记笔记:你眼里微不足道的小习惯,却是高效工作的利器

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很多人都会有这样的困惑: 

为什么我们每天都在读书,读完之后,很快就忘得一干二净? 

学习了各种课程,参加了各种各样的培训,可是却总觉得收获寥寥?

领导交给自己的一摞资料,看了三天还是毫无头绪,连个方案都写不出?

……

在信息大爆炸的时代,年轻人对知识的渴望和焦虑已经达到了前所未有的高度,可是尽管我们拼命吸收,又有多少真正转化成了自己的知识和能力了呢?

其实,决定知识能否转化为能力的关键在于,是否具备处理信息的能力。

做笔记,就是处理信息常常需要用到的一个工具。然而,我们很多人都做过笔记,但却只有极少人真正掌握做笔记的精髓。

正应了那句话:普通人搬运信息,而聪明人重构和创造信息。

黄钟毅在《笔记思考术》指出:笔记的核心不是复制,而是重组信息,启发思考,让信息为己所用,让脑洞变成行动。 

此书一经出版,即受到了很多人的欢迎,在网络上获得了1.5亿的点击。除了《笔记思考术》,黄钟毅还著有《比别人快一步的Goole工作术》《Evernote100个做笔记的好方法:数位化重整你的工作和人生》等畅销书,其关于工作方法、思考能力提升的文章被各大网媒和杂志多次转载。

那么,我们究竟应该如何做笔记?作者在书中分享了有效笔记的4个流程和步骤:思考、整理、选择和反省。 

01

思考:创造你的认知,改变你的行动

黄钟毅认为,做笔记的目的不是记录过去和复制他人,而是为了重组认知,帮助我们改变未来。

举个例子。上学时,我们经常会做学习笔记,记录老师讲到的重点,目的是为了在考试中拿到高分;工作之后,我们会做工作笔记,目的是辅助自己反思问题和总结经验。

由此可见,笔记其实是一种再创造,它的真正意义是把他人的资料变成自己的知识和行动,变成自己的笔记。作者也将其称为"创变笔记",意思是通过创造从而引起自身行动上的改变。

所以,衡量一个笔记有效与否的关键就在于,是否付出了行动。

“只要付诸行动,即使只有一点点改变,都和不改变有巨大的差别。”

那么创变笔记如何才能引发我们行动上的改变?

关键就在做笔记时,要思考3个问题:

1.为什么会这样

充分感知眼前的信息和材料,记下前因后果,帮助自己更好地看懂和理解问题。

2.我是怎么想的?

笔记不是简单的复制,更要积极思考。因此,不要只记录看到的,还要记录自己想到的和感受到的。

3.我想变成什么样?

"这个笔记应该怎么使用?"记笔记的目的是为了今后使用,只有从行动的层面上思考它的用途,才能帮助自己产生行动。

"记录无法改变未来,除非你创造它,改变它,并且产生有效的行动。因为他人的资料没有办法成为你的知识。 "

为了帮助大家真正将笔记落实到行动,作者提出了简单却极易操作的"三层笔记法。无论是在电子设备上,还是纸质笔记本上,都能轻松实现:

第一层,行动层笔记。也就是我的行动。写下自己计划执行的行动。

第二层,构思成笔记。我的想法。对应前面的"我是怎么想的?"写下自己的思考和感受。

第三层,封存层笔记。指我的记录。将参考的资料记录下来,便于今后查看和阅读。

案例如图:

截图来源于《笔记思考术》

三层笔记法可以帮助我们加强对资料的理解和消化,进而逐步推进自己的思考,从而明确接下来行动。几乎任何笔记都可以用三层笔记法来记录。不信你可以试一试。

02.

整理:让混乱转化成有效的行动规划

做笔记的终极目的是行动,但决定最终能否有效行动的关键在于,我们是否掌握高效整理信息的能力。

首先,整理的核心在于"以我为主"。

做笔记时,我们往往会面临大量的信息,但并非所有的信息对我们都是有用的,浪费过多的时间在处理不重要的信息上,反而会让我们忽略真正的重点。

做到有效整理,有3个小技巧:

1.从便于行动的角度,把信息收集在方便自己找到的地方。比如,我一般都会把素材专门放到印象笔记中,除了根据它们的内容分多个文件夹,还会给每个素材添加标签,需要使用的时候,搜索关键词就可以很方便地找到。

2.从价值的角度进行判断,筛选自己需要的信息。哪个信息对自己重要,哪个信息不重要,这个是因人而异的。我的写作范围主要是个人成长,那么我在阅读的过程中就会留意相关的素材,并及时收集,无关的素材自动忽略。

3.创造资料之间的联结。知识与知识之间并非是孤立存在的,我通常会把有关联的资料收集在印象笔记,并添加标签,便于未来索引和整合。还可以通过绘制思维导图,让彼此之间的关联更加显性化。

其次,掌握碎片化阅读方式下整理信息的关键:当下阅读,当下整理。

屏读时代,获取信息的方式发生了翻天覆地的变化,我们似乎无时无刻都在接收各种信息,但是,单纯地接收信息却不处理是毫无意义的。如何让我们的碎片化阅读变得更有价值?关键要做到3点:

1.设定阅读时间。比如说,每天中午用30分钟的时间进行碎片化的阅读,设定专门的时间集中阅读和处理信息,不仅会让阅读体验更好,而且阅读效率更高。

2.选好信息来源。移动互联网时代,每天各种应用都在向我们推送大量的信息,其中很多都是对我们无用的垃圾信息,如果都去阅读无疑会浪费大量时间。因此,我们只需重点筛选几个自己感兴趣的,对工作有帮助的信息来源即可。

我平时的阅读渠道主要是公众号和今日头条,我会重点关注几个账号,每天抽出30分钟-1个小时的时间进行阅读和学习,而无关账号推送的信息,我会自动过滤屏蔽掉。

3.将信息转化为知识。作者在书中提到了一种方法——说笔记,也叫笔记回音整理法。说得通俗点,就是学到一个新的知识或者概念后,假装要把这个知识理论要给别人。

教是最好的学。在这个过程中,我们将做到真正的融会贯通,信息不再只是静止的,而是成为了能够流动的知识和经验

03.

选择:制定你真心想要的行动规划

前面我们讲到了,做笔记的目的是为了改变行动,而改变行动的前提,是管理好时间。

作者认为,笔记是自我思考、认知选择和探索的最佳工具,因此可以用笔记做来时间管理。具体分享3种方法:

1. 清空大脑,解除焦虑

现在的人工作越来越忙,节奏越来越快,总觉得好像每天都有许许多多的事情要做,因而经常容易陷入焦虑之中,但其实,真正重要的事情未必有我们想象得那么多。

不信你可以试着列一个清单,把你计划要做的任务都写下来,然后衡量每个任务的重要程度,并分别打分(0-100分),当你做到了这一步之后,你就会发现,其实好多的事情都是鸡毛蒜皮的小事,而真正重要的事情,每天不会超过3个。

所以,与其让这些琐事占据我们的大脑,不如写下来,然后逐个分析,内心的焦虑和压力将一并得到减轻。

2.改变认知,克服拖延

拖延是时间管理的一大杀手,也是导致我们行动滞后的罪魁祸首。想要克服拖延,首先要明确,我们在什么情况下才不会拖延。

通常来说,主要有三种情况:

1、 当我们很想做一件事情,这件事情能够给我们带来快乐的时候;

2、 这件事情很简单,做了马上就能看到成果;

3、 截止期限快到,我们感到强烈的紧迫感之时。

因此,要克服拖延,可以从这三个方面入手:

比如,想象任务完成之后的美好景象。

举个例子。原本我今天要写一篇文章,但写作并不是一件轻松的任务,于是我就一直拖延。但这个任务必须完成,因此我就想象任务完成之后的积极结果,比如,写完一篇文章之后,我可能因此拿到稿费或者奖励,因为有了利益驱动,执行的动力瞬间变得更强了。

其次,简化目标,获得及时反馈。相比较短文,长文的难度更大,因此,只要求自己写到2000字即可,2个小时就可完成初稿,成就感会更强。

最后,列出下一步行动,制造压力。写文之前,找好素材,列出大纲,写作思路一下变得清晰起来,原本觉得很难的写作任务,一下子变得容易了很多。

3.每日1-3-5专注法则

这个法则是指我们在列每日待办清单的时候,在数量上要有所节制,比如:

每天1个重要任务;

每天3个中等重要的任务;

每天五5个小型任务。

与其写一个让自己充满焦虑的清单,不如建立一个做得到的每日待办清单。毕竟,我们想做的事情永远多过我们所拥有的时间。

时间管理的核心在于,选择重要的事情完成。因为重要的事情被完成,才会产生真正的成就感和幸福感。 

只有当我们学会聚焦于工作的重心,才会有所进步,而不是每天忙碌于各种琐事之中,消耗了时间和精力,又无法所获得真正意义上的成长。

04.

反省:累积能真正创造改变的经验值

经验只有不断地被积累和强化才能真正产生价值,分享3种积累经验值的方法:

1. 养成写日记的习惯

不少人都有写日记的习惯,写日记一方面可以帮助我们记录过去,便于日后回忆,另一方面还有助于促进自我反省,深刻地认识自己。无论是写生活日记还是写工作日记,都能达到这两种效果和意义。

除了常规日记,作者在书中还分享了KPT日记法:

Keep,保持。哪些部分做得好,是需要继续保持的;

problem,问题。存在哪些问题是需要下次解决的;

try,尝试。下一次应该如何改进。

KPT日记法应用案例:

截图来源于《笔记思考术》

KPT日记法原本是日本企业提升产品竞争力的一种工作方法,但作者发现,这种工作方法同样适用于个人的改进,用来写工作日志,可以帮组我们思考,下一次如何才能做得更好。

2.列琐事清单 

生活中有很多看起来没什么难度,但却非常消耗我们时间和精力的琐事。

举个例子。当我们出去旅游的时候,往往要带各种各样的东西,但如果提前列好清单,那么在整理东西的时候就会更加有条理,而且也不容易疏漏。

而且,下次出行的时候,也可以拿来借鉴和使用,无需再次花费力气和时间。这样的话,我们就有更多的时间用于工作了。

同样,列清单的方式还可以用到很多方面,比如总结工作流程、写作思路、会议流程等等。虽然看起来花时间,但花一次的时间,却节省了后面大量的重复劳动。

由此可见,列琐事清单可以帮助我们减少在不重要的事情上的时间的浪费,减轻大脑的压力,专注于更重要的事情。

3.建立技能学习系统 

学习经验的积累,在于建立一套稳定完善、可以反复利用的学习系统。具体包括4个步骤:收集-行动-反省-利用。

举个例子,一般来说,我收集和处理素材的整个流程是这样的。

首先,看到感兴趣的资料,随手收集到备忘录和印象笔记。其次,抽出时间浏览阅读素材,添加标签分类,便于下次检索使用。然后思考如何使用素材,什么场景和主题下适用。最后,写作的时候,需要用到直接搜索关键词,即时调取。

这个过程就涵盖了收集-行动-反省-利用4个步骤,而且如今也已经形成了固定的学习习惯。实际上,这四个步骤适用于学习任何知识和技能,熟练掌握之后,你的学习能力一定能得到显著提高。

总之,《笔记思考术》不仅仅是一本教会我们如何做笔记的指南书,更是一本思维类的书籍,作者在书中分享了42则重塑思维的笔记方法,教我们如何把多种思维方法、工作方法和学习方法运用到笔记中,从而真正改变用脑习惯和人生状态。

如果你希望提高自己的学习能力和工作效率,这本书非常值得一读。

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作者:笑薇,多平台签约作者,青云计划获奖者,爱读书,爱写作,爱旅游。微信公众号:笑薇读书。

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