专注信息,提升效率!

1990年,信息架构大师理查德.索尔.威曼在他《信息焦虑》一书中说,《纽约时报》每周特辑所涵盖的内容比17世纪英国一个普通人一生所能接触的信息总量都要多。

这句话让人触动很深,1990年他写这本书时,知识大爆炸时代尚未到来。而今天,各种信息排山倒海涌来,我们每天花大量时被动吸收、接受、处理各种信息。但什么信息是真实、有用的,几乎没有花时间思考和甄选、鉴别。刚刚查看了我手机端的“屏幕使用时间”信息,截止11:40分,今天已经使用手机1小时7分钟,其中社交39分钟,阅读相关14分钟,创意4分钟; 在各种平台上,微博21分钟、微信17分钟、890新商学14分钟、拍照4分钟、设置3分钟,拿起手机9次……看到这些数据很吓人,时间流逝于各种无效信息和干扰中。面对这些干扰,理查德告诉我们,信息是可以架构的,专注于自己所需要的信息可以提升效率。如何专注呢?我总结出三个方面:

一、有目的的消费信息

以我今天使用手机信息为例,除了设置闹钟时间看书以外,大多是缺乏目的性使用信息,刷微博、回微信、拍花草,拿着手机有一搭没一搭的聊天,回信息等等。时间是种限制性资源,每个人每天都是24小时,每年都是365天,但在时间里输入什么信息就非常重要了。80/20法则同样适用于信息管理。所有的信息输入中例出创造80%价值的那20%的重要目标之关联信息。

二、选择可靠渠道

根据需求,确定相应的渠道。现在的各种自媒体、公众号很多,但质量参次不齐。当准备收集某类知识或者信息时,对信息背景和可靠性要做出筛选和判断,无论是人或者是平台。有很多伪装成权威的,实际上他们并没有进行过相关的教育或者有足够的经验。也有可能确实具备某些资质,但他们的目的是售卖产品或者做广告。为了提升效率,要反复对比,逐步调整,聚集少量有优质信息的渠道上。

三、排降干扰

多年前接触的一位60多岁全国知名酒店总经理。因为从事酒店行业,每日工作至24:00,召开当日高管会议,做到当日事当日毕。也坚持每日早起,05:30-6:00左右就会在健身房看到他的身影,全年几乎无休;还有最近接触到的一位外籍高管,大多时间在出差行程中,随时带着笔记本,开车时也会抓紧时间开电话会议。身边的这些成功人士,每日工作差不多有18小时,每周7天几乎都在工作与外界时刻保持联系。但真实的情况是,在这些表象之下他们有自己与外界隔离的时间,进行思考、锻炼健康体魄,否则无法去承担大量消耗体能的工作量,即使短期能够支撑,但没有长远效益。记得掌管了200亿美元投资的全球太平洋投资管理公司首席投资官比尔说过:“我没有手机,我没有黑莓。我的格言是,我不想被联系,我希望与世隔绝。我每天最重要的部分是一个半小时的瑜伽和每天早上的锻炼”。今天我们都没有办法像比尔那样不用手机,不与外界联系,但从现在开始,我们可以逐步排除干扰:

1、有自己的隔离时间,用于思考和锻炼;

2、减少察看手机的次数;

3、一次打完所有的电话;

4、告诉谈话冗长的人,5分钟后将参加会议;

4、用餐和午休时关闭(不看)手机;


四、行动计划

1、增加“健康”信息投入、使用和记录:6-7月看书《营养圣经》、每日秤体重记录、饮食搭配打卡。

    确定手机APP:财新每日听、得到每日听、吴晓波频道2-3天听一次,均在早上通勤时间; 需要的进行记录、运用;

    删除手机中无用的APP:人人美剧、网易蜗牛读书、十点读书、蛋卷基金、随手记、留白、图怪兽、网易新闻、熊猫看书、哔哩哔哩、南瓜电影、钉钉,减少信息干扰,有需要再下载;

2、确定与外界隔离时间:

每天早上6:00-7:00起床后的时间,瑜伽、早餐,不看手机;

  每天中午午餐与冥想时间:12:00-13:30

  每天晚上20:00-21:00锻炼时间

3、从今天开始,减少察看手机的次数。给自己定个目标:每天不超过15 次,时间预计不超过4小时;一周后根据实际情况调整。

    7:30  察看是否有工作信息;

    早上通勤时间听APP

    9:00通  过手机(电脑)处理各种工作信息,跟进或者联系相关人员;

    11:00  回复各种工作信息,包括OA;

    13:30  回复各种工作信息,包括OA;

    16:00  回复各种工作信息,包括OA;

    18:00  回复各种工作信息,包括OA;

    21:30  回复各种工作信息,包括OA;

    下班通勤时间听APP

4、一次性集中处理完所有电话;

5、养成面对谈话冗长的人,技巧性结束谈话时间;

6、用手机定时,专注时间使用;