清单改变工作—《清单革命》

这本书所有的内容都是围绕清单,从清单如何减少错误,到如何利用清单,以及保持清单的不断改进,作者为我们举了大量的案例,证明清单在我们的工作中带来的变化。我觉得豆瓣上对这本书的评价有些偏低,这本书的内容值得我们更深入地思考和学习。

阿图医生是一位非常善于总结与思考的作者,我们大部分人平时都会或多或少地列清单,但在工作中大多做简单的应用,没能像他这样深入地去研究,清单在特定行业的用处,以及将清单拓展到自己的领域使用是否能够提高效率、减少错误。书中的清单更类似于checklist这类用于步骤检查的清单,与我们正常的购物清单不同。

让我们通过提问来一步步展开。


清单是否有存在的必要?(Why do we need a list?)

我们都知道,是人就会犯错,无论个人能力多么超强,都无法改变我们都会犯错的现实。然而,我们所犯的错误可以分为两类,也就是无知之错,和无能之错。

“无知之错”是因为没有掌握相关知识而出的错误,其实就是因为不懂。很多情况下,大部分人认为这种错误是能够被理解的,“不知者无罪”。

“无能之错”的情况就完全不同了,这是由于没有正确使用已掌握的知识而犯下的错误,这种错误通常不被原谅。毕竟当事人有做正确的能力。

清单在工作中除了我们正常进行的分工和进程控制以外,还能够额外在最关键的环节加一道保险,避免我们因为各种各样的原因犯低级错误。

我在刚工作的时候,就犯过这样的错误。当时常常使用聚四氟乙烯做的塑料消解罐(非化学专业请绕过),有段时间测试工作繁忙,而清洗之后罐子配件的烘干是个大问题,所以想到了用烘箱来缩短水分挥发的时间。有一次为了让速度更快,我将烘箱的温度调高了,结果到时间后打开烘箱,却发现那几个小的塑料配件接触托盘的一面微微熔融了,堵住了配件上的小孔。因为是进口配件,一个很小的配件就要几十甚至上百美元,虽然没有被责骂,但是自己心里一直都对这件事记忆犹新。这就是典型的“无能之错”,自己明明知道聚四氟乙烯使用的安全温度,在设置烘箱温度的时候却没有考虑到这一点。但是通过清单,无论是谁,选择温度的时候通过对清单上最高使用温度的限值确认,就可以很容易地避免这种错误。

到了作者所在的医学行业,情况又复杂了不止一百倍。医学已经变成了一门掌控极端复杂性的艺术,成了测试人类是否能够驾驭这种复杂性的一种考验。我们都是人,在了解很多医生每天的工作状态之后,我相信大部分人都会认同这一点:在这样的工作情况下,不犯错才是不太可能的情况。在复杂的环境下工作,我们的记忆力和注意力可能会因为疲惫或分散而忽视一些单调的例行事项(医生有时候会忘记洗手),我们也可能会因为一件事情非常熟练而麻痹大意,跳过一些明明记得的步骤。这时,犯错看起来是在所难免的,而很小的一个错误,可能就会摧毁一个家庭、一位优秀的医生、一个很好的医院。

清单(checklist),可以在很大程度上帮助我们避免不该出现的错误。书中的大量案例都证实了这一点。


那么,我们该如何应用清单来实现这个目标?(How to avoid faults by using a list?)

在运用清单前,我们要明白,清单实际上会是多个因素权衡的结果。清单要在矛盾中寻找合适的平衡点,比如自由和纪律。过于严格的清单会影响一些个人发挥,尤其是专业技能领域;但是过于宽松的清单难以起到清单想要实现的目标。简洁和有效之间,也存在着权衡,过于简洁会让清单失去应有的功能;而过份强调有效又会让清单变得冗长而难以按要求执行。

因此,优秀的清单往往非常精确,高效,并能够切中要害。所以作者给了3条清单使用的原则,也就是简单,可测,高效。

作者还在书中给除了编制清单的6大要点,分别是:

(1)设定清晰的检查点,使用者在这些检查点根据清单列出的项目执行检查程序;

(2)编制者需要在“操作—确认”和“边读边做”这两类清单上做选择;

(3)清单千万不能太长,每个清单以5-9项为宜;

(4)用语精练,准确。语言要用使用者熟悉的专业用语;

(5)版式很重要,不要超过一页,不要杂乱,不要随便使用颜色;

(6)清单必须在现实中接受检验,现实往往比想象更为复杂。

依据3条原则与6大要点,我们就可以开始着手创建自己的清单了。

比如,实验室中的设备,我们都会编写一些操作规程,让使用者能够正确使用设备,比如开关设备时候的注意事项、设备使用过程时候的注意事项、特殊情况的处理等等。但是实际工作中,我发现,很多时候这些文件大多是为了满足相关要求而编制,明显地偏离了编制的目的。在使用者操作的过程中,也几乎没有人去读这些文件。化学分析设备大多精密且昂贵,有些仪器上还连通着易燃气体(氢气、乙炔等),如果使用者没有按要求操作,可能会因为“无能之错”而犯下大错,近年来一些实验室爆炸事故不断地为我们敲响警钟。利用清单,要求使用者对重要环节进行确认,就可以很好地降低这些“无能之错”犯下的几率,避免这类事故的出现。


保持清单不断地改进,让清单成为一种习惯,改变我们的工作。


对于还未开始重视清单的朋友,书中的一句话非常值得反复读一读:

“每50次检查中可能会有49次一无所获,但就是一次发现,却能让你避免重大损失。”

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