【文魁大脑读书会2016】杜星默 第本17/52《番茄工作法图解》

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阅读目标:学习番茄工作法

阅读方法:检视阅读

一.次做一件事

在25分钟内专心做某一件事。

小事忙活一天,大事一样没办。每天早晨做计划,为自己当天分派为数不多的活动。在每个番茄中之前,重新评估活动优先级,确保一直在做最重要的事。

工作法在一天结束前要做三件事:记录、处理和可视化、每日回顾工作,是改进个人流程的关键。

二.背景

通过执行一套相同的动作和准备程序,可以使大脑自我调整,进入执行某类事务的最佳状态。

导致拖延三个明显原因:

1.  其他人强迫你做一些事,违背你的意志(无可抗拒:转换为你的意志,主动做)

2. 给自己压力,想要有完美表现(订立计划,小步骤完成,先从做开始,无需从结果)

3.  害怕犯错误或受批评(做比没有做得到更多,失败的经验,学习的经验,成功的进一步经验)

在感觉上,拖延就像一个奖励。拖延会暂时缓解你的压力。但请记住,压力来自内部,而治疗的良方是找到项目的起跑线。(自我调节压力,注重当下的感觉和行动)

真正的挑战在于建立一种简单、透明、具支持性、自我完善、有灵活性的进程。

人们通常的误解是,认为变化不会带来好处,其代价就是成本暴增。基于这一理由,我们必须要实现认真计划,以避免后期的大幅修改。但即使变化发生了,所增加的成本通常也可以借助良好的对策来加以抵消:严格控制我们必须完成的内容,并经常地重新评估,从长期和短期角度问自己:“完成什么才是最重要的?”

第三章   方法

番茄工作者一天的5个阶段

计划:活动清单提取最重要的活动(当天自我承诺)

跟踪:25分钟番茄钟(可收集中断次数)

记录:写入记录表格。

处理:原始数据中提取有效数据

可视化:自我调整的回顾。

表格:

今日待办表格

活动清单:近期要进行的活动,随想随填(注明最后期限)

记录表格:记录采样流程指标,比较每天跟踪记录

最重要的活动排1,并全力以赴去做,有一种脚踏实地的安全感,否则注意力会一直被扰乱。

某件事你今天不打算做,就别把它填进去。

区别活动清单(传统工作清单)和今日待办(所提取的成活)。

为避免一头扎进不太重要的活动,要记得定期评估活动的重要程度,要记得频繁休息,自我评估,扬长避短。

随着年龄增长,我们额叶活动,以及未来的记忆力都逐渐减弱。生老病死是自然规律,但可以通过外部刺激来弥补。

可以再今日待办表格上,用荧光笔标注当前活动,当活动完成后,再用黑笔划掉。

休息3-5分钟,抽离智力活动,喝水,想想晚上吃啥。

将4个番茄钟作为一组,一组后进行阶段性休息。休息通常为15~30分钟的消遣。(清理办公桌,喜欢的社交网站)

理想的休息,应该浅睡5分钟(冥想)

四.中断

工作记忆的容量有限,每一次干扰都会使我们的大脑工作台上的原始信息丢失。当注意力丢失时,找回它要付出昂贵的代价。

中断的两种形式:

1.自己造成“内部中断”:这些都是来自内部本能,做其他事,显然打算拖延。 在今日待办协商事情(计划外紧急)做一个()显示内部打断。

策略:接受,记录,继续手头工作。

规则:“一旦番茄钟启动就必须走到响铃”。

某些无法阻止的内部中断,就得去(洗手间),如果任务被放下了,无论是暂时还是长期,番茄钟都必须作废。得扭起一个新的25分钟番茄钟代替。如果需要,可以休息一下再开始。(失去了节奏的目的)

如果有缩短番茄钟,应当保持较短的番茄钟至少两个星期。

2.  别人造成“外部中断”


左边的U型标记:unplanned:计划外事件

观察U指标,可以评价自己的计划能力。在各个番茄钟之间,都可以重新评估排序事情的优先级。

五  预估

预估番茄数写在“活动清单”表格中每个条目的右边,用铅笔,可以稍后有新的情况,调整预估值。

假如一项活动预估超过7个番茄钟,说明它太复杂了。需要拆分这项活动。如果一项活动预估不够1,在它旁边标0,表示花费小于1个番茄汇总。可将几个合成1个番茄汇总,当做一个活动。

番茄响铃,小方格画X

“今日待办”表格中预留的小方格比实际用量多了5个,则总体预估误差为+5

如果每天完成9个番茄钟,想要有10天的缓冲区,那么在“活动清单”表格中的预估番茄钟总数应该再90左右。

第六章   应变

周期越短,完成的次数也越多。如果经常遇到中断,你就应该考虑缩短番茄钟的长度。使用更短的周期,可以再过程中让你更容易集中注意力。

强烈建议在一开始使用25分钟的市场,而且在某个固定长度只要要坚持两星期。频繁修改番茄钟的长度,只会破坏你的节奏。

如果休息时间过长,就会让你失去节奏,就会让每个番茄钟从头开始新活动一样。

如果不确定哪些活动填入今日待办表格,就会举行一场“优先级淘汰”,输家进入新赛季。(重要程度,时间)

如果某项活动我不能马上进行,是因为要找其他人获取更多信息,处理方式和委托类似,我会将问题发给那个人,然后将该文件夹移入存档文件夹。

“有一套通用方法,那就是学习期之后或事情发生后,在短时间内做一次回顾或复习。一天后再次复习,一周后第三次复习,一个月后第四次复习,半年后第五次复习。”


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