8小时外如何让时间效率倍增?

“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”。时间是公平的,每个人一天只有24小时。有的人每天过得充实快乐,富有成效;有的人整天浑浑噩噩,看似忙碌,却也不明白自己都忙了些什么。

这种截然不同的生活状态,最根本的区别在于对时间的掌控和把握,及时间利用的效率如何。

时间管理是一门学问,需要不断学习,更要实践总结。经过亲身学习实践,我觉得一些时间管理方法特别实用,总结来说大致分为两大类:

一、不同类别时间高效利用

1.黄金时间用在刀刃上

黄金时间是一天中状态最好、精力最充沛的时间段。不同人的黄金时间不一样,可以是上午,可以是中午,也可以是下午。

这段时间适合用来完成重要的事,或者是复杂无绪的事,比如做方案、列框架、写规划等。头脑清醒时最易理清思路,辨别轻重管理,找到方向。

2.碎片化时间动态应用

每天的碎片化时间零碎松散,如果能把它有效利用起来,也是一笔不小的财富。碎片化时间也许是几分钟,也许是十几分种,比如等车的时候,开会时间推迟,或者是等朋友的几分钟。这些时间可以用来读收藏的文章,看十几分钟TED视频,或是听一段小音频。

碎片化时间最关键的是闭环式学习,把时间分为前后两小段,前段用来看或听输入,后段用来总结新学习的方法技巧、感受想法或制定下一步行动。记在便签本或手机备忘录里,定期复盘改进。

3.常态时间有计划地利用

常态时间是一天中固定的时间段,比如通勤时间、午餐后的休息时间等,也许是短至半个小时,或长达一个小时、两个小时。根据具体时间,有计划地利用。

这些时间由于环境或时间的原因,精力不济,效率不高,适合用来做轻松不费脑的事。或是看一个半小时的电影,或是听喜爱的音频节目,或是看一期趣味综艺。放松紧张的大脑,开阔眼界,增长见识,让生活多些花样与趣味。

二、效率倍增的时间管理法

1.做到早睡早起

一天的紧张忙碌过后,晚上很容易劳累疲惫,而且晚上各种琐事,难以集中精力。很多人习惯晚上熬夜不睡,早上又睡不醒。

如果能够做到早起,大部分人还在睡梦中,可以为自己赢得整块的不受干扰的时间,刚起床神清气爽,可以用来阅读、运动、写作,还可以用来思考重要的工作。

早起是对毅力的考验,想让自己变容易,就要在晚上早睡:暖暖地泡泡脚,灯光调暗些,停止刷手机,营造睡眠的氛围……

2.列出计划清单及对应的时间段

很多时候,拿起手机刷屏累的时候,想起该做点别的什么了,然而心里一阵茫然。感觉似乎有很多事要做,又不知从何下手,干脆不费脑筋多想了,看一期节目,或者打几盘游戏吧。

慢慢地我明白,出现这种状况是因为没有提前列出计划清单,没有规划大致的完成时间。当我列好了清单,习惯性刷屏反应过来时,才醒悟还有什么事没做,让自己从这种混沌状态中抽离,从而控制并减少时间黑洞。

3.建立自己的专属资料库

不管是碎片时间、黄金时间,还是常态时间,如果我们需要先寻找资料,再去利用的时候,往往发现时间已经过去了大半,剩余的时间做不了什么,很容易就会放弃。

而如果提前准备好要用的资料,就能心无旁骛,迅速进入状态,高效完成要做的事。收集资料可以是随时随地,也可以找出专门的时间整理。提前预备好,存在手机里,或放在云笔记上,方便随时调用。

4.重复工作简单化

之前有一段时间,我需要做数据统计分析的工作,原来的想法是分类数数,再做统计,这种方法原始、简单,却也异常繁琐耗时。后来,在领导的帮助指导下,我通过Excel表格设定好了公式,填入相应信息后,数据和图表自动生成。后来再有类似的工作,只需替换信息即可,省时省力省心。

有些工作虽然简单但重复繁琐,不得不做。这类重复性的工作可以静下心来,寻找其中的方法或规律,建立一些模板、表单、格式,优化工作流程,提升时间效率,让工作更加高效实效。

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