唐晶和贺涵们的PPT都是怎么做的?

日常的工作和生活中,我们经常会接触到各种办公软件,包括word、Excel、Powerpoint、Xmind等等。但是,在使用这些软件的时候,你会发现,做好一份文件并不容易。

因为它太丑、没重点、看不懂……

你的PPT


你经常会看到一些商务文件,它们美观、大方而且逻辑清晰。这些“别人家的文件”是怎么做出来的?

别人家的PPT

实际上,想要把商务文件做得美观、思路清晰,也是需要深厚的功力的。但是,这种技术并不能速成。即使每天制作大量的商务文本,也需要几年时间才能成为这方面的高手。

当然,也不是没有短期内提升商务文本制作技术的方法。这本《职场书面沟通完全指南》就可以帮你在短期内迅速成为制作商务文本的高手。

本书作者吉泽准特曾经在外资咨询公司任职,对于从商务到专业领域的咨询工作都有涉猎。他总结了自己多年来制作商务文本的经验,将需要注意的事项制作成清单。

这本书主要介绍了Excel、Word、Powerpoint这三个工作中经常使用的软件的制作技巧,总结了70个有关制作商务文本的“速成法”,具有极强的实用价值。使用作者的总结清单,参与作者所在项目的新人咨询师们在半年内就掌握了作者花费3年才掌握的制作技巧。跟着这本书,从头开始,循序渐进地学习,每天掌握一个技巧,你也可以在短期内迅速成为制作商务文本的高手。

考虑到大家都有一定的商务文本制作经验,我重点介绍构建商务文本框架的思路,以及实际制作中一些不太常用但又十分有价值的制作技巧。其他的内容,有兴趣的读者可以自行精读。

尤其要强调一下的是,虽然它讲的是写作商务文本的技巧,但实际上,写文章也完全可以用到这种思路。大家仔细看,非常实用。

一、你的商务文本制作水平如何?

在开篇处有一个商务文本制作水平的测试。作者将商务文本制作水平做成了一个矩阵,纵轴为“思考力”,横轴为“吸引力”,各被分为-8—8共16个阶段。

处于第3象限部分的“分条罗列型”思考力和吸引力均属最差,这种文本的特点是,以说明性文字为主,文字较多,抓不住重点。

处于第2象限部分的“图表形式单一型”有一定的思考力,但吸引力较差。这种文本的特点是,以说明性文字为主,兼有简单表格。

处于第4象限部分的“图解偏好型”吸引力较强,但思考力较差。这种文本的特点是,以图表为主,但缺少文字性的说明。

处于第1象限部分的“信息图解型”属于吸引力和思考力都比较强的类型。这种文本的特点是,文字和图表的添加都恰到好处但是如果所有文件都这样去做,很显然时间是不够用的。因此,如果习惯于将商务文本做得非常完美,就需要先了解对方的期待,以迅速抓住重点,不过分追求次要部分的质量。

这样区分的意义在于,你可以根据打分表对号入座,有针对性地阅读作者为你标注好的内容,节省自己的时间并提高效率。

总而言之一句话,图文并茂的商务文本才是既有思考力,又有吸引力的好的优秀案例。但在决定制作这种商务文本之前,一定要搞清楚对方的需求,抓住重点,避免浪费时间。

这部分请大家自行阅读和测试,不再赘述。

二、构建框架

诶,这一部分厉害了。也是要重点讲一下的内容。

构建框架部分很重要,但是又很容易被大家忽略。大多数人都是“拿过来就做”。

构建框架主要有两个部分,一是确定目标,二是决定目录构成,摘录论点。

回想一下你在接到领导的指示的时候是怎么做的?

领导:马上十一了,我们要出一个活动方案,你去做一下。

你:得嘞!

几个小时后领导问:那个活动方案怎么样了?

你:……(阿西巴,哪有那么快)概要已经做好了,现在马上就要用PPT做完活动进程的幻灯片了。

领导:你脑子进水了吧!这个活动日程表要修改很多次的你知道不?你用PPT干嘛,用Excel就好了嘛!而且一个活动方案,你做什么PPT,用Word重做!

你:

这个案例中,你的错误是想当然,而且对文件做了多余修饰

一定要记住这两句话:

1.不要猜测。在接受制作商务文本的指示时,就有必要向对方确认该使用何种软件制作。

2.在商务场合,除非是面向公司高层的演讲,否则过多的修饰对于内容基本上是不会带来任何好处的。

做之前,一定要先明确目标。

确定商务文本制作的目标

首先,明确WhoWhatWhy

Who就是商务文本的读者。比如,判断是否要投资的人关注产品的费用和使用效果;实际使用人则关注产品的使用方法,以及工作负担的减轻程度和提高效率的程度。读者不同,侧重点也不一样。

What就是商务文本使用的“目的”。比如,提交这份商务文本的目的是单纯的信息共享,还是想让对方做出决定?目的不同,商务文本的制作方法也有所不同。

Why就是商务文本使用的“方向”。即:在制作商务文本的时候,是否针对关键人物,调整了商务文本的内容?

其次,通过分析,有效传递信息

在梳理好Who、What、Why之后,有必要站在读者的立场上,思考读者对商务文本的期待内容和理解程度,然后考虑能够说服读者的展示方式。

如果能够直接询问对方再好不过,如果不能,就和制作商务文本的指示者商量后再确定商务文本的内容。

首先分析阅读者对商务文本的期望,然后再按部就班地说明,这样的做法比起先完成资料再做调整修改,能够更有效地达到目的。

第三,根据目的选择商务文本的展示形式

记住一句话:制作商务文本的最终目的不是“美观”,而是“说服对方”,所以,要选择读者熟悉的形式是最有效的做法。

这里有一个流程图,非常实用。

第四,用框架草稿定稿制作商务文本

将制作商务文本分为三个阶段:框架—草稿—定稿。每一个阶段的侧重点不同,评价标准也不同。

随着商务文本的难度增大,指示者和实际制作者之间认知上的偏差也会随之扩大,因此就要相应地增加评价核对的次数。

评价商务文本的难度有一个公式:

难度=对方对你的熟悉程度(A)×对方的地位(B)

将A和B分为“低等难度”“中等难度”“高等难度”。以“低等难度”为基础每上升一个难度,就增加“框架”“草稿”“定稿”的评价次数。

决定目录构成

进行到目录构成部分,已经进行到框架搭建的实施阶段了。

在这一部分,经常犯的错误是:目录构成太过粗略,导致草稿与指示者的要求不符。

你应该在一开始制作框架的时候,就要明确“每一个部分”的内容。

明确到什么地步呢?如果是PPT,就要明确到每张幻灯片的内容概要;如果是word,就要明确到各段落的内容概要;如果是Excel,就要明确到每一个表格的内容概要。每一张幻灯片、每个段落、每张工作表是制作框架时最基础的单位。

明确了目录框架构成的基本单位,接下来就要考虑下面几个问题:

1.应当以何种逻辑搭建目录。

这本书中介绍了PREP列举论点的方法(P:point;R:reason;E:example;P:Point),即:主张—理由—实例—总结,在搭建框架的时候,也应当用这一逻辑来思考。

2.组织逻辑的时候,有几个注意事项:

(1)“理由”部分要充分而具体。也就是说,要考虑你的理由是否具有说服力。

不知道你的包是不是能买的成,但你们打一架是肯定的了。

在提出理由之后,可以再想想“为什么这么说”,看看你的理由是否能站得住脚。

(2)如果明知道对方有不同的意见,要说明情况后,再表达自己的观点,而不是在一开始就提。这样,双方的矛盾就不至于过于尖锐。

3.在展示自己的观点时,要用“2种形式✖6种思路”模式展示提案。(在展示提案的过程中要有逻辑,不能想到哪说到哪)

如果对方有明确具体的方案,此时我们要站在“客观的专家立场”提出建议;反之,则要站在“主观的当事人立场”提出自己的方案。具体的说明方法从6种构思类型中选取合适的方法并加以运用。

以下是六种思路:

*欲详知有关3种思考方法和6种构思方法,请参照《活用商务思考方法手册》(将由后浪推出)

做完所有工作,就需要将框架书面整理出来。这个过程建议在纸上手写。通过边在纸上写边整理思路,能够让思维更活跃。

以上就是第一步,构建商务文本框架。

总结一下,着手写作商务文本的时候,首先要确定目标,选择商务文本的展示形式,具体来说,第一步,根据“Who”“What”“Why”确定商务文本的读者、目的和是否有针对性;第二步,通过分析和沟通,事先了解商务文本制作者的期待;第三步,根据目的选择商务文本的展示形式;第四步,用“框架-草稿-定稿”的流程制作商务文本。

接下来要调整好整个商务文本的逻辑。具体来说,首先要根据“PREP”法组织逻辑,在这个过程中,一是要考虑理由,也就是“R”部分是否充分且合理;二是根据对方需求,调整整个商务文本的表述;最后,用“2种形式+6种思路”模式确定框架,并最终以书面形式将框架整理出来。

公众号:歪读(waidu-shu),下一篇将给大家介绍一些具体的实用技巧~

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