实用主义碎碎念——流程、流程管理、流程图

楔子

写下这个标题,自己都觉得有点“题文不符”的意思,不过这也符合我一向随性的习惯。写这篇碎碎念的背景是:正式入职之后,一直在做后台系统,而后台系统需要对业务流程有很深的理解,否则在之后的产品设计中会踩很多的坑,特别常见的就是把业务流程打乱,做出一个个功能点去满足一个个需求,最后发现整个系统流畅性差、特别冗余。

要去把控业务流程,需要一个好的工具,所以cherry就尝试了几种流程图软件。当然工具只是工具,众口难调,每个人都会有自己的偏好,然而对于普通用户而言,简单易用的工具往往更容易获得青睐。这也是为什么我将“实用主义”放在标题里,好上手、够用,在我看来就符合我对“实用主义”的定义。但是呢,从产品经理求真务实、打破沙锅问到底的特质出发,本文并不会将重点放在工具使用介绍上,毕竟他们没有给我代言费,更多的篇幅会放在对流程管理的相关内容上。

流程及流程梳理

下定义有助于理解事物的本质,这是cherry翻出来的老外对流程的定义:

A process is a “(1) Series of actions, steps, or procedures leading to a result. (2) High-level sequence or flow of tasks performed during production of a product or delivery of a service.”Processes can mean a high-level activity in an organization or a low-level activity and are named from the perspective of the business using verb-noun standards.

几个关键词:行动(actions)、步骤(steps)、工序(procedures)、结果(result),即流程由若干的输入,到最终的输出的这么一个过程,流程名都长啥样呢,“verb-noun standards”即是一个由名词加动词构成的短语,即动宾结构。流程是自然而然就存在的,我们经常听到的一句话是“这个流程不规范”是的,线下有太多不规范、不固定、充满问题的流程,在外人看来似乎没有流程。但是严格意义上讲,业务已经开展,不可能没有流程,只是说没有固定的流程。

流程是为了最后的输出,那么流程的梳理又是什么呢?

从企业整体业务流程明晰的目的出发,对当前流程进行充分显性化,而在显性化基础上发现问题并进行点优化的工作方式。流程梳理是流程优化的基础和前提,否则单一的流程优化可能带来更复杂的系统性问题。

哈哈, 发现没有,流程梳理的“显性化”说的不就是流程图么,好哒,我们正式进入流程图阶段。

流程图

流程图(flow chart)=流程+图,可以简单的去做这样一个界定,同时,流程图也有他的“六要素”

流程图六要素

参与者:谁在这个流程中?可以是系统,可以是个打印机,更多的指什么角色——一般是有某种工种的人。比如客服同时有小A和小B两人,但是若他们的工作性质完全一样,那么在流程图里只需要写一个客服角色就可以了。

活动:做了什么事,比如点餐,结帐等活动。

次序:这些事情发生的前后顺序如何,哪个任务是其他任务的前置条件?比如客人不结帐,就不会产生送他优惠卡的活动。

输入:每项活动开始取决于什么样的输入物或数据,比如做饭的师傅开始做菜时,需要拿到具体的点菜单。

输出:每项活动结束后,会输入什么样的文档或数据传递给下一方,比如师傅做好菜后,如何让负责传菜的人知道菜已经做好?

标准化:采用一套标准化的符号用以传递你的流程图,从而使受众更快明白。

最常见的流程图是泳道图,在visio中叫做“跨职能的流程图”,而泳道图又以纵向泳道图最为常见,每一个纵列都代表一个角色。泳道图在某些文档里会被称为“以活动为单位的流程图”,浮在泳道中的都是一个个活动。举个栗子:这个纵向泳道图中客户代表、需求收集员、需求分析员、评审小组都是不同的职能角色,而需求调研、需求整理、需求分析、需求定义、技术评审、需求确认都是一个个活动。

泳道图

绘制流程图工具

windows系统的visio就不用再多说了,其为流程图汇制工具的标杆了,至于说OS、IOS系统里,被推荐最多的无疑是omnigraffle,我的电脑里也装了,这里把我的资源贡献给大家:http://pan.baidu.com/s/1i36cpcL,包括一个安装包,一个汉化包,一个注册码生成器。个人感觉omnigraffle上手没有visio快,还涉及到图层的概念,由于最近没有画流程图的需求,所以也就简单了解了一下,并没有真正去用起来。这里要推荐的是processon:https://www.processon.com/network,一个在线流程图汇制网站,拿起来就能用,符合实用主义的定义,哈哈~~顺便提一下题外话,pm汇制原型图常用的软件包括axure、sketch,其实国内的磨刀也是在线原型一把好手,特别是在汇制app的时候简直太好用了,分分钟可以画个原型出来,并且在手机端展示特别棒~~

好了,碎碎念啰嗦了这么多我也是醉了,不过感觉很多部分还没有讲的太清楚,会在后面慢慢补上一篇我找到的英文资料,我将把它翻译成中文,水平有限,仅当玩笑

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