【山药组】星语月拆书作业09:捕捉的技巧

出自:《搞定1》(P41-43)

目标:掌握捕捉收集任务的技巧

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百分之百的捕获一切“未尽事宜”

你需要寻找和收集你世界中的一切未尽事宜,无论大小、轻重、缓急,只要是那些等待处理的、需要改进的、引起注意的事物,都要收集起来。

在你读到这里的时候,许多事物正处于收集之中。信箱里收到了新的邮件,工作篮中添加了新的备忘录,电脑中收到了新的电子邮件,语音信箱收到了新的留言。但与此同时,你也正在从周围的环境中收集引起你注意的信息,并存储到自己的大脑,而且大脑自己还会不停地思考,时不时的形成一些想法和主意,他们也需要你的关注。这些信息不像电子邮件那样醒目,但他们也是“材料”,需要用某种方法对其进行处理,所以也是收集的对象。比如:在记事本上记录的某些决策,应该尽快付诸实践;在你书桌的抽屉里,某些不好用的文具需要修理一下或者干脆扔掉;在你的咖啡桌上,放着一些过期的杂志——这些全部属于“材料”的范畴。

一旦你给某一事物贴上“需要做”或者“应当做”的标签,它就变成了一件“未尽事宜”。当然,未尽事宜还包括所有正在处理中、尚未结束的事物,以及那些你已经实施但尚未最终确认完成的事物。

为了正确地管理这些“未尽事宜”,你需要暂时把它们全部放入一个“存储器”中。等到有时间的时候再来确认他们到底都是一些什么样的问题,需要如何处理和解决。为了确保这个收集工具的有效性,你必须定期清空这些“存储器”。

如果你想大脑也当作一个“存储器”来看待的话,那么很有可能各种“未尽事宜”现在就已经被你收集起来了。但是如果无法找到一个可靠的外在体系对他们进行直接管理,那这些事情必定会藏匿于你脑中的某个角落,并且无法有效的定期清空。事实上,如果你没有把某项任务放入你的工作篮,那他就一定存在于你的大脑当中。我们在这一阶段所要做的,正是要确保一切必要的事情统统得到了收集,并且存储在你的大脑之外的某个地方。

I复述原文

这一段文字是《搞定》这本书的关于信息收集的方法介绍。是一种时间、精力、事物管理的方式方法。

文字给出信息收集的总原则是:百分之百的捕获一切:“未尽事宜”。具体操作方法是我们需要建立一个“存储器”,这个“存储器”最好是独立与大脑之外的一个可靠的外在体系,我们可以把它叫做工作篮 。举例来说,如果把我们比作成一台电脑的话,我们的大脑就好比是 CPU,那这个“工具篮”就相当于是“硬盘”,我们面对外界的所有信息的时候,首先由大脑这个CPU做出一个初步判断,判断出是否是“未尽事宜”,如果不是“未尽事宜”,则可能是马上可处理好的 ,或者是不需要接收处理的,这样我们就不需要收集;如果是“未尽事宜”则需要把它存储在我们的“工作篮”中,工作篮的主要目的就是存放各种材料,存放我们接收到的各种需要处理的“未尽事宜”。

然后文中指出当我们把需要处理的“未尽事宜”百分之百的捕捉 到我们的 工作篮中之后,我们就可以定期清空我们的大脑CPU了,这样可以不让我们的大脑处于紧绷状态,有利于我们的大脑CPU保持高效 的运转。正确的收集到“未尽事宜”到工作篮的好处就是让大脑保持轻松高效的运转。这一部分是对大脑的管理方法。

文中又指出对工作篮的管理方法:为了确保这个收集工具的有效性,你必须定期清空这些“存储器”。就是说,我们的工作篮就像电脑的硬盘也会有内存不够无法再储存了的时候,那么如果要避免这个情况就要定期清空工作篮。具体清空方法是:有时间的时候确认他们到底都是一些什么样的问题,需要如何处理和解决,如果 是快速可以处理完的,比如需要马上吃药这件事,那就马上处理完,清空出工作 篮,如果是需要时间较长的,比如下班前需要提交一份项目报告,那就暂时先存放在工作篮,等下班时再清空,如果是需要更长时间才能完成的,比如计划十一出去旅行,那就暂时存放在工作篮更久的区域,等完成后再清空,总之,我们这个需要及时对工作篮的各种“未尽事宜”做处理并清空出去。

建立这么一个涵盖工作篮的系统,可以很好的避免我们每天陷入到忙乱 之中。

A1

生完孩子之后有一阵工作需要经常出差,每次出差前都手忙脚乱,不是忘了带某件东西就是差点误了火车。有一次,和领导一起出差,说好了早上九点在西客站集合,可是我因为忘带手机,回去拿手机耽误了高铁,领导一个人上火车心里可能会觉得我是一个很不靠谱的人。

A2

用本文给出的理论方法可以较好的改善丢三落四手忙脚乱的状态。

比如第二天需要出差的时候,把所有要处理的事情全部百分百的收集进“工作篮”(列一个任务清单),收集完毕之后 把工作篮的这些材料分类加工,哪些是前一天晚上就可以处理的,在工作篮中划掉,哪些是第二天出门的时候再处理的,第二天处理好了再清空掉。这么简单可行的方法可以避免像以前一样想到什么做什么,想起什么做什么,基本上可以做到从容不乱。 

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