如何进行时间管理?

Randy Pausch

昨天看完Randy Pausch在弗吉尼亚大学关于时间管理的演讲视频,是凌晨1点46分(或者是12点46分,记不太清楚了),好像违背了Randy Pausch演讲的主旨,即“一定要保证良好的睡眠”,但从另一个角度来看,又是符合主旨的,因为他建议在一天当中效率最高的时候做最重要的事情,对我来说,这样的时候就是深夜或凌晨。

Randy对现场的观众说,不要记笔记,因为网上会有视频,作为观看视频的场外观众,我也严格地遵从了这一建议,不是因为打算看第二遍,而是因为我知道我认为重要的信息在第二天回忆时会自然地在大脑浮现,至于无法回想起来的内容,它们可能本来就没那么重要。

1.最重要的,保证良好的睡眠,这是一天效率的保证

一般情况下,成年人需要7~9个小时的睡眠,如果长期处于睡眠剥夺的状态,人的思考能力、记忆力和器官功能都会受到很大的负面影响(外貌也会变得更为憔悴),进而导致工作中出现更多的失误,需要用更多的时间去弥补和挽回,从而进一步剥夺睡眠。

这样的恶性循环一旦形成,那么一个人离被解雇的可能也就不远了。

一个有效的方法是养成良好的睡眠习惯,在固定的时间休息和起床,让身体形成一种自然的节律,高效运转(当然睡前不摄入刺激性食物和不玩手机也很重要)。

2.对我很有冲击力的四格表排序


时间管理表格

我正是Randy所说的那种会把不重要但即将到期的事情排在重要但未到期的事情之前的人(听上去有点绕,简单来说就是把C排在D前面),这样做的后果就是,急匆匆赶完不重要的事情,然后开始急匆匆赶重要的事情,因为即使是不重要的事情也会占用时间,最终重要的和不重要的都没有完成得很好,只能在一个个deadline中疲于奔命。

不重要的事情,just let it go,把重要的事情从容完成就可以了。在特定的情形下,总得有所取舍,什么都想做到,可能会导致什么都做不到。按照重要性排序,并在一天中效率最高的时候把重要的事情完成,而不是按照deadline排序在万不得已的时候草草了事(这也许为临床上拖延症的治疗打开了新思路)。

3.效益(efficiency)的排序高于效率(effectiveness)

举个我自己的例子,这段时间很多人托我代购,不同的物品在不同的地方才能买到,效率最高的方法是我在一天跑遍各个地方,把所有东西买全,另一种效率没那么高的方法是每天跑集中的一两个地方分几次购买完毕。然而后者的效益却比前者更高,因为一天之内跑完所有地方我会直接扑街,效益为零,而分几天买完则能让我更加从容地挑选出性价比最高的商品。

概括来说,最终结果的完善比过程的迅速更为重要。

4.时间就是金钱

Time is money.这句话很多人都会说,但其实真正将时间视作人生财富并且做出时间规划的则不多,包括我自己在内,常常不知不觉中就用完了一天的24个小时。

人们常常为了省钱而宁愿花更多的时间,而不愿意省下时间创造更多的财富。

这是一张让无数人血脉贲张的图片

最眼前的例子就是一年一度的淘宝双十一(这个日子俨然已经超越春节等各大传统节假日成为了中国最重要的非法定节假日),为了在双十一当天以最优惠的价格买到想买(但其实并不一定需要)的东西,提前半个月甚至一个月做攻略,浏览各大店铺,比较价格,抢优惠券,领红包,备战到双十一零点,在秒针刚刚跨过12的那一瞬间,点击指纹支付,然后在飙升的肾上腺素中心满意足地睡去,像得胜的将军,殊不知自己只是被商业策略操纵的小兵。

我并不反对在购买商品时加以考虑和挑选,只是当二者择其一时,我更倾向于用时间创造价值(经济价值或自我价值),而不应该为了降低成本牺牲时间。

5.Do right things比Do things right更重要

其实这句话隐藏的含义是,如果无法做到do right things right,那么do right things wrong也要好过do wrong things right,因为后者只会让自己往与目标相反的方向一路狂奔,而前者却至少能够获得经验,为下一次的尝试蓄势。

另一层含义是,不要因为害怕犯错而将自己局限在“舒适区”,正如唐僧一行西天取经,唐僧不走出孙悟空为他画的那个圆圈,就无法让自己离取得真经更近一步。

6.每份文件只过手一次

在我的理解中,这里的“文件”是广义的,它不仅包括工作上需要处理的文件,也包括你计划阅读或处理的各种多媒体信息(文字音乐图片视频等)。

拖延症患者(我不是在说自己,真得不是)通常都有这么一个习惯,简书或微博或微信或MONO上看到不错的内容,会先收藏留待以后再看,然后拖着拖着就忘了,因为有了“可以下次再处理”的心理预期,所有的事情就都被推到了明天,以获得当下的心理获释。

除了拖延到完全不做之外,还有另外一种情况:因为内心抗拒做一件事情,所以每次开始做都需要鼓起巨大的勇气(比如读一本艰涩的名著),而往往开始之后很快就会感到难以继续,于是搁置一旁,如此循环往复,痛苦绵延不绝,阅读的连贯性和吸收效果却大打折扣,Randy提出的解决办法是在当下就一次性把文件处理完毕,《左传》中说的“一鼓作气再而衰三而竭”也正是这样的道理。

7.利用零碎时间写感谢卡


是写,不是输入。

在收到别人的祝福或者接受别人的帮助后,适当地表示自己的感谢,不仅仅是礼貌的表现,更是让对方感受到被认可被在意的优雅举止。

一直以来,我都觉得口头的语言有时很难表达出有点重量的感激,大张旗鼓的设宴或是回赠又难逃矫情的嫌疑,Randy提到的一张手写的感谢卡则正是刚刚好的程度,而这件事情在等车的间隙,或者网页缓冲的时间中,都可以见缝插针地完成。

我很愿意把这件事情坚持做下去。

最后,送上链接——

 Randy Pausch时间管理演讲视频

愿莫等闲。

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