一段 发通知
用电子邮件或在黑板上发一个会议通知，然后准备相关的会议用品并参加会议。
二段 抓落实
发通知之后再打一通电话，与参会的人进行确认，确保每一个人被及时通知到。
三段 正检查
发通知落实到人后，在会前30分钟再一次提醒与会者参会，确定有没有变动情况，对临时有急事不能参加会议的人立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也向总经理确定缺席的人是否必须参加会议，留下反馈的时间。
四段 请准备
发通知落实到人、会前通知后，准备去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。因为很多公司的会议室使用频率是很高的，需要预留会议室作为开会的场所。
五段 细准备
除了做完上面四段都做的工作，还要了解这个会议的性质和总经理的议题，然后发给与会者，让他们准备与这个主题和议题相关的资料，给他们提供会议参考。
六段 做记录
不仅要发通知、落实到人、会前通知、测试设备、提供相关的会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录，并且在得到允许的情况之下做一个新的备份存档。
七段 发记录
会议后整理好会议记录，或者是会议录音，然后请示总经理是否需要把会议录音发给参加会议的人员或者是其他人员。
八段 定追踪
将会议上确定的各项任务一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后形成书面的备忘录，交给总经理与当事人一人一份，定期追踪各项任务的完成情况，并及时汇报给总经理。
九段 做流程
把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程把会议的服务结果做到九段，形成不依赖于某一个能人的会议服务体系。
—2016.12.25（结果至上.褚洪波）
