逻辑阐明主体内容,再根据正文的逻辑和具体内容拟定简洁又具信息的标题,最后再来添加收件人。

这一小技巧可预防,因操作失误而发送出空白邮件,如果收件人是老板呢,是不是特别尴尬?别总是寄希望于邮件收回,严谨的态度留下一个好印象。

整理 By 花萧

邮件沟通作为职场新新人打开职场,与人交流的桥梁,用文字传递态度,用细节树立职场好形象。

加油吧,新新人!


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