清晖Excel分享课 - 第二课 需求分析

清晖Excel分享课 - 第二课 需求分析

昨天晚上七点要进行了清晖Excel分享课的第二节《需求分析》,可前几天,公司项目中的一个变更出了问题,导致用户仓库大面积无线不可用,虽然问题已得到控制,但为了找到问题的根本原因,近几天都在忙这件事,昨天下午两点开始的电话会议,我们乙方和甲方组成的后台指挥部和几位现场人员以及在远端的产品厂商技术支持团队一起,做各类尝试。我本计划17:45出公司,到培训课堂,于是我在16:45在电话会议中告诉大家,我会在1 小时后离开会议,并安排另一位同事做为我们公司的总指挥,继续进行后续讨论。

这一点非常有效,也非常重要,很多小伙伴在开会时,会后还有其它安排,但感觉到当前会议可以准时结束,或“不好意思”打断与会者,告诉大家自己后面还有事,但往往很多会议“准时”结束是不太可能的,到自己不得不离开时,再告诉大家,这时与会者觉得很突然,给大家的感觉反而非常不好。有时还会影响到后面的安排。

17:45,我和两位助教离开公司,奔向课堂,前一天我们就讨论过,到底是开车还是坐地铁过去,考虑到周五下班时路面交通可能不太可靠,如果路上堵的话,即使可以准时到达,心态上也可能会比较着急,会影响讲座的效果,所以决定乘地铁。

到达地铁站大约是18:00多,时间上没问题,于是我发了一条消息给清晖负责老师,告诉她我们已经出发在路上了,让她放心。这也是沟通管理里非常重要的一环,告之,让对方知道你在干什么,进度如何。在项目进行的过程中,往往我们不怕做不到,而怕不知道会发生什么。譬如如果我会迟到,那么我提前告诉现场老师,现场就可以事先和同学们打招呼,再等几分钟,相信大家都可以接受(当然这是迫不得已,还是尽量不要迟到),可如果什么都不说,等到了18:00再说,唉呀,我还在路上呢,还有几分钟,那么大家的心态都会着急,埋怨,课程的效果可想而知。

在地铁里,我还是继续加入电话会议,和现场一起讨论,直到课堂才挂了电话,开始准备电脑、投影仪等内容。
由于课堂已经非常熟悉了,所以我连接好电脑,确认可以在投影幕上投出图像,试了一下麦克风可以正常发声,就开始打开所有上课时需要的PPT/EXCEL虚拟机等内容,而不象以前围场一圈,测试在各个角度的声音效果和确认投影是否看得清楚了。
大家非常的认真积极,18:55,一共预约的20人已经有14人到达现场,考虑到周五下班可能会堵车,原本计划17:00开始上课的,我们多等了五分钟,19:05正式开始,这五分钟还真等到了几位伙伴,17:05开讲时,貌似只有一位同学还没赶到课堂。

昨天的分享课设计分为四个小组,每桌五人,形成一个小组,有几个互动环节:

  • 请每组为自己组起个名字;
    • 假的自主权也比没有自主权好:心理学家有一个实验,让一些孩子通过电脑游戏来数学,比如飞机打数字,发现很多孩子玩了一会儿之后,就没兴趣了,因为即使是游戏形式,做数学题仍然是很枯燥的。然后心理学家们对游戏做了一些小小的调整,比如让孩子们可以自行挑选飞机的颜色,或者为飞机起个名字,然后再开始游戏,奇妙的事发生了,孩子们对这个游戏的兴趣大大提高,虽然其实并没有什么本质的变化,孩子们仍然需要做数学题;
    • 于是我在互动一节一般也会设计这样的让参与者自主选择的场景;
    • 但我没想到的是,给大家3分钟时间起个组名,到5分钟,大家也没完成,我只能强制说,再给大家1分钟的时间,四组的名称分别是:
      • No.1
      • 三言两语
      • 表哥表姐
      • 小白
  • 请大家随意向我提问,在提问过程中把我们要做的加班调休表需求问出来;
    • 这个环节大家问了一些问题,相比其它分享课更踊跃一些;
    • 中国人在互动环节一般是比较腼腆的,而且有老外培训师提到过,整个东亚在互动和提问环节的参与度,都不如欧美积极主动,也许是文化差异吧;
  • 分组讨论,形成每小组自己的设计方案;
    • 分组讨论的结果,我请清晖老师事先准备了白板纸、马克笔,请大家画在纸上,然后再上来分享给其它小伙伴;
    • 每个组都解决了我提出的最大的问题,那就是加班调休的输入,不需要先查找相应的姓名,再进行输入,而是直接在表格最下方输入,有一组还设计了一个输入区域,输好相应的条目后,按一个按钮,系统自动把输入的数据插入到表格的最下方;
    • 表哥表姐组有一位SAP咨询师,设计的表格考虑到了非常多的字段,甚至我都怀疑她是从事行政或人事工作的呢;
    • 高手在民间,多元化有很多优点,每个人都有他自己的角度看问题,我们要坚持多元化,让每个人都能表达自己的观点,这样得出的解决方案才更容易被大多数人认同;
  • 使用我们事先准备好的模板,请大家在自己带的电脑上动手做一做Excel的公式;
    • 这个环节我对需要做的内容在PPT里大致做了说明,再由助理把U盘发给大家,请大家COPY到自己的电脑上,然后根据Excel文档里的要求自己做,助教在几个小组轮询,提供帮助;
    • 事后讨论时,助教的反馈比较有意思,有的人说“你不要帮我,我自己试试,然后自己百度”,有的人“你快来帮我看看呀,这个该怎么做”,有的组自嗨,讨论得热烈,助教根本插不上话;
    • 这次题目的难度设计得不错,有一个大家不太用到但很有用的公式sumifs,比较熟练的伙伴可以当场完成,小白在助教的协助下,也可以完成大半;

关于演练次数,这次的PPT是重新设计的,虽然里面有些页面是以前就有的,但大多是新增的,最近比较忙,演练的次数没有达到常规的20次,正式演练只有5次左右,现场效果还过得去,页面的过渡还算自然,不过在Y型理论的说明方面,我觉得没有讲透,还需要多加练习。

昨天计划2小时的课程,在最后动手做的环节大大超出了预期,毕竟大家拿到一个全新的表格,要马上进入状态,把公式写出来,还是很有难度的,以后的课程中,动手做需要留出更多的时间来,否则估计每次都会拖堂了,那可不是我想要的。

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