关于团队协作工具的一些思考

昨天在EGO群里面因为百姓工程师同学们混用多种工具被艾芙同学吐槽了 >_< 我自己这几天又刚好在研究如何让TeamBition成为运营人员的工具,干脆就趁这个机会尝试梳理下我这个资深工具党对这类工具的一些观点吧。

由于本人从未在任何传统企业或者大型企业中工作过,此文观点主要针对小而快的创业公司。


什么时候不需要?

首先,大部分小团队的日常协作和进度跟踪需求其实都非常容易满足:一块白板(墙) + 不同颜色的Post-it + 大家坐得近。
每天定时在白板前碰头,创建和移动任务卡,既简单、又高效,而且几乎没有学习成本。

Tip: 用不同颜色的Post-it表示不同阶段的任务(产品设计,设计需求,开发任务,Bug,返工等),可以让大家一目了然的知道当前各角色的任务量,对管理者把握节奏也非常有有好处。

什么时候开始需要?

当一个项目组由跨团队的成员组成,或者不坐在一起的时候,项目协作工具的需求就这么突然出现了。大家开始希望有个工具能用于传递资料(主要是一些设计素材和PRD),展示进度,记录讨论结果,存档项目资料。

必须承认,这些需求都非常合理,但是作为一个团队管理者,却需要面对一个更加深层次的问题,如何让大家真正实现高效。

依赖线上工具,容易让大家的工作陷入异步化。我并不是说异步化一定不好,但是大部分团队确实用得不好。本来大家有问题随时拍下身边人的肩膀问一声,讨论几分钟就可以有结果、开始推进的事情,很容易变成:

A:“关于XX问题的设计,我想修改下,变成这样:balabala”
N个小时后
B: “卧槽,没刚看到你留言,我按照昨天的讨论结果刚做完!”

所以我最喜欢的沟通方式一直是:#沟通基本靠吼#

我们再来看资料存档需求。在一个小项目结束后,确实能在在线工具中找到功能对应的一些讨论和文档。但是项目只要大一些,时间长一些,所谓的工具中保存了项目各种信息这事儿基本就是纯YY。

实际情况是,工具中只记录了无数个Diff Log,而根本没有一份统一的Snapshot。你能看到一个功能页面的N次设计和重构,但是找不到一份当前页面的完整功能清单和设计说明。虽然这个问题不用工具也普遍存在,但是大家千万别幻想着用了工具就会解决。实际情况是,如果一个人用在线工具能很好的组织整理各种项目信息,这人就算没有在线工具的时候也会注意整理,这是个性使然,而非工具之功。一群人努力的在系统中留下了无数的记录,但是回头看却没有多少有价值信息的事儿,其实一直在发生。

个人对线上工具的不爽还有个原因。每次例会大家聚一起更新进度的时候,线上系统总让交流变得不太自在。要么每个人盯着自己的笔记本围坐在会议室;要么一群人聚在一个同事身后,他控制一个大屏幕集中操作。你都很难看到相互的脸,我不喜欢这样的交流。

谁最想要?

各种项目协作工具(Slack类除外),其实本质还是 “项目管理工具”,大多数公司引入他们,并在各层团队推行的真正目的是满足管理者的管理欲望,老板们(各个层面上的)希望看到各个项目投入了哪些人力,进度如何,产出如何,最好还能看到设计图偶尔点评一下提提意见。这才是此类工具在各个公司中得以顺利推行的最大动力。

并不是说管理者出发点不对,准确把握项目进度、控制项目风险、调配资源都是管理者的职责,主动配合自己的上司了解自己所负责工作的进度也是大家天然的职责。但管理这种欲望,有时候会泛滥而变得不切实际。

一个公司CEO,通过公司的项目管理平台,对一场即将举办的俩小时的校园活动筹备进度都能一清二楚。这事儿听起来非常美妙,给人一切尽在掌握的感觉,但我认为是完全没必要的,而且不可能。打仗的时候,没有一个将军有能力知道每个排每个班的状态,他只需要知道几个重点师和关键点的状况就够了,而这些信息应该由他身边的参谋部整合分析后提供给将军。如果一个班长提交的信息直接会被将军看到,那一定包涵了很多对将军来说不必要的信息。人不是计算机,信息处理能力有限,我们要时刻提醒自己做取舍,屏蔽无效信息,每一层的管理者都需要做信息的过滤和转换。

关于这些问题,曾经和建硕有过不少的讨论和尝试。我支持的做法是,每个Team(各个层面上的都算)自己选择合适的管理工具,全公司可以有多种,但是单个Team内保持一直。比如我在管理团队碰头时,大家习惯每周的碰头会,习惯PPP和PPT。而我和直属的几个Tech Lead之间也是一个Team,而他们可能用Trello来展示主要项目和Todo会觉得很舒服。Tech Lead回到具体的开发团队,和PM、Dev、Designer之间又用上了白板,每周进度直接上墙。

总之,每个层面的团队都选择自己用着高效的工具,每个人同时可能用两个Tool,其实不会太混乱。

还有哪些容易忽视的问题?

账号打通:
每个外部工具的引入都会带来账号和权限问题,需要支持账号管理(至少保证大家在不同系统里面叫同个名字吧,要不太崩溃了),最好支持二次开发集成公司自己的SSO,否则每次员工入职离职都会多些麻烦,如果放任不管,那就大大提高了敏感信息泄露的可能性。

不同工具之间的联动:
Trello中的新添加的任务如何进到Github的Issue中,功能上线后如何自动通知相关人员,如果没增加一个新工具,就要多一些Copy-Paste,大家就会觉得很麻烦,而不愿意用了。这类集成你可以直接用Zapier,也可以自己二次开发。

不要再妄图限制新工具的使用了。

这些年新工具日新月异,层出不穷,如果公司想统一工具,不允许大家用新的,大家一定会觉得不爽,而要让老系统支持新用法,又不太现实。公司最后一定还是会被逼着换工具。既然迟早要换,提早有各种小部队出去探探路就显得很有必要了,只要有人用的爽了,会自然的告诉其他人,影响其他团队,吸引更多人一起用,实现良性的变化和平衡。

不但项目管理工具,很多其他工具也是一样,PhpStorm和Elasticsearch就是这么在百姓内部茁壮成长起来的,最初都只是某个人私下的尝鲜,现在已经成为公司内部主流的工具。但是即使已经是主流,我们依然不强制大家用它,你可以用别的你喜欢的,甚至做Tech Talk影响更多的人,这都是你的自由。

结尾

这篇文章从6.4凌晨左右开始写,断断续续写了差不多4个多小时,果然是太久没写文章了,写写改改,效率太低,思路也不够清晰。我开始着手向晓良学习,多写,多总结,锻炼自己的总结,归纳和表达的能力。

谨以此文作为我的第一篇简书


附1: 国内外比较优秀的几款团队协作工具,InfoQ同学的这篇文章 <提升团队效率 不如试试这些协作工具> 基本都涵盖了,除了Slack和Github。

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